92630_1Financiele verordening Drenthe 2004nlregelingDrenthe2009-04-14Financiele verordening Drenthe 2004De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrechtfinanciën en economiepersoneel en organisatieprovinciale statenProvinciewet, Provinciaal blad, 2004, 372004-03-172004-12-31nieuwe regeling5/6.16/2003011632Eerste lid. Een jaarlijkse actualisatie van het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen is Derde lid. Een jaarlijkse verantwoording wordt voorgesteld. InhoudParagraaf 1, Inleidende bepalingArtikel 1, BegripsomschrijvingenIn deze verordening wordt verstaan onder:1. organisatie-eenheid: een werkeenheid zoals bedoeld in de organisatieverordening van deprovincie Drenthe;2. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatieten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van deprovincie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;3. financiële administratie: onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken enverwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van deprovincie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:1. de financieel-economische positie2. het financiële beheer3. de uitvoering van de begroting4. het afwikkelen van vorderingen en schulden, alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoordingdaarover4. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van financiën, hetnakomen van financiële verplichtingen en het uitoefenen van rechten van de provincie;5. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder medebegrepen provinciale verordeningen, besluiten van provinciale staten en van gedeputeerdestaten;6. beleidsdoelstelling: door de overheid bedoelde veranderingen in de samenleving, waarvan eenverband het handelen van de overheid en het effect in de samenleving plausibel is;7. doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperktmogelijk inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken;8. doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en maatschappelijke effecten van hetprovinciale beleid daadwerkelijk worden bereikt;9. besluit: besluit, begroting en verantwoording provincies en gemeenten;10. programma: een cluster van samenhangende provinciale doelstellingen; die samenhang bestaatin de politieke relevantie van de doelstellingen en het zijn van een sturingselement voorprovinciale staten.Paragraaf 2, Begroting en verantwoordingArtikel 2, Begroting1. Provinciale staten stellen een programma-indeling vast.2. Provinciale staten stellen per programma vast:1. de doelstellingen van het provinciale beleid2. de door provinciale activiteiten te realiseren resultaten3. de begrote baten en lasten4. de prioriteiten3. Gedeputeerde staten nemen in de door provinciale staten vast te stellen begroting een bedrag opvoor onvoorziene uitgaven.4. Gedeputeerde staten stellen per programma indicatoren voor met betrekking tot de doelstellingenvan provinciaal beleid en de te realiseren resultaten. Provinciale staten stellen deze indicatorenvast.5. Gedeputeerde staten dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over dedoelstellingen en resultaten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoalsvastgesteld door provinciale staten kunnen worden getoetst.6. Wijzigingen van de begroting worden op overeenkomstige wijze vastgesteld als de begroting.7. Gedeputeerde staten zijn bevoegd de begroting te wijzigen indien en voorzover deze wijziging tenlaste wordt gebracht van het in het derde lid van dit artikel bedoelde bedrag voor onvoorziene uitgaven.Artikel 3, Kaders begroting1. Gedeputeerde staten bieden provinciale staten een Voorjaarsnota aan over de kaders voor hetvolgende begrotingsjaar en de 3 opvolgende jaren.2. Gedeputeerde staten zorgen voor een tijdige toezending van de in het eerste lid genoemde Voorjaarsnota,met dien verstande dat gedeputeerde staten zodanig rekening houden met het schemavoor staten- en commissievergaderingen dat provinciale staten in staat zijn uiterlijk op 10 juni vanhet begrotingsjaar de Voorjaarsnota vast te stellen.3. Provinciale staten stellen op uiterlijk 10 juni van het begrotingsjaar een Voorjaarsnota vast.Artikel 4, Uitvoering begroting1. Gedeputeerde staten stellen regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig,doelmatig en doeltreffend verloopt.2. Gedeputeerde staten dragen ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:1. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan deproducten van de productraming;2. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders,zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;3. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andereproducten binnen hetzelfde programma onder druk komt.3. Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de lasten van de programma's, zoals geautoriseerdin de al dan niet gewijzigde begroting, niet worden overschreden.4. Gedeputeerde staten zenden de productenraming aan provinciale staten ter kennisneming meemet de begroting.Artikel 5, Interne controle1. Gedeputeerde staten dragen ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van dejaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekkingen de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen zij maatregelentot herstel.2. Gedeputeerde staten dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal onderdelenvan organisatie-eenheden op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening,de rechtmatigheid van de beheershandelingen en misbruik en oneigenlijk gebruik vanprovinciale regelingen.3. Gedeputeerde staten zorgen op basis van de resultaten van de toets, bedoeld in het tweede lid,indien nodig voor een plan van verbetering. Zij nemen op basis van het plan van verbeteringmaatregelen voor herstel van de tekortkomingen.Artikel 6, Tussentijdse rapportage en informatie1. Gedeputeerde staten informeren provinciale staten door middel van een tussentijdse rapportageover de realisatie van de begroting over de eerste 6 maanden van het lopende boekjaar.2. De in het eerste lid genoemde rapportage wordt aan provinciale staten aangeboden ter behandelingin de begrotingsvergadering.3. De inrichting van de in het eerste lid genoemde rapportage sluit aan bij de programma-indelingvan de begroting.4. De in het eerste lid genoemde rapportage gaat in op relevante afwijkingen, zowel wat betreft delasten en baten, de bereikte resultaten van provinciale activiteiten en indien daar aanleiding vooris de beleidsdoelstellingen.5. Bij de in het eerste lid genoemde rapportage, doen gedeputeerde staten mededeling van hetgebruik dat zij hebben gemaakt van de bevoegdheid tot subsidieverstrekking en vaststelling zoalsbedoeld in de Algemene subsidieverordening Drenthe.Artikel 7, Jaarstukken1. Gedeputeerde staten dragen zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van deorganisatie-eenheden naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording, conformde artikelen 24 en 25 van het besluit.2. Gedeputeerde staten leggen verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In deverantwoording geeft het college aan:1. de mate waarin de doelstellingen zijn bereikt;2. de bereikte resultaten van provinciale activiteiten;3. de werkelijke baten en lasten.3. Provinciale staten bepalen aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelenvan de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.4. Bij de jaarstukken doen gedeputeerde staten mededeling van het gebruik dat zij hebben gemaaktvan de bevoegdheid tot subsidieverstrekking en vaststelling, zoals bedoeld in de Algemenesubsidieverordening Drenthe.Paragraaf 3, Kaderstelling financiële positieArtikel 8, Financiële positieGedeputeerde staten dragen er zorg voor dat alle besluiten van provinciale staten en in verbandwaarmee zij gelden, beschikbaar hebben gesteld in de begroting, de uiteenzetting van de financiëlepositie en de meerjarenramingen zijn opgenomen.Artikel 9, Waardering en afschrijving vaste activa1. Vaste activa worden voor het bedrag van de investering gewaardeerd, waarbij bijdragen van derdendie in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering worden gebracht.2. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden, indien wordt voldaan aan de voorwaardenin artikel 60 van het besluit, in 5 jaar afgeschreven.3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.4. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het besluit, wordenafgeschreven in overeenstemming met de verwachte toekomstige levensduur. De volgende termijnengelden voor de hieronder met name genoemde activa:- 50 jaar voor nieuwbouw bedrijfsgebouwen- 10 jaar voor meubilair- 5 jaar voor zware transportmiddelen, aanhangwagens, personenauto's, lichte motorvoer-tuigenen technische hulpmiddelen- 4 jaar voor automatiseringsapparatuur en 4 jaar voor automatiseringsprogrammatuurOp gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.5. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het besluit, met eenverkrijgingsprijs van minder dan € 50.000,-- worden niet geactiveerd, met uitzondering van grondenen terreinen die altijd worden geactiveerd.6. Ingaande het jaar waarin het actief in gebruik is genomen, wordt begonnen met afschrijven.7. Onder investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel35 van het besluit, worden in ieder geval verstaan: investeringen en aanleg en onderhoud vanwegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken. Aankoop en vervaardiging vandeze activa worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves als ten lastevan de exploitatie gebracht, indien de waarde ten hoogste € 100.000,-- bedraagt en geactiveerdindien de waarde hoger is.8. Voor de verwachte toekomstige levensduur gelden de onderstaande termijnen voor de hierondermet name genoemde activa.- 30 jaar voor waterwegen;- 20 jaar voor wegen;- 90 jaar voor bruggen en viaducten;- 100 jaar voor sluizen;- 10 jaar voor maatregelen zoals rotondes, verkeersdrempels, wegversmallingen, bermverhardingenen faunavoorzieningen.9. Bijdragen aan activa in eigendom van derden die voldoen aan de voorwaarden zoals genoemd inartikel 61 van het besluit, worden afgeschreven in 15 jaar of minder, indien de levensduur van hetactief minder dan 15 jaar bedraagt.10. Activa worden over de waarde daarvan, in overeenstemming met de verwachte toekomstige levensduur,lineair afgeschreven.11. Kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde worden niet geactiveerd.12. Het bepaalde in het eerste tot en met het elfde lid is van toepassing op kredieten waaroverprovinciale staten na 1 januari 2004 hebben besloten.13. Van het eerste tot en met het elfde lid kan bij besluit van provinciale staten worden afgeweken.Artikel 10, Reserves en voorzieningen1. Gedeputeerde staten bieden in de eerste helft van iedere statenperiode aan provinciale stateneen Nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan.2. De in het eerste lid genoemde nota behandelt:1. de vorming en besteding van reserves2. de vorming en besteding van voorzieningen3. de toerekening en verwerking van bedragen wegens het op peil houden en rente3. In de toelichting op de jaarrekening als onderdeel van de jaarstukken van de provincie, wordt devorming en besteding van de reserves en voorzieningen in het verslagjaar kort toegelicht.Artikel 11, KostprijsberekeningVoor het bepalen van de geraamde kostprijs van de rechten als bedoeld in artikel 223 van deProvinciewet, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening wordende directe kosten die samenhangen met de dienstverlening en een opslag van 50% op de directe personelekosten voor overhead betrokken.Artikel 12, Financierings- en treasuryfunctieHet door provinciale staten vastgestelde treasurystatuut is voor gedeputeerde staten van toepassing bijde uitvoering van de financierings- en treasuryfunctie.Paragraaf 4, Financiële organisatie en administratieArtikel 13, AdministratieDe administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:1. het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de provincie als geheel en in de organisatie-eenheden;2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut,activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;3. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;4. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerdebestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;5. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheidvan het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldendewet- en regelgeving;6. de controle van de registratie van de gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie,alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid vanhet gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.Artikel 14, Financiële organisatieGedeputeerde staten dragen zorg voor en leggen vast:1. een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van provincialetaken aan de organisatie-eenheden;2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aande eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatieaan de beleids- en beheersorganen, de toezichthouder en derden zoals bedoeld in het besluit, isgewaarborgd;3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van detoegekende budgetten en investeringskredieten;4. de te maken afspraken met de organisatie-eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoorbeschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteitenen uitputting van middelen;5. de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de organisatieeenheden.Artikel 15, Inkoop en aanbestedingGedeputeerde staten dragen zorg voor en leggen de regels vast die toezien op de inkoop en aanbestedingvan werken, diensten en leveringen.Artikel 16, SlotbepalingDeze verordening treedt in werking na plaatsing in het Provinciaal blad en werkt terug tot 1 januari2004, met dien verstande dat de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoet aan de bepalingenvan deze verordening.Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Drenthe 2004.ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTINGArtikel 2, Begroting- Tweede lid. Provinciale staten autoriseren de provinciale begroting voor telkens één totaalbedragvoor lasten en één totaalbedrag voor baten per programma, met dien verstande:- dat in de begroting voor provinciale staten geen onderscheid meer gemaakt wordt tussen deverschillende kostensoorten;- dat per programma in de begroting ten minste de drie vragen beantwoord worden, te weten:- wat willen wij bereiken?- wat gaan wij ervoor doen?- wat zijn de kosten en eventuele baten die eraan verbonden zijn?- Zevende lid. In de periode voorafgaand aan deze verordening werd bij een beroep op het in debegroting opgenomen bedrag voor onvoorziene uitgaven door provinciale staten een begrotingswijzigingvastgesteld. Nadeel hierbij was dat het traject voor besluitvorming circa 2 maanden inbeslag neemt. Dit had onder meer tot gevolg dat na medio oktober van ieder jaar in het geheelgeen beroep op onvoorzien meer mogelijk was. Om de slagvaardigheid van het college op ditpunt te vergroten wordt in het vierde lid geregeld dat gedeputeerde staten bevoegd zijn de begrotingte wijzigen, voorzover deze wijziging ten laste wordt gebracht van het bedrag voor onvoorzieneuitgaven. Het besluit biedt hiervoor ruimte. Volgens het besluit wordt bij de programmaverantwoordinginzicht gegeven in het gebruik van het geraamde bedrag voor onvoorzien. Verder is inhet besluit bepaald dat de toelichting op de programmarekening een overzicht van de aanwendingvan het bedrag voor onvoorzien bevat. De verantwoording dient plaats te vinden op het desbetreffendeprogramma, product, functie. De bevoegdheid voor gedeputeerde staten tot wijziging vande begroting ten laste van onvoorzien, is bedoeld om deze verantwoording, alsmede een adequaatbudgetbeheer, mogelijk te maken.Artikel 3, Kaders begroting- Tweede en derde lid. De uiterste datum ter vaststelling van de Voorjaarsnota is 10 juni. Het verdientechter aanbeveling, gelet op de voorbereidingstijd voor de totstandkoming van de begroting,in de praktijk ernaar te streven de Voorjaarsnota in de eerste helft van mei vast te stellen.Artikel 8, Financiële positieDit artikel beoogt te regelen dat gedeputeerde staten de besluiten van provinciale staten volledig verwerkenin de begroting en in de meerjarenraming.Artikel 9, Waardering en afschrijving vaste activa- Vijfde lid. Het voorgestelde grensbedrag voorkomt dat zaken van een te geringe waarde wordengeactiveerd.- Zevende lid. Hierin wordt een andere keuze voorgesteld dan wordt aanbevolen in het besluit. Volgenshet BBV kunnen dergelijke investeringen wel worden geactiveerd. Maar in de toelichtingstaat dat dit niet wordt aanbevolen. In genoemde toelichting staat dat de uitzondering uitsluitend istoegelaten omdat sommige provincies en gemeenten anders niet in staat zouden zijn bepaaldeinvesteringen in de openbare ruimte te doen. Tot op heden zijn investeringen in de openbareruimte met een maatschappelijk nut steeds geactiveerd en is er op afgeschreven. Op grond vanhet actuele inzicht in de financiële consequenties van deze (vervangings)investeringen in de(nabije) toekomst blijft activeren en afschrijven noodzakelijk, gelet op onze relatief beperkte financiëlemiddelen. Een stap in de richting van de geest van het BBV is het leggen van het grensbedragvoor deze investeringen bij € 100.000,--.- Achtste lid. De voorgestelde afschrijvingstermijnen zijn binnen de provinciale organisatie afgestemd.De staten kunnen hiervan echter afwijken. Zie ook: dertiende lid- Negende lid. Ook op deze activa mag worden afgeschreven. Hierbij wordt een maximale termijnvastgelegd van 15 jaar. Overweging hierbij is dat in artikel 61 voorwaarden worden gesteld aanhet activeren van activa in eigendom van derden. Een ruime termijn lijkt daarom verantwoord.Omdat het terugvorderingsrecht in de praktijk op problemen kan stuiten, wordt toch een maximaleafschrijvingsduur van 15 jaar voorgesteld.- Tiende lid. Lineair afschrijven veronderstelt een evenredige waardevermindering van een actiefover de levensduur. Hoewel dit niet in alle gevallen recht doet aan de werkelijke waardevermindering,is een voordeel dat het systeem redelijk eenvoudig is. Impliciet betekent dit artikel dat opnieuwe activa niet meer annuïtair wordt afgeschreven. Het voordeel van annuïtair afschrijven isdat de lasten voor de exploitatie steeds gelijkmatig zijn. Nadeel ervan is echter het onjuiste beelddat hierdoor over de vermogenspositie ontstaat. Met het BBV wordt een stap gezet om gemeentenen provincie een beter beeld van de vermogenspositie te laten geven. Lineair afschrijven is indit verband een acceptabele methodiek.Artikel 10, Reserves en voorzieningen- nogal bewerkelijk. Per statenperiode is dat wel haalbaar.- Artikel 11, KostprijsberekeningArtikel 225 van de Provinciewet regelt dat de tarieven zodanig vastgesteld worden dat de geraamdebaten van de rechten niet uitgaan boven de geraamde lasten ter zake. De legesopbrengst van de provincieis vrij gering. Een bescheiden overhead van 50% is klant/burgervriendelijk.Artikel 14, Financiële organisatieOverwogen is dat regels voor het verlenen van décharge een essentieel onderdeel zijn van verantwoorden.