| Overheidsorganisatie | Provincie Drenthe |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Financiele verordening Drenthe 2004 |
| Citeertitel | Financiele verordening Drenthe 2004 |
| Vastgesteld door | provinciale staten |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-03-2004 | 31-12-2004 | nieuwe regeling |
| 5/6.16/2003011632 |
Eerste lid. Een jaarlijkse actualisatie van het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen is Derde lid. Een jaarlijkse verantwoording wordt voorgesteld.
In deze verordening wordt verstaan onder:
1. organisatie-eenheid: een werkeenheid zoals bedoeld in de organisatieverordening van de
provincie Drenthe;
2. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie
ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de
provincie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
3. financiële administratie: onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en
verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de
provincie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
1. de financieel-economische positie
2. het financiële beheer
3. de uitvoering van de begroting
4. het afwikkelen van vorderingen en schulden, alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover
4. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van financiën, het
nakomen van financiële verplichtingen en het uitoefenen van rechten van de provincie;
5. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder mede
begrepen provinciale verordeningen, besluiten van provinciale staten en van gedeputeerde
staten;
6. beleidsdoelstelling: door de overheid bedoelde veranderingen in de samenleving, waarvan een
verband het handelen van de overheid en het effect in de samenleving plausibel is;
7. doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt
mogelijk inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat bereiken;
8. doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en maatschappelijke effecten van het
provinciale beleid daadwerkelijk worden bereikt;
9. besluit: besluit, begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
10. programma: een cluster van samenhangende provinciale doelstellingen; die samenhang bestaat
in de politieke relevantie van de doelstellingen en het zijn van een sturingselement voor
provinciale staten.
1. Provinciale staten stellen een programma-indeling vast.
2. Provinciale staten stellen per programma vast:
1. de doelstellingen van het provinciale beleid
2. de door provinciale activiteiten te realiseren resultaten
3. de begrote baten en lasten
4. de prioriteiten
3. Gedeputeerde staten nemen in de door provinciale staten vast te stellen begroting een bedrag op
voor onvoorziene uitgaven.
4. Gedeputeerde staten stellen per programma indicatoren voor met betrekking tot de doelstellingen
van provinciaal beleid en de te realiseren resultaten. Provinciale staten stellen deze indicatoren
vast.
5. Gedeputeerde staten dragen zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de
doelstellingen en resultaten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals
vastgesteld door provinciale staten kunnen worden getoetst.
6. Wijzigingen van de begroting worden op overeenkomstige wijze vastgesteld als de begroting.
7. Gedeputeerde staten zijn bevoegd de begroting te wijzigen indien en voorzover deze wijziging ten
laste wordt gebracht van het in het derde lid van dit artikel bedoelde bedrag voor onvoorziene uitgaven.
1. Gedeputeerde staten bieden provinciale staten een Voorjaarsnota aan over de kaders voor het
volgende begrotingsjaar en de 3 opvolgende jaren.
2. Gedeputeerde staten zorgen voor een tijdige toezending van de in het eerste lid genoemde Voorjaarsnota,
met dien verstande dat gedeputeerde staten zodanig rekening houden met het schema
voor staten- en commissievergaderingen dat provinciale staten in staat zijn uiterlijk op 10 juni van
het begrotingsjaar de Voorjaarsnota vast te stellen.
3. Provinciale staten stellen op uiterlijk 10 juni van het begrotingsjaar een Voorjaarsnota vast.
1. Gedeputeerde staten stellen regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig,
doelmatig en doeltreffend verloopt.
2. Gedeputeerde staten dragen ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:
1. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de
producten van de productraming;
2. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders,
zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;
3. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere
producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
3. Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat de lasten van de programma's, zoals geautoriseerd
in de al dan niet gewijzigde begroting, niet worden overschreden.
4. Gedeputeerde staten zenden de productenraming aan provinciale staten ter kennisneming mee
met de begroting.
1. Gedeputeerde staten dragen ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de
jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking
en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen zij maatregelen
tot herstel.
2. Gedeputeerde staten dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal onderdelen
van organisatie-eenheden op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening,
de rechtmatigheid van de beheershandelingen en misbruik en oneigenlijk gebruik van
provinciale regelingen.
3. Gedeputeerde staten zorgen op basis van de resultaten van de toets, bedoeld in het tweede lid,
indien nodig voor een plan van verbetering. Zij nemen op basis van het plan van verbetering
maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
1. Gedeputeerde staten informeren provinciale staten door middel van een tussentijdse rapportage
over de realisatie van de begroting over de eerste 6 maanden van het lopende boekjaar.
2. De in het eerste lid genoemde rapportage wordt aan provinciale staten aangeboden ter behandeling
in de begrotingsvergadering.
3. De inrichting van de in het eerste lid genoemde rapportage sluit aan bij de programma-indeling
van de begroting.
4. De in het eerste lid genoemde rapportage gaat in op relevante afwijkingen, zowel wat betreft de
lasten en baten, de bereikte resultaten van provinciale activiteiten en indien daar aanleiding voor
is de beleidsdoelstellingen.
5. Bij de in het eerste lid genoemde rapportage, doen gedeputeerde staten mededeling van het
gebruik dat zij hebben gemaakt van de bevoegdheid tot subsidieverstrekking en vaststelling zoals
bedoeld in de Algemene subsidieverordening Drenthe.
1. Gedeputeerde staten dragen zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de
organisatie-eenheden naar de productenrealisatie en naar de programmaverantwoording, conform
de artikelen 24 en 25 van het besluit.
2. Gedeputeerde staten leggen verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de
verantwoording geeft het college aan:
1. de mate waarin de doelstellingen zijn bereikt;
2. de bereikte resultaten van provinciale activiteiten;
3. de werkelijke baten en lasten.
3. Provinciale staten bepalen aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen
van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
4. Bij de jaarstukken doen gedeputeerde staten mededeling van het gebruik dat zij hebben gemaakt
van de bevoegdheid tot subsidieverstrekking en vaststelling, zoals bedoeld in de Algemene
subsidieverordening Drenthe.
Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat alle besluiten van provinciale staten en in verband
waarmee zij gelden, beschikbaar hebben gesteld in de begroting, de uiteenzetting van de financiële
positie en de meerjarenramingen zijn opgenomen.
1. Vaste activa worden voor het bedrag van de investering gewaardeerd, waarbij bijdragen van derden
die in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering worden gebracht.
2. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden, indien wordt voldaan aan de voorwaarden
in artikel 60 van het besluit, in 5 jaar afgeschreven.
3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
4. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het besluit, worden
afgeschreven in overeenstemming met de verwachte toekomstige levensduur. De volgende termijnen
gelden voor de hieronder met name genoemde activa:
- 50 jaar voor nieuwbouw bedrijfsgebouwen
- 10 jaar voor meubilair
- 5 jaar voor zware transportmiddelen, aanhangwagens, personenauto's, lichte motorvoer-tuigen
en technische hulpmiddelen
- 4 jaar voor automatiseringsapparatuur en 4 jaar voor automatiseringsprogrammatuur
Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
5. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het besluit, met een
verkrijgingsprijs van minder dan € 50.000,-- worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden
en terreinen die altijd worden geactiveerd.
6. Ingaande het jaar waarin het actief in gebruik is genomen, wordt begonnen met afschrijven.
7. Onder investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel
35 van het besluit, worden in ieder geval verstaan: investeringen en aanleg en onderhoud van
wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken. Aankoop en vervaardiging van
deze activa worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves als ten laste
van de exploitatie gebracht, indien de waarde ten hoogste € 100.000,-- bedraagt en geactiveerd
indien de waarde hoger is.
8. Voor de verwachte toekomstige levensduur gelden de onderstaande termijnen voor de hieronder
met name genoemde activa.
- 30 jaar voor waterwegen;
- 20 jaar voor wegen;
- 90 jaar voor bruggen en viaducten;
- 100 jaar voor sluizen;
- 10 jaar voor maatregelen zoals rotondes, verkeersdrempels, wegversmallingen, bermverhardingen
en faunavoorzieningen.
9. Bijdragen aan activa in eigendom van derden die voldoen aan de voorwaarden zoals genoemd in
artikel 61 van het besluit, worden afgeschreven in 15 jaar of minder, indien de levensduur van het
actief minder dan 15 jaar bedraagt.
10. Activa worden over de waarde daarvan, in overeenstemming met de verwachte toekomstige levensduur,
lineair afgeschreven.
11. Kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde worden niet geactiveerd.
12. Het bepaalde in het eerste tot en met het elfde lid is van toepassing op kredieten waarover
provinciale staten na 1 januari 2004 hebben besloten.
13. Van het eerste tot en met het elfde lid kan bij besluit van provinciale staten worden afgeweken.
1. Gedeputeerde staten bieden in de eerste helft van iedere statenperiode aan provinciale staten
een Nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan.
2. De in het eerste lid genoemde nota behandelt:
1. de vorming en besteding van reserves
2. de vorming en besteding van voorzieningen
3. de toerekening en verwerking van bedragen wegens het op peil houden en rente
3. In de toelichting op de jaarrekening als onderdeel van de jaarstukken van de provincie, wordt de
vorming en besteding van de reserves en voorzieningen in het verslagjaar kort toegelicht.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de rechten als bedoeld in artikel 223 van de
Provinciewet, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden
de directe kosten die samenhangen met de dienstverlening en een opslag van 50% op de directe personele
kosten voor overhead betrokken.
Het door provinciale staten vastgestelde treasurystatuut is voor gedeputeerde staten van toepassing bij
de uitvoering van de financierings- en treasuryfunctie.
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
1. het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de provincie als geheel en in de organisatie-
eenheden;
2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut,
activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;
3. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;
4. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde
bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
5. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid
van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende
wet- en regelgeving;
6. de controle van de registratie van de gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie,
alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van
het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Gedeputeerde staten dragen zorg voor en leggen vast:
1. een eenduidige indeling van de provinciale organisatie en een eenduidige toewijzing van provinciale
taken aan de organisatie-eenheden;
2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan
de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie
aan de beleids- en beheersorganen, de toezichthouder en derden zoals bedoeld in het besluit, is
gewaarborgd;
3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de
toegekende budgetten en investeringskredieten;
4. de te maken afspraken met de organisatie-eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor
beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten
en uitputting van middelen;
5. de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de organisatieeenheden.
Gedeputeerde staten dragen zorg voor en leggen de regels vast die toezien op de inkoop en aanbesteding
van werken, diensten en leveringen.
Deze verordening treedt in werking na plaatsing in het Provinciaal blad en werkt terug tot 1 januari
2004, met dien verstande dat de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoet aan de bepalingen
van deze verordening.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Drenthe 2004.
- Tweede lid. Provinciale staten autoriseren de provinciale begroting voor telkens één totaalbedrag
voor lasten en één totaalbedrag voor baten per programma, met dien verstande:
- dat in de begroting voor provinciale staten geen onderscheid meer gemaakt wordt tussen de
verschillende kostensoorten;
- dat per programma in de begroting ten minste de drie vragen beantwoord worden, te weten:
- wat willen wij bereiken?
- wat gaan wij ervoor doen?
- wat zijn de kosten en eventuele baten die eraan verbonden zijn?
- Zevende lid. In de periode voorafgaand aan deze verordening werd bij een beroep op het in de
begroting opgenomen bedrag voor onvoorziene uitgaven door provinciale staten een begrotingswijziging
vastgesteld. Nadeel hierbij was dat het traject voor besluitvorming circa 2 maanden in
beslag neemt. Dit had onder meer tot gevolg dat na medio oktober van ieder jaar in het geheel
geen beroep op onvoorzien meer mogelijk was. Om de slagvaardigheid van het college op dit
punt te vergroten wordt in het vierde lid geregeld dat gedeputeerde staten bevoegd zijn de begroting
te wijzigen, voorzover deze wijziging ten laste wordt gebracht van het bedrag voor onvoorziene
uitgaven. Het besluit biedt hiervoor ruimte. Volgens het besluit wordt bij de programmaverantwoording
inzicht gegeven in het gebruik van het geraamde bedrag voor onvoorzien. Verder is in
het besluit bepaald dat de toelichting op de programmarekening een overzicht van de aanwending
van het bedrag voor onvoorzien bevat. De verantwoording dient plaats te vinden op het desbetreffende
programma, product, functie. De bevoegdheid voor gedeputeerde staten tot wijziging van
de begroting ten laste van onvoorzien, is bedoeld om deze verantwoording, alsmede een adequaat
budgetbeheer, mogelijk te maken.
- Tweede en derde lid. De uiterste datum ter vaststelling van de Voorjaarsnota is 10 juni. Het verdient
echter aanbeveling, gelet op de voorbereidingstijd voor de totstandkoming van de begroting,
in de praktijk ernaar te streven de Voorjaarsnota in de eerste helft van mei vast te stellen.
Dit artikel beoogt te regelen dat gedeputeerde staten de besluiten van provinciale staten volledig verwerken
in de begroting en in de meerjarenraming.
- Vijfde lid. Het voorgestelde grensbedrag voorkomt dat zaken van een te geringe waarde worden
geactiveerd.
- Zevende lid. Hierin wordt een andere keuze voorgesteld dan wordt aanbevolen in het besluit. Volgens
het BBV kunnen dergelijke investeringen wel worden geactiveerd. Maar in de toelichting
staat dat dit niet wordt aanbevolen. In genoemde toelichting staat dat de uitzondering uitsluitend is
toegelaten omdat sommige provincies en gemeenten anders niet in staat zouden zijn bepaalde
investeringen in de openbare ruimte te doen. Tot op heden zijn investeringen in de openbare
ruimte met een maatschappelijk nut steeds geactiveerd en is er op afgeschreven. Op grond van
het actuele inzicht in de financiële consequenties van deze (vervangings)investeringen in de
(nabije) toekomst blijft activeren en afschrijven noodzakelijk, gelet op onze relatief beperkte financiële
middelen. Een stap in de richting van de geest van het BBV is het leggen van het grensbedrag
voor deze investeringen bij € 100.000,--.
- Achtste lid. De voorgestelde afschrijvingstermijnen zijn binnen de provinciale organisatie afgestemd.
De staten kunnen hiervan echter afwijken. Zie ook: dertiende lid
- Negende lid. Ook op deze activa mag worden afgeschreven. Hierbij wordt een maximale termijn
vastgelegd van 15 jaar. Overweging hierbij is dat in artikel 61 voorwaarden worden gesteld aan
het activeren van activa in eigendom van derden. Een ruime termijn lijkt daarom verantwoord.
Omdat het terugvorderingsrecht in de praktijk op problemen kan stuiten, wordt toch een maximale
afschrijvingsduur van 15 jaar voorgesteld.
- Tiende lid. Lineair afschrijven veronderstelt een evenredige waardevermindering van een actief
over de levensduur. Hoewel dit niet in alle gevallen recht doet aan de werkelijke waardevermindering,
is een voordeel dat het systeem redelijk eenvoudig is. Impliciet betekent dit artikel dat op
nieuwe activa niet meer annuïtair wordt afgeschreven. Het voordeel van annuïtair afschrijven is
dat de lasten voor de exploitatie steeds gelijkmatig zijn. Nadeel ervan is echter het onjuiste beeld
dat hierdoor over de vermogenspositie ontstaat. Met het BBV wordt een stap gezet om gemeenten
en provincie een beter beeld van de vermogenspositie te laten geven. Lineair afschrijven is in
dit verband een acceptabele methodiek.
-
nogal bewerkelijk. Per statenperiode is dat wel haalbaar.
-
Artikel 225 van de Provinciewet regelt dat de tarieven zodanig vastgesteld worden dat de geraamde
baten van de rechten niet uitgaan boven de geraamde lasten ter zake. De legesopbrengst van de provincie
is vrij gering. Een bescheiden overhead van 50% is klant/burgervriendelijk.
Overwogen is dat regels voor het verlenen van décharge een essentieel onderdeel zijn van verantwoorden.