CVDR92619_1Archiefverordening 2007 Gemeente Etten-LeurnlregelingEtten-Leur2018-12-11Etten-LeurEtten-Leurse Bode, 18-04-2007Archiefverordening 2007 Gemeente Etten-LeurArchiefwet, art. 30Archiefwet, art. 31gemeenteraadbestuur en recht2007-04-02De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2007-05-312014-06-01Nieuwe regelingBCOAlgemeenGeenGeenArchiefverordening 2007 Gemeente Etten-LeurDe raad van de gemeente Etten-Leur;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Etten-Leur;gelet op de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; besluit: vast te stellen de Verordening betreffende de zorg van burgemeester en
wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het
toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voorzover deze niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening 2007 Gemeente
Etten-Leur).In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt
verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in
artikel! 1, onder b, van de wet, voorzover behorende tot de
gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de
wet aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet
benoemde gemeentearchivaris;
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke
organen, die niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht;
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als
zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt,
verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende
deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van
de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen,
ongeacht hun vorm.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de
vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt
op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende
is gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van
de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan
of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze
kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden
voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad
verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel
30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de
archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het
voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen
tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
De Archiefverordening Gemeente Etten-Leur, vastgesteld op 21 december
1998, wordt ingetrokken met ingang van het in artikel 11 genoemde moment
van inwerking treding.Deze verordening treedt zes weken na de datum van publicatie in
werking.Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening 2007 Gemeente
Etten-Leur”.Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 2 april 2007.De raad voornoemd.De griffier, De voorzitter,drs. W.C.M. Voeten drs. J.A.M. van AgtDe Archiefverordening 2007 Gemeente Etten-Leur sluit aan bij de Archiefwet 1995
(Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) zoals die sedertdien
zijn gewijzigd, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteid op grond van
de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.De verordening regelt de zorg, die het college van burgemeester en wethouders
draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het
beheer van dearchiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Deze verordening is niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Moderne,
digitale informatiedragers worden volgens de Archiefwet 1995 ook aangemerkt als
archiefbescheiden.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn
(art. 2), is geregeld In het Archiefbesluit 1995.De Archiefverordening 2007 Gemeente Etten-Leur is gebaseerd op de modellen van
het LOPAI (Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs) en niet op de
modellen van de VNG, daar die niet gericht zijn op gemeenten met een
archiefdienst op basis van een gemeenschappelijke regeling en nog niet zijn
aangepast aan de wetgeving inzake de dualisering. In de gemeenschappelijke regeling "Regionaal Archief West-Brabant", zoals die is
vastgesteld in 2003, zijn zaken geregeld, die voorheen in de Archiefverordening
waren opgenomen.Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.De ministeriele Regeling bouw en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september
2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel
13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en
inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen.De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in het Besluit informatiebeheer
2007 Gemeente Etten-Leur.De ministeriele Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse
Staatscourant nr. 180 d.d. 18 September 2001) stelt op grond van artikel 11
tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit
van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking
komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in
dat artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de te bewaren
interne stukken. Dit wordt als onvoldoende aangemerkt uit overwegingen van
behoorlijk bestuur en besparing van conserveringskosten voor de overheid ais
geheel. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken
aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger
van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt en in
de praktijk is het niet haalbaar om steeds een onderscheid te maken in te
bewaren en te vernietigen archiefbescheiden.De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in net Besluit Informatiebeheer
2007 Gemeente Etten-Leur.De gemeenteraad verneemt jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg,
het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Dit sluit aan
bij de reeds gangbare praktijk.Opname van dit artikel waarborgt dat de archivaris van een aantal aspecten
ten aanzien van de uitoefening van het archiefbeheer op de hoogte wordt
gesteld. Het gaat hier alleen ore die aspecten die bij constatering achteraf
tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade
voor het behoud dan wel de openbaarheld van de archiefbescheiden en de
rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.