CVDR92210_1Organisatieverordening griffie gemeente Etten-LeurnlregelingEtten-Leur2018-12-11Etten-LeurIntranet, 13-07-2004Organisatieverordening griffie gemeente Etten-LeurGemeentewet, art. 107dGemeentewet, art. 107e, lid 1CAR-UWOWet op de ondernemingsradengemeenteraadbestuur en recht2004-07-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2004-07-212015-04-09Nieuwe regelingGRIF/onbekendAlgemeen bestuurGeenDeze regeling heeft interne werkingORGANISATIEVERORDENING GRIFFIE GEMEENTE ETTEN-LEUR1Begripsomschrijvingen1.In deze verordening wordt verstaan onder:
griffie: de organisatorische eenheid die is belast met de
ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad, de
raadscommissies, de voorzitter van de gemeenteraad, de
voorzitters van de raadscommissies, het presidium, het
seniorenconvent, de raadsfracties en de individuele
raadsleden.
griffier: de door de raad benoemde griffier of diens
vervanger.
seniorenconvent: het seniorenconvent als bedoeld in artikel 3b
van het Reglement van Ordevoor de vergaderingen en andere
werkzaamheden van de raad van de gemeente Etten-Leur,
vastgesteld bij besluit van de raad van de gemeente Etten-Leur
d.d. 10 november 2003.
presidium: het presidium als bedoeld in artikel 3c van het
Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden
van de raad van de gemeente Etten-Leur,vastgesteld bij besluit
van de raad van de gemeente Etten-Leur d.d. 10 november
2003.
ambtelijke organisatie: de ambtelijke organisatie als bedoeld in
de Organisatieregeling gemeente Etten-Leur, vastgesteld bij
besluit van de het college van burgemeester en wethouders d.d.
….
gemeentelijke rechtspositie: de rechtspositie van de ambtenaren
van de ambtelijke organisatie.
2Inrichting van de griffie1.De griffie bestaat naast de griffier uit een griffiemedewerker;2.De raadsvoorzitter, gehoord het seniorenconvent en het presidium stelt
op voorstel van de griffier de structuur en formatieomvang van de
griffie en de op de griffie aanwezige functies vast.3Ondersteunende faciliteiten1.De griffie maakt gebruik van de binnen de ambtelijke organisatie
bestaande ondersteunende faciliteiten, met name op het terrein van het
personeels-, informatie-, organisatie-, financieel-, automatiserings-,
en huisvestingsbeheer en -beleid.2.Voorzover de ondersteunende functies werkzaamheden ten behoeve van de
griffie uitvoeren handelen zij overeenkomstig de aanwijzingen van de
griffier.4Algemeen en dagelijks beheer1.Het algemeen beheer van de griffie berust bij de raadsvoorzitter,
gehoord het seniorenconvent en het presidium. De raadsvoorzitter is
namens het seniorenconvent en het presidium belast met de aansturing van
de griffier.2.Onder toezicht van de raadsvoorzitter is het dagelijks beheer en de
algehele leiding van de griffie opgedragen aan de griffier.5Benoeming van griffiepersoneel1.De griffier en de griffiemedewerker worden benoemd door de raad.2.De raad benoemt een plaatsvervangend griffier.3.Voorzover de gedetacheerde functionarissen dan wel de plaatsvervangers
werkzaamheden ten behoeve van de griffie uitvoeren worden zij aangemerkt
als griffiepersoneel en handelen zij overeenkomstig de aanwijzingen van
de griffier.6Overleg1.Ter bevordering van de eenheid binnen de griffie vindt er minimaal eens
per maand op initiatief van de griffier overleg plaats tussen de
griffier en het overige griffiepersoneel (griffieoverleg). Een
samenvatting van ieder griffieoverleg wordt ter kennis gebracht van het
seniorenconvent.2.Ter bevordering van de afstemming van de agenda’s tussen raad en
burgemeester en wethouders wordt wekelijks het Bestuurlijk Ambtelijk
Driehoeksoverleg gehouden tussen de burgemeester, de gemeentesecretaris
/ algemeen directeur en de griffier. De griffier issecretaris van dit overleg.3.Ter bevordering van de afstemming tussen de griffie en de ambtelijke
organisatie neemt de griffier wekelijks deel aan de vergadering tussen
managementteam, afdelingshoofden en griffier. Tijdens dit overleg vindt
een terugkoppeling plaats van de B&W vergadering en de commissie- en
raadsvergaderingen.7RechtspositieDe bestaande gemeentelijke rechtspositie en de toekomstige wijzigingen
daarvan zijn van overeenkomstige toepassing op de griffier en het overige
griffiepersoneel.8Medezeggenschap1.De griffie voert samen met de ambtelijke organisatie een
gemeenschappelijke ondernemingsraad als bedoeld in artikel 3 van de Wet
op de ondernemingsraden (WOR).2.De gemeentesecretaris / algemeen directeur geldt voor wat betreft de
griffie als bestuurder in de zin van de WOR.3.Voorzover er in het overleg met de ondernemingsraad als bedoeld in
artikel 23 van de WOR (hierna: de overlegvergadering) onderwerpen worden
besproken die de griffie en/of het griffiepersoneel rechtstreeks of
middellijk aangaan, vindt er voorafgaand aan de overlegvergadering
overleg plaats tussen de griffier en de gemeentesecretaris /
algemeendirecteur. Indien dat door de griffier wenselijk wordt geacht is de
gemeentesecretaris / algemeen directeur gehouden om het standpunt van de
griffier in de overlegvergadering kenbaar te maken.4.De griffier ontvangt een verslag van die overlegvergaderingen, waarin
onderwerpen zijn besproken die de griffie en/of het griffiepersoneel
rechtstreeks of middellijk aangaan9Georganiseerd overleg griffiepersoneelIngeval van ingrijpende organisatiewijzigingen van de griffie wijst het
seniorenconvent uit zijn midden een vertegenwoordiger aan om overleg met de
vakorganisaties te voeren.10SlotbepalingDeze verordening treedt in werking op 21 juli 2004.Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 12 juli 2004De raad voornoemd.De griffier, De voorzitter,drs. W.C.M. Voeten. drs. J.A.M. van Agt.TOELICHTING Organisatieverordening griffie gemeente
Etten-LeurIngevolge artikel 107e, eerste lid, van de Gemeentewet, kan de raad regels
stellen over de organisatie van de griffie. De raad is daarom bevoegd om een
organisatieverordening ten aanzien van de griffie vast te stellen.Artikel 1 BegripsomschrijvingenDit artikel behoeft geen toelichting.Artikel 2 Inrichting van de griffieNaast de (wettelijk verplichte) functie van griffier is op de griffie de in het
eerste lid van dit artikel genoemde functie aanwezig. Op grond van het tweede
lid van dit artikel is de raadsvoorzitter, gehoord het seniorenconvent en het
presidium, belast met de invulling van het raadswerkgeverschap, bevoegd om de
structuur van de griffie en de formatieomvang van de op de griffie aanwezige
functies vast te stellen. Zie ook de toelichting bij artikel 4.Artikel 3 Ondersteunende faciliteitenHet gegeven dat de raad bevoegd gezag is over de medewerkers van de griffie
neemt niet weg dat het voor de hand ligt dat door de griffie gebruik wordt
gemaakt van binnen de ambtelijke organisatie bestaande ondersteunende
faciliteiten, zoals de salarisadministratie en personeelsadviseurs, de
financiële administratie, facilitaire zaken en automatisering (PIOFAHfuncties).
Aangezien het vanwege de schaalgrootte van de gemeente Etten-Leur inefficiënt is
om de ondersteunende faciliteiten onder te brengen bij de griffie, dienen de met
de ondersteuning belaste ambtenaren in ieder geval bij de uitvoering van
werkzaamheden ten behoeve van de griffie overeenkomstig de aanwijzigen van de
griffier te handelen. Dit laat onverlet dat het college de ondersteunende
ambtenaren kan aanspreken indien zij hun taken niet naar behoren vervullen. Om
een goed inzicht te krijgen in de kosten van de griffie is het belangrijk dat de
gemaakte ondersteuningkosten aan het griffiebudget worden doorberekend.Artikel 4 Algemeen en dagelijks beheerIn het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de
raad van de gemeente Etten-Leur is niet vastgelegd wie belast is met de
invulling en uitvoering van het raadswerkgeverschap. In dit artikel wordt in dit
kader het algemeen beheer van de griffie in handen gesteld van de
raadsvoorzitter gehoord het seniorenconvent en het presidium. Op grond van
artikel 2, tweede lid, van deze verordening, is de raadsvoorzitter gehoord het
seniorenconvent en het presidium reeds bevoegd om de structuur van de griffie en
de formatieomvang van de op de griffie aanwezige functies vast te stellen. Ook
andereraadswerkgeversaspecten worden op grond van artikel 4 uitgevoerd door de
raadsvoorzittergehoord het seniorenconvent en het presidium. Naast de aansturing van de
griffier gaat hetdaarbij bijvoorbeeld om het vaststellen en waarderen van de op de griffie
aanwezige functies, het overeenkomen van detacheringsregelingen met het college,
het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier en het
aanwijzen van een vertegenwoordiger voor overleg met de vakorganisaties ingeval
er ingrijpende organisatiewijzigingen van de griffie aan de orde zijn. Overigens
is betreffende het voeren van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
met de griffier reeds besloten dat deze gesprekken gevoerd worden door de
raadsvoorzitter, een vertegenwoordiger namens het seniorenconvent en een
vertegenwoordiger namens het presidiumArtikel 5 Benoeming van griffiepersoneelIngevolge artikel 107 van de Gemeentewet wordt de griffier benoemd, geschorst en
ontslagen door de raad. Hij is tevens bevoegd de griffier te schorsen en te
ontslaan. Op basis van artikel 107e, tweede lid, van de Gemeentewet, is de raad
eveneens bevoegd de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen
en te ontslaan. De gemeenteraad dient daarom de griffier en de griffiemedewerker
bij afzonderlijk besluit tebenoemen. Ingevolge artikel 107d van de Gemeentewet, regelt de raad de
vervanging van de griffier. Ook de plaatsvervangend griffier wordt benoemd,
geschorst en ontslagen door de raad.Artikel 6 OverlegIn het kader van de bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de
griffieopgedragen taken, daarbij rekening houdend met het klimaat, de werksfeer en de
cultuur vande griffie, dient periodiek overleg plaats te vinden tussen de griffier en het
griffiepersoneel. De frequentie van dit griffieoverleg is gesteld op minimaal
eenmaal per maand. Vanwege het feit dat de raadsvoorzitter gehoord het
seniorenconvent en het presidium is belast met hetalgemeen beheer van de griffie en de aansturing van de griffier (zie artikel 4),
worden deverslagen van de griffieoverleggen ter kennis gebracht van het seniorenconvent.
Omwille van een goede afstemming van de agenda’s tussen raad en burgemeester en
wethouders wordt wekelijks het Bestuurlijk Ambtelijk Driehoeksoverleg gehouden
tussen de burgemeester, de gemeentesecretaris / algemeen directeur en de
griffier. De griffier issecretaris van dit overleg. Ter bevordering van de afstemming tussen de griffie
en de ambtelijke organisatie neemt de griffier wekelijks deel aan de vergadering
tussen managementteam, afdelingshoofden en griffier. Tijdens dit overleg vindt
een terugkoppeling plaats van de B&W vergadering en de commissie- en
raadsvergaderingen.Artikel 7 RechtspositieDe raad is bevoegd gezag over de griffier en het griffiepersoneel. Daarmee is de
raad tevensbevoegd om de rechtspositie van deze ambtenaren vast te stellen. In de
toelichting op de Wet dualisering gemeentebestuur wordt aangegeven dat de CAR
als verplichte rechtspositie voor de sector gemeenten ook op deze ambtenaren van
toepassing is. Aangezien Etten-Leur een UWO-gemeente betreft, geldt dat ook de
UWO verplicht de rechtspositie van de griffier en het griffiepersoneel bepaalt.
Het LOGA (brief Lbr. 02/78 CvA/LOGA 02/11) adviseert om de overige
rechtspositionele voorschriften zoals die binnen de gemeente gelden en
toekomstige wijzigingen daarin, van toepassing te verklaren op de griffier en
het griffiepersoneel.Artikel 8 MedezeggenschapDe ambtelijke organisatie en de griffie vormen twee aparte ondernemingen in de
zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De rechtspersoon gemeente is de
(enige) ondernemer. De griffiemedewerkers hebben geen actief en passief
kiesrecht voor de ondernemingsraad van de ambtelijke organisatie. V.w.b. de
griffie is niet de secretaris maar de griffier bestuurder in de zin van de WOR.
De WOR biedt de ondernemer met meer dan één onderneming de mogelijkheid om de
medezeggenschap binnen de ondernemingen te combineren. Als er in de
ondernemingen samen ten minste 50 personen werkzaam zijn, kan een
gemeenschappelijke OR worden ingesteld (artikel 3 WOR). De ondernemingen worden
dan beschouwd als één onderneming in de zin van de WOR. Dit is wenselijk wanneer
de ondernemingen zo sterk met elkaar samenhangen dat de instelling van aparte
ondernemingsraden minder effectief is of een van de ondernemingen te klein is
voor de instelling van een eigen ondernemingsraad of
personeelsvertegenwoordiging (PVT). Ook is e.e.a. als wenselijk aan te merken
wanneer er zaken aan de orde zijn die alle ondernemingen betreffen, zoals
belangrijke investeringen (bijv.ingrijpende verbouwingen, milieuvoorzieningen,
technologische voorzieningen). Tenslotte kunnen aangelegenheden aan de orde zijn
die het personeelsbeleid of de arbeidsomstandigheden in alle ondernemingen
betreffen. In dit artikel wordt een gemeenschappelijke OR ingesteld.
Burgemeester en wethouders dienen hiertoe afzonderlijk te besluiten. Om
praktische redenen is ervoor gekozen om de gemeentesecretaris / algemeen
directeur ook v.w.b. de griffie als bestuurder in de zin van de WOR aan te
merken. Om ingeval van bespreking van onderwerpen m.b.t. de griffie in de
overlegvergadering de inbreng van de griffier te waarborgen, is bepaald dat de
gemeentesecretaris / algemeen directeur en de griffier voorafgaand aan de
overlegvergadering overleg voeren. Dit overleg is in beginsel op overeenstemming
gericht. Voor het geval er in het vooroverleg tussen de gemeentesecretaris /
algemeen directeur en de griffier niet tot overeenstemming wordt gekomen, is
bepaald dat de gemeentesecretaris / algemeen directeur in voorkomende gevallen
gehouden is het standpunt van de griffier kenbaar te maken.Artikel 9 Georganiseerd overleg griffiepersoneelHet commissiebestel in ten gevolge van de Wet dualisering gemeentebestuur
gewijzigd. Er is geen sprake meer van gemengde commissies, bestaande uit
raadsleden en collegeleden, e.e.a. met uitzondering van de
bezwaarschriftencommissie en de klachtencommissie. In het nieuwe stelstel stelt
ieder bestuursorgaan eigen commissies in. De wet spreekt van
"bestuurscommissies" en "andere commissies". Aangezien het Georganiseerd Overleg
(GO) geen overgedragen bevoegdheden uitoefent, moet het GO worden beschouwd als
een "andere commissie" in de zin van artikel 84 van de Gemeentewet. Aangezien
het college bevoegd is de rechtspositie van ambtenaren vast te stellen, geldt
het GO als een door het college ingestelde commissie; raadsleden kunnen daarin
volgens de wet geen zitting hebben. De raad is bevoegd om de rechtspositie van
de griffie vast te stellen, maar kan geen deel meer uitmaken van het bestaande
GO. Voorzover op het griffiepersoneel de gemeentelijke rechtspositie geheel van
toepassing is vormt dit geen probleem; de vertegenwoordiger uit het college
vertegenwoordigt het gemeentebestuur in zijn algemeenheid. Anders ligt het bij
toekomstige ingrijpende organisatieveranderingen op de griffie. De organisatie
van de griffie is geen zaak van het college. Voor overleg daaromtrent zal een
vertegenwoordiger door de raad moeten worden aangewezen om overleg met de
vakorganisaties te voeren. In dit artikel wordt bepaald dat de aanwijzing
geschiedt door en uit het seniorenconvent.Artikel 10 SlotbepalingDit artikel behoeft geen toelichting