| Organisatie | Meerssen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractie-ondersteuning 2011 |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractie-ondersteuning 2011 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2011 | 24-10-2019 | nieuwe regeling | 10-02-2011 De Geulbode, 16 februari 2011 | 2010/8169 |
De raad van de gemeente Meerssen;
Gezien het voorstel van het presidium d.d. 6 december 2010 strekkende tot vaststelling van een aangepaste verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning;
Overwegende dat er redenen zijn om de bij raadsbesluit d.d. 19-12-2002 vastgestelde verordening aan te passen;
gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen de volgende verordening:
Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractie-ondersteuning 2011;
Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand
De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet volledig door de griffier kan wordenverleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen die helpen de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk te verlenen.
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Expliciet wordt vastgelegd dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben.
Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractie-ondersteuning.
Een centrale rol is er voor de griffier bij het verlenen van hulp aan raadsleden, hij is eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de ambtelijke organisatie. Een goede samenwerking met de gemeentesecretaris is in dit verband een onontbeerlijk vereiste.
Indien een meningsverschil c.q. conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol spelen.
Op grond van het respecteren van de duale verhoudingen zal een collegelid dat informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich via de brugemeester moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.
De verordening behandelt de ambtelijke bijstand die de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden zouden bemoeilijken. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek via de gemeentesecretaris kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
Op grond van het derde lid is er bij twijfel primair een rol voor de secretaris (als hoofd van de ambtelijke organisatie) weggelegd. Deze zal moeten beoordelen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Zonodig heeft hij daarover overleg met de griffier. De uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is bepaald, dat collegeleden zich dtv de burgemeester voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
Fractie-ondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractie-ondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus jaarlijks door de raad vastgesteld. De verdeling van het beschikbare budget is in verband met de duidelijkheid in de verordening opgenomen.
Dat de raad beschikt over een griffier betekent niet, dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang. Voor specialistische hulp aan de raadsfracties op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een aanvullend beroep op deze organisatie dan ook nodig kunnen zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat alle individuele raadsleden recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractie-ondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan (de versterking van )raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractie-ondersteuning.
Algemene opleidingen voor raadsleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare (individuele) budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.
Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten.
Politiek georiënteerde cursussen zijn een specifieke aangelegenheid van de onderscheiden raadsfracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.
Fractie-ondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeente-ambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties via inhuur eventueel ondersteunen.
Daarnaast kan er worden gedacht aan huurkosten voor eventuele huisvesting van raadsfracties, aanschaf kantoormeubilair, kosten websites, communicatie met publieke media (bijv in de vorm van advertentiekosten), teambuildingskosten, kosten accountant, kosten politiek café e.d.
Het tot op heden opgenomen systeem van bevoorschotting en zware controle is verlaten. Dit was een slapend systeem en wordt met deze aanpassing vereenvoudigd.
Daarnaast is de vigerende bepaling (artikel 10) die voorzag in de opbouw tot een bepaald maximum van financiële reserves niet langer opgenomen. Naar aanleiding van de gevoerde discussie in het presidium wordt jaarlijks het voor fractie-ondersteuning beschikbare budget na de vaststelling van de begroting overgeboekt naar de fracties. Dit maakt de vorming van een egalisatiereserve overbodig. Er wordt hiermee recht gedaan aan de beginselvrijheid om binnen de kaders van artikel 6 gelden door fracties te besteden.
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in.
Bij splitsing van een fractie zal de bijdrage herberekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot recht op de bijdrage voor fractie-ondersteuning beschikken en zou het andere deel benadeeld worden.