| Organisatie | Heerlen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid gemeente Heerlen |
| Citeertitel | Inkoopbeleid gemeente Heerlen |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 160 Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-08-2010 | Nieuwe regeling (tevens intrekking van Beleids- en evaluatienota inkoop en aanbesteding 2000 en Beleids- en evaluatienota inkoop en aanbesteding 2005) | 01-06-2010 Weekblad Parkstad | 2010/24476 |
“inkoopbeleid gemeente Heerlen”
Deze beleidsnota gaat in op zowel de externe ontwikkelingen die het inkoopbeleid beïnvloeden alsmede de interne uitgangspunten met betrekking tot het inkopen en aanbesteden. Met “inkoop” wordt bedoeld alles waar een factuur van derden tegenover staat en met “aanbesteden” een procedure waarbij bedrijven gevraagd wordt een offerte in te dienen om in aanmerking te komen voor het uitvoeren van een opdracht.
Het inkoopbeleid legt de kaders vast die gelden bij het inkopen en aanbesteden, het beschrijft de te volgen aanbestedingsprocedures en geeft invulling aan de politieke en beleidsmatige ambities van het college van B&W.
De interne regels inzake bedrijfsvoering van het inkopen en aanbesteden worden separaat uitgewerkt.
2. Belangen rondom aanbesteden
Rondom aanbesteden spelen veel belangen. Binnen de strikte (Europese) regels die gelden bij het aanbesteden worden de volgende belangen rondom aanbesteden geborgd:
(I) dat de mogelijkheden die aanbesteden biedt om bestuurlijke doelen te ondersteunen, worden
(II) dat de overheidslegitimiteit wordt gewaarborgd door correct, transparant en efficiënt aanbesteden;
(III) dat de gemeente zich naar buiten toe als een eenheid presenteert die uniform handelt;
2. kwalitatief: dat ingekochte goederen en diensten aansluiten bij geverifieerde behoeften en wensen van de gemeente Heerlen;
3. financieel: dat kansen voor besparingen worden benut en dat vermijdbare kosten worden ontweken;
4. juridisch: dat aansprakelijkheid die zou ontstaan door schending van aanbestedingsregels wordt vermeden.
3. Inkoopvisie gemeente Heerlen
De ruimte voor het ontwikkelen van een eigen inkoopbeleid wordt steeds meer ingeperkt door wet- en regelgeving en jurisprudentie. Dit juridisch kader bepaalt het speelveld waarbinnen de belangen rondom aanbesteden en de doelmatigheid geborgd worden.
Dit leidt tot de volgende inkoopvisie:
4. Doelstellingen inkoopbeleid
Aan de hand van de visie zijn de volgende inkoopdoelen geformuleerd:
1. Rechtmatig en doelmatig aanbesteden.
4. Professioneel opdrachtgeverschap hanteren.
5. Bewaken van de integriteit.
6. Afleggen van verantwoording van besteding van publieke middelen.
7. Stimuleren groei lokale/regionale economie.
8. Stimuleren inkoopsamenwerking.
In paragraaf 4.1 tot en met 4.8 wordt nader ingegaan op de geformuleerde doelstellingen.
4.1 Rechtmatig en doelmatig aanbesteden
Rechtmatig handelen bepaalt het kader waarbinnen de belangen rondom het aanbesteden en de doelstellingen van het inkoopbeleid gewaarborgd dienen te worden.
Naast de juridische uitgangspunten als de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, de precontractuele goede trouw en de in acht te nemen redelijkheid en billijkheid wordt rechtmatig handelen beheerst door Europese en nationale wetgeving en gemeentelijke regelgeving.
De belangrijkste juridische kaders zijn:
Bij alle inkopen en aanbestedingen worden financiële, personele en materiële middelen doelmatig ingezet met als resultaat dat de gevraagde kwaliteit verkregen wordt tegen de beste prijs.
De gemeente draagt bij aan een gezonde en structurele balans tussen sociaal-economische ontwikkeling, de natuurlijke ontwikkeling en het maatschappelijk welzijn en geeft hieraan invulling door duurzaam in te kopen. Hieronder wordt verstaan het toepassen van milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van producten, diensten of werken die aan deze sociale en milieuaspecten voldoen.
De gemeente heeft hierin een voorbeeldfunctie richting inwoners, maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven en geeft bij alle inkopen en aanbestedingen aan duurzaam inkopen gevolg door het toepassen van de criteria die in opdracht van de Rijksoverheid zijn opgesteld.
De gemeente bekijkt voor elke opdracht die zij verstrekt in welke mate daaraan een sociale doelstelling kan worden verbonden. De gemeente geeft aan deze sociale doelstelling invulling door het toepassen van een sociale paragraaf of door het toepassen van sociale criteria. De sociale paragraaf beoogt aanbestedingen zodanig in te richten dat er ook sociale doelen worden gerealiseerd c.q. dat er vanuit sociaal oogpunt positieve neveneffecten worden bereikt door het opnemen van sociale voorwaarden, eisen en wensen in inkoop- en aanbestedingstrajecten, zodat leveranciers een bijdrage leveren aan de uitvoering van het Heerlens beleid t.a.v. het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De invulling hiervan kan bijvoorbeeld door het realiseren van reguliere banen, leerwerkplekken, stageplekken en ervaringsplaatsen aan specifieke doelgroepen.
4.4 Professioneel opdrachtgeverschap hanteren
De gemeente streeft er naar om een professionele opdrachtgever te zijn. Bij alle inkopen worden daarom de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie gehanteerd, zodanig dat aan de rechtmatigheid wordt voldaan. Daarnaast draagt professioneel opdrachtgeverschap bij aan de kwaliteit en doelmatigheid van het inkoop- en aanbestedingsproces.
4.5 Bewaken van de integriteit
De gemeente wenst uitsluitend opdrachten te verlenen aan integere ondernemingen.
De gemeente behoudt zich het recht voor om in het kader van een aanbesteding ondernemingen te verzoeken een eigen verklaring af te leggen, andere bewijsstukken in te dienen ten aanzien van hun handelen in het verleden en/of – voor zover de gemeente hier aanleiding toe ziet – zelfstandig te onderzoeken of te laten onderzoeken in hoeverre een onderneming als integer kan worden aangemerkt.
Een onderneming die niet integer is, kan worden uitgesloten van deelname aan aanbestedings-procedures. Bij de toepassing van deze regeling wordt onder uitsluiting tevens verstaan de beslissing om een onderneming niet uit te nodigen voor een enkelvoudige of meervoudige onderhandse aanbesteding.
In het aanbestedingsbeleid Gemeente Heerlen welk is vastgesteld door het college op 28 april 2009 (registratienummer 2009/6527) is deze beleidsregel nader uitgewerkt. Het aanbestedingsbeleid maakt deel uit van het gemeentelijk inkoopbeleid en is van kracht per 6 mei 2009.
4.6 Afleggen van verantwoording van besteding van publieke middelen
De gemeente geeft overheidsgelden uit en legt voor deze uitgaven verantwoording af door middel van:
4.7 Stimuleren groei lokale/regionale economie
De gemeente is zich bewust van het belang van een goed functionerend lokaal en regionaal bedrijfsleven voor de uitstraling en aantrekkelijkheid van de stad. Bij het specificeren van de inkopen wordt er naar gestreefd om de lokale en regionale economie te stimuleren. Waar mogelijk wordt een zodanige aanbestedingsstrategie gekozen dat lokale leveranciers in aanmerking komen voor een opdracht.
4.8 Stimuleren inkoopsamenwerking
De gemeente zoekt actief inkoopsamenwerking met partners binnen en buiten de regio. Deze samenwerking richt zich op het bundelen van het inkoopvolume en het delen en vergroten van kennis en capaciteit. Daar waar door volumeaggregatie betere prijzen en voorwaarden behaald kunnen worden, ligt het voor de hand om samen aan te besteden.
De gemeente heeft de ambitie om in Parkstad Limburg te komen tot verregaande samenwerking op het gebied van inkoopbeleid en uitvoering daarvan.
5. Inrichting van de inkoopfunctie
Het inkoopbeleid geeft sturing aan de inkoopfunctie. Het beleid beoogt dat de inkoopfunctie zodanig ingericht is en de aanbestedingsprocessen zodanig verlopen dat de inkoopdoelstellingen zoveel mogelijk worden gerealiseerd.
Binnen de gemeente Heerlen zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom inkoop en aanbesteden geordend rondom het gecoördineerd inkoopmodel.
Bij enkel- en meervoudig onderhandse aanbestedingen voeren de verschillende afdelingen het inkoopproces zelfstandig uit: de inkoper/aanbesteder van bureau inkoop en aanbestedingen kan hierbij om advies gevraagd worden.
Alle nationale of Europese aanbestedingen worden begeleid door het bureau inkoop en aanbestedingen. Bij de uitvoering van deze aanbestedingen worden inkoopteams opgesteld, bestaande uit een inkoper/aanbesteder van het bureau inkoop en aanbestedingen en één of meerdere materiedeskundige(n) van de betreffende afdeling. De inkoper/aanbesteder functioneert hierbij als procesbegeleider. 6. Aanbestedingsprocedures
Voor het voeren van een aanbestedingsproces zijn in Europese en nationale wetgeving kaders geschapen op basis van drempelbedragen.
Onder deze Europese drempelwaarden kiest de gemeente Heerlen voor een stelsel van eigen drempelwaarden, waarbij de belangen rondom aanbesteden en de doelstellingen van het inkoopbeleid geborgd worden.
Dit inkoopbeleid treedt in werking per 1 augustus 2010 en kan worden aangehaald als “Inkoopbeleid gemeente Heerlen”.
Vaststellen van het: “inkoopbeleid gemeente Heerlen”
Aldus besloten tijdens de vergadering van burgemeester en wethouders der gemeente Heerlen van 1 juni 2010.