CVDR91551_1Controleverordening gemeente HeerhugowaardnlregelingHeerhugowaard2003-11-15HeerhugowaardHeerhugowaards Nieuwsblad 05-11-2003Controleverordening gemeente HeerhugowaardGemeentewet, art. 213gemeenteraadfinanciën en economie2003-10-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2003-11-152017-01-01nieuwe regelingRB2003122accountantscontrole gemeentekasGeen.Publicatiedatum is een geschatte datum.Controleverordening gemeente HeerhugowaardNr.RB2003122De raad van de gemeente Heerhugowaard; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 23 september 2003,
nr. 2003 - 122 gelet op artikel 213 Gemeentewet b e s l u i t Vast te stellen de Controleverordening gemeente Heerhugowaard1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountant een door de raad benoemde: •
registeraccountant of • accountant-administratieconsulent met een
aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde
lid van artikel 36, Wet op de Accountant-administratieconsulenten of
• organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel
197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
accountantscontrole de controle van de in artikel 197
Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad
benoemde accountant van: • het getrouwe beeld van de in de
jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en
samenstelling van het vermogen; • het rechtmatig tot stand komen van
de baten en lasten en balansmutaties; • het in overeenstemming zijn
van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of
krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt
in artikel 186 Gemeentewet; • de inrichting van het financieel
beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een
getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de
nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213
Gemeentewet, in acht worden genomen.
rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet-
en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
gemeenten.
deelverantwoording een in opdracht van de raad ten
behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een
afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke
organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de
jaarrekening.
2Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen
accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode
van zes jaar met mogelijkheid van verlenging.2.Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.3.De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de
jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende
rapporteringstoleranties bij de controle van de
jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe
te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties);
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse
controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te
controleren begrotingsjaar:
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met
bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden;
de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met
bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden.
4.In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in
het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan
de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten
van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de
gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen,
waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te
hanteren.5.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de
raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per
selectiecriterium de bijbehorende weging vast.3Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juni
van elk jaar.5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole
vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant
en:
(een vertegenwoordiger uit) de raad,
(een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie),
de portefeuillehouder financiën,
de gemeentesecretaris,
de (concern-)controller of een door hem aan te wijzen andere
functionaris.
5Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat
de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt
er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.3.Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de
gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken,
opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over
de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende
de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de
ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige
besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan
een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het
belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, UWV, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en
neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel
hiervan moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college
bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad
benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.7Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het
college.2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles
verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de
ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de
administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, aan zijn naast
hogere leidinggevende en aan de concerncontroller.3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met
de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de
raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.8InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande
dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en
deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.9CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als "Controleverordening gemeente
Heerhugowaard".Heerhugowaard, 28 oktober 2003De Raad voornoemd,de griffier, de voorzitter,Toelichting op de artikelen Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan
de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag (artikel 197, lid 1 GW). Voor het overleggen van deze stukken aan de
raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd
(artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in
opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst
(artikel 213, lid 2 Gemeentewet). Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een
registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in
het inschrijvingsregister als be-doeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de
accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Het zevende lid van
artikel 213 Gemeentewet zegt, dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst
kan worden aangesteld. Wel dient dan de benoeming, schorsing en het ontslag van
de accountant door de raad te geschieden. Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de
verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van
de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van
de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet dat daarna
van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding
wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van
controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden
door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten. Voor de accountantscontrole geldt het Besluit Accountantscontrole Gemeenten
(BAG) dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister
is vastgesteld. Dit BAG bevat onder andere regels voor de omvangsbases en
goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de
rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Voor de begrippen goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie en de
mogelijkheden die de raad daarmee heeft wordt hier verwezen naar bijgaand
raadsvoorstel. In het derde lid van artikel 2 wordt invulling gegeven aan het
gebruik van de mogelijkheden van de raad met betrekking tot de nadere bepaling
van de toleranties. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole
worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een
aanscherping van de eisen door de raad zal in veel gevallen leiden tot een
hogere prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid
aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de
werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het
verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles. Mogelijk wilt u onderdelen van de jaarrekening, onderdelen van
deelverantwoordingen of gemeentelijke organisatieonderdelen per jaar
vaststellen. omdat u rekening wilt houden met gewijzigde bestuurlijke
omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Het is raadzaam om
ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en
opdrachtverlening op te nemen. Artikel 3 Informatieverstrekking door college In de nieuwe verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling
van de rekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook
verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste
deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van
het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de
accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek
naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed
toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen. Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de
accountant, waarin wordt verklaard dat geen informatie die van belang is voor de
beoordeling van de jaarrekening, is achtergehouden. De verklaring wordt ook wel
een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is,
is het geen wettelijke verplichting dat het college een dergelijke verklaring
verstrekt. In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. Tussen 1 juni en 1
juli is er dan het traject van commissie – en raadsbehandeling. De jaarrekening
moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli
worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor 1
juli moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop
volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de
jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt
echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het
verslag van bevindingen. Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de
accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit. Artikel 4 Uitvoering controle Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van
de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het
college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele
accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de
verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van
informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de controle. Artikel 5 Toegang tot informatie In het vorige artikel staat dat de accountant leidend is voor wat betreft de
inrichting van de controle. Om die controle goed uit te voeren moet hij echter
ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de
bevoegdheid om dat te doen toe aan de accountant, dit met in achtneming van de
afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de
aanbesteding. Het artikel legt aan het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de
accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en
dat alle ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de
accountantscontrole. Artikel 6 Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries
voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten
(specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing
van de accountant voor onder andere dit soort controles is een bevoegdheid van
het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te
besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier
vanzelfsprekend werkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie
van de accountant en die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar
brengen. Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt hoe het college moet
omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de
administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant. Door deze
werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de
onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van
zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende
belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag
hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor
die gevallen waarbij de accountant bij de controle zijn eigen werk moet
controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op
het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de
door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit
voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de
raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden
zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
Overigens wordt de accountantswetgeving op het gebied van dit soort
advieswerkzaamheden de komende jaren aangescherpt. Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend
met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms
zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar
ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de controlewerkzaamheden
gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en kan de
controle hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd).
De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van
de accountant. Artikel 7 Rapportering Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de
inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop
kan de raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende
inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de
accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening).
Ook worden aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de
accountant uitgevoerde controles hier geregeld. Dit moeten wel zaken zijn die in
het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant
meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen
van de aanbesteding opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij
geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven
van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de
schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Zo mogelijk kan het college (in
overleg met de raad en de accountant) nog tijdig maatregelen tot herstel
treffen. Het tweede lid van artikel 7 regelt dat het management een rapportage krijgt van
de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden
kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van
een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het
management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over
(kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve
organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de
gemeente kunnen worden opgelost. Er kan op grond van de rapportage actie worden
ondernomen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en
wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand
aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan
de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de
mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het
(concept-)verslag van bevindingen. Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn
verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht. Artikel 8 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213
Gemeentewet (oud) opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat het
nieuwe artikel 213 Gemeentewet bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van
toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening
van 2003.