CVDR91481_1Archiefverordening gemeente Elburg 2011nlregelingElburg2017-05-09ElburgHuis aan huis, 08-03-2011Archiefverordening gemeente Elburg 2011Archiefwet, art. 30 lid 1 en 32 lid 2gemeenteraadbestuur en recht2011-02-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-03-162016-12-02Nieuwe regelingOnbekendarchiefGeenGeen
Archiefverordening gemeente Elburg 2011
De gemeenteraad van Elburggelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Elburg van 18
januari 2011,gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 besluit vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg
van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.I.Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
gemeentearchivaris;
beheerder: degene die ingevolge is belast met het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatie-onderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en geraadpleegd.
II.De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van
de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders wijzen een beheerder aan. 4Burgemeester en wethouders stellen voldoende deskundig personeel aan
voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke
archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.51.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige
wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2.Het eerste lid is ook van toepassing op de vervaardiging van
bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere
belanghebbende, als van deze bescheiden redelijkerwijze kan worden
aangenomen dat zij voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.8Burgemeester en wethouders brengen tenminste eenmaal per jaar aan de
raad verslag uit over wat zij hebben gedaan ter uitvoering van artikel
30 van de wet. Zij voegen daarbij de verslagen die door de archivaris
aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.III.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die
niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats9De archivaris ziet erop toe, dat de archiefbescheiden die niet zijn
overgebracht, worden beheerd overeenkomstig de bepalingen van de wet en
de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.10De archivaris mag zich voor de uitvoering van het in artikel 32, tweede
lid van de wet omschreven toezicht laten vervangen door aan hem
ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma
archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Hij blijft daarbij
wel eindverantwoordelijk. 11
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die
namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en
inlichtingen die voor een goede taakvervulling nodig zijn en
verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de
ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in
de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin
archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het
toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de
voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen,
toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich
bevinden.
12De archivaris brengt verslag uit van zijn bevindingen bij de uitoefening
van het toezicht aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan
welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer
moeten worden getroffen.13De beheerder overlegt vooraf met de archivaris over een voornemen om aan
burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
wijziging van de als archiefbewaarplaats aangewezen
ruimten;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
14De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en
wethouders over de uitoefening van het toezicht.15De archivaris en de aan hem ondergeschikte ambtenaren zijn gehouden aan
de Beroepscode voor Archivarissen.IVSlotbepalingen16De Archiefverordening gemeente Elburg 1997 wordt ingetrokken.17Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na
bekendmaking. 18Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Elburg
2011.Aldus besloten door de raad der gemeente ElburgIn zijn vergadering van 28 februari 2011.de voorzitter, de griffier,F.A. de Lange Mr. Ir. M.C. Luiting-KammingaNota-toelichtingDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en
het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden
vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten;1.de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders
draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. 2. het toezicht op het
beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archief-
bewaarplaats.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op
klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn
(art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid
van de wet.Deze verordening is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden
met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad
bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen.
Deze bevoegdheden berusten bij het College van Burgemeester en Wethouders. Dit
heeft tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude
verordeningen nu met een apart besluit wordt geregeld, de archivaris gehoord
(zie ook artikel 13 lid c).Sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002 worden gemeentelijke
verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier.Artikelgewijze toelichtingBegripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. De Archiefregeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15
december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), stelt op grond van artikel 13, vierde lid,
van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van te stellen
voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. De Archiefregeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15
december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), stelt op grond van artikel 11 tweede lid
van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de
procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende
archiefbescheiden. Voor te bewaren archiefbescheiden zijn zodanige kwaliteitseisen ten aanzien van
papier, schrijf- en printmaterialen, microfilm, archiefdozen, etiketten, etc.
opgenomen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste
honderd jaar, geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren.Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde
verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Daarom is in het tweede
lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te
voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in de op grond van te stellen
voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.De gemeenteraad verneemt aldus tenminste jaarlijks wat er op het gebied van de
archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in
de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De
wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden –
bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te
begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan
worden.Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met
de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een
andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een
term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine
leesbare gegevensbestanden (waaronder digitale gegevens) niet meer voldoende
zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de
noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet
inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld,
die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden,
of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de
archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Onderstaande tekst is een vertaling van de Code of Ethics zoals die in september
1996 is aanvaard door de Internationale Archiefraad.BEROEPSCODE VOOR ARCHIVARISSENINLEIDING
Een beroepscode voor archivarissen beoogt gedragregels vast te stellen
voor een goede uitoefening van het beroep van archivaris. De code dient
om deze regels bij nieuwe leden van de beroepsgroep te introduceren,
ervaren archivarissen te herinneren aan hun professionele
verantwoordelijkheden en bij het publiek vertrouwen te wekken in het
archiefvak.
Met de term archivaris worden in deze code al degenen aangeduid die
verantwoordelijk zijn voor het toezicht op en het behouden, bewerken en
beheren van archieven.
Instellingen die archivarissen in dienst hebben en archiefdiensten
dienen aangemoedigd te worden om beleidslijnen te formuleren en een
werkwijze te volgen die het toepassen van deze code vergemakkelijkt.
De bedoeling van deze code is een ethisch kader te bieden ten behoeve
van de leden van de beroepsgroep en niet om specifieke oplossingen te
geven voor afzonderlijke problemen.
De grondbeginselen worden gevolgd door een commentaar; beginselen en
commentaar vormen tezamen de beroepscode.
De werking van de code is afhankelijk van de bereidheid van
archiefdiensten en beroepsverenigingen om deze toe te passen. Dat kan
door middel van opleidingen en het vaststellen van een procedure om in
gevallen van twijfel richting te geven, om onethisch gedrag te
onderzoeken en om, zo nodig, sancties toe te passen.
DE CODE1.De archivaris dient de integriteit van het archiefmateriaal te
beschermen en zo te garanderen dat het een betrouwbare getuigenis van
het verleden blijft.De voornaamste taak van de archivaris bestaat uit het bewaren van de integriteit
van de aan hem toevertrouwde archiefbestanden. Bij het vervullen van deze taak
dient te worden gelet op de legitieme, maar soms tegenstrijdige rechten en
belangen van werkgevers, eigenaars, personen die in de stukken worden genoemd en
voormalige, huidige en toekomstige gebruikers. De objectiviteit en de
onpartijdigheid van de archivaris zijn een maatstaf voor zijn
vakbekwaamheid.Hij dient elke druk -van wie of waar dan ook- te weerstaan om gegevens te
manipuleren met de bedoeling feiten te verbergen of te verdraaien.2.De archivaris dient het archiefmateriaal te selecteren en te
bewaren in zijn historische, wettelijke en administratieve context en,
onder handhaving van het herkomstbeginsel, de oorspronkelijke verhouding
tussen de documenten te bewaren en zichtbaar te
maken.De archivaris dient te handelen volgens de algemeen aanvaarde archivistische
principes en praktijk. De archivaris dient zijn plichten en taken te vervullen
overeenkomstig de principes van de archivistiek met betrekking tot de
archiefvorming, de behandeling en de overbrenging van dynamisch en semi-statisch
archief -met inbegrip van elektronische en multimedia archieven- de selectie en
de acquisitie tot permanente bewaring, de beveiliging, de bewaring en
conservering en het ordenen, beschrijven, bekend en toegankelijk maken van het
hem toevertrouwd archief. De archivaris dient de archiefbescheiden op een
onpartijdige wijze te selecteren op basis van een grondige kennis van de eisen
en van het acquisitiebeleid van de instelling waaraan hij verbonden is. De
archivaris zal de voor bewaring geselecteerde archiefbescheiden zo spoedig
mogelijk ordenen en beschrijven overeenkomstig de archivistische principes (met
name het herkomst- en structuurbeginsel) en de aanvaarde normen. De archivaris
dient archief te verwerven in overeenstemming met de doelstellingen en middelen van zijn instelling. Hij zal er niet naar streven archief te verwerven
of te aanvaarden wanneer dit de integriteit of het behoud van de documenten in
gevaar zou brengen. De archivaris dient ertoe bij te dragen dat deze
archiefbescheiden in de meest geëigende archiefbewaarplaats worden bewaard. De
archivaris dient zich coöperatief op te stellen bij de teruggave van afgedwaalde
archieven.3.De archivaris dient de authenticiteit van documenten te
beschermen gedurende het bewerken, conserveren en gebruiken
daarvan.De archivaris dient er voor te zorgen dat de archivistische waarde van archieven
-met inbegrip van elektronische en multimedia archieven- bij selectie, ordening,
beschrijving, bewaring en gebruik niet wordt geschaad. Steekproefsgewijze
selectie zal altijd dienen te gebeuren aan de hand van zorgvuldige werkmethoden
en criteria. Het vervangen van originele archiefbescheiden door andere
gegevensdragers dient te gebeuren met inachtname van hun wettelijke, intrinsieke
en informatieve waarde. De gebruiker dient ingelicht te worden wanneer
niet-openbare archiefbescheiden tijdelijk uit een dossier zijn verwijderd.4.De archivaris dient de voortdurende toegankelijkheid en
begrijpelijkheid van archiefmateriaal te
garanderen.Selectie ter bewaring of ter vernietiging door de archivaris dient op de eerste
plaats om een essentiële getuigenis te bewaren van de activiteiten van personen
of instellingen die het archief hebben gevormd of de documenten verzameld. Bij
de selectie dient ook rekening te worden gehouden met veranderende
onderzoeksbehoeften. De archivaris dient zich ervan bewust te zijn dat het
verwerven van documenten van twijfelachtige herkomst, hoe interessant zij ook
mogen zijn, illegale handel in de hand kan werken. De archivaris dient samen te
werken met andere archivarissen en met de opsporingsdiensten voor de aanhouding en vervolging van personen die
verdacht worden van diefstal van archiefbescheiden.5.De archivaris dient zijn handelen met het archiefmateriaal te
documenteren en in staat te zijn daarvan rekenschap af te
leggen.De archivaris dient goede procedures gedurende de gehele levensloop van
archieven te bepleiten en samen te werken met de archiefvormers bij het
ontwerpen van nieuwe richtlijnen en informatiebeheers- en archiveringssystemen.
De archivaris dient niet alleen geïnteresseerd te zijn in het verwerven van
bestaande archieven, maar ook na te streven dat huidige informatiebeheers- en
archiefsystemen vanaf het begin procedures bevatten om documenten van waarde te
bewaren. In onderhandelingen met voor overdracht verantwoordelijke personen of
met eigenaren van archief, dient de archivaris bij zijn beslissingen zorgvuldig
rekening te houden met -indien van toepassing-: de bevoegdheid om archief over
te dragen, te schenken of te verkopen, de financiële afspraken, de planning van
de bewerking, het reproductiekracht en de voorwaarden voor openbaarheid. Hij
dient voortdurend aantekening te houden van alle aanwinsten, conserverings- en
archiveringswerkzaamheden.6.De archivaris dient het gebruik van archieven zo breed mogelijk
te bevorderen en onpartijdig aan alle gebruikers diensten te verlenen.
De archivaris dient op alle archiefbestanden die hem zijn toevertrouwd de nodige
algemene en specifieke toegangen te maken. Hij dient eenieder objectief advies
te verstrekken en de beschikbare middelen aan te wenden om een evenwichtig
uitgebouwde dienstverlening te verzekeren. De archivaris zal alle redelijke
vragen over de door hem bewaarde archiefbestanden hoffelijk en bereidwillig
beantwoorden. Hij zal het optimale gebruik ervan aanmoedigen, rekening houdend
met het beleid van de instelling, de goede bewaring van het archief, wettelijke bepalingen en
reglementen, de rechten van het individu en de afspraken met de schenkers.
Beperkende bepalingen betreffende het raadplegen van de bestanden dienen aan
eventuele geïnteresseerden te worden verklaard en rechtvaardig te worden
toegepast. De archivaris dient onredelijke beperkingen van de openbaarheid en
het gebruik van archief te ontmoedigen. Hij mag echter duidelijk omschreven
beperkingen van bepaalde duur voorstellen of aanvaarden als een voorwaarde voor
het verwerven van archief. De archivaris dient alle afspraken die bij de
acquisitie werden gemaakt getrouw en onpartijdig na te komen en toe te passen.
Bij veranderde omstandigheden dient hij evenwel, in het belang van grotere
openbaarheid, opnieuw over de voorwaarden voor raadpleging te
onderhandelen.7.De archivaris dient zowel de openbaarheid als de privacy te
respecteren en te handelen binnen de grenzen van de relevante
wetgeving.De archivaris dient er voor te zorgen dat vertrouwelijke gegevens over personen
en instellingen, evenals die aangaande de nationale veiligheid, worden beschermd
zonder dat informatie wordt vernietigd. Speciale aandacht dient hierbij
geschonken aan gegevens op magnetische drager, waar actualisering en wissen een
gebruikelijke praktijk zijn. De archivaris dient de persoonlijke levenssfeer van
archiefvormers of van personen die in archiefbescheiden worden genoemd te
respecteren. Dit geldt in het bijzonder ten aanzien van diegenen die geen
zeggenschap hebben gehad over het gebruik of de bestemming van het
materiaal.8.De archivaris dient het speciale vertrouwen dat hem gegeven is
te aan te wenden in het algemeen belang en te vermijden dat hij zijn
positie gebruikt om zichzelf of anderen onevenredig te
bevoordelen.De archivaris dient zich te onthouden van iedere activiteit die zijn
professionele integriteit, objectiviteit en onpartijdigheid zou kunnen schaden.
De archivaris mag uit zijn werk noch financieel, noch enig ander persoonlijk
voordeel halen ten koste van instellingen, gebruikers of collega's. De
archivaris mag zelf geen archiefbescheiden verzamelen, noch deel hebben aan
handel in archiefbescheiden. Hij zal activiteiten vermijden die bij het publiek
een vermoeden van belangenverstrengeling zouden kunnen wekken. De archivaris mag
de archieven die in zijn instelling worden bewaard voor eigen onderzoek en
publicaties gebruiken, op voorwaarde dat dit gebeurt onder dezelfde voorwaarden
als voor andere gebruikers. De archivaris zal informatie die hij heeft verkregen
door de omgang met niet-openbare archiefbestanden niet bekendmaken noch
gebruiken. Eigen onderzoek en publicaties mogen geen nadelige invloed hebben op
een behoorlijke vervulling van de professionele of administratieve
verplichtingen waarvoor hij is aangesteld. Bij gebruik van archiefbescheiden uit
de eigen instelling mag de archivaris onuitgegeven onderzoeksresultaten van
andere onderzoekers niet gebruiken zonder vooraf de betreffende onderzoeker over
zijn bedoelingen te hebben ingelicht. Archivarissen mogen werk van vakgenoten,
met inbegrip van studies gebaseerd op in hun instelling bewaarde bescheiden,
recenseren en becommentariëren. De archivaris kan niet toestaan dat personen
vreemd aan zijn beroep zich met zijn werk en beroepsverplichtingen inlaten.9.De archivaris dient professionele deskundigheid na te streven
door systematisch en voortdurend zijn archivistische kennis bij te
houden en anderen deelgenoot te maken van de resultaten van zijn
onderzoek en ervaring.De archivaris zal er zich op toeleggen zijn beroepskennis en ervaring te
ontwikkelen en bij te dragen tot het bevorderen van de deskundigheid van de
beroepsgroep. Hij zal er voor instaan dat diegenen die hij bij hun opleiding of activiteiten begeleidt zodanig zijn toegerust dat ze hun taak op
een vakbekwame wijze kunnen uitvoeren.10.De archivaris dient het behoud en gebruik van het documentair
erfgoed van de wereld te bevorderen door samenwerking met leden van de
eigen en andere beroepsgroepen.Archivarissen dienen samenwerking na te streven en conflicten met
collega-vakgenoten te vermijden en moeilijkheden op te lossen in overeenstemming
met de archivistische normen en de code voor archivarissen. Archivarissen dienen
met samen te werken met leden van aanverwante beroepen op basis van wederzijds
respect en begrip.