CVDR91347_1Instructie voor de griffier van de gemeente Gulpen-Wittem 2004nlregelingGulpen-Wittem2004-05-28Gulpen-WittemGeenInstructie voor de griffier van de gemeente Gulpen-Wittem 2004Gemeentewet, art. 107a, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2004-05-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2004-05-282013-02-21Nieuwe regeling2004-A/004GeenInstructie voor de griffier van de gemeente Gulpen-Wittem 2004De raad van de gemeente Gulpen-Wittem;Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;Gezien het voorstel van de raadsleden Disse, van Empel, Franssen, Herberichs,Sangers en verhoeven, kenmerk A/004Besluitvast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente Gulpen-Wittem 2004
Griffier: de ambtenaar die op grond van 107 van de gemeentewet door de raad is benoemd ter ondersteuning van de raad en de door de raad ingestelde commissies een en ander als bedoeld in artikel 107a van de gemeentewet
Commissiegriffier: degene die namens de griffier opereert bij vergaderingen vandoor de raad ingestelde commissies. Deze functionaris wordt voor zover hij/zijhandelingen verricht als commissiegriffier geacht deel uit te maken van de griffieen legt daarover verantwoording af aan de griffier.
2Algemene ondersteuningDe griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden vande raad en de raadscommissies.3AgenderingDe griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agendavan de raads- en commissievergaderingen.4Bijstand (raads)voorzitter en commissievoorzitters
De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goedevoorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorgvoor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen vande raadscommissies.
5Vergaderingen van de raad, raadscommissies
De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor eengoede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
De (commissie)griffier is aanwezig bij de vergaderingen van deraadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging vande vergaderingen.
De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulenen overige stukken aan raadsleden en commissieleden.
6Ondersteuning seniorenconvent
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en draagtzorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft draagt degriffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulenen overige stukken aan de leden van seniorenconvent.
7Ondersteuning onderzoekscommissieIndien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van deGemeentewet, danwel een voorloper daarvan, instelt ondersteunt de griffier dezecommissie.8Ambtelijke bijstandDe griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat deleden van de raad en de raadscommissies desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen.Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand.9Organisatie griffie
De griffier geeft leiding aan de griffie.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
De commissiegriffier(s) handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
10Verhindering en vervangingIndien de griffier (meer dan 5 werkdagen) verhinderd is zijn ambt te vervullen, doethij daarvan tijdig mededeling aan de raad en zal vervanging plaatsvinden door dewaarnemend griffier, die door de raad wordt aangewezen.11Slotbepaling
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voorzover nodig overleg met de voorzitter van de raad danwel de plaatsvervangendvoorzitter van de raad. Indien dit overleg niet tot een bevredigende oplossingleidt wordt teruggekoppeld naar het seniorenconvent.
Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Gulpen-Wittem op 27 mei 2004.De griffier, De voorzitter,Mw. F.G.J.M. van der Walle Mr. W.J.G. GeraedtsToelichting op de instructie voor de griffierArtikel 1 en 2De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad en vande raadscommissies. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris.De griffier is in principe het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuningvan de raad, de individuele raadsleden en commissieleden. Om deze ambtelijkeondersteuning in goede banen te leiden wordt hiervoor een aparte verordeningvastgesteld.Zie voor de toelichting op de commissiegriffier ook onder artikel 9Artikel 3De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en voorbereid door hetseniorenconvent. De agenda’s van de raadscommissies en het seniorenconventworden door het convent vastgesteld en worden voorbereid door decommissievoorzitter respectievelijk de conventvoorzitter en de griffier. De griffierneemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordtdoor de griffie verleend.Indien de raad, de raadscommissies en het convent een jaaragenda vaststellen danbiedt de griffier ook daarbij ondersteuning.Artikelen 4 en 5De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door degriffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandigbestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door desecretaris. De griffier zit tijdens raadsvergaderingen naast de burgemeester, draagtzorg voor de verslaglegging en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve)ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- encommissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.De commissiegriffier respectievelijk de griffier is aanwezig bij de vergaderingen vande raadscommissies en het seniorenconvent. Hij zit naast de voorzitter en ondersteuntdeze.Artikel 6Voor het seniorenconvent als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voorde raad en de raadscommissies in het algemeen.De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconventHet Seniorenconvent wordt ondersteund door de griffier. In overleg met de voorzittervan het convent zorgt hij voor de agenda. Het seniorenconvent bestaat uit allefractievoorzitters, de voorzitter van de raad , de plaatsvervangend voorzitter van deraad, de secretaris en de griffier.In het convent worden de voorlopige agenda’s opgesteld van de raad, deraadscommissies en het seniorenconvent en kunnen naast procedureleaangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen.Artikel 7Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aanambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zalworden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor eendergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwegehet intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarinnadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarinworden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.Artikel 8De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijkeondersteuning voor de raads- en raadscommissieleden. De regeling hiervoor isuitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand. Uitgangspunt is dat verzoekenom ondersteuning in principe in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Eenbelangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen debijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van dewerkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van devoortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoekonnodig lang blijft liggen.Artikel 1 en 9Er is voor gekozen dat de griffie(r) ook alle werkzaamheden ten behoeve van deraadscommissies en het seniorenconvent uitvoert. Mocht (op termijn) gekozen wordenvoor een of meerdere commissiegriffiers dan geldt dienaangaande het volgende.De commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeurdat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat blijven werken.De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in deraadsvergaderingen. In een dualistische stelsel horen deze werkzaamhedenlosgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie.Indien het, bijvoorbeeld gelet op de schaalgrootte van de gemeente, niet haalbaar isdeze ambtenaren onder te brengen bij de griffie, dan• zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden alscommissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier moetenhandelen.• Wordt het gelet op de scheiding die in de gemeentewet is aangebracht tussen degriffier en de secretaris niet wenselijk geacht ambtenaren als commissiegriffier telaten opereren die ook als locosecretaris functioneren.E.e.a. laat onverlet dat ook het college in een situatie waarin de commissiegriffiershun taken niet naar behoren uitvoeren deze de commissiegriffiers daarop aanspreken.Artikelen 10 en 11Deze artikelen behoeven geen toelichting.