CVDR90986_1GBA beheerregeling 2006nlregelingUden2017-09-05UdenInfopagina 16-08-2006Beheerregeling Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens Uden 2006Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 14, lid 1college van burgemeester en wethoudersopenbare orde en veiligheid2006-08-08De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2006-08-162012-05-17Nieuwe regelingCollege 08-08-2006GeenGBA Beheerregeling 2005 wordt ingetrokkenBeheerregeling Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens Uden 2006Burgemeester en wethouders van de gemeente Uden;gelet op het bepaalde in artikel 14, lid 1 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;gezien de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Uden 2006;gezien het Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Uden 2006;b e s l u i t e nvast te stellen de Hoofdstuk1.Algemene bepalingenArtikel1.BegripsomschrijvingenDeze regeling verstaat onder:

de wet : de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb 1994, 494);

de verordening : de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Uden 2006;

de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens : het College van burgemeester en wethouders van Uden;

de beheerder : de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;

gegevensbeheer : het geheel van activiteiten gericht op de beleidsvoorbereiding ter zake van de Gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van de kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures en het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

applicatiebeheer : het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden en ondersteunen van het GBA toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

privacybeheer : het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en verwerken van gegevens;

gegevensverwerking : het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in het gegevensbestand;

bevroren bevolkingsregisters : de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het Besluit Bevolkingsboekhouding, welke ingevolge de intrekking van de wet en het besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden;

aangehaakt gegeven : het gegeven dat, niet behoort tot de limitatief bij de wet opgesomde gegevens of tot de gegevens die bij of krachtens het Besluit Bevolkingsboekhouding waren voorgeschreven voor opname in de bevolkingsregisters en toch is opgenomen in de Gemeentelijke basisadministratie Uden;

toepassingssysteem : de softwareprogrammatuur en de hardwaremiddelen die worden gebruikt om de Gemeentelijke basisadministratie in te richten en bij te houden;

procedure : de voorgeschreven wijze waarop een activiteit moet worden uitgevoerd;

kwaliteitssteekproef : een controle, op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;

persoonslijst : een verzameling van gegevenselementen verdeeld over categorieën die betrekking hebben op een ingeschrevene;

periodieke gegevensverstrekking : verstrekking van gegevens op basis van een besluit van de Minister, waarmee op bepaalde momenten over een in het besluit aangeduide groep personen, uitgewisseld over het GBA netwerk of via een daartoe door de Minister aangewezen alternatief medium.

brondocumenten : documenten waaraan overeenkomstig de wet gegevens mogen worden ontleend die in aanmerking komen voor opname in de Gemeentelijke basisadministratie op een daarvoor bestemde persoonslijst;

netwerkverkeer : de gegevensuitwisseling tussen de basisadministraties onderling en de afnemer, via het daartoe aangewezen Gemnet;

actualisering : verfrissing van gegevens op de persoonslijst aan de hand van brondocumenten door een voorgeschreven procedure;

categorie : een bundeling van gegevenselementen op de persoonslijst onder een bepaald onderwerp: persoon, vader, moeder, verblijfsplaats etc;

foutverslag : het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die zijn ontdekt in de over het netwerk binnenkomende berichten;

foutenlijst : het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich bevinden in de Gemeentelijke basisadministratie van Uden bevinden;

handleiding PIV4ALL : gebruikershandleiding van het GBA-toepassingssysteem.

variabele uitvoer : toepassing binnen de GBA-programmatuur, waarmee gegevens kunnen worden geselecteerd en met elkaar kunnen worden vergeleken;

autorisatie : het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon/afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;

uitwijkregeling : regeling vastgesteld door de houder, hetgeen voorziet in mogelijkheden om kritische bedrijfsprocessen buiten het Gemeentehuis voort te zetten, ingeval de voorzieningen in het gemeentehuis niet bruikbaar zijn;

reorganiseren : een toepassing binnen de programmatuur waarmee gegevensbestanden worden herschikt, waardoor de geheugencapaciteit op het computersysteem vrijkomt;

reconstructiemaatregelen : het geheel van activiteiten dat is gericht op het operationeel krijgen van een kritisch bedrijfsproces in een andere locatie dan het gemeentehuis;

back-up : kopie van gegevensbestanden opgeslagen op een ander medium, dan de originele gegevensbestanden;

medewerkers afdeling Levenszaken : alle medewerkers van de clusters front-office, vakspecialisten, applicatiebeheerders en adviseur van de afdeling Levenszaken van de dienst Publiekszaken, die onder leiding van het hoofd van de afdeling Levenszaken werkzaam zijn op de afdeling.

Artikel2.De Beheersfuncties1.De beheerder van de Gemeentelijke basisadministratie is het hoofd van de afdeling Levenszaken en in die hoedanigheid tevens gegevensbeheerder.2.De gegevensbeheerder wijst een functionaris aan die wordt belast met het applicatiebeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging, de aanwijzing maakt als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.3.De gegevensbeheerder wijst een functionaris aan die wordt belast met het privacybeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging, de aanwijzing maakt als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.4.Het hoofd van de afdeling Interne zaken wijst een functionaris aan die wordt belast met het systeembeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging, de aanwijzing maakt als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.5.De gegevensbeheerder wijst minimaal drie functionarissen aan die worden belast met de gegevensverwerking, de aanwijzingen maken als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.6.De gegevensbeheerder wijst de functionarissen aan die, namens de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, zijn belast met het afleggen van de verklaring onder ede of belofte, zoals vermeld in artikel 36, lid 2 onder e van de wet, de aanwijzingen maken als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.Artikel3.Reikwijdte en doel beheersregelingDe in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de Gemeentelijke basisadministratie tevens voor het "bevroren bevolkingsregister" en de in de Gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.Het doel is de risico’s van de bedreigingen voor de Gemeentelijke basisadministratie zoals onbevoegde toegang en onbedoelde foute handelingen zoveel mogelijk te voorkomen en indien nodig te herstellen.Hoofdstuk2.Het gegevensbeheerArtikel4.Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden1.De gegevensbeheerder ziet toe op de naleving van de in deze regeling opgenomen bepalingen, alsmede op een juiste uitvoering van de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van de inrichting en bijhouding van de Gemeentelijke basisadministratie.2.De gegevensbeheerder beslist inzake de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van een GBA-toepassingssysteem. Hij/zij ziet er op toe dat alle in de bijlage genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van deze installatie.3.De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de Gemeentelijke basisadministratie.4.Vanuit de in het vorige lid bedoelde verantwoordelijkheid is de gegevensbeheerder bevoegd de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van de GBA gegevens. De aanwijzingen mogen niet strijdig zijn met de door of bij de wet gestelde regels.5.De gegevensbeheerder behandelt verzoeken als bedoelt in artikel 81 en 82 van de wet en heeft toezicht op de afhandeling van verzoeken overeenkomstig artikel 102, lid 1 van de wet.6.De gegevensbeheerder toetst aan de hand van artikel 36 van de wet en in overleg met de ambtenaar van de burgerlijke stand belast met de huwelijksvoorbereiding, de waarde die aan de overgelegde documenten kan worden toegekend.7.De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor een juiste archivering van brondocumenten, vanuit deze verantwoordelijkheid kan hij de gegevensverwerkers op dit punt aanwijzingen geven, deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in bijlage B, van deze regeling zijn opgenomen.8.De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor het onderzoek naar woon- en/of briefadressen. Hij/zij kan hieromtrent de medewerk(st)er van afdeling Levenszaken, die is belast met het onderzoek aanwijzingen geven, deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in bijlage C, van deze regeling zijn opgenomen.9.De gegevensbeheerder behandelt behoudens de periodieke gegevensverstrekking het netwerkverkeer. De behandeling vindt plaats volgens de in de handleiding van PIV4ALL beschreven procedures.10.De gegevensbeheerder kan de communicatie met de afnemers en andere houders van Gemeentelijke basisadministraties verzorgen met betrekking tot de gegevensvraagstukken en netwerkverkeer.11.De gegevensbeheerder kan de bij deze regeling behorende bijlagen wijzigen of aanvullen. De wijziging/aanvulling is voor een ieder direct raadpleegbaar.12.De gegevensbeheerder neemt namens de verantwoordelijke de beslissingen op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier op andere wijze niet is voorzien.Artikel5.Plichten1.Door of namens de gegevensbeheerder wordt het gemeentebestuur (de houder) advies verstrekt op de navolgende aspecten die voortvloeien uit de Gemeentelijke basisadministratie, te weten: persoonsinformatievoorziening, beveiliging, privacy en gegevenskwaliteit. 2.Door of namens de gegevensbeheerder wordt steekproefsgewijs doch minimaal éénmaal per week, de actualiseringen van een persoonslijst in de Gemeentelijke basisadministratie van de gemeente Uden gecontroleerd.3.De gegevensbeheerder ziet er op toe, dat de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten worden afgehandeld.4.Van stagnatie bij de in het vorige lid bedoelde controlewerkzaamheden, doet de gegevensbeheerder direct mededeling aan de directeur Publiekszaken.5.De gegevensbeheerder start minimaal een keer per jaar de kwaliteitsprogramma’s overeenkomstig de procedure die hiertoe is opgenomen in het kwaliteitshandboek GBA en de handleiding van PIV4ALL. Van de geconstateerde fouten stelt hij /zij de directeur Publiekszaken in kennis. Hij /zij ziet toe op een juiste correctie van deze fouten.6.Eenmaal in het jaar verricht de gegevensbeheerder een kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingezetenen, de steekproef en vaststelling van de resultaten vindt plaats overeenkomstig de in bijlage D beschreven methodiek.7.De gegevensbeheerder ziet toe op een tijdige opschoning van de via het GBA-netwerk ontvangen berichten, die zijn afgehandeld.Hoofdstuk3.Het applicatiebeheerArtikel6.Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden1.De applicatiebeheerder behandelt verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie.2.De applicatiebeheerder kent de autorisatieniveaus van actualiseringen toe aan de gegevensbeheerder en gegevensverwerker.3.De applicatiebeheerder voorziet in de uitvoering van de bepalingen die zijn opgenomen in de procedure “Back-Up, restore, herstel en uitwijk” van het kwaliteitshandboek GBA van de gemeente Uden, voor zover deze bepalingen betrekking hebben op het toepassingssysteem van de gemeentelijke basisadministratie. Ingeval van een werkelijke inwerkingtreding van de uitwijkprocedure coördineert de applicatiebeheerder in overleg met de systeembeheerder de werkzaamheden.4.De applicatiebeheerder beoordeelt de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.5.De applicatiebeheerder kan de gegevensbeheerder, de privacybeheerder, de systeembeheerder, de gegevensverwerker, alsmede het personeel van de afdelingen die direct toegang hebben tot de basisadministratie aanwijzingen geven met betrekking tot het gebruik van het toepassingssysteem. Hij/zij kan met betrekking tot het gebruik gedragsregels opstellen en interne opleidingen ontwikkelen.6.De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de Gemeentelijke basisadministratie worden ontleend.7.De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de afhandeling van verzoeken omtrent statische gegevens, voor zover deze niet tot een persoon zijn te herleiden.8.De applicatiebeheerder is in overleg met de gegevensbeheerder verantwoordelijk voor het beheer van de GBA-tabellen en PIV4ALL-tabellen, voor de uitvoering van deze taak kan hij/zij een of meerdere gegevensverwerkers aanwijzen om hem/haar bij deze taak te assisteren.9.De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van artikel 5 van de verordening.10.De applicatiebeheerder kan een of meerdere medewerkers van de afdeling Levenszaken aanwijzen die hem/haar bijstaan in de werkzaamheden die voortvloeien uit de plichten genoemd in artikel 7.Artikel7.Plichten1.De applicatiebeheerder houdt een verzameling bij van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6, lid 1 en 2 zijn toegekend en controleert deze periodiek. 2.De applicatiebeheerder verstrekt voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem.3.De applicatiebeheerder stelt overeenkomstig de voorschriften die krachtens de wet zijn gesteld, de Minister in kennis van de installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem.4.De uitwisseling van periodieke gegevensverstrekking op basis van een autorisatiebesluit van de Minister, verstrekking anders dan over het netwerk, geschiedt uitsluitend overeenkomstig de bij wet gestelde beveiligingsvoorschriften. Voor wat betreft de systematische verstrekking van gegevens op grond van de verordening handelt de applicatiebeheerder, voor zover mogelijk, overeenkomstig deze beveiligingsvoorschriften.5.De applicatiebeheerder maakt eenmaal per drie maanden een planning gebaseerd op het autorisatiebesluit van de Minister met betrekking tot de periodieke gegevensverstrekking. Bij een te verwachte afwezigheid van de applicatiebeheerder laat deze een werkinstructie achter voor zijn/haar vervanger.6.De applicatiebeheerder verzorgt na overleg met de systeembeheerder de communicatie bij storingen in de hard- en/of software.7.Nadat de resultaten van de steekproef, genoemd in artikel 5 lid 4, bekend zijn, voorziet de applicatiebeheerder voor zover mogelijk en noodzakelijk in een variabele uitvoer die kan worden gebruikt bij de in artikel 5 lid 3 genoemde activiteiten.8.Van bijzondere gebeurtenissen die voortvloeien uit de bevoegdheid, zoals genoemd in artikel 6 lid 9 van de applicatiebeheerder, houdt de applicatiebeheerder een logboek bij.9.De applicatiebeheerder verzorgt het beheer van documentatie op het gebied van de GBA-wet en/of regelgeving en de gebruikersdocumentatie.10.De applicatiebeheerder verzorgt het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur.11.De applicatiebeheerder ziet toe, dat alle wachtwoorden die noodzakelijk zijn voor de toegang tot het toepassingssysteem en daarmee tot de verschillende processen worden opgeslagen overeenkomstig de in de procedure “Back-up, restore, herstel en uitwijk” van de gemeente Uden voorgeschreven wijze.12.De applicatiebeheerder verzamelt alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het GBA toepassingssysteem ontstaan, en tracht, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor en oplossing te zorgen. 13.De applicatiebeheerder verzamelt alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het GBA toepassingssysteem ontstaan, en tracht, eventueel door inschakeling van het systeembeheer of een derde, voor een oplossing te zorgen.Hoofdstuk4.Het privacybeheerArtikel8.Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden1.De privacybeheerder heeft het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de verordening, alsmede de Wet Bescherming Persoonsgegevens.2.De privacybeheerder kan op grond van het in het vorige lid genoemde toezicht, de medewerkers van de afdeling Levenszaken aanwijzingen geven.3.De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de GBA wet en regelgeving.4.De privacybeheerder heeft het algemeen toezicht op de naleving van de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de procedure “Back-up, restore, herstel en uitwijk” van de gemeente Uden".5.De privacybeheerder heeft het toezicht op de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA.6.De privacybeheerder kan ongevraagd advies uitbrengen over alle GBA procedures en producten waarbij de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.7.De privacybeheerder kan voor de afhandeling van verzoekschriften om gegevensverstrekking als bedoelt in artikel 11 lid 1, een of meerdere medewerkers van de afdeling Levenszaken aanwijzen.Artikel9.Plichten1.De privacybeheerder behandelt alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de wet worden ontvangen.2.De privacybeheerder draagt zorg voor het feitelijke beheer van het 'openbare register'.3.De privacybeheerder draagt zorg voor een zodanig deugdelijke vernietiging c.q. verwijdering van persoonsgegevens op papier, tape, diskette, cd en andere gegevensdragers zodat derden hiervan geen gebruik kunnen maken.Hoofdstuk5.Het systeembeheerArtikel10.Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden1.De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van en de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem.2.De systeembeheerder is bevoegd direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is, mits achteraf rapportage plaatsvindt aan de informatiebeheerder.3.De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de beveiliging van het toepassingssysteem.4.De systeembeheerder is verantwoordelijk voor een zo optimaal mogelijk gebruik van de toegangsbeveiligingen tot het toepassingssysteem.5.De systeembeheerder beslist na overleg met de informatiebeheerder en applicatiebeheerder over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van de processen, zoals die zijn beschreven in de "procedure Back-up, restore, herstel en uitwijk” gemeente Uden.6.De systeembeheerder is bevoegd aanwijzingen te geven met betrekking tot:

beheer toepassingssysteem;

beheer van bestanden;

productieplanningen;

reconstructiemaatregelen.

7.De systeembeheerder is bevoegd de beschikbaarheidtijden van het toepassingssysteem in overleg met de informatiebeheerder en applicatiebeheerder vast te stellen.8.De in de vorige leden genoemde bevoegdheden behoudens de bevoegdheid genoemd in lid 2 worden door de systeembeheerder gebruikt, na overleg met de coördinator I&A.Artikel11.Plichten1.Voor de beveiliging van de GBA gegevensbestanden neemt de systeembeheerder de maatregelen als genoemd in de procedure Back-up, restore, herstel en uitwijk van de gemeente Uden.2.De systeembeheerder zorgt voor een beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig de daarvoor op basis van artikel 10 lid 2, gemaakte afspraken.3.De systeembeheerder of namens hem het hoofd van de afdeling stelt de informatiebeheerder op de hoogte van de personele wisselingen inzake de systeembeheerderfunctie of de vervanging hierin.Hoofdstuk6.De gegevensverwerkingArtikel12.Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden1.De gegevensverwerker is verantwoordelijk voor het verzamelen van gegevens.2.De gegevensverwerker is, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd, verantwoordelijk voor het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het "Logisch Ontwerp, Handleiding Uitvoeringsprocedures" voorgeschreven wijze, alsmede de daarop in de Handleiding PIV4ALL beschreven toepassing.3.De gegevensverwerker is verantwoordelijk voor de archivering van de brondocumenten op grond waarvan hij de gegevens heeft verwerkt.4.De gegevensverwerker ziet erop toe, dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen "ontleningstatus” is gegeven.5.De gegevensverwerker is bevoegd de verwerking van gegevens aan te houden, voor zover hij twijfels heeft over de ontleningwaarde in de zin van de wet. Van deze aanhouding stelt hij de gegevensbeheerder in kennis.Artikel13.Plichten

Nadat de gegevens zijn verzameld worden zij binnen 5 werkdagen overeenkomstig artikel 14 lid 2 verwerkt, tenzij er twijfels zijn over de ontleningwaarde. Van overtreding van de hier bedoelde verwerkingstermijn wordt mededeling gedaan aan de gegevensbeheerder.

De archivering van documenten als bedoelt in artikel 14 lid 3, geschiedt overeenkomstig de wijze genoemd in bijlage B van deze regeling.

Na de verwerking van gegevens heeft de gegevensverwerker de plicht er voor zorg te dragen, dat deze verwerking via het toepassingssysteem direct tot hem herleidbaar is, voor wat betreft de navolgende verwerkingsprocedures zoals omschreven in de "Handleiding Uitvoerings Procedure":

procedure 4.1 eerste inschrijving vanuit het buitenland;

procedure 4.2 en 4.3 Vervolginschrijving uit het buitenland;

procedure 5.1 en 5.2 Geboorte ( met of zonder erkenning);

procedure 5.6 en 5.7 Naamswijziging (geslacht en voornaam);

procedure 5.8, 5.9, 5.11, 5.12, 5.13, wijziging familie rechterlijke betrekking;

procedure 7.1 t/m 7.17 Bijzondere actualiseringen.

De gegevensverwerker draagt zorg voor de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:

wijziging van het naamgebruik;

vervolginschrijving, voor zover het betreft een binnengemeentelijke;

verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de Gemeentelijke basisadministratie in Uden.

De gegevensverwerker draagt zorg voor de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:

1e inschrijving in de Gemeentelijke basisadministratie,

of een-vervolginschrijving uit het buitenland.Hoofdstuk8.Overige bepalingenArtikel14.Slotbepalingen

De GBA Beheerregeling 2005 wordt ingetrokken.

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘GBA Beheerregeling 2006’.

Deze regeling en haar bijlagen liggen op de gebruikelijke wijze ter inzage zoals bedoeld in artikel 14 van de wet.

Dit reglement treedt in werking op de dag van de bekendmaking.

Aldus vastgesteld op 8 augustus 2006 in de openbare vergadering van het College van burgemeester en wethouders van Uden.De Raad voornoemdde griffier de voorzitterInhoudsopgaveBladzijdeHoofdstuk 1. Algemene bepalingen 1Hoofdstuk 2. Het gegevensbeheer 4Hoofdstuk 3. Het applicatiebeheer 5Hoofdstuk 4. Het privacybeheer 6Hoofdstuk 5. Het systeembeheer 7Hoofdstuk 6. De gegevensverwerking 7Hoofdstuk 8. Overige bepalingen 8Toelichting Beheerregeling Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensgemeente Uden 2006Bijlage A. Aanwijzing van beheersfunctionarissenOp grond van artikel 2 van de GBA Beheerregeling wijst de directeur Publiekszaken, de navolgende beheersfunctionarissen aan:GegevensbeheerAls gegevensbeheerder wordt aangewezen:- het hoofd afdeling LevenszakenAls plaatsvervanger wordt aangewezen:- de adviseur LevenszakenApplicatiebeheerAls applicatiebeheerder worden aangewezen:-de vakspecialisten van de afdeling Levenszaken die belast zijn met applicatiebeheerAls plaatsvervanger wordt aangewezen:-het hoofd afdeling LevenszakenPrivacybeheerAls privacybeheerder wordt aangewezen:-de Adviseur LevenszakenAls plaatsvervanger wordt aangewezen:-het hoofd afdeling LevenszakenGegevensverwerkingAls gegevensverwerkers worden aangewezen:-alle medewerk(st)ers van de afdeling Levenszaken, die belast zijn met het invoeren en verwerken van de GBA gegevens in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.Het afnemen van de verklaring onder ede of belofte artikel 36, lid 2 onder e van de wet-de vakspecialisten van de afdeling Levenszaken zijn belast met het afnemen van de verklaring onder ede of belofte als bedoeld in artikel 36 lid 2 van de wet.Op grond van artikel 2 van de GBA Beheerregeling wijst de directeur Beheer en Ondersteuning, de navolgende beheersfunctionarissen aan:SysteembeheerAls systeembeheerder wordt aangewezen:-De medewerker van het cluster Informatie en Automatisering (afd. BOIZ), die belast is met het systeembeheer. Als plaatsvervanger wordt aangewezen:-een medewerker van het cluster Informatie en automatisering (afd. BOIZ), die belast is met het systeembeheer.Directeur Publiekszaken Directeur Beheer en ondersteuningDatum: Plaats: Bijlage B Archivering brondocumenten GBAGelezen de GBA-beheersregeling worden GBA-documenten, als volgt gearchiveerd:

Alle documenten, waaraan GBA gegevenselementen worden ontleend voor opname op persoonslijsten, behoudens akten van de burgerlijke stand berustend in de registers van de burgerlijke stand in Uden, worden gearchiveerd.

De archivering vindt plaats op datum actualisering in de GBA-persoonslijst (datum ontlening gegevens).

Het brondocumentenarchief wordt beheerd door de afdeling BOIZ.

Behoudens aan andere houders van basisadministraties en geregistreerde zelf worden geen afschriften van de brondocumenten verstrekt, tenzij de verstrekking wordt geëist voor een strafrechtelijk onderzoek.

Bijlage C. Onderzoek naar woon en/of briefadressenGelezen de GBA-Beheerregeling, worden onderzoeken naar woon en /of briefadressen via de navolgende procedure verricht.

Bij ontvangst van een specifieke mededeling door een natuurlijke of andere rechtspersoon, dat een woonadres of briefadres van een ingeschrevene niet meer overeenkomt met de actuele situatie wordt getracht deze mededeling schriftelijk bevestigt te krijgen. Indien deze schriftelijke bevestiging niet mogelijk is, dan volgt verslaglegging van de mededeling door de behandeld ambtenaar, waarbij minimaal de navolgende gegevens worden vastgelegd:

datum ontvangst mededeling;

geslachtsnaam, voornamen en geboortedatum en adres en telefoonnummer van de mededeler, of indien de mededeler een niet-natuurlijk rechtspersoon is, de eerder aangeduide gegevens van de rechtspersoon die namens de niet natuurlijke rechtspersoon optreedt;

verder wordt in het verslag vastgelegd de datum waarop de ingeschrevene vermoedelijk het woonadres heeft verlaten of geen gebruik meer maakt van het briefadres;

de namen en geboortedatum van de ingeschreven;

de aanwijzingen die kunnen leiden tot het achterhalen van het actuele woon en /of briefadres.

Na afronding van de verslaglegging of ontvangst van de schriftelijke mededeling worden de adresgegevens (categorie 08) in onderzoek gesteld.

Na ontvangst van de mededeling onder punt 1, tracht de behandelend ambtenaar (eventueel via bemiddeling van de mededeler genoemd onder punt 1), het vermoeden van adreswijziging bevestigd te krijgen door een rechtspersoon, die onafhankelijk (niet hetzelfde woon of briefadres heeft) is van mededeler genoemd onder punt 1. De mededelingen bedoeld onder dit punt worden vastgelegd overeenkomstig de procedure genoemd onder punt 1.

Indien de mededeling genoemd onder punt 1 of 2 aanknopingspunten biedt met betrekking tot het nieuwe woonadres van de burger in kwestie, dan wordt deze op dit "nieuwe" adres aangeschreven onder toevoeging van een aangifteformulier en een retourenveloppe.

Indien de mededeling genoemd onder punt 1 of 2 geen aanknopingspunten bieden met betrekking tot het nieuwe woonadres om de persoon in kwestie, aan te schrijven met betrekking tot zijn vermoedelijke adreswijziging, dan worden minimaal de navolgende bronnen benaderd om deze alsnog te verkrijgen:

gemeentelijke afdeling Werk en Inkomen. (*)

gemeentelijke afdeling Belastingen. (*)

energie bedrijven (*)

T.P.G. inlichtingendienst (*)

Woningbouwverenigingen (**)

Ouders of andere familieleden (***)

werkgever van betrokkene (****)

de afnemers die voorkomen op de persoonslijst van betrokkene. (*****).

Indien een van de bovenstaande bronnen een aanknopingspunt voor aanschrijving van de burger biedt, zal de benadering van de bronnen worden onderbroken en zal de behandelend ambtenaar overeenkomstig punt 3a handelen. Leidt deze handeling niet tot het gewenste resultaat (aangifte burger), dan wordt het aanboren van bovenstaande bronnen voortgezet. Van alle benaderingen wordt overeenkomstig punt 1 verslag gedaan.

Indien uit de handelingen overeenkomstig punt 1 t/m 3 geen aanknopingspunten worden gevonden zal, overeenkomstig artikel 47, overgegaan worden tot aangetekend aanschrijven van de betrokkene ter mededeling van het voornemen tot ambtshalve opneming van gegevens betreffende het nieuwe woonadres dan wel (vermoedelijke) vertrek naar het Buitenland (Onbekend) in de categorie 08 van de persoonslijst van de bewuste ingeschrevenen.

Indien het tijdvak van vier weken is verstreken na de in punt 4 genoemde kennisgeving wordt, onder overlegging van het dossiers, het college van burgemeester en wethouders gevraagd om een besluit te nemen waarin zij het voornemen vastlegt om ambtshalve gegevens op de persoonslijst in categorie 08 op te nemen omtrent het nieuwe woonadres dan wel (vermoedelijke) vertrek naar het Buitenland (Onbekend). Echter, niet eerder, nadat de onderzoeksgegevens in categorie 08 zijn afgesloten. De waarde in element 31.20 wordt bepaald door de datum waarop het besluit tot het voornemen genoemd in punt 5 is gedaan.

Indien gedurende het tijdvak waarin de handelingen genoemd in punt 1 t/m 6 een aangifte van adreswijziging wordt ontvangen dan zal het onderzoek worden beëindigd en de persoonslijst dien overeenkomstig worden geactualiseerd (van de beëindiging van het onderzoek wordt melding gemaakt op de persoonslijst).Het voornemen genoemd onder punt 5 wordt dan ook niet uitgevoerd.

De ontvangen documenten en /of aangelegde documentatie worden als geheel gearchiveerd overeenkomstig de bepalingen genoemd in Bijlage B van de GBA Beheerregeling.

(*) worden altijd benaderd ongeacht het feit of zij een aanknopingspunt bieden.(**) worden alleen benaderd indien de "oude" woonruimte tot hun eigendom behoort.(***) worden alleen benaderd indien de basisadministratie hiervoor aanknopingspunten biedt.(****) worden benaderd indien bekend.(*****) worden benaderd indien de indicatie op de persoonslijst voorkomt. Bijlage D Methodiek voor de periodieke kwaliteitsproefGelezen de GBA Beheerregeling vindt de periodieke kwaliteitssteekproef op de GBA-persoonslijsten van ingeschreven als volgt plaats.Eenmaal per jaar worden er:

100 persoonslijsten willekeurig geselecteerd;

50 persoonslijsten geselecteerd van personen die voor het eerst zijn ingeschreven in de GBA van de gemeente Uden en

50 persoonslijsten geselecteerd van personen die reeds in de GBA waren ingeschreven en waarvan een of meerdere categorieën zijn geactualiseerd.

Deze persoonslijsten worden gecontroleerd aan de hand van de brondocumenten die aan de conversie, eerste inschrijving, dan wel actualisering, ten grondslag hebben gelegen.De aangetroffen fouten worden in de rapportage, die naar aanleiding van de steekproef wordt opgemaakt, gevisualiseerd.Bij de aangetroffen fout(en) wordt beoordeeld in wat voor een gegevenselement de fout voorkomt.A fouten. fouten aangetroffen in: administratienummer, sofi-nummer de geslachtsnaam, geboortedatum van de ingeschrevene postcode in het actuele adres B fouten fouten aangetroffen in de andere algemene gegevens.C fouten fouten aangetroffen in andere gegevens dan algemene gegevens, Indien het totaal aangetroffen fouten, meer bedragen dan de navolgende percentages:A fouten 1%B fouten 5%C fouten 10%dan is de kwaliteit van de GBA gegevens als onvoldoende aan te merken.De percentages kunnen worden afgezet tegen het totaal aantal aanwezige persoonslijsten (aantal inwoners) om de fouten in het GBA bestand met absolute cijfers weer te geven.Voor de uitvoering van de periodieke kwaliteitssteekproef is de gegevensbeheerder overeenkomstig de GBA Beheerregeling verantwoordelijk.