Organisatie | Uden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | GBA beheerregeling 2006 |
Citeertitel | Beheerregeling Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens Uden 2006 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
Eigen onderwerp |
GBA Beheerregeling 2005 wordt ingetrokken
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 14, lid 1
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-08-2006 | 17-05-2012 | Nieuwe regeling | 08-08-2006 Infopagina 16-08-2006 | College 08-08-2006 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Uden;
gelet op het bepaalde in artikel 14, lid 1 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
gezien de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Uden 2006;
gezien het Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Uden 2006;
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
gegevensbeheer : het geheel van activiteiten gericht op de beleidsvoorbereiding ter zake van de Gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van de kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures en het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
De gegevensbeheerder wijst de functionarissen aan die, namens de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, zijn belast met het afleggen van de verklaring onder ede of belofte, zoals vermeld in artikel 36, lid 2 onder e van de wet, de aanwijzingen maken als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.
Artikel 3. Reikwijdte en doel beheersregeling
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de Gemeentelijke basisadministratie tevens voor het "bevroren bevolkingsregister" en de in de Gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.
Het doel is de risico’s van de bedreigingen voor de Gemeentelijke basisadministratie zoals onbevoegde toegang en onbedoelde foute handelingen zoveel mogelijk te voorkomen en indien nodig te herstellen.
Hoofdstuk 2. Het gegevensbeheer
Artikel 4. Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor het onderzoek naar woon- en/of briefadressen. Hij/zij kan hieromtrent de medewerk(st)er van afdeling Levenszaken, die is belast met het onderzoek aanwijzingen geven, deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in bijlage C, van deze regeling zijn opgenomen.
De gegevensbeheerder start minimaal een keer per jaar de kwaliteitsprogramma’s overeenkomstig de procedure die hiertoe is opgenomen in het kwaliteitshandboek GBA en de handleiding van PIV4ALL. Van de geconstateerde fouten stelt hij /zij de directeur Publiekszaken in kennis. Hij /zij ziet toe op een juiste correctie van deze fouten.
Hoofdstuk 3. Het applicatiebeheer
Artikel 6. Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De applicatiebeheerder voorziet in de uitvoering van de bepalingen die zijn opgenomen in de procedure “Back-Up, restore, herstel en uitwijk” van het kwaliteitshandboek GBA van de gemeente Uden, voor zover deze bepalingen betrekking hebben op het toepassingssysteem van de gemeentelijke basisadministratie. Ingeval van een werkelijke inwerkingtreding van de uitwijkprocedure coördineert de applicatiebeheerder in overleg met de systeembeheerder de werkzaamheden.
De applicatiebeheerder kan de gegevensbeheerder, de privacybeheerder, de systeembeheerder, de gegevensverwerker, alsmede het personeel van de afdelingen die direct toegang hebben tot de basisadministratie aanwijzingen geven met betrekking tot het gebruik van het toepassingssysteem. Hij/zij kan met betrekking tot het gebruik gedragsregels opstellen en interne opleidingen ontwikkelen.
De uitwisseling van periodieke gegevensverstrekking op basis van een autorisatiebesluit van de Minister, verstrekking anders dan over het netwerk, geschiedt uitsluitend overeenkomstig de bij wet gestelde beveiligingsvoorschriften. Voor wat betreft de systematische verstrekking van gegevens op grond van de verordening handelt de applicatiebeheerder, voor zover mogelijk, overeenkomstig deze beveiligingsvoorschriften.
Hoofdstuk 6. De gegevensverwerking
Artikel 12. Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
De gegevensverwerker is, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd, verantwoordelijk voor het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het "Logisch Ontwerp, Handleiding Uitvoeringsprocedures" voorgeschreven wijze, alsmede de daarop in de Handleiding PIV4ALL beschreven toepassing.
Aldus vastgesteld op 8 augustus 2006 in de openbare vergadering van het College van burgemeester en wethouders van Uden.
De Raad voornoemd
de griffier de voorzitter
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen 1
Hoofdstuk 2. Het gegevensbeheer 4
Hoofdstuk 3. Het applicatiebeheer 5
Hoofdstuk 4. Het privacybeheer 6
Hoofdstuk 5. Het systeembeheer 7
Hoofdstuk 6. De gegevensverwerking 7
Hoofdstuk 8. Overige bepalingen 8
Toelichting Beheerregeling Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Bijlage A. Aanwijzing van beheersfunctionarissen
Op grond van artikel 2 van de GBA Beheerregeling wijst de directeur Publiekszaken, de navolgende beheersfunctionarissen aan:
Als gegevensbeheerder wordt aangewezen:
- het hoofd afdeling Levenszaken
Als plaatsvervanger wordt aangewezen:
Als applicatiebeheerder worden aangewezen:
-de vakspecialisten van de afdeling Levenszaken die belast zijn met applicatiebeheer
Als plaatsvervanger wordt aangewezen:
-het hoofd afdeling Levenszaken
Als privacybeheerder wordt aangewezen:
Als plaatsvervanger wordt aangewezen:
-het hoofd afdeling Levenszaken
Als gegevensverwerkers worden aangewezen:
-alle medewerk(st)ers van de afdeling Levenszaken, die belast zijn met het invoeren en verwerken van de GBA gegevens in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Het afnemen van de verklaring onder ede of belofte artikel 36, lid 2 onder e van de wet
-de vakspecialisten van de afdeling Levenszaken zijn belast met het afnemen van de verklaring onder ede of belofte als bedoeld in artikel 36 lid 2 van de wet.
Op grond van artikel 2 van de GBA Beheerregeling wijst de directeur Beheer en Ondersteuning, de navolgende beheersfunctionarissen aan:
Als systeembeheerder wordt aangewezen:
-De medewerker van het cluster Informatie en Automatisering (afd. BOIZ), die belast is met het systeembeheer.
Als plaatsvervanger wordt aangewezen:
-een medewerker van het cluster Informatie en automatisering (afd. BOIZ), die belast is met het systeembeheer.
Directeur Publiekszaken Directeur Beheer en ondersteuning
Bijlage B Archivering brondocumenten GBA
Gelezen de GBA-beheersregeling worden GBA-documenten, als volgt gearchiveerd:
Bijlage C. Onderzoek naar woon en/of briefadressen
Gelezen de GBA-Beheerregeling, worden onderzoeken naar woon en /of briefadressen via de navolgende procedure verricht.
Bij ontvangst van een specifieke mededeling door een natuurlijke of andere rechtspersoon, dat een woonadres of briefadres van een ingeschrevene niet meer overeenkomt met de actuele situatie wordt getracht deze mededeling schriftelijk bevestigt te krijgen. Indien deze schriftelijke bevestiging niet mogelijk is, dan volgt verslaglegging van de mededeling door de behandeld ambtenaar, waarbij minimaal de navolgende gegevens worden vastgelegd:
Na ontvangst van de mededeling onder punt 1, tracht de behandelend ambtenaar (eventueel via bemiddeling van de mededeler genoemd onder punt 1), het vermoeden van adreswijziging bevestigd te krijgen door een rechtspersoon, die onafhankelijk (niet hetzelfde woon of briefadres heeft) is van mededeler genoemd onder punt 1. De mededelingen bedoeld onder dit punt worden vastgelegd overeenkomstig de procedure genoemd onder punt 1.
Indien de mededeling genoemd onder punt 1 of 2 geen aanknopingspunten bieden met betrekking tot het nieuwe woonadres om de persoon in kwestie, aan te schrijven met betrekking tot zijn vermoedelijke adreswijziging, dan worden minimaal de navolgende bronnen benaderd om deze alsnog te verkrijgen:
Indien een van de bovenstaande bronnen een aanknopingspunt voor aanschrijving van de burger biedt, zal de benadering van de bronnen worden onderbroken en zal de behandelend ambtenaar overeenkomstig punt 3a handelen. Leidt deze handeling niet tot het gewenste resultaat (aangifte burger), dan wordt het aanboren van bovenstaande bronnen voortgezet. Van alle benaderingen wordt overeenkomstig punt 1 verslag gedaan.
Indien uit de handelingen overeenkomstig punt 1 t/m 3 geen aanknopingspunten worden gevonden zal, overeenkomstig artikel 47, overgegaan worden tot aangetekend aanschrijven van de betrokkene ter mededeling van het voornemen tot ambtshalve opneming van gegevens betreffende het nieuwe woonadres dan wel (vermoedelijke) vertrek naar het Buitenland (Onbekend) in de categorie 08 van de persoonslijst van de bewuste ingeschrevenen.
Indien het tijdvak van vier weken is verstreken na de in punt 4 genoemde kennisgeving wordt, onder overlegging van het dossiers, het college van burgemeester en wethouders gevraagd om een besluit te nemen waarin zij het voornemen vastlegt om ambtshalve gegevens op de persoonslijst in categorie 08 op te nemen omtrent het nieuwe woonadres dan wel (vermoedelijke) vertrek naar het Buitenland (Onbekend). Echter, niet eerder, nadat de onderzoeksgegevens in categorie 08 zijn afgesloten. De waarde in element 31.20 wordt bepaald door de datum waarop het besluit tot het voornemen genoemd in punt 5 is gedaan.
Indien gedurende het tijdvak waarin de handelingen genoemd in punt 1 t/m 6 een aangifte van adreswijziging wordt ontvangen dan zal het onderzoek worden beëindigd en de persoonslijst dien overeenkomstig worden geactualiseerd (van de beëindiging van het onderzoek wordt melding gemaakt op de persoonslijst).Het voornemen genoemd onder punt 5 wordt dan ook niet uitgevoerd.
(*) worden altijd benaderd ongeacht het feit of zij een aanknopingspunt bieden.
(**) worden alleen benaderd indien de "oude" woonruimte tot hun eigendom behoort.
(***) worden alleen benaderd indien de basisadministratie hiervoor aanknopingspunten biedt.
(****) worden benaderd indien bekend.
(*****) worden benaderd indien de indicatie op de persoonslijst voorkomt.
Bijlage D Methodiek voor de periodieke kwaliteitsproef
Gelezen de GBA Beheerregeling vindt de periodieke kwaliteitssteekproef op de GBA-persoonslijsten van ingeschreven als volgt plaats.
Deze persoonslijsten worden gecontroleerd aan de hand van de brondocumenten die aan de conversie, eerste inschrijving, dan wel actualisering, ten grondslag hebben gelegen.
De aangetroffen fouten worden in de rapportage, die naar aanleiding van de steekproef wordt opgemaakt, gevisualiseerd.
Bij de aangetroffen fout(en) wordt beoordeeld in wat voor een gegevenselement de fout voorkomt.
A fouten. fouten aangetroffen in:
geboortedatum van de ingeschrevene
B fouten fouten aangetroffen in de andere algemene gegevens.
C fouten fouten aangetroffen in andere gegevens dan algemene gegevens,
Indien het totaal aangetroffen fouten, meer bedragen dan de navolgende percentages:
dan is de kwaliteit van de GBA gegevens als onvoldoende aan te merken.
De percentages kunnen worden afgezet tegen het totaal aantal aanwezige persoonslijsten (aantal inwoners) om de fouten in het GBA bestand met absolute cijfers weer te geven.
Voor de uitvoering van de periodieke kwaliteitssteekproef is de gegevensbeheerder overeenkomstig de GBA Beheerregeling verantwoordelijk.