Organisatie | Opmeer |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van het college van Burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening) |
Citeertitel | Archiefverordening van gemeente Opmeer 1998 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Archiefwet 1995, art. 30, lid 1, 32, lid 2
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
16-04-1998 | 12-02-2016 | nieuwe regeling | 14-04-1998 Onbekend | Onbekend |
De raad van de gemeente Opmeer
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 10 maart 1998
gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995
gelet op artikelen 7, tweede lid, 8, onder j, en 27 van de Gemeenschappelijke Regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten
gelezen het advies van de Archiefcommissie dd 30 januari 1998
gelezen het advies van de commissie Algemeen Bestuurlijke Zaken d.d. 26 maart 1998
vast te stellen de navolgende:
VERORDENING BETREFFENDE DE ZORG VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANEN, DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS, HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS EN HET TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN, VOOR ZOVER DEZE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS (ARCHIEFVERORDENING).
Hoofdstuk 1- ALGEMENE BEPALINGEN
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
b het besluit het Archiefbesluit 1995;
c gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet,
voor zover behorende tot de gemeente;
d de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31
van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
e de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
f beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet
naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
g beheerseenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen
organisatie onderdeel; de gemeentesectoren, de gemeentelijke
diensten, bedrijven, instellingen, commissies en administraties;
h informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en
programmatuur, met behulp waarvan archief bescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
i informatiebestand informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening
gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan
j ordeningssysteem systeem ten behoeve van het rangschikken van
Hoofdstuk 3- DE ZORG VAN HET COLLEGE VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college draagt zorg voor het aanstellen van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verboden.
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Hoofdstuk 4 HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Onder de bevelen van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad van Hoorn bij verordening vastgesteld tarief.
Hoofdstuk 5 TOEZICHT VAN DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN, WELKE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen en de beheerseenheden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren als bedoeld in artikel 11, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten.
De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de verblijfplaats, ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de inrichting en werking van hulpmiddelen en informatiesystemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De beheerder doet aan de archivaris tenminste onverwijld mededeling van het voornemen tot:
a opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
b.bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
c verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats
overgebrachte archiefbescheiden;
d ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;