| Overheidsorganisatie | Gemeente Marum |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de vertrouwenscommissie Marum 2011 |
| Citeertitel | Verordening op de vertrouwenscommissie Marum 2011 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Gemeentewet, art. 61
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 25-02-2011 | 12-07-2012 | Nieuwe verordening | 02-02-2011 Achtdorpennieuws 24 februari 2011 en website | 11.01.09 |
Nr. 9
De raad van de gemeente Marum;
gelet op het voorstel van het raadspresidium d.d. 21 januari 2011, nr. 11.01.09.;
besluit vast te stellen de: VERORDENING OP DE VERTROUWENSCOMMISSIE MARUM 2011
In deze verordening wordt verstaan onder:
gesprekken: functioneringsgesprekken van de commissie vanuit de raad met de burgemeester;
commissie: de commissie “functioneren burgemeester" die is samengesteld uit raadsleden als leden die de gesprekken voeren;
commissaris: de Commissaris van de Koningin in de provincie Groningen;
minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
verslag: de conclusies van de commissie over het functioneren van de burgemeester, inclusief eventuele minderheidsstandpunten en eventuele eisen ter zake van zijn/haar functioneren in aanvulling op de profielschets;
voorzitter: de voorzitter van de commissie
adviseurs: de door de vertrouwenscommissie aangewezen personen die betrokken worden in het proces om op die wijze informatie te verzamelen.
De commissie voert gesprekken met de burgemeester op basis van deze verordening.
De commissie voert eens in de anderhalf jaar een funcioneringsgesprek.
Eén gesprek van de in het tweede lid genoemde gesprekken vindt plaats op een zodanig moment dat voldaan kan worden aan de vereisten rond herbenoeming zoals genoemd in artikel 61a Gemeentewet.
De verslagen van de gesprekken in een ambtsperiode wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.
De griffier agendeert en organiseert de functioneringsgesprekken.
De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de Commissaris.
De commissie bestaat, behoudens lid 3 van dit artikel, uit de fractievoorzitters als leden.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kan de raad een vervanger kiezen op voordracht van de betreffende fractie.
De commissie laat zich bijstaan door de griffier.
De commissie wijst adviseurs aan en laat zich informeren door deze adviseurs op een door de commissie vast te stellen wijze.
De commissie wijst uit haar midden één van de leden aan als voorzitter en wijst ook een
plaatsvervangend voorzitter aan.
De voorzitter leidt het gesprek.
De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie en draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de commissie.
De raadsgriffier is geen lid van de commissie.
Bij afwezigheid van de raadsgriffier wordt deze vervangen door de plaatsvervangend griffier.
De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Zij winnen niet op andere wijze inlichtingen of informatie in en overleg met andere derden.
De commissie verstrekt, conform artikel 86 eerste lid van de Gemeentewet, geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 10 lid 1 en 12 lid 4.
De commissie, noch de raad, zal de geheimhouding uit het eerste lid opheffen.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
De geheimhoudingsplicht blijft na de ontbinding van de commissie van kracht.
Het in dit artikel bepaalde is, conform artikel 86 eerste lid van de Gemeentewet, van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs, de Commissaris en een mogelijke externe gespreksleider.
De commissie bepaalt wie als adviseur worden aangewezen en op welke wijze zij bij de voorbereidingen van het functioneringsgesprek worden betrokken. Het gesprek zelf zal plaatsvinden met uitsluitend de commissie en haar ondersteuning, zonder de adviseurs.
De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.
De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
Als onderdeel van deze voorbereiding voert de commissie een besloten bespreking met de adviseur(s).
Van elke commissievergadering wordt tenminste vier (werk)dagen van tevoren aankondiging gedaan namens de voorzitter door de griffier, aan de commissieleden en de adviseurs. De burgemeester ontvangt tenminste vier (werk)dagen vóór elk functioneringsgesprek met hem/haar, daarvoor een uitnodiging.
De commissie vergadert niet indien niet alle leden aanwezig zijn.
Indien het tot een stemming komt, beslist de commissie bij meerderheid van stemmen. Elk lid heeft één stem. In het verslag kunnen leden van de commissie van minderheidsstandpunten blijk geven.
Voor zover deze verordening daarin niet voorziet, wordt ten aanzien van de werkwijze van de commissie en de orde van de vergaderingen gehandeld naar de regels voor overeenkomstige gevallen, gegeven in de Gemeentewet en in het Reglement van orde voor de vergadering van de raad. In gevallen waarin ook deze regelingen niet voorzien, beslist de commissie.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.
Na de bespreking zoals omschreven in het derde lid van artikel 2 inzake herbenoeming en de vaststelling en verzending van het betreffende verslag verricht de raad vervolgens de volgende handelingen volgtijdelijk vóór vier maanden voor het einde van de ambtstermijn:
bespreking van het vastgestelde verslag met de burgemeester;
overleg met de Commissaris over het functioneren van de burgemeester;
verzending van de aanbeveling inzake de herbenoeming aan de Minister door tussenkomst van de Commissaris.
De raad verstrekt bij zijn aanbeveling het verslag van de commissie als bedoeld in artikel 12, het verslag van de beraadslagingen van de raadsvergadering, waarin de aanbeveling is vastgesteld, alsmede overige voor de beoordeling van de aanbeveling relevante informatie. De raad verstrekt de burgemeester afschriften van voornoemde stukken.
Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.
Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
Uitgangspunten bij het gesprek zijn de profielschets waarop de burgemeester is benoemd en eventuele aanvullende eisen uit lid 6.
De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: de burgemeester
als voorzitter van de raad zijn rol in het Presidium/Agendacommissie of andere commissies en in overleg met de fractievoorzitters en contacten met de raad(sleden);
in het proces van dualisme;
als voorzitter van het college;
als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;
die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name handhaving van openbare orde en veiligheid;
in zijn contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;
als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, Provincie, Rijk en Europa;
in zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;
in zijn nevenfuncties en integriteit;
in zijn aan de profielschets gerelateerde competenties;
in de realisatie van eventueel eerder gemaakte afspraken.
In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.
Tijdens het gesprek kunnen in aanvulling op de profielschets afspraken gemaakt worden over het toekomstig functioneren van de burgemeester. Daarbij kunnen ook toekomstige ontwikkelingen in de gemeente betrokken worden. Deze afspraken worden expliciet als aanvullende eisen aangegeven in het verslag.
Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
Het verslag bevat feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de Commissaris van de Koningin gestuurd.
De griffier draagt zorg voor een vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder de agenda en
het vastgestelde verslag.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking en wordt aangehaald als “Verordening op de vertrouwenscommissie Marum 2011”.
Op het moment van in werking treden van deze verordening wordt eerdere regelgeving ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de openbare
vergadering van 2 februari 2011,
, voorzitter.
, griffier.
Deze verordening ziet op het regulier voeren van functioneringsgesprekken met de burgemeester.
Aan het einde van de termijn geldt deze verordening voor het voeren van een gesprek op grond waarvan de commissie een aanbeveling doet aan de raad inzake de herbenoeming van de burgemeester. Daar waar de mannelijke vorm staat in de tekst dient ook de vrouwelijke vorm gelezen te worden.
Aan dit artikel is toegevoegd het begrip adviseur. Hiermee wordt de adviseur bedoeld zoals aangegeven in artikel 61 derde lid Gemeentewet. De raad stelt hier vast dat de commissie bepaalt wie daartoe worden aangewezen en op welke wijze zij bij de voorbereidingen van het functioneringsgesprek worden betrokken.
De commissie bestaat uit de fractievoorzitters. Dat houdt in dat de commissie niet telkens als er een gesprek gevoerd gaat worden hoeft te worden ingesteld door de raad.
De raadsgriffier organiseert de gesprekken.
Via het overleg met het kabinet van de Commissaris van de Koningin vindt afstemming plaats over de termijn, zodat aansluiting gevonden wordt bij de gesprekken die de Commissaris met de burgemeester voert.
De fractievoorzitters zijn de leden van de commissie en uit hun midden wordt een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter gekozen.
De adviseurs maken geen deel uit van de commissie.
Eén van de leden van de commissie fungeert als voorzitter. De commissie wijst de voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.
Het voeren van functioneringsgesprekken vergt de nodige vaardigheid. Alleen in uitzonderingsgevallen kan een beroep worden gedaan op externe deskundigheid. De commissie kan van deze mogelijkheid gebruik te maken en dient dan met name voor de geheimhouding extra aandacht te hebben.
Artikel 6
De bijstand van de griffier draagt een administratief en organiserend karakter. Alle voorbereidende en uitvoerende handelingen van de commissie worden door of namens hem/haar verricht. Hij/zij is aanwezig bij de vergaderingen van de commissie. De griffier is geen lid van de commissie. Hij/zij neemt niet deel aan de beraadslagingen en brengt geen stem uit.
In de Gemeentewet staat de geheimhouding geregeld. Die blijft gelden ook na ontbinding van de commissie.
De Commissaris krijgt een afschrift van het vastgestelde verslag.
Algemeen
De commissie zal per functioneringsgespreksronde minimaal drie keer bijeen moeten komen. De eerste keer om het functioneringsgesprek voor te bereiden en de gespreksonderwerpen nader te bepalen.
De tweede keer om het functioneren van de burgemeester met hem/haar te bespreken en de derde keer om het concept-verslag met de burgemeester te bespreken en vast te stellen.
Voorbereiding
In dit artikel wordt de voorbereiding van het functioneringsgesprek nader uitgewerkt.
Er worden adviseurs aangewezen door de commissie omdat zij weet wat nodig is aan informatie en er wordt bepaalt hoe de adviseurs betrokken worden bij het voorbereidingsproces. Omdat het functioneren van de burgemeester in de raad én in het college/ambtelijke organisatie van belang is, is gewicht toegekend aan deze aspecten in het voorbereidingstraject. Door het voorbereidende gesprek kan de commissie zich breed informeren om zo tot een gedegen gesprek te komen.
Het is aan de commissie om te bepalen of de voorbereidende gesprekken individueel of collectief met de adviseurs worden aangegaan. De burgemeester wordt gevraagd voorafgaand aan het voorbereidend gesprek agendapunten aan te dragen via de raadsgriffier.
Werkwijze
De regels voor functioneringsgesprekken met medewerkers voor zover hier van toepassing, die ter inzage liggen, kunnen als voorbeeld gelden, met name waar het het wederzijdse karakter en de gelijkwaardigheid van de gesprekspartners betreft.
Herbenoeming
Het voorstel van de Commissaris van de Koningin is minimaal drie functioneringsgesprekken te houden per raadsperiode. Het presidium heeft in het verleden uitgesproken dat de gesprekken minimaal eens in de anderhalf jaar plaats zullen vinden. Het laatste gesprek in de raadsperiode is gericht op de mogelijke herbenoeming. Hiervoor zijn in de genoemde circulaire procedureregels vastgesteld. Uiterlijk acht maanden voor het einde van de ambtstermijn van de burgemeester stelt de Commissaris van de Koningin de raad schriftelijk in kennis dat de herbenoeming aan de orde is. En volgens artikel 61a, tweede lid, Gemeentewet verzendt de raad tenminste vier maanden voor de eerste dag van de maand waarin de herbenoeming dient in te gaan de herbenoemingsaanbeveling. Door voor het functioneringsgesprek bij herbenoeming de maand te geven voorafgaand aan de drie maanden waarbinnen de raadsaanbeveling voorbereid en verzonden moet worden, wordt gewaarborgd dat op basis van zo laat mogelijke informatie die aanbeveling wordt voorbereid.
"Minimaal" geeft aan dat de commissie, als zij daartoe aanleiding ziet, ook tussentijds een functioneringsgesprek met de burgemeester kan houden.
Volgens het derde lid van artikel 61c Gemeentewet is de raadsaanbeveling inzake herbenoeming openbaar.
Volgens artikel 61c, eerste lid, Gemeentewet vinden de beraadslagingen van de raad met de Commissaris van de Koningin over het functioneringsverslag in beslotenheid plaats en wordt daarvan een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Ten aanzien van die beraadslagingen en de stukken die aan de raad worden gezonden dan wel die door de raad aan de Commissaris van de Koningin of aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden gezonden geldt een geheimhoudingsplicht. Voor de raadsvergadering, waarin het verslag met de burgemeester inzake herbenoeming wordt besproken, zal voor de beslotenheid artikel 23 Gemeentewet toegepast moeten worden. De geheimhouding zullen de functioneringscommissie en de raad dan moeten opleggen op basis van de algemene geheimhoudings-bepalingen uit de Gemeentewet: artikel 25 (juncto artikel 93). Alleen bij wet in formele zin kan hiervan afgeweken worden en niet bij gemeentelijke verordening. De commissie en de raad kunnen dus alleen geheimhouding opleggen op basis van de Wet openbaarheid bestuur. Gelet op het karakter van de in dit verband in de commissie en de raad te bespreken onderwerpen is het dus zaak om, waar nodig, gebruik te blijven maken van de gewone wettelijke mogelijkheden om geheimhouding op te leggen.
Dit artikel ziet op het feitelijke functioneringsgesprek en de punten die daarin altijd besproken worden. Deze hebben een relatie met de profielschets en eventueel eerder gemaakte afspraken. De gesprekspunten zijn conform de handreiking van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting.