| Organisatie | Dronten |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | E-mail protocol digitaal berichtenverkeer gemeente Dronten |
| Citeertitel | E-mail protocol digitaal berichtenverkeer gemeente Dronten |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | elektronisch berichtenverkeer |
Geen
Artikel 2:15 Algemene wet bestuursrecht
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-02-2014 | Onbekend | 28-01-2014 | B14.000014 | ||
| 17-02-2011 | 25-02-2014 | Onbekend | 08-02-2011 Onbekend | Onbekend |
Sinds 1 juli 2004 is de Algemene wet bestuursrecht uitgebreid met regels voor het verkeer langs elektronische weg tussen burgers/bedrijven en bestuursorganen en tussen bestuursorganen onderling (de zogenaamde Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). De Awb biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan tussen beide partijen en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als conventioneel (schriftelijk) verkeer en in welke andere gevallen verkeer langs elektronische weg gelijkgesteld kan worden aan andere vormen van berichtenverkeer. Tevens legt de wet een basis voor elektronische dienstverlening door overheidsinstanties. Naast de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer geven de Wet elektronische handtekeningen, de Grondwet en de al bestaande artikelen in de Awb ook voorwaarden voor het elektronisch communiceren en het elektronisch afhandelen van verzoeken en aanvragen van burgers door overheidsinstanties.
Inwoners gaan steeds meer gebruik maken van het communicatiemiddel e-mail. In plaats van het schrijven van brieven naar de gemeenten zullen zij ook belangrijke e-mails naar de gemeente willen sturen. E-mail dient op dezelfde wijze te worden behandeld als brieven. Er kunnen dus rechten aan worden ontleend die overeenkomen met de rechten die aan berichten op papier kunnen worden ontleend. De gemeente dient daarom duidelijke regels voor e-mail gebruik op te stellen en na te leven.
Het gebruik van e-mail neemt toe terwijl de registratie en de archivering ervan maar weinig aandacht krijgen. Hiermee loopt de gemeente het risico dat belangrijke berichten kwijtraken wat gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het e-mail protocol is opgenomen wanneer medewerkers berichten ter registratie moeten aanbieden.
Het e-mail protocol bevat de gebruiksregels die gelden voor het omgaan met e-mail door de gemeente. Deze gebruiksregels zijn opgesteld omdat het berichtenverkeer via e-mail steeds meer status krijgt. Burgers en maatschappelijke organisaties die via e-mail met de gemeente willen communiceren moeten hiertoe in de gelegenheid worden gesteld. In de Awb staat beschreven dat de gemeente nadere regels moet geven over de manier waarop en wanneer er via de elektronische weg gecommuniceerd kan worden. De gemeente Dronten doet dit in de vorm van dit e-mail protocol.
In dit document is ook een privacyreglement e-mail- en internetgebruik opgenomen voor de medewerkers van de gemeente Dronten. Hierin staat beschreven op welke wijze wij omgaan met elektronische communicatiemiddelen en welke regels voor een verantwoord gebruik zijn opgesteld. De wijze waarop het geheel wordt gecontroleerd is ook beschreven in het reglement.
Hoofdstuk 1. Begripsbepaling, reikwijdte en doeleinden
In dit protocol wordt verstaan onder:
1.Door eisen te stellen aan digitaal berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Dronten.
Ook vanuit de techniek worden een aantal voorwaarden gesteld aan het digitaleberichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kan worden, omdat bijvoorbeeld de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Dronten, en we hebben al onze hulpmiddelen die beschikbaar zijn ingezet, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling worden genomen. De ontvanger stuurt hierover een bericht aan de afzender. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Bestanden die groter zijn kunnen per post op een CD,DVD, via website of ZIP bestand, met een begeleidende brief worden verstuurd naar de gemeente Dronten.
Berichten kunnen digitaal naar de gemeente Dronten worden verzonden.
Elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website. Indien de betreffende dienst of het product niet middels een
webformulier wordt aangeboden kan een bericht in een andere vorm elektronisch worden verzonden.
Overige functionele berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn naar de algemene postbus gemeente@dronten.nl of gemeente@dronten.eu, algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Dronten, of wanneer er via de website uitdrukkelijk sprake is van een specifiek mailadres.
Berichten die niet in behandeling worden genomen zijn:
Berichten die niet voorzien zijn van naam en adres van de afzender. Bij een gebrekkige e-mail krijgt de afzender het verzoek om binnen een vastgesteld termijn alsnog zijn/haar gegevens te vermelden. Indien hier geen reactie op komt, dan zijn we gerechtigd om het verzoek niet in behandeling te nemen.
Artikel 6. Ontvangstbevestiging
Voor functionele berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website en functionele berichten die binnenkomen op gemeente@dronten.nl of gemeente@dronten.eu wordt een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is.
De afzender van een functioneel bericht ontvangt binnen 5 werkdagen na ontvangst een ontvangstbevestiging waarin aangegeven wordt wie de behandelende ambtenaar is of welke afdeling de brief behandelt. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het bericht door de gemeente Dronten is ontvangen.
Hoofdstuk 5. Registratie en archivering
Registratiewaardige berichten die rechtstreeks binnenkomen op de algemene postbus gemeente@dronten.nl of gemeente@dronten.eu en algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Dronten, worden door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers geregistreerd in het daarvoor bestemde Document Management Systeem.
Hoofdstuk 6. Overige bepalingen
Artikel 10. Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit protocol niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit protocol beslist het college van burgemeester en wethouders.
Dit protocol treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgende op die waarin de bekendmaking heeft plaatsgevonden.
Toelichting protocol digitaal berichtenverkeer gemeente Dronten 2010
Voor dit protocol zijn elektronische berichten ingedeeld in een aantal categorieën. Per categorie kan vervolgens weer onderscheid gemaakt worden tussen inkomende en uitgaande berichten.
Het protocol is van toepassing op elektronisch berichtenverkeer tussen de gemeente Dronten en externe partijen. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer handelt alleen over elektronische
berichten verzonden naar of ontvangen door een bestuursorgaan, de zogenaamde bestuurlijke berichten.
De werking van het protocol is breder en strekt zich uit tot alle functionele berichten, d.w.z.
berichten die een medewerk(st)er uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt. Het
protocol beoogt geen regels te geven omtrent privé gebruik van e-mail. Voor privé gebruik geldt het protocol: Gebruiksregels e-mail voor medewerkers van de gemeente Dronten.
Daarnaast wordt aangegeven dat het protocol van toepassing is op e-mailberichten, en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS berichten, zijn uitgesloten. Faxverkeer valt wel onder de werking van dit protocol.
Dit artikel geeft aan dat het protocol zowel een externe als een interne oriëntatie heeft. Hetgeen extern wordt beloofd moet intern worden waargemaakt.
Alle medewerkers van de gemeente Dronten zijn zelf verantwoordelijk voor het naleven van de regels die in het protocol zijn vastgelegd.
Lid 1 van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 (Verkeer langs elektronische weg) van de Algemene wet bestuursrecht. De (bestuursorganen van de) gemeente Dronten geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor haar burgers en andere partijen via de elektronische weg.
Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige
postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld.
In lid 2 wordt gesteld dat elektronische aanvragen (voor bijvoorbeeld vergunningen,
ontheffingen, subsidies), bezwaarschriften, klachten en zienswijzen alleen in behandeling
genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het daarvoor bestemde formulier op de
gemeentelijke website. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.
Voor overige functionele berichten is in lid 3 als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus gemeente@dronten.nl of gemeente@dronten.eu, algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door de gemeente Dronten of via een webformulier op de gemeentelijke website. Als een algemeen mailadres niet meer actief is, wordt dit gepubliceerd. In de Awb wordt gesproken over een doorzendplicht wanneer post niet bij het juiste bestuursorgaan is terechtgekomen. Door aan te geven welke elektronische postbussen gebruikt kunnen en moeten worden zijn medewerkers niet gehouden aan de doorzendplicht. Zo worden situaties voorkomen waarin een medewerker functionele berichten via zijn postbus ontvangt in een periode dat hij voor langere tijd ziek thuis is of met vakantie is.
Analoog aan de papieren situatie wordt de afzender van een functioneel bericht op de hoogte gesteld wie de behandelend ambtenaar/afdeling is middels een ontvangstbevestiging.
Wanneer een functioneel bericht binnen zes weken wordt beantwoord is het sturen van eentussentijds bericht niet nodig.
Indien er sprake is van een wettelijke termijn, dan wordt deze termijn in acht genomen. Het maakt dus niet uit of bijvoorbeeld een aanvraag elektronisch of via een brief is ingediend. De afhandeltermijn is in beide gevallen hetzelfde. Bij het ontbreken van een wettelijke termijn geldt een termijn van zes weken.
Voor de afhandeling van bestuurlijke berichten geldt dat dit via de elektronische weg plaats mag vinden, mits de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt langs deze weg voldoende bereikbaar te zijn. Het doen van een elektronisch verzoek houdt niet automatisch in dat de verzender impliciet kenbaar maakt in het vervolg van de procedure elektronisch te willen communiceren. Dit probleem kan eenvoudig worden opgelost door een afzender in een webformulier aan te laten geven of hij of zij elektronisch bereikbaar is.
Een andere eis die het protocol stelt aan het elektronisch afhandelen van functionele berichten in het algemeen, en bestuurlijke berichten in het bijzonder, is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening welke voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer verwijst voor wat betreft de elektronische handtekening naar de Wet elektronische handtekeningen. Deze wet regelt onder andere dat een met voldoende waarborgen omgeven handtekening dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (PKI) aan alle betrouwbaarheidseisen.
Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Voor een besluit van een bestuursorgaan geldt dat deze niet ondertekend hoeft te zijn om juridisch rechtsgeldig te zijn. Desgewenst kan ondertekend worden met een gescande handtekening. Voor overige berichten geldt, dat naarmate de gevolgen van het in twijfel trekken van de betrouwbaarheid verstrekkender zijn de elektronische handtekening met meer waarborgen omkleed moet zijn.
Uiteraard wordt, hoewel het af en toe lastig kan zijn, er van iedere medewerker van de gemeente Dronten verwacht dat de afhandeling van alle functionele berichten op een professionele wijze gebeurt ongeacht de toonzetting in het ontvangen bericht.
Registratiewaardige berichten afkomstig via een webformulier vanaf de gemeentelijke website en registratiewaardige berichten die binnenkomen op gemeente@dronten.nl of gemeente@dronten.eu en algemene mailadressen die zijn geactiveerd en gecommuniceerd door gemeente Dronten worden vastgelegd in het Document Management Systeem door medewerkers van afdeling O&A/DIV, die belast zijn met deze werkzaamheden, of door andere medewerkers in een afdelingsspecifieke applicatie.
Voor deze berichten wordt de behandeltermijn bewaakt. Functionele berichten die op een andere wijze binnenkomen worden niet standaard geregistreerd. Voor deze berichten vindt dus ook geen termijnbewaking plaats. Aangezien voor aanvragen, bezwaren, etc. als voorwaarde is gesteld dat deze verzonden worden middels een formulier op de gemeentelijke website betreft het veelal zaken die een minder formeel karakter hebben.
De verantwoordelijkheid voor het aanbieden van berichten die voor registratie en archivering in aanmerking komen berust bij de medewerkers zelf. Het betreft hier berichten die aanleiding zijn of betrekking hebben op een beslissing die leidt tot een rechtsgevolg voor aanvrager of derden. Deze berichten moeten te allen tijde traceerbaar zijn in het document management systeem.
Berichten worden ter registratie aangeboden als sprake is van een:
De wijze waarop berichten aangeboden worden ter archivering is afhankelijk van de beschikbare technische hulpmiddelen.
GEBRUIKSREGELS E-MAIL VOOR MEDEWERKERS VAN DE GEMEENTE DRONTEN
Dit protocol is van toepassing op al het elektronische berichtenverkeer dat niet valt onder het
Protocol Elektronisch Berichtenverkeer Gemeente Dronten 2010
Artikel 1. Ontvangst van berichten.
Iedere medewerker die de beschikking heeft over e-mailfaciliteiten, controleert dagelijks zijn persoonlijke postbus op ingekomen berichten. Tijdens afwezigheid langer dan twee dagen, bijv. vakantie, wordt de afwezigheidsassistent ingesteld, zodat de afzender weet dat zijn bericht niet dagelijks gelezen wordt. In het afwezigheidsbericht kan verwezen worden naar een ander e-mailadres voor spoedgevallen. De afdelingshoofden zijn er verantwoordelijk voor dat dit door de medewerkers wordt geregeld.
De beheerders van de centrale postbussen van de gemeente zorgen dat de berichten zo nodig worden geregistreerd en/of doorgezonden naar de bestuurder of medewerker die ze moet afhandelen. De afdeling die een mailadres activeert en communiceert is verantwoordelijk voor de registratie in het Document Management Systeem.
Artikel 2. Gebruik en toezicht.
Werknemers zijn gerechtigd het gemeentelijk e-mailsysteem beperkt te gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mail berichten, zowel intern als extern, mits dit niet storend is, op een verantwoordelijke manier geschiedt en niet ten koste gaat van hun dagelijkse werkzaamheden. De werkgever is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de persoonlijke e-mail berichten
De werkgever is gerechtigd om vanuit het oogpunt van het bewaren van de goede bedrijfsnaam en het handhaven van fatsoensnormen het berichtenverkeer met behulp van specifieke software steekproefsgewijs op de inhoud te laten scannen en controleren door de systeembeheerder. In geval van ernstig vermoeden van misbruik van de e-mail faciliteiten kan de gemeentesecretaris opdracht geven om een onderzoek in te stellen dat op één of meer personen is toegespitst.
Voor het versturen van interne e-mail aan alle gebruikers wordt gebruik gemaakt van de groep “EVERYONE”. Deze groep mag alleen gebruikt worden voor functionele berichten met spoedeisend karakter in overleg met de manager van afdeling O&A of het team communicatie van de afdeling O & A. Andere berichten worden geplaatst op intranet.
PRIVACYREGLEMENT E-MAIL EN INTERNETGEBRUIK
Het college van de gemeente Dronten
besluit het volgende privacyreglement e-mail- en internetgebruik vast te stellen:
Hoofdstuk 1. Definities, reikwijdte en doeleinden
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:
Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.
De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische
communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:
Hoofdstuk 2. Verantwoordelijkheden en beheer
Artikel 4. Verantwoordelijkheden en beheer
Hoofdstuk 3. Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Artikel 5. Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische, discriminerende of anderszins niet integere opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met afdeling ICT te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chat-sessies, on line te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de werkplekbeheerder bestanden te downloaden waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Hoofdstuk 4. Controle, bewaring en verwijdering persoonsgegevens
Het internetverkeer wordt gelogd met behulp van een firewall zowel intern als extern.
In de logfiles wordt geregistreerd welke websites zijn bezocht en van welk ip-adres.
Tevens worden niet zaak gerelateerde sites die veel bandbreedte vragen (streaming audio en video) en pornosites via een blacklist geblokkeerd.
De blacklist wordt maandelijks geactualiseerd en de logfiles hebben een bewaartermijn van 6 maanden. Na dit termijn worden de logfiles automatisch verwijderd.
Deze logfiles worden alleen geraadpleegd bij technische problemen of bij een virus/spam aanval. De systeembeheerder geeft dit aan bij de leidinggevende.
De logfiles die herleidbaar zijn tot het niveau van een medewerker(s) (username/ip-adres) kan alleen in opdracht van een directielid of leidinggevende bij zwaarwegende reden geraadpleegd worden om het surfgedrag van een medewerker te onderzoeken.
Artikel 7. Prive items op de pc.
Het is in principe niet toegestaan om digitale privé informatie in welke bestandvorm dan ook op te slaan op de schijf van de pc of persoonlijke map op het netwerk.
Mocht überhaupt toch privé informatie op de schijf of netwerk staan die de werking van de pc of het netwerk verstoren dan mag systeembeheer deze verwijderden of een nieuwe image plaatsen.
De medewerker moet tevens bewust zijn dat privé informatie onbewust gelezen kan worden bij toegang van de schijf of netwerk in geval van problemen.
Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.
Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.
Het gebruik van de digitale communicatiemiddelen door OR-leden, commissieleden van de OR, GO-leden, bedrijfsartsen en andere medewerkers met een vertrouwensfunctie zijn in beginsel van een standaardcontrole uitgezonderd. Dit geldt niet voor de controle op de veiligheid van het digitale verkeer. Bij vermoedens van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van digitale communicatiemiddelen door alle medewerkers met een vertrouwensfunctie, heeft de gemeentesecretaris de bevoegdheid om een onderzoek te laten uitvoeren al dan niet door derden.
Artikel 9. Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp.
De toelichting op hoofdstuk 4 d.d. 10 januari 2011 maakt integraal deel uit van deze regeling.
Hoofdstuk 5. Rechten van medewerker: verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen persoonsgegevens
Artikel 10. Rechten van de medewerker
De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen twee weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht.
Hoofdstuk 6. Sancties, onvoorziene omstandigheden, openbaarmaking, inwerkingtreding, evaluatie en slotbepaling
Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in: maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen. In geval van overtreding door een inhuurkracht kan het inhuurcontract eenzijdig aangepast of opgezegd worden door de gemeente.
Artikel 12. Onvoorziene omstandigheden
Dit reglement geldt ook voor de dagelijks bestuurders van de gemeente Dronten. Daar waar de secretaris wordt genoemd als bevoegd gezag, wordt in het geval van overtredingen door dagelijks bestuurders de burgemeester in de plaats gelezen. Daar waar beklag de burgemeester betreft, zijn de wethouders in gezamenlijkheid het aanspreekpunt dat kan beslissen over nader onderzoek en het aanspreken van de burgemeester.
Artikel 13. Openbaarmaking, inwerkingtreding en evaluatie
Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking getreden WBP van toepassing zijn.
Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten d.d. 8 februari 2011.
Burgemeester en Wethouders van Dronten,
Toelichting op Hoofdstuk 4 “Controle, bewaring en verwijdering persoonsgegevens”van het “Privacyreglement e-mail en internetgebruik”, m.n. art. 8.
Internet en e-mail zijn steeds meer belangrijk hulpmiddel voor de bedrijfsvoering van (ook) de gemeente Dronten. Beperkt privé gebruik van dergelijke faciliteiten kan en wordt niet uitgesloten. Anderzijds moet misbruik van die voorzieningen wel worden voorkomen en bestreden. Vandaar dat er regels zijn voor controle en nader onderzoek, om gepaste maatregelen te kunnen treffen tegen misbruik situaties. Bij controle en nader onderzoek worden waar mogelijk en voor zover mogelijk de persoonsgegevens van betrokkenen beschermd.
Om die redenen is geregeld dat de reguliere controle op het gebruik van de faciliteiten in beginsel plaats vindt op het niveau van getotaliseerde en niet tot personen herleidbare informatie. Bij concrete verdenkingen kan er gerichte controle plaatsvinden.
Controle op inhoud kan alleen bij zwaarwegende redenen en daartoe moet speciaal opdracht worden gegeven door een van de directieleden. (In beginsel het directielid binnen wiens werkgebied de kwestie zich afspeelt.) In geval van personen met een vertrouwensfunctie (artikel 8, lid 6) beslist de gemeentesecretaris over een nader onderzoek.
In onderzoek wordt zoveel als mogelijk gewerkt met het “vier ogen beginsel”, zodat de onderzoeker een buddy heeft waarmee hij of zij de gegevens kan verwerken en interpreteren. De buddy kan ook externe hulp zijn.
Wie van de onderzoeksresultaten op de hoogte kunnen komen, zijn de ambtelijk opdrachtgever, de leidinggevenden die in lijn boven de personen staan die het onderzoek betreft, de uitvoerders van het onderzoek (inclusief evt. externe deskundigen), de HRM-adviseurs die de betreffende leidinggevende(n) in die casus adviseren en alle anderen die op formele gronden van de feiten op de hoogte gebracht dienen te worden. In die laatste categorie zitten in elk geval het college, dat als dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de organisatie, maar ook de politie waarbij in geval van ambtsmisdrijven verplicht aangifte moet worden gedaan.
Omdat controle en onderzoek behoorlijk kunnen ingrijpen op de privacy van de onderzochte personen, wordt van specifiek opgedragen onderzoek getalsmatig verslag gedaan in het sociaal jaarverslag van de gemeente. Zo kan de Ondernemingsraad zicht houden op de omvang van onderzoek in onze onderneming.