CVDR89389_1Archiefverordening van Blaricum 2010nlregelingBlaricum2019-01-29BlaricumHei en wei 18-2-2011Archiefverordening van Blaricum 2010Archiefwet 1995, art. 30, lid 1 Archiefwet, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2011-01-25De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-02-262010-12-012017-02-15nieuwe regelingRaadsbesluit 2011-6AlgemeenGeen.Deze verordening vervangt de Archiefverordening van Blaricum 2002, zoals vastgesteld d.d. 31 januari 2002. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht per 1 december 2010 in werking.exb-2019-5209Archiefverordening van Blaricum 2010De gemeenteraad van Blaricumgelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Blaricumgelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet
1995Besluit vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of
krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de
archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats (Archiefverordening).I.Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. het besluit het Archiefbesluit 1995; c. archiefbescheiden: documenten overeenkomstige het gestelde in art. 1
onder C, van de wet; d. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1,
onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; e. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats; f. de archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring
van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge art.
12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet; g. de gemeentearchivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet
benoemde gemeentearchivaris; h. beheerders: degenen die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer
van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar een archiefbewaarplaats; i. beheereenheid: het/de door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatieonderdeel/organisatieonderdelen; j. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur
en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden
vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; k. ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of
archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archiefII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand
houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet,
alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder.4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen, ongeacht hun vorm.51Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige
wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is
gewaarborgd.2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen.6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.7Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.8Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per (twee) jaar aan
de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van
artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de
archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de
archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.III.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden
welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats 9Met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van
het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een
archiefbewaarplaats is belast de archivaris.10De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32,
tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van
zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren
die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in
artikel 22 van de wet.111De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens
hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die
voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en
verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de
ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de
opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin
archiefbescheiden zijn opgenomen.2De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht
vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften
ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de
archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.12De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft
daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een
goed beheer moeten worden getroffen.13De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen
om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem; e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.14De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en
wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.IV.Slotbepalingen15De ‘Archiefverordening van Blaricum 2002’ wordt ingetrokken.16Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 december 201017Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening van Blaricum 2010’.Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente BlaricumMw. J.N. de Zwart-Bloch, burgemeesterP.C.M. de Groot, griffierBijlagenArchiefverordening van Blaricum 2010 Toelichting