Organisatie | Heerlen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Aanbestedingsbeleid gemeente Heerlen |
Citeertitel | Aanbestedingsbeleid gemeente Heerlen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Vaststellen nieuw aanbestedingsbeleid 2009 |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-05-2009 | 01-08-2010 | Nieuwe regeling (tevens intrekking geldend aanbestedingsbeleid) | 28-04-2009 Dagblad de Limburger/Limburgs Dagblad/Cobouw | 2009/6527 | |
06-05-2009 | 01-08-2010 | Nieuwe regeling (tevens intrekking geldend aanbestedingsbeleid) | 28-04-2009 Dagblad de Limburger/Limburgs Dagblad/Cobouw | 2009/6527 |
Voor het overige wordt, voor zover relevant, in deze regeling aangesloten bij de definities als opgenomen in artikel 1 Bao. In geval van strijdigheid tussen de definities van artikel 1 Bao en de in lid 1 van dit artikel opgenomen definities, prevaleren de definities opgenomen in lid 1 van dit artikel, tenzij het gaat om een Europese aanbesteding.
Aanvullend beleid met betrekking tot het uitschrijven van aanbestedingen
1.In aanvulling op de Europese drempelbedragen, als bedoeld in artikel 7 Bao, hanteert de Gemeente de volgende drempelbedragen voor het uitschrijven van enkelvoudig onderhandse, meervoudig onderhandse en openbare aanbestedingen:
(*) De genoemde drempelbedragen voor Europees aanbesteden kunnen wijzigen. In dat geval wijzigen automatisch ook de daaraan gerelateerde bedragen voor niet-Europees aanbesteden in de bovenstaande matrix.
De Gemeente behoudt zich het recht voor om in het kader van een aanbesteding ondernemingen te verzoeken een eigen verklaring af te leggen, andere bewijsstukken in te dienen ten aanzien van hun handelen in het verleden en/of – voor zover de gemeente hier aanleiding toe ziet – zelfstandig te onderzoeken of te laten onderzoeken in hoeverre een onderneming als integer kan worden aangemerkt. De betreffende onderneming is verplicht om hieraan volledig en te goeder trouw mee te werken.
Tenzij uitdrukkelijk anders wordt bepaald, en onverlet het overigens in deze regeling bepaalde, moet een onderneming die zich aanmeldt voor c.q. die inschrijft op een aanbesteding van de Gemeente, bij haar aanmelding c.q. inschrijving een verklaring omtrent het gedrag als bedoeld in artikel 28 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens indienen. Voor niet in Nederland gevestigde ondernemingen geldt dat een vergelijkbare verklaring conform het recht van het land waar de betreffende onderneming gevestigd is, gelijk wordt gesteld aan de hier bedoelde verklaring. Als een onderneming gevestigd is in een land waar niet een vergelijkbare verklaring wordt afgegeven, kan deze onderneming volstaan met een verklaring onder ede of een plechtige verklaring afgelegd ten overstaan van een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie of een notaris van het land van vestiging. In alle gevallen mag de hier bedoelde verklaring niet ouder zijn dan zes maanden, gerekend vanaf de uiterlijke datum van aanmelding voor c.q. inschrijving op de betreffende aanbesteding.
Toepassing en beleidsmatige invulling artikel 45 Bao
Als een ‘ernstige fout in de uitoefening van zijn beroep’ als bedoeld in artikel 45 lid 3 sub d Bao wordt door de Gemeente in ieder geval aangemerkt het in het kader van de beroepsuitoefening:
in het kader van de uitvoering van een opdracht hebben begaan van een onrechtmatige daad waaruit ernstige schade is voortgevloeid, danwel het ernstig toerekenbaar tekortschieten bij de nakoming van zijn verplichtingen, danwel het door de Gemeente toegekend hebben gekregen van zes of meer strafpunten als bedoeld in artikel 7 van deze regeling; of
Voor het vaststellen van een ‘delict in strijd met de beroepsgedragsregels’ of een ‘ernstige fout in de uitoefening van zijn beroep’, als bedoeld in dit artikel, blijven feiten en omstandigheden die zich langer dan vier jaar voorafgaand aan het moment van aanmelding voor c.q. inschrijving op de aanbesteding hebben voorgedaan, buiten beschouwing.
De Gemeente aanvaardt de in artikel 5 lid 3 van deze regeling bedoelde verklaring niet noodzakelijkerwijs als voldoende bewijs dat de betreffende onderneming niet een ‘delict in strijd met de beroepsgedragsregels’ of een ‘ernstige fout in de uitoefening van zijn beroep’, als bedoeld in dit artikel, heeft begaan. De Gemeente behoudt zich het recht voor om een onderneming die tijdig een dergelijke verklaring heeft ingediend toch uit te sluiten indien zij hiertoe aanleiding ziet.Het in dit artikellid bepaalde prevaleert boven het terzake bepaalde in het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) of een ander aanbestedingsreglement dat in voorkomend geval van toepassing kan zijn.
Het door een onderneming aangaan van een (strafrechtelijke) transactie met een daartoe bevoegde instantie terzake een of meer van de in lid 2 en lid 3 van dit artikel genoemde gronden wordt bij de toepassing van deze regeling gelijkgesteld aan een onherroepelijke veroordelende rechterlijke uitspraak terzake.
De Gemeente kan een onderneming eveneens uitsluiten vanwege het feit dat een door de betreffende onderneming in te schakelen onderaannemer, een andere onderneming waarmee de betreffende onderneming een combinatie vormt, danwel een derde op wiens kwalificaties de betreffende onderneming een beroep doet, verkeert in een van de omstandigheden genoemd in dit artikel.
De Gemeente behoudt de discretionaire bevoegdheid om in een concreet geval te beslissen niet over te gaan tot uitsluiting van een bepaalde onderneming op een van de in dit artikel genoemde gronden, indien naar het oordeel van de Gemeente:
de betreffende onderneming aantoonbare en overtuigende vertrouwenwekkende maatregelen heeft genomen, gericht op het corrigeren en/of in de toekomst voorkomen van handelen in strijd met de beroepsgedragsregels c.q. van het begaan van ernstige fouten in de uitoefening van zijn beroep, als bedoeld in dit artikel;
Beoordeling van integer en vakbekwaam handelen bij uitvoering van opdrachten voor de Gemeente
De in dit artikel bedoelde beoordeling wordt in principe uitgevoerd bij opdrachten voor de Gemeente met een totale contractswaarde van € 10.000 of hoger en wel bij afloop, danwel op een eerder moment indien de Gemeente daartoe aanleiding ziet. Bij raamovereenkomsten met een totale contractswaarde van € 10.000 of hoger vindt deze beoordeling ten minste jaarlijks en eveneens na afloop van de raamovereenkomst plaats. De Gemeente behoudt zich het recht voor om deze beoordeling ook bij andere opdrachten uit te voeren.
De in dit artikel bedoelde beoordeling kan leiden tot de toekenning door de Gemeente van strafpunten aan een onderneming. Alvorens deze strafpunten definitief worden toegekend, stelt de Gemeente de betreffende onderneming zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het voornemen van de Gemeente om strafpunten toe te kennen. De betreffende onderneming heeft vervolgens gedurende twee weken na de verzending van de mededeling van het hier bedoelde voornemen gelegenheid om haar zienswijze dienaangaande kenbaar te maken aan de Gemeente. Daarna beslist de Gemeente over de definitieve toekenning van de strafpunten. De Gemeente deelt deze beslissing zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd mee aan de betreffende onderneming.
De Gemeente legt definitief toegekende strafpunten vast in een register. Toegekende strafpunten verjaren twee jaar na de mededeling van de beslissing tot definitieve toekenning daarvan aan de betreffende onderneming, als bedoeld in lid 4 van dit artikel. Verjaarde strafpunten worden niet in aanmerking genomen bij beoordeling door de Gemeente of een bepaalde onderneming wordt uitgesloten, als bedoeld in artikel 6 lid 3 sub f van deze regeling.
Van een ‘ernstige tekortkoming’ in de zin van lid 6 van dit artikel is sprake indien:
het gaat om handelen door de onderneming in strijd met hetgeen, gelet op de offerte van de betreffende onderneming, de gesloten overeenkomst en/of hetgeen in het maatschappelijke verkeer betamelijk is, redelijkerwijs van de betreffende onderneming verwacht mag worden, en waardoor de Gemeente ernstig wordt benadeeld.
Van een ‘beperkte tekortkoming’ in de zin van lid 6 van dit artikel is sprake indien het gaat om handelen door de onderneming in strijd met hetgeen, gelet op de offerte van de betreffende onderneming, de gesloten overeenkomst en/of hetgeen in het maatschappelijke verkeer betamelijk is, redelijkerwijs van de betreffende onderneming verwacht mag worden, zonder dat de Gemeente hierdoor ernstig wordt benadeeld.
Het handelen van medewerkers van een onderneming wordt beschouwd als handelen van deze onderneming, tenzij deze onderneming overtuigend kan aantonen dat het betreffende handelen redelijkerwijs niet aan haar kan worden toegerekend. Bij of ten behoeve van een onderneming werkzame uitzendkrachten, gedetacheerde personen, ‘free-lancers’, etc. worden bij de toepassing van deze regeling beschouwd als medewerkers van de onderneming.
Irreële en niet-aannemelijke aanmeldingen en inschrijvingen
Als een irreële of onaannemelijke aanmelding c.q. inschrijving, als bedoeld in lid 1 van dit artikel, wordt elke aanmelding c.q. inschrijving aangemerkt die, op onderdelen of in zijn geheel, irreële of onaannemelijke bedragen of gegevens bevat en waarmee de goede werking van de selectie- c.q. gunningssystematiek op onaanvaardbare wijze wordt doorkruist en/of waarmee de gegadigde c.q. de inschrijver zich vastlegt op een prestatie die, bezien naar hetgeen gebruikelijk is in het maatschappelijk verkeer, feitelijk of rechtens niet of niet goed mogelijk is.
(deze tekst maakt geen deel uit van de beleidsregel maar is slechts omwille van de duidelijkheid bijgevoegd)
In dit besluit wordt verstaan onder:
het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet;
i.overheidsopdracht voor leveringen: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer leveranciers en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op:
de levering van producten en zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering;
j.overheidsopdracht voor diensten: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op:
het verrichten van de diensten, bedoeld in bijlage 2, en van werkzaamheden, genoemd in bijlage 1, waarbij de werkzaamheden bijkomstig zijn ten opzichte van het verrichten van de diensten;
dynamisch aankoopsysteem: een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen, met algemeen op de markt beschikbare kenmerken, beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd open voor een ondernemer die voldoet aan de selectiecriteria en die overeenkomstig de eisen van het beschrijvend document een indicatieve inschrijving heeft ingediend;
elektronische veiling: een zich herhalend elektronisch proces voor de presentatie van nieuwe, verlaagde prijzen of van nieuwe waarden voor bepaalde elementen van de inschrijvingen, dat plaatsvindt na de eerste volledige beoordeling van de inschrijvingen en dat klassering op basis van elektronische verwerking mogelijk maakt;
de leden van het bestuur, het leidinggevend of het toezichthoudend orgaan voor meer dan de helft door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of andere publiekrechtelijke instellingen zijn aangewezen;
concurrentiegerichte dialoog: een procedure waaraan alle ondernemers mogen verzoeken deel te nemen en waarbij de aanbestedende dienst een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten ondernemers, ten einde een of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de aanbestedende dienst beantwoorden en op grond waarvan de geselecteerde ondernemers zullen worden uitgenodigd om in te schrijven;
bijzonder complexe overheidsopdracht: een overheidsopdracht waarbij de aanbestedende dienst objectief gezien niet in staat is de technische middelen overeenkomstig artikel 23, derde lid, onderdelen b, c of d, te bepalen of niet in staat is de juridische of financiële voorwaarden van een project te specificeren;
elektronisch middel: een middel waarbij gebruik wordt gemaakt van elektronische apparatuur voor gegevensverwerking, met inbegrip van digitale compressie en gegevensopslag, en van verspreiding, overbrenging en ontvangst door middel van draden, straalverbindingen, optische middelen of andere elektromagnetische middelen;
NACE: de statistische nomenclatuur van economische activiteiten in de Europese Gemeenschappen, vastgesteld bij verordening (EEG) nr. 3037/90 van de Raad van de Europese gemeenschappen van 9 oktober 1990 betreffende de statistische nomenclatuur van de economische activiteiten in de Europese Gemeenschap (PbEG L 293);
overheidsopdrachten voor werken: een technische voorschrift dat een omschrijving geeft van de vereiste kenmerken van een werk, een materiaal, een product of een levering en aan de hand waarvan op objectieve wijze een werk, een materiaal, een product of een levering zodanig kan worden omschreven dat dit beantwoordt aan het gebruik waarvoor het door de aanbestedende dienst is bestemd;
overheidsopdrachten voor leveringen of overheidsopdrachten voor diensten: een specificatie die voorkomt in een document ter omschrijving van de vereiste kenmerken van een product of dienst;
Europese technische goedkeuring: een op de bevinding dat aan de essentiële eisen wordt voldaan gebaseerde, gunstig uitgevallen technische beoordeling waarbij een product, gezien zijn intrinsieke eigenschappen en de voor de toepassing en het gebruik ervan vastgestelde voorwaarden, geschikt wordt verklaard voor het gebruik voor bouwdoeleinden door een erkende organisatie;
richtlijn nr. 89/665/EEG: richtlijn nr. 89/665/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 21 december 1989 houdende de coördinatie van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen betreffende de toepassing van de beroepsprocedures inzake het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen en voor de uitvoering van werken (PbEG L 395);
richtlijn nr. 92/50/EEG: richtlijn nr. 92/50/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 18 juni 1992 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening (PbEG L 209), naar de tekst zoals deze gold op de dag voor intrekking van deze richtlijn;
richtlijn nr. 93/36/EEG: richtlijn nr. 93/36/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor leveringen (PbEG L 199), naar de tekst zoals deze gold op de dag voor intrekking van deze richtlijn;
richtlijn nr. 93/37/EEG: richtlijn nr. 93/37/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 14 juni 1993 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor de uitvoering van werken (PbEG L 199), naar de tekst zoals deze gold op de dag voor intrekking van deze richtlijn;
aan een of meer ondernemingen die een dienst mogen verrichten of een activiteit mogen uitoefenen op een andere wijze dan volgens deze criteria voordelen worden toegekend waardoor enige andere onderneming aanzienlijk wordt belemmerd in de mogelijkheid om dezelfde activiteiten binnen hetzelfde geografische gebied onder in wezen gelijkwaardige voorwaarden uit te oefenen;
De raming, bedoeld in het eerste lid, geldt op het tijdstip van verzending van de aankondiging van de overheidsopdracht overeenkomstig artikel 35, negende lid, of, wanneer deze aankondiging niet vereist is, op het tijdstip waarop de procedure voor de gunning van de overheidsopdracht door de aanbestedende dienst wordt ingeleid.
Bij de berekening van de geraamde waarde van overheidsopdrachten voor werken houdt de aanbestedende dienst rekening met de waarde van de werken, en met de geraamde totale waarde van de voor de uitvoering van het werk noodzakelijke goederen die door de aanbestedende dienst ter beschikking van de aannemer zijn gesteld.
Wanneer een voorgenomen verkrijging van homogene leveringen aanleiding kan geven tot overheidsopdrachten die gelijktijdig in afzonderlijke percelen worden gegund, neemt de aanbestedende dienst de geraamde totale waarde van deze percelen als grondslag voor de toepassing van artikel 7, eerste lid, onderdelen a en b.
In het geval van overheidsopdrachten voor leveringen of overheidsopdrachten voor diensten die met een zekere regelmaat worden verleend of die bestemd zijn om gedurende een bepaalde periode te worden hernieuwd, neemt de aanbestedende dienst voor de berekening van de geraamde waarde van de overheidsopdracht als grondslag:
de totale reële waarde van de tijdens het voorafgaande boekjaar of tijdens de voorafgaande twaalf maanden gegunde soortgelijke opeenvolgende overheidsopdrachten voor leveringen of overheidsopdrachten voor diensten, indien mogelijk gecorrigeerd voor verwachte wijzigingen in hoeveelheid of waarde gedurende de twaalf maanden volgende op de eerste opdracht, of
Bij de berekening van de waarde van een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteemgaat de aanbestedende dienst uit van de geraamde maximale waarde, exclusief omzetbelasting, van alle voor de totale duur van de raamovereenkomst of van het dynamisch aankoopsysteem voorgenomen overheidsopdrachten.
Een aanbestedende dienst kan voor het gunnen van zijn overheidsopdrachten gebruik maken van een procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande mededeling van een aankondiging van een overheidsopdracht:
wanneer, in het kader van een openbare procedure of een niet-openbare procedure, geen of geen geschikte inschrijvingen of geen verzoeken om een uitnodiging tot deelneming zijn ingediend, mits de oorspronkelijke voorwaarden van de overheidsopdracht niet wezenlijk worden gewijzigd en de Commissie op haar verzoek een verslag wordt overgelegd,
voor zover zulks strikt noodzakelijk is, ingeval de termijnen voor de openbare procedure of de niet-openbare procedure dan wel voor de procedure van gunning door onderhandelingen met mededeling van een aankondiging van een overheidsopdracht als bedoeld in artikel 30 wegens dwingende spoed, als gevolg van gebeurtenissen die door de aanbestedende dienst niet kon worden voorzien en niet aan de aanbestedende dienst te wijten is, niet in acht kunnen worden genomen.
Een aanbestedende dienst kan overheidsopdrachten voor leveringen gunnen na een procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande mededeling van een aankondiging van een overheidsopdracht in de volgende gevallen:
wanneer verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat of zich bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze overheidsopdrachten voor leveringen en nabestellingen niet langer is dan drie jaar, –bestemd zijn voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, of –voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties,
Een aanbestedende dienst kan een overheidsopdracht voor diensten gunnen na een procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande mededeling van een aankondiging, wanneer die opdracht voortvloeit uit een prijsvraag en volgens de toepasselijke voorschriften aan de winnaar of aan een van de winnaars van die prijsvraag dient te worden gegund. In dit laatste geval nodigt de aanbestedende dienst alle winnaars van de prijsvraag tot de onderhandelingen uit.
Een aanbestedende dienst kan een overheidsopdracht voor werken of een overheidsopdracht voor diensten gunnen na een procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande aankondiging in de volgende gevallen:
1°. de aanvulle de u nde werken of diensten zijn ten gevolge van een onvoorziene omstandigheid voor itvoering van deze overheidsopdracht noodzakelijk geworden; 2°. de gunning geschiedt aan de aannemer of dienstverlener die de oorspronkelijke overheidsopdracht voor werken of overheidsopdracht voor diensten uitvoert, en 3°. het totale bedrag van de voor de aanvullende werken of diensten gegunde overheidsopdracht voor werken of overheidsopdracht voor diensten niet hoger is dan 50 procent van het bedrag van de oorspronkelijke overheidsopdracht, en de aanvullende werken of diensten voorts – technisch of economisch niet los van de oorspronkelijke opdracht kunnen worden uitgevoerd zonder overwegende bezwaren voor de aanbestedende diensten, of – wel kunnen worden gescheiden, maar strikt noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke opdracht te vervolmaken;
in geval van nieuwe werken of diensten, bestaande uit de herhaling van soortgelijke werken of diensten die door dezelfde aanbestedende diensten worden toevertrouwd aan de ondernemer waaraan een oorspronkelijke overheidsopdracht werd gegund, mits deze werken of deze diensten overeenstemmen met een basisproject dat het voorwerp vormde van de oorspronkelijke overheidsopdracht die overeenkomstig de openbare procedure of de niet-openbare procedures is gegund en mits: 1°. de aanbestedende diensten reeds in de aankondiging van de aanbesteding van het basisproject vermelden dat een procedure zonder aankondiging kan worden toegepast, en 2°. de aanbestedende diensten hierbij het totale voor de volgende werken geraamde bedrag in aanmerking nemen voor de toepassing van de artikel 7,1.
Een aanbestedende dienst sluit iedere gegadigde of inschrijver jegens wie bij een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht van deelneming aan een overheidsopdracht uit.
Een aanbestedende dienst kan van deelneming aan een overheidsopdracht uitsluiten iedere ondernemer:
die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie;
Wanneer voor een bepaalde overheidsopdracht inschrijvingen worden gedaan die in verhouding tot de te verrichten werken, leveringen of diensten abnormaal laag lijken, verzoekt de aanbestedende dienst, voordat hij deze inschrijvingen kan afwijzen, schriftelijk om de door hem nodig geachte verduidelijkingen over de samenstelling van de desbetreffende inschrijving.
Wanneer een aanbestedende dienst constateert dat een inschrijving abnormaal laag is omdat de inschrijver overheidssteun heeft gekregen, kan de inschrijving op die grond worden afgewezen, wanneer de inschrijver desgevraagd niet binnen een door de aanbestedende dienst bepaalde voldoende lange termijn kan aantonen dat de betrokken steun niet in strijd met de artikelen 87 en 88 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is toegekend.
Bij de toepassing van deze regeling wordt in essentie aangesloten bij de definities uit het Bao, aangevuld met de definities opgenomen in artikel 1 lid 1 van deze regeling. Voor de goede orde is opgenomen dat bij strijd tussen de definities uit het Bao en lid 1, de tekst van artikel 1 lid 1 van de regeling voorgaat, tenzij het een Europese aanbesteding betreft. In dat laatste geval is het Bao namelijk dwingend van toepassing.
Artikel 2 geeft het toepassingsbereik van de onderhavige regeling aan. Hierin wordt duidelijk gemaakt dat deze regeling van toepassing is op alle aanbestedingen van de Gemeente: enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, openbaar en Europees. Aangezien het Bao prevaleert bij Europese aanbestedingen, werkt deze regeling in dat geval alleen aanvullend; alsdan gaat bij strijdigheid het Bao voor.
Om misverstanden te voorkomen is verder verduidelijkt dat, hoewel in deze regeling hier soms naar wordt verwezen, het Bao bij niet-Europese aanbestedingen van de Gemeente niet integraal van toepassing is. De bepalingen van het Bao zijn bij niet-Europese aanbestedingen alleen van toepassing, indien en voor zover deze bepalingen in de onderhavige regeling expliciet van toepassing zijn verklaard door de Gemeente. Bij verwijzingen naar artikelen van het Bao in deze regeling, gelden de doorverwijzingen in de betreffende artikelen naar andere artikelen van het Bao enkel voor zover relevant.
Een onderneming die deelneemt, of te kennen geeft deel te willen nemen aan een aanbesteding van de Gemeente, verklaart zich daarmee volledig en onvoorwaardelijk akkoord met de inhoud van deze regeling. Een dergelijke onderneming kan zich er dus niet later op beroepen de inhoud van deze regeling niet te kennen, of het hier niet mee eens te zijn.
Aanvullend beleid met betrekking tot het uitschrijven van aanbestedingen
De Gemeente maakt gebruik van haar bevoegdheid om aanvullend op het Bao eigen beleid vast te stellen in de vorm van drempelbedragen lager dan de Europese drempelbedragen, opgenomen in artikel 7 Bao. De daaraan verbonden wijze van aanbesteden wordt vermeld in de opgenomen matrix. De in de matrix genoemde Europese drempelbedragen worden door de Europese Commissie periodiek opnieuw vastgesteld. Bij de toepassing van deze regeling moet steeds worden uitgegaan van de bedragen die gelden op het moment van uitschrijven van de aanbesteding. De in de matrix aan deze bedragen gekoppelde bedragen, gemarkeerd door (*), wijzigen automatisch mee als de Europese drempelbedragen opnieuw worden vastgesteld. Uiteraard behoudt de Gemeente het recht om de overige vermelde drempelbedragen op elk gewenst moment te wijzigen door middel van het aanpassen van deze regeling.
Voor de manier waarop de waarde van een aan te besteden opdracht moet worden geraamd, wordt voor alle aanbestedingen van de Gemeente aangesloten bij specifieke regels van artikel 9 Bao.
Ook bij niet-Europese aanbestedingen geldt dat in de gevallen genoemd in artikel 31 Bao enkelvoudig onderhands kan worden aanbesteed. Het besluit om deze afwijkingsmogelijkheid toe te passen moet door het College genomen worden. Daarbij wordt het tijdig kunnen verwerven van een subsidie van derden beschouwd als een strikte noodzaak, als bedoel in artikel 31 lid 1 sub c Bao.
Daarnaast bestaat, voor zover het niet gaat om een Europese aanbesteding, de mogelijkheid dat de Gemeente ook anders dan overeenkomstig het bepaalde in artikel 31 Bao afwijkt van het aanvullende beleid dat is opgenomen in dit artikel. De Gemeente behoudt wat dit betreft haar volledige discretionaire bevoegdheid. Toepassing van deze ‘hardheidsclausule’ vergt echter wel een specifieke motivering, toegespitst op de bijzonderheden van het geval.
Bij alle aanbestedingen van de Gemeente zijn de Algemene inkoopvoorwaarden van kracht. Als die iets niet regelen, bijvoorbeeld de deponering van software (zgn. escrow-overeenkomst), kan in de aanbestedingsstukken worden bepaald dat aanvullend hierop inkoopvoorwaarden van bijvoorbeeld een brancheorganisatie worden toegepast. In de aanbestedingsstukken kan ook worden aangegeven dat de Algemene inkoopvoorwaarden niet of slechts beperkt van toepassing zijn, bijvoorbeeld wat betreft de aansprakelijkheid- en verzekeringsplicht. In geval van strijdigheid gaat de inhoud van de onderhavige regeling voor op de bepalingen van de Algemene inkoopvoorwaarden.
Lid 1 van dit artikel maakt het algemene uitgangspunt van de Gemeente duidelijk, namelijk dat zij uitsluitend zaken wenst te doen met integere ondernemingen. Dit uitgangspunt geldt voor alle vormen van aanbesteding: van de selectie van een onderneming voor een enkelvoudig onderhandse gunning tot en met een openbare Europese aanbesteding. Deze regeling is voor een groot deel een uitwerking van dit uitgangspunt.
Opgenomen is dat de Gemeente het recht heeft de integriteit van ondernemingen die in aanmerking wensen te komen voor de gunning van opdrachten van de Gemeente, te toetsen. Dit kan door het afleggen van eigen verklaringen, het indienen van andere bewijsstukken, danwel door het (laten) doen van andersoortig onderzoek door de Gemeente. Elke betrokken onderneming is verplicht om hieraan tijdig en te goeder trouw mee te werken. Voor niet-Nederlandse ondernemingen is een aanvullende regeling opgenomen. Afgelegde verklaringen mogen niet ouder zijn dan zes maanden.
De Gemeente hecht eraan om, ook in het kader van haar integriteitsbeleid, de administratieve lasten van ondernemingen zo beperkt mogelijk te houden. Daarom heeft de Gemeente over het algemeen een voorkeur voor het werken met eigen verklaringen en het alleen diepgaander toetsen van de integriteit van ondernemingen aan wie zij voornemens is een opdracht te gunnen, zeker bij de aanbesteding van opdrachten met een relatief geringe waarde. De Gemeente kan echter zonder meer afwijken van deze algemene voorkeur. Een van deze afwijkingen is het in principe altijd opvragen van de verklaring omtrent het gedrag, als bedoeld in lid 3.
Voldoet een onderneming niet of niet tijdig aan de hier genoemde eisen, dan kan de Gemeente besluiten om de betreffende onderneming uit te sluiten. Dit betreft een discretionaire bevoegdheid van de Gemeente; zij kan hiertoe niet worden verplicht. Voor de duidelijkheid is opgenomen dat onder het begrip ‘uitsluiting’ bij de toepassing van deze regeling ook moet worden verstaan de beslissing om een bepaalde onderneming niet uit te nodigen voor een enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding van de Gemeente.
Toepassing en beleidsmatige invulling artikel 45 Bao
Bij de toepassing en uitwerking van (onder meer) het integriteitsbeleid van de Gemeente, wordt aangesloten bij artikel 45 Bao. Dit geldt voor alle aanbestedingen van de Gemeente. De Gemeente wenst echter een verdergaande beleidsmatige invulling te geven aan artikel 45 Bao. Deze nadere invulling geldt dus zowel voor Europese als voor niet-Europese aanbestedingen.
De nadere invulling krijgt met name vorm door de gronden van artikel 45 lid 3 sub c en sub d nader in te vullen. De tekst van het Bao laat hiervoor de ruimte. De Gemeente doet dit vooral door het opnemen van de omstandigheden genoemd in artikel 6 lid 2 en lid 3 van deze regeling. Voor een belangrijk deel sluit de Gemeente hiermee aan bij het beleid van de Rijksoverheid, als opgenomen in de zgn. BIBOB beleidsregels. Op onderdelen is dit beleid echter verder aangevuld.
De termijn waarover wordt teruggekeken bij de toets of een onderneming zich bevindt in een van de omstandigheden genoemd in artikel 45 Bao, als nader ingevuld in dit artikel, is begrensd tot een periode van 4 jaar, gerekend vanaf het moment van aanmelden c.q. inschrijven. Hiermee wordt aangesloten bij het beleid van het Ministerie van Justitie bij de afgifte van een verklaring omtrent het gedrag.
In lid 5 is verduidelijkt dat de verklaring bedoeld in artikel 5 lid 3 van deze regeling niet noodzakelijkerwijs voldoende bewijs is dat de betreffende onderneming niet in een van de hier genoemde omstandigheden verkeert. Dit vanwege het relatief beperkte toepassingsbereik van de bedoelde verklaring. De Gemeente kan dus besluiten om een onderneming, ondanks het feit dat zij een dergelijke verklaring kan overleggen, toch uit te sluiten, indien een van de in lid 2 en lid 3 bedoelde omstandigheden zich voordoet. Hiermee wordt afgeweken van het ARW 2005 en wordt de regeling van artikel 46 lid 2 Bao aangevuld.
Bij de toepassing van dit beleid wordt het aangaan van een transactie, strafrechtelijk of anderszins, met een bevoegde instantie beschouwd als een onherroepelijke gerechtelijke veroordeling terzake. Voorbeelden van bevoegde instanties in Nederland zijn het Openbaar Ministerie (OM), de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) of de Fiscale Inlichtingen en Opsporingsdienst (FIOD).
Lid 7 maakt duidelijk dat in principe niet alleen wordt gekeken naar de onderneming die als hoofdaannemer optreedt, maar ook naar andere ondernemingen waarop bij de aanmelding voor c.q. de inschrijving op een aanbesteding, danwel de uitvoering van de opdracht, een beroep wordt gedaan door de betreffende onderneming. Aldus kan een onderneming die zich niet (zelf) bevindt in een van de hier bedoelde omstandigheden toch worden uitgesloten, omdat een van de hier bedoelde partijen waarop de onderneming een beroep doet, zich bevindt in de omstandigheden genoemd in artikel 45 Bao, zoals nader ingevuld in deze regeling.
Tot slot is opgenomen dat deze regeling niet afdoet aan de discretionaire bevoegdheid van de Gemeente om in een concreet geval een onderneming niet uit te sluiten. Dit betreft voornamelijk een verduidelijking waarop in de regel geen beroep zal hoeven te worden gedaan indien uitsluiting de Gemeente niet geëigend voorkomt, aangezien artikel 45 lid 3 Bao enkel facultatieve uitsluitingsgronden bevat – en het de Gemeente dus vrijstaat zelfstandig te beslissen of zij hiertoe over wenst te gaan of niet – en in artikel 45 lid 2 Bao een algemene uitzondering is opgenomen. Deze bepaling kan worden gezien als een nadere invulling van de discretionaire bevoegdheid waarover de Gemeente in dit kader beschikt.
Beoordeling van integer en vakbekwaam handelen bij uitvoering van opdrachten voor de Gemeente
Het voorgaande artikel heeft betrekking op de mogelijke uitsluiting van ondernemingen, omdat zij ten tijde van een aanbesteding van de Gemeente in een van de omstandigheden verkeren als bedoeld in artikel 45 Bao, zoals nader ingevuld in deze regeling. Voor een belangrijk deel hebben deze omstandigheden betrekking op niet-integer of niet-vakbekwaam handelen door deze onderneming bij de uitvoering van eerdere opdrachten voor andere opdrachtgevers dan de Gemeente.
Artikel 7 heeft specifiek betrekking op opdrachten die een onderneming uitvoert voor de Gemeente. De Gemeente wenst consequent te beoordelen of ondernemingen bij de uitvoering van zulke opdrachten integer en vakbekwaam handelen. Is dit niet het geval, dan kan dit consequenties hebben in de vorm van uitsluiting van toekomstige aanbestedingen van de Gemeente, zoals opgenomen in artikel 6. Onder omstandigheden kan van de Gemeente namelijk niet worden gevraagd dat zij, na een voorafgaande aanbesteding, een nieuwe overeenkomst aangaat met een onderneming waarvan zij heeft vastgesteld dat deze bij de uitvoering van eerdere opdrachten niet naar behoren heeft gepresteerd. Een beslissing tot uitsluiting op deze grond laat eventuele andere consequenties, zoals ontbinding van de overeenkomst, schadevorderingen, etc., onverlet. De beoordeling dat zich bij de uitvoering van een opdracht geen tekortkomingen hebben voorgedaan, kan een omstandigheid zijn die de Gemeente meeweegt bij de beslissing welke ondernemingen worden uitgenodigd voor enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbestedingen.
In essentie geeft artikel 7 een objectieve en zorgvuldige procedure voor de beoordeling of een onderneming bij de uitvoering van opdrachten van de Gemeente naar behoren – d.w.z. integer en vakbekwaam – heeft gepresteerd. Deze beoordeling vindt in principe plaats bij de uitvoering van elke opdracht van de Gemeente van enige omvang. Hierbij wordt een drempelbedrag van € 10.000 (exclusief BTW) als uitgangspunt gehanteerd. In de regel gaat het om een eenmalige beoordeling, uitgevoerd bij het voltooien van de opdracht. Dit uitgangspunt staat er niet aan in de weg dat de Gemeente kan besluiten vaker, of ook bij de uitvoering van opdrachten met een geringere contractswaarde, de hier bedoelde beoordelingen uit te voeren, indien zij hiertoe aanleiding ziet. Bij raamovereenkomsten vindt de beoordeling in principe ten minste jaarlijks en bij de beëindiging van de raamovereenkomst plaats.
Bij de hier bedoelde beoordeling wordt gebruik gemaakt van een gestandaardiseerd evaluatieformulier. Dit komt de objectiviteit en de zorgvuldigheid ten goede. Het evaluatieformulier is als bijlage bij deze regeling opgenomen.
Indien de beoordeling daar aanleiding toe geeft, kan de Gemeente besluiten een onderneming strafpunten op te leggen. Deze strafpunten worden pas definitief opgelegd, nadat het voornemen hiertoe aan de betreffende onderneming is voorgelegd en deze hierop heeft kunnen reageren. Aldus heeft de onderneming gelegenheid om haar zienswijze naar voren te brengen. Vervolgens neemt de Gemeente een definitieve beslissing over de toekenning van strafpunten, die vervolgens aan de betreffende onderneming wordt meegedeeld en in een register wordt bijgehouden. Deze procedure komt de objectiviteit en de zorgvuldigheid verder ten goede.
Strafpunten ‘verjaren’ twee jaar na de mededeling van de definitieve toekenning daarvan. Deze termijn is korter dan de termijn die wordt gehanteerd in het kader van artikel 6 lid 4 van deze regeling. De Gemeente heeft voor deze kortere termijn gekozen om te waarborgen dat geen sprake is van disproportionele uitkomsten. Wat de strafpunten betreft, gaat deze specifieke termijn van 2 jaar dus voor op de algemene termijn van vier jaar uit artikel 6 lid 4. Verjaarde strafpunten worden niet in aanmerking genomen bij de beslissing of een onderneming al dan niet wordt uitgesloten, als bedoeld in artikel 6.
Het toe te kennen aantal strafpunten hangt af van de ernst van de geconstateerde tekortkoming, zodat ook wat dit betreft de proportionaliteit is gewaarborgd. De Gemeente heeft ervoor gekozen om te werken met drie categorieën tekortkomingen – zeer ernstig, ernstig en beperkt – en aan de hand daarvan de strafpunten toe te kennen.
Van een zeer ernstige tekortkoming is sprake als aan twee voorwaarden is voldaan: 1) de Gemeente wordt zeer ernstig benadeeld en 2) er moet sprake zijn van opzet of grove schuld aan de kant van de betreffende onderneming, althans dit moet in voldoende mate zijn aangetoond. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan handelen als bedoeld in artikel 45 lid 1 en artikel 45 lid 3 sub c Bao, zoals nader ingevuld in artikel 6 van deze regeling. In voorkomend geval kan dit ertoe leiden dat er bij de toepassing van artikel 6 het toegekende aantal strafpunten geldt als een extra grond voor uitsluiting, naast een van de andere in dat artikel genoemde gronden. Het kan echter ook zo zijn dat een tekortkoming wordt vastgesteld die naar de letter (nog) niet overeenkomt met een van deze andere uitsluitingsgronden, maar daarmee wel vergelijkbaar is of daartoe kan leiden. In zulke gevallen kan het toegekend hebben gekregen van zes of meer strafpunten dienen als zelfstandige uitsluitingsgrond. Aangezien voor zeer ernstige tekortkomingen vijf strafpunten worden toegekend en uitsluiting kan volgen bij zes of meer strafpunten, zal in dergelijke gevallen echter altijd sprake moeten zijn van nog één bijkomende of eerdere tekortkoming, voordat tot uitsluiting kan worden overgegaan. Bovendien heeft een onderneming bij de toekenning van strafpunten altijd gelegenheid om haar zienswijze te geven. Dit alles dient eveneens als extra waarborg ter voorkoming van disproportionele uitkomsten.
Van een ernstige tekortkoming is sprake als de gevolgen van de tekortkoming vergelijkbaar zijn met de gevolgen van een zeer ernstige tekortkoming, maar de opzet of grove schuld ontbreekt, althans onvoldoende kan worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als de onderneming heeft nagelaten om een essentiële controle uit te voeren op een materiaal dat met een zodanig gebrek is behept dat dit voor de Gemeente tot grote schade leidt, maar de onderneming niet zelf de veroorzaker is van dat gebrek en het nalaten van de controle niet is aan te merken als opzet of grove schuld. Van een ernstige tekortkoming kan eveneens sprake zijn indien de Gemeente ernstig wordt benadeeld door handelen in strijd met hetgeen, gelet op de offerte, de overeenkomst en/of hetgeen in het maatschappelijk verkeer betamelijk is, redelijkerwijs van de betreffende onderneming verwacht mag worden. Deze tweede grond kan een zekere overlap met de eerstgenoemde grond vertonen, maar is over het algemeen meer toegespitst op de contractuele relatie tussen de betreffende onderneming en de Gemeente. Gedacht kan worden aan substantiële en ongerechtvaardigde overschrijdingen van het budget of van de termijn voor voltooiing van de opdracht.
Van een beperkte tekortkoming is sprake bij een zekere mate van niet-integer of niet-vakbekwaam handelen, waarbij de Gemeente niet ernstig is benadeeld. Gedacht kan worden aan een beperktere budget- of termijnoverschrijding, andere tekortkomingen waardoor de Gemeente niet (zeer) ernstig wordt benadeeld, of benadeling van andere partijen dan de Gemeente.
In de leden 10, 11 en 12 is opgenomen dat handelen door medewerkers, onderaannemers en mede-combinanten in principe wordt beschouwd als handelen van de onderneming die (al dan niet in combinatie) als hoofdaannemer optreedt bij de uitvoering van de opdracht. Het begrip ‘medewerker’ wordt bij de toepassing van deze regeling zeer ruim uitgelegd. De Gemeente kan onder omstandigheden echter besluiten om bepaald handelen door een van de hier bedoelde partijen niet of niet volledig te beschouwen als handelen door de betreffende onderneming en deze onderneming dientengevolge geen of minder strafpunten toe te kennen. Hiervoor is wel vereist dat de betreffende onderneming naar de mening van de Gemeente overtuigend heeft aangetoond dat het handelen redelijkerwijs niet aan haar kan worden toegerekend.
De in dit artikel opgenomen werkwijze met betrekking tot het beoordelen van de uitvoering van opdrachten voor de Gemeente wordt ingevoerd vanaf de dag van publicatie van deze regeling, voor alle opdrachten die aan de hier genoemde criteria voldoen.
Irreële en niet-aannemelijke aanmeldingen en inschrijvingen
De praktijk leert dat de Gemeente, net als elke andere aanbestedende dienst, bij aanbestedingen soms wordt geconfronteerd met aanmeldingen c.q. inschrijvingen van ondernemingen die moeten worden aangemerkt als irreëel of anderszins niet-aannemelijk. Sommige ondernemingen doen een dergelijke aanmelding of inschrijving, omdat zij menen zich daarmee een voordeel te kunnen verwerven. Tegen het doen van een scherpe of, in sommige gevallen, creatieve of innovatieve aanmelding of inschrijving heeft de Gemeente uiteraard op zich geen bezwaar. Dat wordt echter anders, wanneer irreële of niet-aannemelijke bedragen of gegevens worden vermeld en hiermee de door de Gemeente gekozen selectie- of gunningssystematiek op onaanvaardbare wijze wordt doorkruist, of de onderneming zich hiermee vastlegt op, feitelijk of juridisch gezien, onmogelijke prestaties. In zo’n geval kan het gaan om onbetamelijk en onacceptabel handelen door een onderneming. Voorbeelden zijn buitengewoon hoge of lage prijzen voor bepaalde onderdelen van een aanbesteding, het garanderen van 100% klanttevredenheid of de belofte dat een complex en omvangrijk bouwwerk in één dag wordt gerealiseerd.
Uit de jurisprudentie blijkt dat zulk gedrag van een onderneming door een aanbestedende dienst niet geaccepteerd hoeft te worden, maar dat het in praktijk niet altijd eenvoudig is om de betreffende onderneming op deze grond uit te sluiten. Artikel 8 is opgenomen om de Gemeente in zulke gevallen een rechtsgrond voor uitsluiting te bieden. Onderstreept moet worden dat deze bepaling uitsluitend dient ter bescherming van de belangen van de Gemeente en dat de beslissing over toepassing van deze bepaling een discretionaire bevoegdheid van de Gemeente betreft. De Gemeente kan niet door een derde, bijvoorbeeld een andere inschrijver, worden verplicht om een onderneming op deze grond uit te sluiten.
Tot slot is opgenomen dat de Gemeente, naast de mogelijkheden die lid 1 en lid 2 bieden, bij alle aanbestedingen gebruik kan maken van de mogelijkheid om abnormaal lage inschrijvingen als ongeldig terzijde te leggen en de betreffende onderneming uit te sluiten, op voorwaarde dat deze onderneming eerst om een toelichting wordt gevraagd. Hiervoor wordt aangesloten bij artikel 56 Bao.
Het bestaande beleid van de Gemeente vervalt met het van kracht worden van deze regeling. De voornaamste elementen van het eerdere beleid zijn overgenomen in artikel 3 van deze regeling.
Deze regeling is van toepassing op alle aanbestedingen van de Gemeente die worden opgestart na het van kracht worden van deze regeling. In dit verband geldt als het moment van opstarten van een aanbesteding het moment van publicatie van de aankondiging (bij openbare en Europese aanbestedingen) c.q. het moment van verzenden van de uitnodiging om aan de aanbesteding deel te nemen (bij enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen).
De beoordeling van integer en vakbekwaam handelen bij de uitvoering van opdrachten voor de Gemeente, als bedoeld in artikel 7 van deze regeling, kan ook betrekking hebben op opdrachten die reeds gegeven zijn voordat dit beleid van kracht wordt.
Evaluatieformulier AANBESTEDINGEN GEMEENTE HEERLEN
(dit formulier kan ten behoeve van het gebruik in identieke vorm electronisch of in een andere extensie beschikbaar worden gesteld)
De beoordelaar heeft geconstateerd dat bij de uitvoering van de voorliggende opdracht door of namens de bovengenoemde onderneming sprake is van:
een beperkte tekortkoming (1 strafpunt)
een ernstige tekortkoming (3 strafpunten)
een zeer ernstige tekortkoming (5 strafpunten)
Mogelijk relevante factoren bij beoordeling
Kwaliteit van de levering, het werk of de dienst
Uitvoering conform tijdsplanning
Eventuele budgetoverschrijdingen
Kwaliteit en gedrag uitvoerder, projectleider of contactpersoon
Kwaliteit en gedrag ander personeel, onderaannemers, etc.
Toepassing relevante wetgeving (Arbo, milieu, e.d.)
Nakomen van afspraken, oplossen van klachten, service, etc.
Niveau communicatie, productinformatie, verslaglegging, rapportages, etc.