CVDR89109_1Regeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaatsnlregelingLoppersum2018-03-20LoppersumOnbekendArchiefverordening van de gemeente Loppersum 2008Archiefwet, artikel 30 lid 1Archiefwet, art. 32 lid 2gemeenteraadbestuur en recht2008-05-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-04-012007-10-012014-01-01nieuwe regelingOnbekendBron bekendmaking onbekendRegeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats1ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt
verstaan:
De wet: de Archiefwet 1995;
Gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in
artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende lot de
gemeente;c.De archiefbewaarplaats: de
door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats;
Beheerden degene die ingevolge artikel 4 derde lid is
belast met het beheer van de archiefbescheiden
van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn
overgebracht.;
Beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als
zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
2DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel 2De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de
bewaarplaats, die zich bevindt op de begane grond bij de
afdeling KlantContactCentrum, Molenweg 12 te Loppersum.HOOFDSTUK 3 DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS
VOOR DE ARCHIEF-BESCHEIDEN3Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor het inrichten en
instandhouden van een archiefbewaarplaats ais bedoeld in
artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige
archiefruimten.4Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor het aanwijzen van de
beheerder.5Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor de
aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de
werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke bescheiden
en documentaire verzamelingen.61.Eerste lidBurgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de
vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden
geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden
voldoende is gewaarborgd.2.Tweede lidHet eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen.7Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding
van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn
verbonden.8Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van
de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar
de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast via het
Besluit Informatiebeheer Loppersum 2008.9Burgemeester en wethouders doen
tenminste eenmaal per (twee) Jaar
aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter
uitvoering van de artikel 30 van de wet.4HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS10Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de
gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de
archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden
en documentaire verzamelingen.Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de
gemeentesecretaris een deskundige aanwijzen, die in het
bezit is van een diploma archivistiek ais bedoeld in artikel 22
van de wet.11De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats
archiefbescheiden en documenten op te nemen afkomstig van
particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de
lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.12Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen
niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd
onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden
en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke
organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens
alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of
bewerkingen.13Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming
in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is
de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden
onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende
archieven en verzamelingen.Hij verstrekt
daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften,
uittreksels of bewerkingen.14De kosten voor het verstekken van afbeeldingen, afschriften,
uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten
in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere
werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de
gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening
gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening
vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een
aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte
gesteld.15De gemeentesecretaris brengt eenmaal per (twee) jaar verslag uit
aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van
de archiefbewaarplaats.5SLOTBEPALINGEN16De Archiefverordening van de gemeente Loppersum 1999
wordt ingetrokken.17Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 april 2008 en werkt
terug tot en met 1 oktober 2007.18Deze verordening wordt aangehaald ais "Archiefverordening van de
gemeente Loppersum 2008" .Memorie van toelichtingDeze model archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995
(Staatsbladen 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995
(Staatsbladen. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld
op grond. van de in de aanhef genoemde artikelen in de
Archiefwet 1995. Zij bestaan in hoofdzaak uit drie gedeelten:
De regeling voor de zorg, die het college burgemeester en
wethouders draagt voor de archieven van de
gemeentelijke organen;
Het beheer van de archiefbewaarplaats:
Het toezicht op het beheer van de nog niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte
archiefbescheiden.
Deze verordening is, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren
archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de
Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige
archiefruimten zijn (art. 13), is geregeld in het Archiefbesluit
1995.Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats,
dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Hoewel
dit model beperkt is tot zaken waarvoor de
wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in
vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de
verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook
archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.Artikelgewlize toelichting Artikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als
daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis
moest worden toegekend.2De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen
veelal bij afzonderlijk besluit.3Een ministeriele regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van
het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en
inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten
voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit
te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het
Archiefbesluit 1995).4De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de
op grond van artikel 8 te stellen voorschriften; het hierna
opgenomen Besluit Informatiebeheer Loppersum 2008.6Een ministeriele regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van
het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van de
procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking
komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid is van het
Archiefbesluit 1995 is vertaald in de regeling duurzaamheid
archiefbescheiden van 6 september 2001 en gepubliceerd in de
staatscourant van 18 september 2001, nr. 180 pagina 10.. Zodra dat
gebeurt, kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede
lid als enige overblijft.. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent
de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van
de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur
en ter besparing vaan conserveringskosten
voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente
heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte
stukken daarvan zelf ook profijt.8De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het
Besluit Informatiebeheer Loppersum 2008. Voor het beheer van de naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de
voorschriften gegeven in de Archiefverordening Loppersum 2008.9en 15Binnen een zittingsperiode vemeemt de gemeenteraad alsmede
tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het
archiefbeheer en het toezicht daarop heeft
plaatsgevonden.10De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de
archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van
documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de
cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen
eveneens op aan de gemeentesecretaris.13De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden,
die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen,
afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op
zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair,
dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige dienstverlening
kan verrichten.