| Organisatie | Loppersum |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats |
| Citeertitel | Archiefverordening van de gemeente Loppersum 2008 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Bron bekendmaking onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-04-2008 | 01-10-2007 | 01-01-2014 | nieuwe regeling | 19-05-2008 Onbekend | Onbekend |
HOOFDSTUK 2 DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt op de begane grond bij de afdeling KlantContactCentrum, Molenweg 12 te Loppersum.
HOOFDSTUK 3 DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEF-BESCHEIDEN
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats ais bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke bescheiden en documentaire verzamelingen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
HOOFDSTUK 4 HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek ais bedoeld in artikel 22 van de wet.
De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documenten op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen.Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
De kosten voor het verstekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Deze model archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsbladen 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Staatsbladen. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond. van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaan in hoofdzaak uit drie gedeelten:
Deze verordening is, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 13), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Hoewel dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.
Artikelgewlize toelichting Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Een ministeriele regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften; het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer Loppersum 2008.
Een ministeriele regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van de procedures rond het materiele behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 tweede lid is van het Archiefbesluit 1995 is vertaald in de regeling duurzaamheid archiefbescheiden van 6 september 2001 en gepubliceerd in de staatscourant van 18 september 2001, nr. 180 pagina 10.. Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft.. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing vaan conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Loppersum 2008. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening Loppersum 2008.
Binnen een zittingsperiode vemeemt de gemeenteraad alsmede tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.