Organisatie | Urk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement e-mail- en internetgebruik |
Citeertitel | Privacyreglement e-mail- en internetgebruik |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-05-2005 | Nieuwe regeling | 03-03-2005 Gemeentelijke website | 2001001914 |
Het college van de gemeente Urk,gelet op:· het feit dat de gemeente Urk aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn e-mail en internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen· de wenselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voor e-mail- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het monitoren van dit gebruik· het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens· de instemming met het privacyreglement door de Ondernemingsraad van de gemeente Urk op 26 april 2005besluit het volgende vast te stellen:<vet>‘Privacyreglement e-mail- en internetgebruik’</vet>
Hoofdstuk 1 Definities, reikwijdte en doeleinden
Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden en beheer
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voorzover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Hoofdstuk 3 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chat-sessies, on line te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
De volgende zaken zijn medewerkers niet toegestaan:· het doen van financiële transacties zoals aankopen of bestellingen op “internetwinkelsites”· het verzenden of opvragen dan wel downloaden van dvd’s, videobanden, audiobestanden of filmbanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerders;· de streaming van audio- of videobestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerders; (streaming is een techniek, waarbij een audio-of videobestand via een netwerk beluisterd of bekeken kan worden, terwijl het bestand wordt geladen. Eerder moest elk audiovisueel bestand eerst helemaal lokaal worden opgeslagen, voordat het bekeken of beluisterd kon worden. Bij streaming worden de data van het bestand in gecomprimeerde vorm als continue stroom verstuurd en afgespeeld).· het installeren van programmatuur;· het opslaan van privé foto’s op het netwerk. Een dergelijk verbod geldt niet indien een dergelijk gebruik van de e-mail- en internetfaciliteiten noodzakelijk is voor het uitvoeren van de werkzaamheden.
Hoofdstuk 4 Controle, bewaring en verwijdering persoonsgegevens
Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.
Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats. De gemeente maakt hierbij gebruik van contentfiltering.
Bescherming van onder geheimhouding vallende niet-openbare informatie: controle op het openbaar maken c.q. laten uitlekken van de informatie vindt plaats op basis van steekproefsgewijze content filtering. Een verdacht bericht wordt apart gezet voor nader onderzoek. Onderscheid tussen privé en zakelijke e-mail is niet van belang.
Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien een medewerker of een groep medewerkers wordt verdacht van het overtreden van regels, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden. Hiervoor kan door de gemeentesecretaris opdracht aan de systeembeheerder(s) gegeven worden om de in het eerste lid, sub a en/of lid b bedoelde gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de gemeentesecretaris.
Artikel 7 Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp.
Hoofdstuk 5 Rechten van medewerker: verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen van persoonsgegevens
Artikel 8 Rechten van de medewerker
De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.
Hoofdstuk 6 Sancties, onvoorziene omstandigheden, openbaarmaking, inwerkingtreding, evaluatie en slotbepaling
Overtreding van dit privacyreglement kan voor werknemers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen of ontslag als disciplinaire straf als bedoeld in Hoofdstuk 16 van de Uitwerkingsovereenkomst van de gemeente Urk en in artikel 8:13 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling.
Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement, beslist het college.