Algemene regeling budgethouders gemeente Urk

Artikel 1 Definities

• a.

  masterbudgethouder: in deze regeling wordt verstaan onder masterbudgethouder directeur, de adjunct-directeur of de afdelingsmanager;

• b.

  budgethouder: de ambtenaar, die als zodanig door de masterbugethouder is aangewezen en binnen de daarvoor aangegeven grenzen, verantwoordelijk is voor het aangaan van verplichtingen, zoals omschreven in artikel 3, aan en/of door de gemeente Urk;

• c.

  deelbudgethouder: de ambtenaar, die qua specifieke deskundigheid door de mastertbudgethouder is aangewezen , en binnen de daarvoor aangegeven grenzen, verantwoordelijk is voor het aangaan van verplichtingen, zoals omschreven in artikel 3 (kostencategorieniveau);budget: onder budget wordt verstaan het geheel van middelen tot uitdrukking komend op een (sub)product van de beheersbegroting van de gemeente Urk met de daarbij behorende taakstellingen;

Toelichting:

De begroting van de gemeente is een optelsom van de productinformatie (beheersbegrotingen) en is voortschrijdend. De productinformatie geeft namelijk per subproduct weer, wat de te verwachten kosten en de taakstelling voor het lopende begrotingsjaar en daarop volgende drie jaren zijn. De omschrijving van een subproduct geeft binnenlijns aan hoe het budget is en wordt bepaald (prestatie x tarief.)Hiermee wordt bedoeld, dat een budget meer is dan een zak geld. Lid c. is toegevoegd om het mogelijk te maken, dat diverse taken voor de uitvoering neergelegd word bij ter zake gespecialiseerde medewerkers. Met name speelt dit een rol bij o.a. het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen/verzekeringen. De zgn. dwarsbudgethouders.

Artikel 2 Het beheren van budgetten

• a.

  Deze regeling is alleen van toepassing op budgetten, die de (master) (deel) budgethouder kan beheren, zoals baten en lasten voortvloeiende uit verplichtingen.

• b.

  De volgende budgetten worden aangemerkt als niet te beheren (onderdelen van) budgetten:

  - doorbelasting kostenplaatsen;

  -kapitaallasten;

  - toevoeging/onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;

  - nota's energiebedrijven;

  -uitkeringen;

  - verstrekkingen;

  - reeds aangegane contracten, incl. abonnementen, lidmaatschappen en contributies;

  - verstrekte subsidies;

  - doeluitkeringen van provincie en/of rijk en de algemene uitkering uit het gemeentefonds;

  - te innen belastingen en heffingen op grond van de belastingverordeningen;

  - dividenden en winstuitkeringen;

  - huuropbrengsten op basis van bestaande contracten;

  -verzekeringen.

   

Toelichting:

De in lid b. aangegeven budgetten zijn veelal bij de primitieve begroting vastgesteld en als zodanig niet meer te beinvloeden. Wijzigingen treden slechts op bij tussentijdse aanpassing van de begroting of bij het beschikbaar stellen van kredieten.

Artikel 3 Verplichtingen

Verplichtingen zijn overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten. Deze worden onderscheiden in verplichtingen inzake uitgaven - hierna te noemen bestellingen - en verplichtingen inzake inkomsten - hierna te noemen orders.

Artikel 4 Aangegaan verplichtingen

• a.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (deel) budgethouder, zich er van overtuigd heeft dat er ter zake een toereikend budget is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling.

• b.

  De (deel) budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast,dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het project zichtbaar zijn.

• c.

  Indien geen toereikend budget aanwezig is c.q. een budget wordt overschreden, wordt door de masterbudgethouder in overleg met de verantwoordelijke portefeuillehouder aanvullende budgetruimte gevraagd bij burgemeester en wethouders. Hiervan wordt vooraf melding gedaan aan de beleidsmedewerker planning en control, teneinde te komen tot bijstelling van de begroting.

Toelichting:

Elke handeling kent een oorzaak en gevolg. Bij een goed inzicht in de ontwikkeling van het budget is het van belang de lopende verplichtingen bij te houden. Tussen het aangaan van de verplichting en de uitvoering kan een behoorlijke tijd verlopen. Ook het in rekening brengen kan op zich laten wachten, Indien men verplichtingen niet vastlegt kan men bij de beoordeling van het budget deze over het hoofd zien. De vastlegging van de verplichting is vanuit zijn verantwoordelijkheid voor het budget bij de budgethouder neergelegd. Zie voor vastlegging van de verplichtingen bij kredieten model bijlage A. Voor de overige verplichtingen vindt vastlegging plaats conform de infoset Financieel Management Systeem Gemeente Urk.

Artikel 5 Bevoegdheid tekenen opdrachten door (deel) budgethouders

• 1.

  De (deel) budgethouder heeft de bevoegdheid tot het tekenen van opdrachten voor het geven van opdrachten aan derden, met inachtneming van het volgende:

  • a.

    verplichtingen van € 2.500,00 tot € 15.000,00 worden eerst geplaatst nadat minimaal twee offertes bij verschillende leveranciers zijn gevraagd en mee ondertekend zijn door afdelingsmanager;

  • b.

    verplichtingen boven de € 15,000,00 worden eerst aangegaan, nadat minimaal drie offertes bij verschillende leveranciers zijn gevraagd en mee ondertekend zijn door de afdelingsmanager;

  • c.

    verplichtingen boven de € 75.000,00 worden aangegaan, na medeondertekening door de directeur, zulks onverminderd de noodzaak tot het aanvragen van minimaal vijf offertes;

  • d.

    bij leveringen en diensten kan slechts om bijzondere redenen worden afgeweken van het opvragen van meerdere offertes: zie daarvoor het bepaalde in hoofdstuk 6, de leden 4 en 5 van de Nota Inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Urk;

• 2.

  De bevoegdheid geldt alleen voor de posten en bedragen, die in de goedgekeurde begroting en/of begrotingswijzigingen zijn opgenomen.

  Toelichting. Indien er goede taakomschrijvingen en duidelijke doelstellingen per product aanwezig zijn is het niet meer nodig, dat voor elk onderdeel het de afdelingsmanager, de directie of het college van burgemeester en wethouders worden geconfronteerd met uitvoeringszaken. Zij worden op deze wijze alleen geconfronteerd met afwijkingen en uitzonderingen. Verder is aansluiting gezocht bij het gestelde in de nota Inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Urk.

Artikel 6 Offertes

• 1.

  De (master) (deel) budgethouder legt vast bij welke leveranciers hij/zij de bij artikel 5 genoemde offertes heeft gevraagd. De ontvangen offertes worden door de budgethouder systematisch gearchiveerd en de motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt door de budgethouder aangetekend.

• 2.

  De onder 1 genoemde vastlegging vindt plaats conform de infoset Financieel Management Systeem Gemeente Urk.

   

Artikel 7 Budgetregistratie

• 1.

  De budgethouder voor de financiële administratie, zijnde de beleidsmedewerker planning en control (comptabele), of één of meer door deze aangewezen medewerk(st)ers, is verantwoordelijk voor een adequate budget- en kredietbewaking, alsmede voor het samenhangende proces van informatievoorziening en de jaarverslaglegging, zulks met inachtneming van - uit een oogpunt van deugdelijke administratieve organisatie - te stellen eisen aan interne controle en functiescheiding.

• 2.

  De budgethouders leveren analyses, verantwoordingen en of nacalculaties aan de beleidsmedewerker planning en control.

Artikel 8 Fiattering betalingen

• a.

  De beleidsmedewerker planning en control (comptabele) is verantwoordelijk voor de fiattering van betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten van de sectoren,

• b.

  Fiattering is eerst mogelijk, nadat door de verantwoordelijke budgethouder een zogenaamde prestatieverklaring blijkend uit een paraaf gesteld op het te registreren document, is afgegeven.

• c.

  Fiattering door de budgethouder dient zo spoedig mogelijk plaats te vinden, uiterlijk binnen driedagen na ontvangst van het te paraferen document,

• d.

  Indien fiattering door de budgethouder om een of andere reden niet binnen de daarvoor gestelde termijn mogelijk is, dient dit gemotiveerd te worden gemeld aan de financieel consulent.

• e.

  Fiattering van betalingen en ontvangsten behorend bij de budgetten van de beleidsmedewerker planning en control en invorderingsambtenaar dient plaats te vinden door de adjunct-directeur.

• f.

  De organisatie van deze taken dient te gebeuren - met inachtneming van - uit een oogpunt van deugdelijke administratieve Organisatie - te stellen eisen aan interne controle en functiescheiding.

Toelichting:

Artikel 7 en 8 betreffen de administratie van de gemeente. De verantwoordelijke voor de (concern)administratie is de beleidsmedewerker planning en control (comptabele). Deze functionaris moet zorg dragen voor een goede bijhouding in de administratie. Dit betekent, dat alle stukken, waaruit een boeking, wijziging in de administratie kan voortvloeien aangeleverd moeten worden aan de administratie. Naast de budgetregistratie kent de administratie eveneens een administratie voor de uren, debiteuren en crediteuren. Alle te betalen facturen lopen via de crediteurenadministratie. Alle te ontvangen bedragen lopen via de debiteurenadministratie. Uit dien hoofde zal de facturering c.q. het in rekening stellen van bedragen worden uitgevoerd door de administratieve afdeling, op aanwijzing van de verantwoordelijke budgethouder. Indien de administratie tijdig en volledig wil zijn dient aan de fiattering van nota's termijnen te worden gesteld. De budgethouder is en blijft verantwoordelijk.

Artikel 9 Rapportage

• a.

  De budgethouder informeert de masterbudgethouder en voor de masterbudgethouder is dit Burgemeester en Wethouders, tijdig omtrent de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget.

• b.

  De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, termijnen, planningen en overige kerncijfers

• c.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het opstellen van een overzicht ten behoeve van de masterbudgethouder met de werkelijke uitkomsten van het budget, geregistreerde prestaties en de kerncijfers en voorziet één en ander van toelichting en zonodig van analyses.

• d.

  De budgethouder verstrekt dit overzicht tevens aan de beleidsmedewerker planning en control, de financieel consulent(en) en de directeur;

• e.

  De masterbudgethouder rapporteert door middel van tussentijdse rapportages over de eerste zes en de eerste negen maanden via de directie aan het college van burgemeester en wethouders, de zogenaamde management rapportages.

Toelichting:

Binnen dit artikel komt naar voren, dat een onderschrijding niet goed behoeft te zijn. Het budget is niet alleen geld, maar is altijd gekoppeld aan het (kunnen) uitvoeren van een bepaalde taak.

Een onderschrijding kan aangeven dat de taakstelling niet is gehaald. Zowel bij een over- als ook bij een onderschrijding dient dit te worden verklaard en gemotiveerd. De managementrapportages vormen tevens de basis voor de bestuursrapportages richting de gemeenteraad. Daarnaast zal bij de samenstelling van de jaarrekening eveneens een budgetverslag door de budgethouders moeten worden aangeleverd. Dit laat onverlet, dat indien er aanleiding toe bestaat, de budgethouder tussendoor rapporteert over zijn budget aan de masterbudgethouder c.q. Burgemeester en Wethouders.

Artikel 10 Overige instructies

• a.

  De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen, etc. en verschaffen hieromtrent de nodige informatie. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren (sub-)producten.

• b.

  De budgethouders zijn verplicht ten behoeve van de begroting voorcalculaties te leveren ten aanzien van het (sub-)product met bijbehorend budget, waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

• c.

  De budgethouders ontvangen van de beleidsmedewerker planning en control en de consulenten tenminste één keer per kwartaal een overzicht van de budgetten en de daarop verantwoorde werkelijke inkomsten en uitgaven.

• d.

  De budgethouder rapporteert binnen 14 dagen aan de masterbudgethouder:

  - de werkelijke uitkomsten en tussentijdse ontwikkelingen van het budget;

  - de jaareinde prognose van het te besteden bedrag (toel.: dient het jaarbudget verhoogt of verlaagd te worden);

  - de stand van het verbruik van het budget in verhouding tot de uitvoering van de taakstelling (toel,: is bij verbruik van het budget van 50% ook de taakstelling met 50% volbracht?), de kostendekkingspercentages en overige kerncijfers;

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt inwerking op 1 november 2006.