CVDR87816_1Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid 2010nlregelingApeldoorn2011-02-10ApeldoornApeldoorns Stadsblad, 23 februari
2011Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid 2010artikel 213a Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2011-01-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-01-01Onbekend2011-6aGeenVERORDENING DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID 2010De raad van de gemeente Apeldoorn;gelezen het voorstel van het college d.d. 07-01-2011, nr. 2011-000972gelet op artikel 213a van de Gemeentewet;BESLUIT:vast te stellen de navolgende Verordening voor periodiek onderzoek door het
college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde
bestuur.1BegripsbepalingenIn deze verordening wordt verstaan onder:
doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo
beperkt mogelijke inzet van middelen;
doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde
maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden
behaald;
organisatie: de ambtelijke organisatie van de gemeente Apeldoorn,
ingedeeld in organisatorische eenheden.
2Zelfonderzoeken college1.Tot het instellen van onderzoeken ex artikel 213a GW wordt besloten door
het college en over de uitkomsten van deze onderzoeken wordt rapport
uitgebracht aan het college;2.Het college verricht periodiek onderzoek om zichzelf, de raad en de
burgers inzicht en helderheid te verschaffen in de doelmatigheid en
doeltreffendheid van het gevoerde beleid en bestuur, en om de
organisatie mogelijkheden tot verbeteringen te verschaffen.3Doel onderzoeken ex artikel 213a GW1.Het doel van het uitvoeren van collegeonderzoeken is het college de
garantie te bieden dat de kwaliteit van inrichting en functioneren van
de gemeentelijke organisatie in principe aan de daaraan te stellen eisen
voldoet;2.Het collegeonderzoek levert, op basis van een analyse van de bestaande
situatie, behalve een aantal bevindingen en aanbevelingen een conclusie
op over de mate van toereikendheid van de getroffen
beheersingsmaatregelen.4Verantwoordelijken1.De gemeentesecretaris is de secretaris van het college en voert een
kwalitatieve toets uit over het plan van aanpak;2.De concernauditor regisseert en coördineert de collegeonderzoeken en is
eindverantwoordelijk voor de definitieve rapportage;3.De concerncontroller is gemandateerd opdrachtgever door college en
concretiseert in overleg met de concernauditor de opdracht en bespreekt
de conceptrapportages met de auditors;4.De proceseigenaar is eigenaar van het onderzoeksobject. Het plan van
aanpak en de conceptrapportage worden uitvoerig met de proceseigenaar
besproken.5Onderzoeksfrequentie1.Het college voert per jaar één tot maximaal twee onderzoeken naar de
doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie. Hiervoor wordt een
tweejarige cyclus gehanteerd. In het ene jaar worden twee onderzoeken en één
follow-uponderzoek uitgevoerd en in het tweede jaar één onderzoek en twee
follow-uponderzoeken. Deze onderzoeken richten zich vooral op de meest
risicovolle processen. Dat zijn die processen waar aspecten als
betrouwbaarheid, beheersbaarheid, continuïteit, afbreukrisico, imago,
integriteit en beveiliging een belangrijke rol spelen. 6Collegeonderzoeksprogramma1.Het college stuurt ieder jaar uiterlijk op 31 december ter kennisgeving
het collegeonderzoeksprogramma naar de raad en de rekenkamercommissie
voor de in het erop volgend jaar te verrichten onderzoeken naar
doelmatigheid en de doeltreffendheid;2.De selectie van de onderwerpen gebeurt op basis van een risicoanalyse.
Deze werkwijze staat beschreven in de beleidsnotitie collegeonderzoeken
2010-2014;3.In het collegeonderzoeksprogramma wordt aangegeven welke budgetten in de
begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken. 7Plan van aanpak1.Het college stelt, voordat het onderzoek begint, een plan van aanpak
vast. 2.In het plan van aanpak wordt per onderzoek globaal aangegeven:
de aanleiding van het onderzoek;
de onderzoeksvraag;
de afbakening van het onderzoek;
het normenkader;
de onderzoeksaanpak;
de onderzoeksmethode;
de wijze van uitvoering;
de doorlooptijd en de planning van het onderzoek;
de verantwoordelijken van het onderzoek.
8het informeren aan de raad en de rekenkamercommissie1.Na behandeling stuurt het college het onderzoeksrapport en het
verbetervoorstel ter informatie naar de raad en de
rekenkamercommissie;2.Het college rapporteert over de voortgang van de onderzoeken en de
bijbehorende onderzoeksbudgetten in de bedrijfsvoeringparagraaf van de
tussentijdse rapportages en de jaarstukken.9Rapportage en gevolgtrekking
Doel van het rapport is een kritische en objectieve weergave van het
onderzoeksobject. Het rapport bevat de volgende elementen:
het object van onderzoek;
de opdrachtgever en proceseigenaar;
het normenkader;
de onderzoeksaanpak;
de duur van het onderzoek;
de beschrijving van de huidige situatie;
de bevindingen met een oordeel van het auditteam;
de conclusies en aanbevelingen.
Op basis van de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport wordt door
de betrokken dienst/afdeling een verbeterplan opgesteld. De
besluitvormingsfase ziet er als volgt uit:
bespreken met de opdrachtgever en de proceseigenaar;
bespreken met de dienstdirecteur;
doornemen met de portefeuillehouder en wethouder planning en
control;
voorleggen aan het MT;
het definitieve rapport en verbetervoorstel ter
besluitvorming naar college;
het definitieve rapport plus verbetervoorstel ter kennisname
aan de raad.
In deze fase zorgt de concernauditor ervoor dat alle stukken op tijd
worden aangeleverd. Voor deze besluitvormingsfase hanteren we een
termijn van maximaal acht weken.Bij overschrijding van deze termijn is het noodzakelijk dat het
college van het onderzoeksrapport, maar dan zonder verbetervoorstel,
kennis neemt.
Het college neemt op basis van het verbeterplan organisatorische
maatregelen en informeert de raad over de voortgang van de
maatregelen. Dit gebeurt op basis van een follow-up uitgevoerd door
de concernauditor. Afhankelijk van de doorlooptijd van de uitvoering
van de verbeteringen gebeurt dit na één of twee jaar. Bij de
besluitvorming van het onderzoeksrapport plus verbeterplan wordt dat
vastgelegd.
10InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2011. 11CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als: ‘Verordening doelmatigheid en
doeltreffendheid 2010’.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 27 januari 2011Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 23 februari 2011Inwerking getreden d.d. 1 januari 2011.TOELICHTING OP DE VERORDENING“DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID 2010”Het is zinvol om regelmatig beleid te evalueren en aan te passen aan de
hedendaagse praktijk. Dit geldt ook voor het beleid ten aanzien van de
collegeonderzoeken. Het collegeonderzoek richt zich vooral op de verbeter- en
leerfunctie van de organisatie. Bij elk onderzoek worden de beschikbare
benchmark en best practices gegevens betrokken. Het doel van deze onderzoeken is
het college de zekerheid te bieden dat de kwaliteit van inrichting en
functioneren van onze organisatie in principe aan de daaraan te stellen eisen
voldoet. Dit maakt het mogelijk dat de organisatiedoelstellingen en de daarvan
afgeleide beleidsdoelstelling ook gehaald worden. In 2008 heeft de Rekenkamer een onderzoek ingesteld naar de uitvoering van
artikel 213a van de Gemeentewet. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat de
verordening niet meer up-to-date is op basis van de volgende punten:
de ambitie in de verordening komt niet overeen met de
onderzoekscapaciteit;
er ontbreekt een bepaling over de doorlooptijd van de rapportages;
er zijn geen duidelijke criteria en werkwijze voor de onderwerpkeuze
voor collegeonderzoeken.
Naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek en de daaruit voortvloeiende
aanbevelingen is de Beleidsnotitie collegeonderzoeken 2010-2014 opgesteld. In
deze notitie staat het beleid en de uitvoering rondom de collegeonderzoeken
beschreven. Vervolgens dienen op basis van de beleidsnotitie de artikelen 3, 4
en 6 van de Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid 2003 te worden
aangepast. Ter informatie bevindt zich hieronder in een korte toelichting op de
belangrijkste wijzigingen. Artikel 3 OnderzoeksfrequentieDe onderzoeksfrequentie wordt teruggebracht naar maximaal twee onderzoeken per
jaar. Hierdoor wordt de belasting voor de organisatie beperkt en de kwaliteit en
doorlooptijd beter geborgd. Artikel 3 van de aangepaste tekst, in de nieuwe verordening artikel
5:1.Het college voert per jaar één tot maximaal twee onderzoeken uit naar de
doelmatigheid en doeltreffendheid van de organisatie. Hiervoor wordt een
tweejarige cyclus gehanteerd. In het ene jaar worden twee onderzoeken en één
follow-uponderzoek uitgevoerd en in het tweede jaar één onderzoek en twee
follow-uponderzoeken. Deze onderzoeken richten zich vooral op de meest
risicovolle processen. Dat zijn die processen waar aspecten als betrouwbaarheid,
beheersbaarheid, continuïteit, afbreukrisico, imago, integriteit en beveiliging
een belangrijke rol spelen. Artikel 4 CollegeonderzoeksprogrammaMet het oog op de functie van 213a onderzoeken (primair zelfonderzoek) zullen
wij uw raad over de onderzoeken informeren door u na behandeling in ons college
het onderzoeksrapport en het verbetervoorstel toe te sturen. Rapportage over de
voortgang van de onderzoeken vindt plaats via de gebruikelijke rapportages uit
de planning en controlcyclus. Artikel 4 de aangepaste tekst, in de nieuwe verordening artikel
6:
Het college stelt elk jaar een onderzoeksprogramma vast dat de
voorwaarden bevat waaraan de onderzoeken naar doelmatigheid en
doeltreffendheid moeten voldoen.
Het college stuurt ieder jaar uiterlijk op 31 december ter kennisgeving
het onderzoeksprogramma naar de raad en de rekenkamercommissie voor de
in het erop volgend jaar te verrichten onderzoeken naar doelmatigheid en
doeltreffendheid.
Artikel 6 Rapportage en gevolgtrekkingIn de praktijk blijkt dat de doorlooptijd van de onderzoeksrapportage nogal
langs is. Om dezet te beperken wordt daarvoor een extra bepaling opgenomen: als
de termijnen met betrekking tot de doorlooptijd worden overschreden wordt dat
direct gerapporteerd aan het college met het verzoek daar actief op te
anticiperen. Artikel 6 de aangepaste tekst, in de nieuwe verordening artikel
9:
Doel van het rapport is een kritische en objectieve weergave van het
onderzoeksobject, met daarin in ieder geval de volgende de volgende
elementen:
het object van onderzoek
de opdrachtgever en proceseigenaar
het normenkader
de onderzoeksaanpak
de duur van het onderzoek
de beschrijving van de huidige situatie
de bevindingen met een oordeel van het auditteam
de conclusies en aanbevelingen
Op basis van de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport wordt door de
dienst/afdeling een verbeterplan opgesteld. Daarna volgt de
besluitvormingsfase die er als volgt uit ziet:
bespreken met de opdrachtgever en de proceseigenaar;
bespreken met de dienstdirecteur;
doornemen met de portefeuillehouder en wethouder planning en
control;
voorleggen aan het MT;
het definitieve rapport en verbetervoorstel ter besluitvorming
naar college;
het definitieve rapport plus verbetervoorstel ter kennisname aan
de raad.
In deze fase zorgt de concernauditor ervoor dat alle stukken op tijd
worden aangeleverd. Voor deze besluitvormingsfase hanteren we een
termijn van maximaal acht weken. Bij overschrijding van deze termijn is het noodzakelijk dat het college
van het onderzoeksrapport, maar dan zonder verbetervoorstel, kennis
neemt.
Het college neemt op basis van het verbeterplan organisatorische
maatregelen en informeert de raad over de voortgang van de maatregelen.
Dit gebeurt op basis van een follow-up uitgevoerd door de
concernauditor. Afhankelijk van de doorlooptijd van de uitvoering van de
verbeteringen gebeurt dit na één of twee jaar. Bij de besluitvorming van
het onderzoeksrapport plus verbeterplan wordt dat vastgelegd.