Organisatie | Wijchen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieverordening gemeente Wijchen |
Citeertitel | Organisatieverordening |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Datum en bron bekendmaking onbekend
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-03-2008 | 07-12-2016 | nieuwe regeling | 12-03-2008 - |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Bestuursorganen : De raad, het college , de burgemeester en de commissies als bedoeld in artikel 83 en 84 van de Gemeentewet.
Gemeentesecretaris : De ambtenaar als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.
Hoofdstuk 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie
Artikel 2 De gemeentesecretaris
Tot het doen van een aanbeveling tot benoeming van de gemeentesecretaris wordt door Het college niet overgegaan dan nadat de leidinggevenden en de ondernemingsraad bij de selectie zijn betrokken. Bij afwezigheid of ontstentenis van de gemeentesecretaris wordt hij in al zijn taken vervangen door één van de directeuren, dan wel door een afdelingsmanager die door het college wordt aangewezen.
Artikel 3. Verhouding tot de bestuursorganen.
De bepalingen in dit artikel gelden tevens als instructie voor de gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet
Verhouding tot de gemeenteraad
Verhouding tot de Burgemeester
Verhouding tot de ambtelijke organisatie
Artikel 4 Verticale en horizontale coördinatie
De gemeentesecretaris bevordert vanuit de directie een goede afstemming met betrekking tot de te behandelen zaken tussen het college en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingen anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe noodzakelijke en/of wenselijke contacten.
Artikel 5 Bevoegdheden en werkwijze van de directie
de directie werkt als collegiaal samenwerkingsverband. De gemeentesecretaris is voorzitter van de directie en is qualitate qua eindverantwoordelijk voor en hoofd van de ambtelijke organisatie. In die zin heeft de gemeentesecretaris een beslissende stem bij besluiten die door de directie moeten worden genomen.
jaarlijks stelt de directie conform het bedoelde in hoofdstuk 4 een Directieplan vast met daarin de doelen en de planning voor het komende jaar en dat als leidraad dient voor de door de afdelingsmanagers op te stellen afdelingsplannen. Het Directieplan wordt ter vaststelling aangeboden aan het college.
Artikel 6 Bevoegdheden en taken van de adjunct-secretaris
Tot het doen van een benoeming van een adjunct-secretaris wordt door het college niet overgegaan dan nadat de portefeuillehouder P&O, een afvaardiging van de afdelingsmanagers en de ondernemingsraad bij de selectie zijn betrokken. Bij afwezigheid of ontstentenis van de adjunct-secretaris wordt hij in al zijn taken vervangen door de secretaris.
Tot het doen van een aanbeveling voor benoeming van een afdelingsmanager wordt door de gemeentesecretaris niet overgegaan dan nadat het college via de portefeuillehouder P&O, vertegenwoordigers van het management en de betreffende afdeling bij de selectie zijn betrokken. Bij afwezigheid of ontstentenis van een afdelingsmanager wordt hij in zijn hiërarchisch leidinggevende taken vervangen door een andere afdelingsmanager door de directie aan te wijzen. Voor de andere taken wijst de manager een of meer aanspreekpunten aan binnen de afdeling.
De afdelingsmanager heeft de volgende taken;
is integraal manager en als zodanig verantwoordelijk voor de realisatie van de producten binnen de afdeling en de daarbij in te zetten middelen en de over die productie gemaakte afspraken en rapporteert daarover. Jaarlijks stelt hij op basis van het directieplan een afdelingsplan op met de doelen en de planning voor het komende jaar;
heeft het primaat waar het gaat om de inhoudelijke advisering aan het college, legt periodiek verantwoording af aan de directie en het bestuur over productie- en budgetafspraken, over het gevoerde financieel en personeelsmanagement, over de voortgang van projecten en over andere kwaliteitsaspecten, analyseert problemen en processen en kan op het gebied van zijn afdeling de beleidsadvisering op strategisch niveau voor zijn rekening nemen;
Hoofdstuk 3 Vaste overlegvormen binnen de ambtelijke organisatie
De directie vergadert een maal per week onder leiding van de gemeentesecretaris. Van het overleg wordt een verslag gemaakt dat aan de medewerkers en het college beschikbaar wordt gesteld. De directieleden bevorderen dat afdelingsmanagers of de betreffende medewerkers aanwezig zijn bij voor hun relevante bespreekpunten.
De directie functioneert als een laag in de organisatie waarbinnen het organisatiebrede afstemmingsoverleg plaatsvindt ten behoeve van het functioneren van de organisatie. Voor dat functioneren van de organisatie noodzakelijke en wenselijke beslissingen worden in de directie genomen in de vorm van besluiten of adviezen aan het college.
Artikel 2 Werkwijze afdelingsoverstijgende zaken
De directie kan de primaathoudende afdelingsmanager opdragen een projectvoorstel voor te bereiden, waarin de integraliteit van de aanpak tot uitdrukking wordt gebracht. Projectvoorstellen worden ter besluitvorming voorgelegd aan de directie en/of het college dat kan besluiten een coördinerend portefeuillehouder aan te wijzen voor het betreffende project.
Elke afdelingsmanager maakt voorafgaande aan een nieuw kalenderjaar een afdelingsplan waarin hij de planning van de werkzaamheden opneemt, afgezet tegen de beschikbare middelen. Bij afdelingsoverstijgende zaken wordt tevoren afstemming gepleegd met collega-afdelingsmanagers. De afdelingsplannen worden vastgesteld door de directie en wat de prioritering betreft doorgesproken met de betreffende portefeuillehouder.
Elke afdelingsmanager legt via managementrapportages en de directie via bestuursrapportages en de jaarrekening, periodiek aan de directie resp. het bestuur verantwoording af aan over het gevoerde beheer en de mate waarin gestelde doelen zijn gehaald. De regels van de Verordening op het budgethouderschap en het beheer van vermogenswaarden zijn van overeenkomstige toepassing.
Aldus besloten door het college in haar vergadering van 12 maart 2008.
De secretaris, De burgemeester,
TOELICHTING OP ORGANISATIEVERORDENING.
Hoofdstuk 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie
Voor de gemeente Wijchen is een Besturingsfilosofie vastgesteld waarin de verhoudingen tussen het college , de directie, de afdelingsmanagers en de medewerkers zijn weergegeven. Deze besturingsfilosofie geldt tevens als bijlage bij deze Organisatieverordening.
De gemeentelijke organisatie is opgebouwd volgens een afdelingenmodel. In dit model zijn de managers van de afdelingen de spil waar om de organisatie draait. Deze managers werken volgens het principe van integraal management zoals dat in de besturingsfilosofie is verwoord. De afdelingsmanagers geven leiding aan "hun" medewerkers en zijn (hoofd)budgethouder voor "hun" budgetten.
De afdelingsmanagers opereren met een grote mate van eigen verantwoordelijkheid voor de totstandkoming van de taken van de afdeling. Omdat de verantwoordelijkheden in het afdelingenmodel zo laag mogelijk worden gelegd stimuleren zij de eigen verantwoordelijkheid van hun medewerkers. Het overleg over beleidsinhoudelijke zaken met de portefeuillehouder wordt zoveel mogelijk door de medewerkers zelf gevoerd, het overleg met de portefeuillehouder over de prioritering van zaken wordt in principe door de afdelingsmanager gevoerd. Voor het overleg met portefeuillehouders zijn nadere afspraken vastgelegd in de bijlage.
De dagelijkse leiding van de organisatie berust bij de gemeentesecretaris en de directie. Teneinde verkokering tegen te gaan of te voorkomen, werken de directieleden primair als lid van de ene directie. De directeuren hebben uit dien hoofde geen "eigen" medewerkers.
Vanuit de directie zien de directieleden nauwgezet toe op een goede samenwerking tussen bestuur en ambtelijke organisatie en op een goede samenwerking tussen de afdelingen onderling.
Binnen de directie wordt een taakverdeling afgesproken. Omdat de taakverdeling in principe zodanig is, dat de gemeentesecretaris het aandachtsgebied personeel en organisatie vervult en de (andere) directeuren de inhoudelijke aandachtsgebieden (afdelingen en projecten), vervult binnen de directie niemand een taak als integraalmanager, maar werkt de directie als geheel wel volgens het principe van integraal management. Tezamen vervullen de directieleden immers wel alle taken en rollen van integraal management.
Met betrekking tot de opbouw van de organisatie geldt dat gestreefd is naar robuuste afdelingen met zo weinig mogelijk hiërarchische lagen. In het afdelingenmodel worden van deze uitgangspunten geen dogma’s gemaakt, omdat deze twee uitgangspunten ook in zekere zin op gespannen voet staan met elkaar. Soms kan het immers vanwege eenheid van leiding goed zijn om een echt grote afdeling te vormen, maar brengt de span of control met zich mee dat er binnen de afdeling met coördinatoren wordt gewerkt of in het uiterste geval (zoals bij buitendienst openbare werken) met een extra hiërarchische laag. Van geval tot geval willen wij bezien waar in dit soort gevallen voorkeur aan wordt gegeven.
Artikel 3, verhouding tot de gemeenteraad.
Sinds medio 2002 beschikt de gemeenteraad over een eigen griffier. De aanstelling van de griffier neemt niet weg dat de gemeentesecretaris de taak heeft om, aanvullend aan hetgeen door de griffier ten behoeve van raadsleden wordt gedaan, de gemeenteraad te faciliteren.
Artikel 3, lid 3, verhouding tot de ambtelijke organisatie.
Met doorslaggevende stem wordt hier bedoeld dat in geval van verschil in opvatting tussen de directeuren en de gemeentesecretaris de stem van de gemeentesecretaris bepalend is.
in principe is de portefeuillehouder P&O namens het college betrokken bij de selectie van afdelingsmanagers, maar dit kan in voorkomende gevallen worden uitgebreid met de betreffende vakportefeuillehouder.
Horizontale vervanging vindt niet plaats voor de afdeling brandweer, omdat hier vanwege de specifieke taak van de brandweer niet voorzien kan worden in een adequate vervanging. Met andere woorden, de vervanging geschiedt vanuit de plaatsvervangend commandant.
voor projecten heeft het college de Handreiking projectmatig werken 2000 vastgesteld. Deze Handreiking moet worden gebruikt bij het opstellen en uitwerken van projectopdrachten. In januari 2003 heeft de directie een vereenvoudigde vorm van projectformulieren vastgesteld.
de directie kan besluiten dat de verschillende adviezen worden voorgelegd aan het college ter besluitvorming, maar zal indien zinvol altijd een eigen advies hieraan toevoegen.