Organisatie | Wijchen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit |
Citeertitel | Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Maandaatregister gewijzigd d.d. 22-12-2009; kenmerk voorstel: 09/13109; bekendgemaakt: Wegwijs, 30-12-2009; inwerking d.d. 01-01-2010.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-11-2008 | 18-10-2012 | nieuwe regeling | 04-11-2008 Wegwijs, 12-11-2008 | 08/11391 |
Notitie mandaat, volmacht en machtiging
De Gemeentewet en andere meer specifieke wetten, zoals de Wet ruimtelijke ordening en de Wet maatschappelijke ondersteuning leggen de bevoegdheid om besluiten te nemen bij de bestuursorganen: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of bij de burgemeester.
De gemeenteraad heeft een aantal bevoegdheden gedelegeerd aan het college van burgemeester en wethouders. Deze zijn niet opgenomen in dit besluit, maar zijn te vinden in de Delegatieverordening. De meest recente dateert van 28 juni 2007. In een aantal gevallen worden de besluiten die burgemeester en wethouders op grond van de Delegatieverordening kan nemen gemandateerd.
In dit mandaat-, volmacht en machtigingsbesluit wordt geregeld wie namens het bestuursorgaan bepaalde bevoegdheden uitoefent.
Onder mandaat wordt volgens artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Onder besluit wordt verstaan: de schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Indien er sprake is van het overlaten van het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan anderen, zoals bijvoorbeeld het aangaan van een overeenkomst, dan wordt er niet gesproken van mandaat, maar van volmacht. Indien er sprake is van het overlaten van feitelijke handelingen aan anderen, die geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling betreffen, dan wordt gesproken van machtiging. Er kan dan bijvoorbeeld gedacht worden aan het voeren van algemene correspondentie. Gezien bovenstaande is ervoor gekozen dit document aan te halen als `mandaat-, volmacht- en machtigingsregister`. Daar waar in dit besluit wordt gesproken van mandaat wordt daaronder ook verstaan machtiging of volmacht.
In alle gevallen kan het college of de burgemeester de bevoegdheden die het/hij op grond van dit register aan anderen overlaat, zelf nog blijven uitoefenen.
Met het verlenen van mandaten wordt het volgende beoogd;
Verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie te leggen
Verantwoordelijkheden laag in de organisatie leggen betekent dat zoveel mogelijk bevoegdheden worden overgelaten aan de afdelingsmanager of de medewerker. Soms worden zelfs bevoegdheden aan medewerkers overgelaten met een relatief groot afbreukrisico, zoals bij bouwvergunningen. Bij het overlaten van bevoegdheden aan anderen gaat het om vertrouwen. Het bestuursorgaan dat bevoegdheden aan anderen overlaat, moet ervan uit kunnen gaan dat het zelf de bevoegdheid op dezelfde wijze zou hebben gebruikt. Leidinggevenden moeten er uiteraard voor zorgen dat de instructies aan medewerkers helder en duidelijk zijn gesteld. Indien een medewerker twijfelt over een te nemen besluit, dient hij op tijd en vooraf te overleggen met de leidinggevende en/of portefeuillehouder.
Sneller en klantvriendelijker te handelen
Als het uitoefenen van bepaalde bevoegdheden aan afdelingsmanagers en medewerkers wordt overgelaten, kunnen zij sneller en daardoor klantvriendelijker handelen. Bovendien wordt op deze manier de klanten van de gemeente duidelijkheid verschaft over welke medewerker zij als eerste aan kunnen spreken, namelijk degene die zijn handtekening onder het besluit of de correspondentie heeft gezet.
Verantwoordelijkheden te verduidelijken
Met het vastleggen van bevoegdheden in dit besluit, worden de verantwoordelijkheden binnen de organisatie duidelijk vastgelegd, zodat het voor iedereen binnen de organisatie duidelijk is wie kan én moet worden aangesproken.
3. Ondertekenings- en afdoeningsmandaat:
Bij mandaat kan een onderscheid worden gemaakt tussen ondertekenings- en afdoeningsmandaat.
Ondertekeningsmandaat is een mandaat waarbij de gemandateerde het besluit (slechts) ondertekent, maar waarbij het bestuursorgaan vooraf aan de hand van een ambtelijk advies zelf heeft besloten hoe te handelen.
Afdoeningsmandaat verleent aan de gemandateerde de gehele bevoegdheid om te beslissen en af te doen zonder bemoeienis of tussenkomst van het bestuursorgaan, inclusief de ondertekening van stukken.
In dit register is altijd sprake van een afdoeningsmandaat. Het hierboven gestelde over afdoeningsmandaat is van overeenkomstige toepassing indien er formeel geen sprake is van mandaat, maar van volmacht of machtiging.
4. Beperkende voorwaarden bij uitoefening van mandaat.
In de praktijk moet de gemandateerde steeds alert blijven en zelf bepalen of er vooraf een terugkoppeling naar het bestuursorgaan moet plaatsvinden, omdat de (voorgenomen) beslissing beleidsbepalend kan zijn of een (ongewenst) precedent kan scheppen.
Bij de uitoefening van een mandaat moet dus rekening worden gehouden met het bestaande beleidskader (o.a. vastgelegd in het (college)programma, verordeningen, beleidsregels, plannen, nota’s, richtlijnen, enz.) en met de bestaande praktijk.
In ieder geval is in de volgende situaties de beslissing voorbehouden aan het bestuursorgaan:
5. De ondertekening van stukken
Artikel 59a, eerste lid van de Gemeentewet bepaalt dat stukken die van het college uitgaan, worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de secretaris.
De ondertekening van besluiten, genomen in mandaat, moet als volgt geschieden:
(naam afdelingsmanager of medewerker)
namens burgemeester en wethouders
(naam afdelingsmanager of medewerker)
Deze standaardondertekeningen zijn te vinden in Word, op de taakbalk bij ‘Ondertek.’.
Indien het mandaat uitsluitend betrekking heeft op ondertekening (ondertekeningsmandaat) vindt deze plaats als volgt: “Overeenkomstig door burgemeester en wethouders genomen besluit . . . .“
Mandaat-, volmacht en machtigingsregeling
Burgemeester en wethouders van Wijchen en de Burgemeester van Wijchen;
ieder voor zover het ieders bevoegdheden betreft;
gelet op de Gemeentewet en
gelet op de Algemene wet bestuursrecht
vast te stellen het "Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Wijchen oktober 2008";
Indien de uitoefening van de in het mandaat-, volmacht en machtigingsbesluit opgenomen mandaten het beslissen over de besteding van budgetten met zich meebrengt, maakt dit onderdeel uit van het vermelde mandaat. Dit voor zover daarbij de te nemen besluiten niet zullen leiden tot overschrijding van het betreffende budget zoals opgenomen in de gemeentelijke beleids- en beheersbegroting en voorts met inachtneming van de in het register opgenomen bijzondere bepalingen.
Daar waar in het register wordt gesproken van medewerker of senior medewerker, zijn slechts die bevoegdheden gemandateerd voor zover hij/zij is belast met de desbetreffende taak. Hetzelfde geldt voor bevoegdheden waarvoor hij/zij is ge(vol)machtigd. Lid 1 van dit artikel is niet van toepassing op deze bepaling.
Afdeling II Toepassing van het mandaat
Besluiten worden geacht in elk geval beleidsaspecten te bevatten indien:
In het mandaat-, volmacht en machtigingsregister is altijd sprake van afdoeningsmandaat, tenzij in het register uitdrukkelijk anders is vermeld. Afdoeningsmandaat verleent de gemandateerde tevens de bevoegdheid om besluiten en correspondentie te ondertekenen. De gemandateerde heeft echter niet de bevoegdheid om besluiten en correspondentie te ondertekenen indien:
Een krachtens mandaat genomen besluit alsmede de op de gemandateerde bevoegdheden betrekking hebbende brieven worden door de gemandateerde ondertekend op een wijze zoals aangegeven in de notitie mandaat, volmacht en machtiging.
Indien in het register mandaat wordt verleend voor het nemen van een besluit, dan houdt dit mandaat tevens in het doen van de noodzakelijke uitvoeringshandelingen in het kader van dat besluit.
Afdeling IV Slot- en overgangsbepalingen
De in dit besluit opgenomen mandaten worden geacht te zijn gewijzigd of vervallen voor zoveel en op het tijdstip dat de hierin genoemde wetten, regelingen, beschikkingen en verordeningen zijn gewijzigd, ingetrokken of vervallen.
Dit mandaat-, volmacht en machtigingsbesluit treedt in werking op de dag nadat deze is bekendgemaakt. Het mandaatregister november 2004 wordt ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van dit mandaat-, volmacht en machtigingsbesluit.
Dit besluit wordt aangehaald als `Mandaat-, volmacht en machtigingsbesluit`
Mandaatregister (gewijzigd per januari 2010)
Mandaat aan derden (niet tot de organisatie behorend)
Bestuurs- en managementondersteuning