Organisatie | Utrecht (Utr) |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieregeling Gemeente Utrecht |
Citeertitel | Organisatieregeling Gemeente Utrecht |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur |
Geen.
Gemeentewet, art. 160, lid 1, onderdeel c
artikelen 5, 13, 22 en 24 van de Financiële verordening gemeente Utrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-11-2010 | 01-01-2013 | wijziging artikel 1.2 | 28-09-2010 Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr 93 | Besluit college van B&W van 28 september 2010 | |
01-11-2010 | 01-01-2013 | wijziging artikel 1.2 | 28-09-2010 Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr 93 | Besluit college van B&W van 28 september 2010 | |
01-11-2010 | 01-01-2013 | wijziging artikel 1.2 | 28-09-2010 Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr 93 | Besluit college van B&W van 28 september 2010 | |
06-07-2010 | 01-11-2010 | wijziging artikel 2.7 | 06-07-2010 Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr 74 | Besluit college van B&W van 6 juli 2010 | |
10-06-2010 | 01-01-2010 | 06-07-2010 | aanvulling eerste lid van art. 2.2; wijziging art. 1.1, 1.2, 1.7, 1.9, 1.11 en vervallen van 1.3, 1.5, 1,6 en 1.7 lid 5 van uitvoeringsregeling 1A; toevoeging van art. 2.6 aan uitvoeringsregeling 5a | 16-02-2010 Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr 53 | Besluit college van B&W van 16 februari 2010 |
03-12-2009 | 01-01-2010 | wijziging zesde lid van art. 2.1 van uitvoeringsregeling 5A | 04-11-2009 Gemeenteblad van Utrecht 2009, nr 70 | Besluit Concerndirectie van 4 november 2009 | |
25-02-2009 | 31-12-2009 | wijziging art. 1.2, 1.3, 2.1 en 3.1 van de uitvoeringsregeling 3A en vervallen van art. 2.1 tweede lid en art. 3.2 en 3.3; wijziging art. 2.3 derde lid van uitvoeringsregeling 5A; wijziging begrippenlijst | 03-02-2009 Gemeenteblad van Utrecht 2009, nr 7 | Besluit college van B&W van 3 februari 2009 | |
14-08-2008 | 25-02-2009 | wijziging artikel 5.2, 1e en 2e lid; vervallen 3e lid | 15-07-2008 Gemeenteblad van Utrecht 2008, nr 43 | Besluit college van B&W van 15 juli 2008 | |
01-03-2007 | 14-08-2008 | nieuwe regeling | 27-02-2007 Gemeenteblad van Utrecht 2007, nr 35 | Besluit college van B&W van 27 februari 2007 |
Hoofdstuk 1 Organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 1.1 Kaders van het college
Het college heeft de verantwoordelijkheid om de ambtelijke organisatie in te richten en te besturen. Door middel van dit organisatiereglement stelt het college de belangrijkste kaders voor inrichting en aansturing vast. Het college draagt daarbij een aantal in het organisatiereglement benoemde bevoegdheden en verantwoordelijkheden over aan leden van de ambtelijke organisatie.
Artikel 1.2 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
Elke dienst wordt geleid door een directeur. Uitzondering hierop vormt de Bestuurs- en Concerndienst waar een directieteam de dienst leidt. De voorzitter van het directieteam heeft de eindverantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van de dienst en treedt namens het directieteam op als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.
Waar in deze regeling gesproken wordt van diensten en directeuren wordt ook de tijdelijk organisatorische eenheid bedoeld en degene die belast is met de leiding daarvan.
De concerndirectie is onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor dienstoverschrijdende reorganisaties. De concerndirectie is onder leiding van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur verantwoordelijk voor de procesvoering bij dienstoverschrijdende reorganisaties.
Met betrekking tot bedrijfsvoering op concernniveau is de stem van de gemeentesecretaris / algemeen directeur beslissend. Bij dienstoverstijgende en strategisch relevante onderwerpen is de stem van de gemeentesecretaris/algemeen directeur beslissend als het gaat om de zorg voor overleg met het bestuur dat wil zeggen het opschakelen richting bestuur bij het ontstaan van problemen.
Hoofdstuk 2 Beheerstructuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 2.2 Centrale Treasurer
De Centrale Treasurer is verantwoordelijk voor het concernbrede beheer van financiële vermogenswaarden, waaronder het (doen) uitvoeren van transacties op de geld- en kapitaalmarkt, het beheren van de financiële infrastructuur en het beheersen van de hieraan verbonden risico’s, zoals in het door de gemeenteraad vastgestelde treasurystatuut. Dit betekent onder meer dat in de gemeentelijke organisatie uitsluiten de Centrale Treasurer bevoegd is tot:
- het openen en opheffen van bankrekeningen
- het voeren van zakelijke onderhandelingen met bankinstellingen
- het aangaan en beheren van contracten met betrekking tot bancaire producten met bankinstellingen dan wel met het Ministerie van Financiën (schatkistbankieren) en
- het aantrekken en uitzetten van financiële middelen op de geld- en kapitaalmarkt.
Artikel 2.5 Financiële administrateur
1.De directeur wijst een administrateur aan, die ten opzichte van hem c.q. de dienstcontroller verantwoordelijk is voor:
Artikel 2.7 Interne auditafdeling
1. De Interne auditafdeling is de organisatorische eenheid die ten behoeve van het college audits uitvoert waaraan de gemeentelijke organisatie zekerheid kan ontlenen ten aanzien van de interne beheersing, en die in de vorm van verbeteradviezen meerwaarde toevoegt aan de organisatie.
2. Het college is opdrachtgever voor de Interne auditafdeling.
3. Alle activiteiten, (geautomatiseerde) systemen, procedures, organisatieonderdelen en verbonden partijen van de gemeente Utrecht kunnen object van een audit worden, ongeacht het hiërarchische niveau waarop ze zich afspelen.
4. Op basis van een risicoanalyse en op voordracht van de Interne auditafdeling met behulp van het auditjaarplan beslist het college welke audits dienen te worden uitgevoerd.
5. Bij de voorbereiding van het auditjaarplan houdt de Interne auditafdeling rekening met:
• de behoefte van het college en de concerndirectie;
• ruimte voor ad hoc onderzoek, vanwege incidenten;
• de afstemming met de externe accountant, de subcommissie voor Controle en Financiën en de plannen van de Rekenkamer.
6. De Interne auditafdeling voert jaarlijks ook onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het uitgevoerde beleid van het college, zoals bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet.7. In een apart auditcharter, opgesteld door de Interne auditafdeling en vast te stellen door het college, worden de taken, bevoegdheden en werkwijze van de Interne auditafdeling nader geregeld.
Hoofdstuk 3 Afstemming en coördinatie van werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie
Artikel 3.1 Beleidscoördinatie
Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, zevende lid kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur aanwijzingen geven aan de directeuren.
Artikel 3.2 Bedrijfsvoeringcoördinatie
Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, vijfde lid maakt het college met de gemeentesecretaris/algemeen directeur afspraken over de verschillende bedrijfsvoeringsfuncties en de bedrijfsvoering in het algemeen.
Artikel 3.3 Wijkgericht werken
Artikel 3.4 Planning en Controlcyclus
Hoofdstuk 4 Beleidsvoorbereiding
Artikel 4.1 Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganen
1.De directeuren zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bestuursadviezen tot uitdrukking komend in:
Artikel 4.2 Aanwijzingen over wijze waarop bestuursadviezen aan de gemeentelijke bestuursorganen worden voorbereid
Artikel 5.3 Verzekeringsbeleid
behandeling van schades, zoals opgenomen in de uitvoeringsregeling.
2.De diensten moeten gebruik maken van het assurantiefonds. Regels met betrekking tot de organisatie en uitvoering van het assurantiefonds zijn uitgewerkt in uitvoeringsbesluit 5B. De onder lid 1b en 1c vermelde taken worden uitgevoerd op verzoek van een dienst.
Artikel 6.1 Inwerkingtreding; citeertitel
Artikel 6.2 Intrekking regeling
De "Organisatieregeling Gemeente Utrecht" vastgesteld door het college d.d. 26 oktober 2004 wordt per 1 maart 2007 ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 27 februari 2007.
De secretaris, De burgemeester,
Drs. M.J.C. Heeremans Mr. A.H. Brouwer-Korf
Bekendmaking is geschied op 26 februari 2007.
Deze beleidsregels treedt in werking op 1 maart 2007.
Uitvoeringsregeling 1A Treasury
Tekstuitgave van de Organisatieregeling gemeente Utrecht van de gemeente Utrecht, zoals vastgesteld bij collegebesluit van 27 februari 2007, inwerking getreden op 1 maart 2007 ter uitvoering van artikel 160, eerste lid, onderdeel c van de Gemeentewet en artikel 5, 13, 22 en 24 van de Financiële verordening gemeente Utrecht
Het vaststellen van regels met betrekking tot de dagelijkse uitvoering van de treasuryfunctie.
1.1 Treasurybeheer binnen de gemeente Utrecht
De Centrale Treasurer heeft de volgende taken:
het adviseren over de ontwerpcollegebesluiten met betrekking tot garantstellingen, het centraal registreren van door de gemeente verstrekte gegarandeerde geldleningen en het beheren van de uit hoofde van de overheidstaak verstrekte geldleningen. Het beheer van de gegarandeerde geldleningen ligt met in achtneming van het gestelde in de Algemene Subsidieverordening bij betreffende gemeentelijke diensten;
5 a. De uitvoering van de taken als genoemd in het vierde lid wordt verricht door de uitvoeringsorganisatie treasury binnen het servicecentrum Financiële Dienstverlening van de Dienst Ondersteuning, in deze uitvoeringsregeling 1A verder te noemen uitvoeringsorganisatie treasury.
b. De Centrale Treasurer stuurt de uitvoeringsorganisatie treasury inhoudelijk aan.
c. De Centrale Treasurer stelt de spelregel voor de informatievoorziening vast die nodig is om de bedrijfsprocessen binnen de treasuryorganisatie en de daarmee samenhangende risico's adequaat te kunnen beheersen. Daarin geeft de Centrale Treasurer aan welke informatie met welke frequentie door de uitvoeringsorganisatie treasury, door de diensten en door de Centrale Treasurer zelf moet worden verstrekt. De Centrale treasurer stelt tevens de administratieve organisatie van de treasuryfunctie vast.
6. De Centrale Treasurer bespreekt periodiek (minimaal driemaal per jaar) de treasurystrategie en de uitvoering daarvan met de Concerncontroller. Indien tussentijds sprake is van majeure ontwikkelingen die niet eerder waren voorzien dan meldt de Centrale Treasurer deze direct aan de Concerncontroller. Ook meldt de Centrale Treasurer in het kader van de financiële cyclus de (verwachte) financiële uitkomsten aan de Concerncontroller. Daarnaast informeert de Centrale Treasurer onverwijld de wethouder Financiën over bestuurlijk relevante treasuryontwikkelingen.
1.2 Aantrekken van financieringsmiddelen
De Centrale Treasurer krijgt mandaat om binnen de kaders van wet- en regelgeving en uitsluitend ter beperking van renterisico's overeenkomsten af te sluiten met betrekking tot de volgende van onderliggende leningen afgeleide producten (derivaten): cap, Floor, colar, swaption, forward rate agreement en swap.
1.3 Verstrekken van langlopende financieringsmiddelen aan diensten
1.4 Verstrekken van langlopende financieringsmiddelen aan derden
De Centrale Treasurer kan bepalen dat daartoe bevoegde functionarissen bij de diensten zonder zijn tussenkomst betaalopdrachten aan bankinstellingen kunnen autoriseren en verzenden. De betalingsopdrachten dienen uitsluitend ten laste van een door hem aangegeven rekeningnummer te worden gebracht. Het besluit kan alle betalingen bevatten dan wel betalingen die daarvoor naar hun aard of hoogte in aanmerking komen. De Centrale Treasurer kan voorschriften geven ten aanzien van de wijze waarop de betalingsopdrachten aan de bank worden aangeboden.
Betalingsopdrachten van diensten worden slechts verstrekt na schriftelijke opdracht van een gemeentelijke functionaris die bevoegd is te beschikken over het budget ten laste van waarvan de desbetreffende uitgaaf wordt gedaan. De opdracht dient mede te worden ondertekend door een tweede functionaris, niet zijnde de budgethouder.
De uitvoeringsorganisatie treasury is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de posities op de onderscheiden bankrekeningen.
De dienst voert het beheer over de gegarandeerde leningen en verstrekt zodanige informatie aan de uitvoeringsorganisatie treasury dat deze genoemde leningen adequaat kan vastleggen in de centrale leningenadministratie. Indien de betreffende dienst de vereiste informatie niet of niet tijdig verstrekt of indien de kwaliteit van de informatie tekort schiet, dan geeft de Concerncontroller een aanwijzing aan de dienst om alsnog informatie van voldoende kwaliteit te verstrekken.
1.12 Beleggingen van reserves en voorzieningen
Uitvoeringsregeling 1B Directiereglement
Concerndirectiebesluit van 1 november 2006
ter uitvoering van artikel 1.3, dertiende lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Regels vaststellen voor het functioneren van de concerndirectie.
De concerndirectie richt zich op de hoofdlijnen op het gebied van de ontwikkeling en uitvoering van beleid, beheer, dienstverlening en bedrijfsvoering. Daaruit voortkomend behandelt de concerndirectie in ieder geval de volgende onderwerpen:
Het reglement is, gehoord de directeuren, vastgesteld door de concerndirectie op 1 november 2006 en gefiatteerd door het college op 27 februari 2007.
Uitvoeringsregeling 2A De concerncontroller
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ter uitvoering van artikel 2.1, vierde lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Het vaststellen van de taken en verantwoordelijkheden van de concerncontroller.
De concerncontroller is, onverlet de verantwoordelijkheid van de directeuren, verantwoordelijk voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie. De concerncontroller toetst in dit kader de opzet en de werking van de administratieve organisatie en interne controle van de diensten.
Uitvoeringsregeling 2B De dienstcontroller
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ter uitvoering van artikel 2.3, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Het vaststellen van de taken en verantwoordelijkheden van de dienstcontroller.
1.De controlfunctie op dienstniveau omvat:
Uitvoeringsregeling 2C VERVALLEN
Uitvoeringsregeling 3A Planning en controlcyclus
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ter uitvoering van artikel 3.4, vijfde lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Het vaststellen van de instrumenten in het kader van de planning en controlcyclus.
De volgende documenten worden namens het college voorbereid ten behoeve van besluitvorming in de raad:
De volgende documenten worden ten behoeve van de aansturing van de ambtelijke organisatie door het college voorbereid:
Ten behoeve van de Planning en Controlcyclus stelt het college jaarlijks tenminste tweemaal een actualisatie van de geldende kaders vast met betrekking op de wijzigingen in de kaders met betrekking tot de voorbereiding, inhoud, vormgeving, proces en behandelingswijze van de verschillende cyclusdocumenten. De staande kaders zijn opgenomen op het handboek Financiën op intranet.
In de dienstrekening legt de directeur verantwoording af over de realisatie van het jaarplan en maakt hij de dienstbalans op.
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ter uitvoering van artikel 5.1, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Het vaststellen van de hoofdlijnen in de beheersingsmaatregelen op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.
De opzet van de administratieve organisatie en interne controle dient waarborgen te verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de volledigheid van de informatie die wordt verstrekt aan de gemeentelijke bestuursorganen en anderen die deze informatie behoeven. De administratieve processen, inclusief de interne controle worden vastgelegd in procesbeschrijvingen en -schema's.
De directeuren kunnen onder volledig behoud van hun verantwoordelijkheid jegens het college sub-budgethouders aanwijzen en ondermandaat tot het aangaan van verplichtingen verlenen. De directeur kan nadere kaders en voorschriften vaststellen die door de sub-budgethouders in acht dienen te worden genomen.
Van de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen is uitgezonderd het verstrekken en aangaan van leningen en de verlening van garanties met betrekking tot de nakoming van verplichtingen door derden. De Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling is in het kader van de kredietbank wel bevoegd tot het verstrekken van leningen met betrekking tot de schuldhulpverlening.
Indien een betaling niet binnen 30 dagen of de eventueel door de debiteur en de crediteur daarvoor in de plaats overeengekomen betalingstermijn heeft plaatsgevonden, zendt de crediteur een aanmaning aan debiteur. Hierbij wordt een termijn van tien werkdagen gegund waarbinnen de vordering alsnog kan worden voldaan.
Bij bezwaar van de debiteur kan door de crediteur de arbitragecommissie van de gemeente Utrecht worden ingeschakeld. Dit schriftelijke bezwaar zal dan wel binnen tien werkdagen moeten worden ingediend. De arbitragecommissie komt niet bijeen, voordat de beide directeuren alsnog getracht hebben er samen uit te komen.
Over de stand van zaken met betrekking tot de informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens wordt gerapporteerd door de directeur aan het college in het verslag van het gevoerde beheer in de dienstrekening.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen financial lease en operational lease, waarbij financial lease staat voor een overeenkomst waarbij de eigenaar van een goed, de lessor, dat goed voor langere tijd afstaat tegen een bepaalde vergoeding aan de tegenpartij, de lessee, waarbij de lessee het economisch risico draagt. Bij operationele lease blijft het economisch risico bij de lessor.
Contante betalingen worden door de kashouders slechts verricht na een schriftelijke volledig ingevulde opdracht van de budgethouder. De dienstcontroller stelt een formulier vast waarmee deze opdracht wordt verstrekt. Voordat de betaling plaatsvindt wordt eerst de legitimatie van de betrokkene gecontroleerd. Ook wordt de handtekening of de paraaf van de budgethouder gecontroleerd.
Wanneer de inhoud van de kas een door de dienstcontroller of -administrateur vast te stellen bedrag overschrijdt, wordt het meerdere gestort in een rekening-courant bij een bankinstelling. Wanneer aanvulling van de kas noodzakelijk is wordt geld opgenomen na opdracht van de dienstadministrateur van de rekening-courant bij de bankinstelling. De opdracht wordt binnen 2 werkdagen geëffectueerd en anders nadat de opdracht ongeldig is gemaakt geretourneerd aan de dienstadministrateur.
Uitvoeringsregeling 5B Gemeentelijk assurantiefonds
B&W besluit van 26 oktober 2004, nr. 15364
ter uitvoering van artikel 5.3, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Het vaststellen van de organisatie en uitvoering van het assurantiefonds.
1.1 Doelstelling Assurantiefonds
Het Assurantiefonds voorziet in de behoefte van de deelnemers aan verzekering van hun brand en aansprakelijkheidsrisico’s tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en premietarieven.
Het college stelt jaarlijks de hoogte van de bijdragen van de deelnemers aan het fonds vast, rekening houdend met de in artikel 1.3 genoemde verwachte uitgaven en de hoedanigheid, de activiteiten en het schadeverleden van de deelnemer. De bijdragen worden aan iedere dienst afzonderlijk bekend gemaakt.
Indien het saldo van het fonds een door het college vast te stellen maximum met tenminste 10% overschrijdt wordt het bedrag waarmee het maximum wordt overschreden aan de deelnemers gerestitueerd naar rato van werkelijke bijdrage over het voorafgaande jaar. Dit gebeurt op voorstel van het afdelingshoofd Risicobeheer van de sector Financiën en Personeel.
Indien het Fonds een tekort vertoont wordt dit gedekt door een extra bijdrage van de deelnemers die door het college wordt vastgesteld. Bij de vaststelling van deze extra bijdrage houdt het college rekening met de werkelijke hoogte van de in artikel 1.3 genoemde uitgaven en de hoedanigheid, de activiteiten en het schadeverleden van de deelnemer;
Het college geeft mandaat aan het sectordirecteur Financiën en Personeel voor:
het ten laste van het fonds doen van schade-uitkeringen aan deelnemers en aan derden tegenover wie de gemeente krachtens aansprakelijkheid een verplichting heeft met een limiet van EUR 250.000,00.
De sectordirecteur Financiën en Personeel kan ondermandaat verlenen aan het afdelingshoofd Risicobeheer van de sector Financiën en Personeel. Het afdelingshoofd Risicobeheer is bevoegd tot een bedrag van EUR 50.000,00. De sectordirecteur Financiën en Personeel kan nadere regels stellen m.b.t. het beheer.
De sectordirecteur Financiën en Personeel draagt naast de verantwoordelijkheid voor het beheer van het assurantiefonds tevens de verantwoordelijkheid voor:
De administratieve organisatie van de Bestuurs- en Concerndienst bevat de nodige voorschriften ter bevordering van een rechtmatig en doelmatig beheer van het fonds.
Toelichting op de artikelen behorend bij de Organisatieregeling Gemeente Utrecht
Toelichting bij hoofdstuk 1 Organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 1.2 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit diensten en tijdelijk organisatorische eenheden. Het aanbrengen van een nadere indeling van de organisatie van een dienst is overgelaten aan het hoofd van de betrokken dienst. Ten aanzien van de Bestuurs- en Concerndienst is in het vierde lid wel een nadere indeling aangebracht in verband met de positionering van functies die op concernniveau worden verricht (bijvoorbeeld financiën en control, concernbrede personeelsbeleid). Het zesde en zevende lid voorzien in de mogelijkheid van tijdelijke organisatorische voorzieningen, voor de gevallen waarin (voorziene)ontwikkelingen in het takenpakket van de gemeente afwijkingen van de staande hoofdstructuur gewenst maken. Het instellen van een tijdelijke organisatorische eenheid is hiervan de zwaarste ingreep in de ambtelijke organisatie.
Per 1 januari 2004 is het Gemeentelijk Vervoersbedrijf Utrecht verzelfstandigd en maakt geen deel meer uit van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie (raadsbesluit d.d. 3 juni 2003). Als gevolg van de dualisering is de Accountantsdienst geen onderdeel meer van de hoofdstructuur, maar een orgaan van de raad. De dienst Stadswerken, de samenvoeging van de Dienst Stadsbeheer en de Reinigings- en Havendienst, is ingesteld per 1 januari 2006. De Bestuurs- en Concerndienst, voorheen Secretarie, is ingesteld per 1 maart 2007. De Dienst Ondersteuning is per 1 maart 2006 opgericht.
Artikel 1.9 Toedeling van taken en producten aan diensten
In dit artikel is het principe van integraal management neergelegd. Het betreft een concretisering van de integratie van de beleidsvoorbereidende en -uitvoerende functie met de middelenfuncties. De decentralisatie van het middelenbeleid naar het dienstniveau dient echter niet ten koste te gaan van de eenduidigheid die in concernbrede geldende kaders zijn vastgelegd. Deze kaders worden door de concerndirectie vastgesteld.
Artikel 1.10 Bevoegdheid bij organisatiestructuurwijzigingen
De volgende regelgeving is van toepassing bij wijzigingen:
Bij wijzigingen in de organisatie is, wat betreft de aanspraken van het personeel, de uitvoeringregeling “Sociaal Statuut” (URU 15e van de Rechtspositieregeling Utrecht) van toepassing.
Bij wijzigingen in de organisatie zal het overleg met de medezeggenschapsorganen plaatsvinden conform de Wet op de Ondernemingsraden.
Voor het overleg met de vakorganisaties is hoofdstuk 14 van de Arbeidsvoorwaardenregeling Utrecht van de Rechtspositieregeling Utrecht van toepassing.
Toelichting bij hoofdstuk 2 Beheersstructuur van de ambtelijke organisatie
Dit hoofdstuk voorziet in de volgens artikel 212 van de Gemeentewet verplichte vastlegging van de inrichting van de financiële organisatie. Met de aanwijzing van functies, die niet met elkaar verenigbaar zijn, is functiescheiding aangebracht.
De controlfunctie is primair in handen gelegd van van de directeuren. Met name bij grotere diensten bestaat er behoefte aan een afzonderlijke functionaris die met de controltaken wordt belast. Het wordt aan de directeur overgelaten om te beoordelen of het gewenst is tot instelling van een specifieke controlfunctie over te gaan.
Artikel 2.5 Financiële administrateur
Een verplicht aan te wijzen functionaris is de dienstadministrateur. Hierbij is sprake van een ondergeschiktheid ten opzichte van directeur en de dienstcontroller.
De functiescheiding waarin artikel 2.1 op concernniveau voorziet is in dit artikel analoog toegepast zodat er ook bij een dienst sprake is van een scheiding tussen de verantwoordelijkheid voor de administratie en het geldelijk beheer.
Toelichting bij hoofdstuk 3 Afstemming en coördinatie van werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie
Artikel 3.3 Wijkgericht werken
In dit artikel wordt een organisatorische grondslag gelegd voor het op wijkniveau afgestemde gemeentelijke beleid. Dit vereist een wijkgerichte werkwijze van de gemeentelijke organisatie. De organisatorische hoofdlijnen hiervan zijn vastgelegd in het Kader Wijkgericht Werken d.d. 20 november 2001 en het Kader WMO d.d. 16 januari 2003.
Artikel 4.1 Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganen
Dit artikel stelt een aantal kwalitatieve eisen die beogen de kwaliteit en integraliteit van de advisering en de besluitvorming te bevorderen.
Artikel 4.2 Afstemming van werkzaamheden bij de voorbereiding van bestuursadviezen aan de gemeentelijke bestuursorganen
Dit artikel bevat een basis voor aanwijzingen die beogen de samenhang en de snelheid waarmee beleidsbeslissingen tot stand komen te bevorderen. Als voorbeelden van thans bestaande richtlijnen kunnen worden genoemd het rapport Kostenstructuur ROVU d.d. juli 1992, de checklist en de startnotitie in de rapportage Belemmerend Beleid vastgesteld bij collegebesluit van 9 januari 2004 en de Utrechtse Standaard voor Communicatie, waar onder andere huisstijl en projectcommunicatie aan de orde worden gesteld.
Dit artikel verschaft de juridische instrumenten voor het leggen van beheersbevoegdheden en verantwoordelijkheden bij ambtenaren.
De aanstelling van een dienstcontroller laat onverlet dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de genoemde controltaken bij de directeur blijft berusten.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 3A Planning en controlcyclus
Artikel 2.1 Voorjaarsnota, Programmabegroting, Bestuursrapportage en Programmarekening
In de voorjaarsnota wordt de gemeentelijke financiële ruimte voor de begroting van het komende jaar bepaald. Dit wordt bepaald aan de hand van de antwoorden op de volgende vragen:
De programmabegroting is een integrale begroting op hoofdlijnen. De maatschappelijke effecten die worden beoogd, het beleid en de uitvoering die daartoe worden ingezet staan centraal. De programmabegroting is het sturingsinstrument van de gemeenteraad. De programmabegroting wordt door de gemeenteraad vastgesteld en het college moet aan de gemeenteraad verantwoording afleggen over de uitvoering van deze vastgestelde begroting. Uitgangspunt van de programmabegroting is het sturen van de begroting op basis van vooraf vastgestelde programma's waarvan de inhoudelijke kaders in meerjarige beleidsnotities kunnen worden vastgesteld. De programma's geven namelijk de hoofdlijnen weer waarlangs de stad bestuurd wordt. Vanuit de benoemde programma's gaat dus een sterk signaal uit hoe de stad haar accenten ziet en op welke wijze daarop ingespeeld wordt.
De programmabegroting is een integrale begroting op hoofdlijnen. De programmabegroting bestaat uit de volgende onderdelen:
Voor de aansturing van de diensten is de programmabegroting geen goed instrument, omdat het gaat om een integrale dienstoverstijgende begroting op hoofdlijnen. Daarom is het college wettelijk verplicht binnen de kaders van de programmabegroting een productenraming op te stellen ten behoeve van de beheersing van de uitvoering. De producten uit de productenraming worden toebedeeld aan diensten.
In Utrecht worden de producten per dienst in het jaarplan opgenomen. Alle jaarplannen tesamen vormen dezelfde totalen als de programmabegroting en de productenraming. Daarnaast wordt er in een jaarplan ingegaan op speerpunten in de bedrijfsvoering, die door het college worden vastgesteld.
De accountant controleert in opdracht van de gemeenteraad het financiële deel van de programmarekening.
Wanneer er sprake is van onregelmatigheden rapporteert de accountant dit aan de gemeenteraad. De accountant stuurt tevens een afschrift naar het college.
Artikel 2.5 Beveiliging van informatie en persoonsgegevens
Door de uitgebreide invoering van geautomatiseerde informatiesystemen in de overheidsorganisatie daarvan voor haar functioneren sterk afhankelijk geworden. Dit artikel benadrukt het belang van een goed beveiligde en continue informatievoorziening voor een ongestoorde bedrijfsvoering en dienstverlening aan de burgers. De verantwoordelijkheid hiervoor wordt uitdrukkelijk opgedragen aan de directeur.
Aangezien informatievoorziening en privacybescherming belangrijke aspecten zijn van het beheer, is het voorschrift opgenomen dat daarover dient te worden gerapporteerd in het verslag dat wordt gevoegd bij het aandeel van de dienst in de dienstrekening.
Artikel 5.1 Het tegengaan van misstanden
Deze bepaling schept de verplichting voor een ieder om preventief en pro-actief de nodige maatregelen te nemen. Daarmee is de invalshoek een andere dan de primair tuchtrechtelijke regeling in het ambtenarenrecht. Niettemin impliceert ook de in het eerste lid geformuleerde verplichting het verbod tot het plegen van onregelmatigheden. Het in het eerste lid opgenomen verbod moet als het complement worden gezien aan de ambtenaarrechtelijke regeling.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 5B Het gemeentelijk assurantiefonds
Artikel 1.1 Doelstelling assurantiefonds
De deelnemers hebben behoefte aan bij voorkeur 100 % afdekking van hun risico's waardoor zij onvoorziene uitgaven zoveel mogelijk kunnen beperken. Het verzekeren van ook de kleinere risico's bij verzekeringsmaatschappijen leidt echter tot een premiestelling die te hoog is in verhouding tot de gedekte risico's. Kleinere risico's kunnen ten laste van het Fonds worden gebracht, dat uit de bijdragen van de deelnemers deze risico's in principe kan dragen. Ter voorkoming van uitputting van het Fonds dienen verzekeringsdekkingen ingekocht te worden die grotere zgn. calamiteitenrisico's afdekken. Omdat verzekeraars niet met kleinschalige- structurele risico’s- worden geconfronteerd zijn premietarieven aantrekkelijker en verzekeringsvoorwaarden gunstiger dan de tarieven en voorwaarden die zouden gelden voor een verzekeringsdekking waarbij ook kleinere risico's ten laste van een polis dienen te worden gebracht.
Artikel 1.2 De inkomsten van het assurantiefonds
In dit artikel is geregeld uit welke inkomsten het fonds wordt gevoed en op basis van welke uitgangspunten de premie van de deelnemers wordt vastgesteld. De hoogte van de premie wordt onder andere bepaald door de verzekeringspremie die door de verzekeraar in rekening wordt gebracht. Daarnaast is de hoogte van de bijdrage afhankelijk van het risicoprofiel van de desbetreffende deelnemer. Dit risicoprofiel wordt afgeleid van de hoedanigheid, de activiteiten en de zich reeds gemanifesteerde risico's Deze methode leidt ertoe dat voor deelnemers met een gunstig risicoprofiel een lagere bijdrage wordt vastgesteld dan voor deelnemers met een ongunstig risicoprofiel.
Artikel 1.3 De uitgaven van het assurantiefonds
In dit artikel is geregeld welke uitgaven er ten laste van het fonds kunnen worden gedaan. Behalve de directe uitgaven aan premies voor afgesloten verzekeringen en de schade-uitkeringen betreft dit ook de kosten aan preventieve advisering. De bijdragen van de deelnemers zijn gebaseerd op de risico's die zij inbrengen en op de directe (premies en behandelingskosten). Daarnaast worden er ook kosten voor advisering ten laste van het fonds gebracht.
Deze bepaling fungeert als basis voor het reguleren van het saldo van het fonds. Het eerste lid geeft aan burgemeester en wethouders de nodige flexibiliteit. Zij kunnen het saldo van het fonds aanpassen aan het actuele inzicht in de risico's die het fonds moet afdekken. Een belangrijke rol hierbij speelt het risico dat de gemeente niet door middel van verzekeringen heeft afgedekt. Het tweede en derde lid geven aan hoe wordt gehandeld bij respectievelijk saldo-overschotten en -tekorten.
Artikel 1.8 Adviesfunctie over het beheer van gemeentelijke risico's
Een doelmatig verzekeringsbeleid is mogelijk wanneer de gemeentelijke organisatie zoveel mogelijk greep probeert te krijgen op haar risico's. Dat vereist een systematische verzameling en analyse van risico's. Vervolgens kan beoordeeld worden op welke wijze risico's kunnen worden beperkt, door de eigen organisatie kunnen worden gedragen of geheel of gedeeltelijk worden afgewenteld op de verzekeringsmarkt. Het verzamelen van gegevens over risico's kan het best worden gecombineerd met het beheer van het assurantiefonds vanwege de daar bijgehouden schaderegistratie.
Artikel 1.9 Administratieve organisatie van het fonds
Dit artikel bepaalt dat er voorschriften moeten zijn met betrekking tot de administratieve organisatie. Omdat het beheer van het fonds organiek bij de sector Financiën en Personeel van de Bestuurs- en Concerndienst is ondergebracht is ervoor gekozen deze bepalingen deel uit te laten maken van de administratieve organisatie van de Bestuurs- en Concerndienst. Er is een functiescheiding tussen degenen die beheerstaken en -bevoegdheden uitoefenen (afdeling Risicobeheer sector Financiën en Personeel) en de administratieve functie (ondergebracht bij de afdeling Managementondersteuning van de Bestuurs- en Concerndienst).
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders d.d. 27 februari 2007