Regeling melding vermoeden misstand

Artikel 1 Begripsbepalingen

Lid 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a

  ambtenaar: een ieder die werkzaam is of is geweest bij de gemeente Noordenveld op grond van een aanstelling of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht.

• b

  bevoegd gezag: het College van Burgemeester en Wethouders;

• c

  vermoeden van een misstand: een vermoeden van

  • -

    schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels;

  • -

    eeen gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu;

  • -

    een onbehoorlijke wijze van functioneren die een gevaar vormt voor het goed functioneren van de openbare dienst;

• d

  melder: de ambtenaar die een vermoeden van een misstand meldt overeenkomstig hoofdstuk 2 van deze regeling.

• e

  melding: de melding van een vermoeden van een misstand door de melder;

• f

  vertrouwenspersoon: de functionaris als zodanig aangesteld door het bevoegd gezag;

• g

  extern meldpunt integriteit: de Onderzoeksraad Integriteit Overheid (OIO).

• h

  intern meldpunt integriteit: de integriteitsfunctionaris.

Lid 2

Voor de toepassing van deze regeling wordt degene die anders dan op basis van een ambtelijke aanstelling of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht werkzaam is binnen de gemeente Noordenveld gelijkgesteld met een ambtenaar als bedoeld in het eerste lid, onder a.

Artikel 2 Bescherming van de melder

Lid 1

Een ieder die betrokken is bij de behandeling van een melding maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder zijn instemming, dat zijn in ieder geval het in-en externe meldpunt integriteit, de leidinggevende en de vertrouwenspersoon.

Lid 2

De ambtenaar zal als gevolg van de melding van een vermoeden van een misstand geen nadelige gevolgen ondervinden voor zijn rechtspositie. Onder nadelige gevolgen worden in ieder geval verstaan:

• a

  het verlenen van ongevraagd ontslag;

• b

  het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd;

• c

  het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een vaste aanstelling;

• d

  de opgelegde benoeming in een andere functie;

• e

  het treffen van disciplinaire maatregelen;

• f

  het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen;

• g

  het onthouden van promotiekansen;

• h

  het afwijzen van een verlofaanvraag,

voor zover dit redelijkerwijs verband houdt met de door de melder gedane melding van een vermoeden van een misstand.

Lid 3

Het bevoegd gezag draagt er zorg voor dat de melder ook anderszins bij de uitoefening van zijn functie geen nadelige gevolgen van de melding ondervindt.

Lid 4

Het bepaalde in lid 2 en 3 van dit artikel geldt ook voor de ambtenaar die te goeder trouw een vermoeden van een misstand in een andere organisatie dan die van de gemeente Noordenveld, volgens de in die organisatie geldende regels, bij die organisatie heeft gemeld. De bescherming geldt alleen als de ambtenaar:

• -

  uit hoofde van zijn functie met die andere organisatie samenwerkt of heeft samengewerkt;

• -

  uit hoofde van zijn functie kennis heeft verkregen van de vermoede misstand;

• -

  het vermoeden van de misstand tijdig bij zijn leidinggevende heeft gemeld;

• -

  zich heeft gehouden aan de afspraken die ter zake van deze melding met hem of haar zijn gemaakt door het bevoegd gezag.

Lid 5

De ambtenaar heeft recht op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van het te goeder trouw melden van een vermoeden van een misstand nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie, tijdens en/of na het volgen van deze regeling. Deze juridische bijstand wordt gefinancierd door de gemeente Noordenveld.

Artikel 3 De vertrouwenspersoon

Lid 1

Het bevoegd gezag stelt een externe vertrouwenspersoon aan.

Lid 2

De vertrouwenspersoon heeft tot taak de melder te adviseren.

Lid 3

De vertrouwenspersoon maakt jaarlijks een geanonimiseerd verslag van de aard en de omvang van het aantal interne meldingen. Dit verslag wordt aan het bevoegd gezag en de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt.

Artikel 4 Het externe meldpunt

Lid 1

Het bevoegd gezag wijst als extern meldpunt aan de Onderzoeksraad Integriteit Overheid.

Lid 2

De Onderzoeksraad Integriteit Overheid heeft tot taak een door de melder gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en het bevoegd gezag daarover te adviseren.

Artikel 5 Melding

Lid 1

De ambtenaar doet een melding bij het interne meldpunt integriteit. De ambtenaar kan een vermoeden van een misstand ook melden bij de direct leidinggevende of de vertrouwenspersoon die dit vervolgens melden bij het interne meldpunt integriteit. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de ambtenaar een vermoeden van een misstand rechtstreeks melden bij het externe meldpunt integriteit.

Lid 2

Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet.

Artikel 6 Melding door een ex-ambtenaar

De ex-ambtenaar die een vermoeden van een misstand wil melden doet dit binnen een periode van twaalf maanden na zijn ontslag of beëindiging van zijn werkzaamheden voor de gemeente Noordenveld bij het interne meldpunt integriteit of bij de vertrouwenspersoon. Hij kan alleen een melding van een vermoeden van een misstand doen als hij in de hoedanigheid van ambtenaar kennis heeft gekregen van het vermoeden.

Artikel 7 Informeren van het bevoegd gezag

Het interne meldpunt integriteit waarbij een melding is gedaan draagt er zorg voor dat het bevoegd gezag onverwijld op de hoogte wordt gesteld van de melding en van de datum waarop de melding ontvangen is.

Artikel 8 Ontvangstbevestiging door het bevoegd gezag

Lid 1

Het bevoegd gezag zendt aan de melder, of aan de vertrouwenspersoon bij wie het vermoeden van een misstand is gemeld een ontvangstbevestiging. In het laatste geval stuurt de vertrouwenspersoon de ontvangstbevestiging door aan de melder. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en de datum waarop de melder het vermoeden heeft gemeld.

Lid 2

Het bevoegd gezag informeert de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad.

Lid 3

Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat de identiteit van de melder die overeenkomstig het bepaalde in artikel 5 of 6 een melding heeft gedaan, niet verder bekend wordt dan noodzakelijk is voor de behandeling van de melding.

Artikel 9 Onderzoek door het bevoegd gezag

Lid 1

Het bevoegd gezag stelt na ontvangst van de melding, met behulp van en onder advisering van het interne meldpunt integriteit onverwijld een onderzoek in, overeenkomstig de bepalingen in het onderzoeksprotocol bij vermoedens van misstanden.

Lid 2

Ten behoeve van het integriteitsonderzoek kan benodigde expertise worden ingehuurd ter ondersteuning van het interne meldpunt.

Artikel 10 Standpunt en kennisgeving door het bevoegd gezag

Lid 1

Het bevoegd gezag stelt de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan binnen 10 weken na ontvangst van de melding schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand.

Lid 2

Indien niet binnen tien weken een standpunt kan worden gegeven worden de melder, of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan voordat deze termijn is verstreken daarvan door middel van een kennisgeving schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Het bevoegd gezag kan het advies met ten hoogste vier weken verdagen.

Artikel 11 Melding bij het externe meldpunt

Lid 1

De melder kan zijn vermoeden van een misstand binnen redelijke termijn melden bij het externe meldpunt, indien:

• a

  hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 10;

• b

  hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijnen bedoeld in artikel 10.

Lid 2

Indien zwaarwegende belangen de toepassing van de interne meldingsprocedure in de weg staan, kan de melder het vermoeden van een misstand rechtstreeks melden bij het externe meldpunt.

Lid 3

De melding bij het externe meldpunt bevat ten minste:

• a

  naam en adres van de melder;

• b

  de organisatie waar de betrokkene werkzaam is of is geweest;

• c

  de organisatie waarop de melding betrekking heeft;

• d

  de omschrijving van de misstand die wordt vermoed;

• e

  de reden van melding aan het externe meldpunt.

Artikel 12 Ontvangstbevestiging

Lid 1

Het externe meldpunt bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand aan de melder.

Lid 2

Het externe meldpunt draagt er zorg voor dat het bevoegd gezag op de hoogte wordt gesteld van de melding bij het meldpunt.

Lid 3

Het externe meldpunt informeert de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft over de melding bij het externe meldpunt, tenzij het onderzoeksbelang hierdoor kan worden geschaad.

Artikel 13 Niet ontvankelijkheid

Lid 1

Het externe meldpunt verklaart de melding niet ontvankelijk indien:

• a

  er geen sprake is van een misstand of van een misstand van voldoende gewicht;

• b

  de ambtenaar niet aantoont dat hij het vermoeden eerst intern aan de orde heeft gesteld volgens deze regeling, tenzij zwaarwegende belangen toepassing van de interne procedure in de weg staan;

• c

  de ambtenaar het vermoeden intern aan de orde heeft gesteld volgens deze regeling, maar de termijn waarbinnen het bevoegd gezag een inhoudelijk standpunt omtrent het vermoeden van een misstand dient te geven, nog niet verstreken is;

• d

  geen sprake is van een ambtenaar zoals bedoeld in deze regeling;

• e

  de melding niet binnen redelijke termijn is ontvangen nadat de ambtenaar op de hoogte is gesteld van het standpunt van het bevoegd gezag.

Lid 2

Indien de melding niet ontvankelijk is, stelt het externe meldpunt de melder of de vertrouwenspersoon en het bevoegd gezag hiervan binnen vier weken op de hoogte.

Artikel 14 Onderzoek door het externe meldpunt

Lid 1

Wanneer de melding ontvankelijk is, kan het meldpunt indien dit voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk is een onderzoek instellen.

Lid 2

Ten behoeve van het onderzoek genoemd in het eerste lid is het externe meldpunt gerechtigd bij het bevoegd gezag alle inlichtingen in te winnen die het voor de vorming van zijn advies nodig acht. Het bevoegd gezag verschaft het externe meldpunt alle inlichtingen.

Lid 3

Het externe meldpunt kan een deskundige raadplegen.

Lid 4

Wanneer de inhoud van bepaalde door het bevoegd gezag verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van het externe meldpunt dient te blijven, wordt dit aan het externe meldpunt meegedeeld. Het externe meldpunt beveiligt informatie met een vertrouwelijk karakter tegen kennisneming door onbevoegden.

Artikel 15 Advies en kennisgeving door het externe meldpunt

Lid 1

Het externe meldpunt legt binnen acht weken na ontvangst van de melding zijn bevindingen neer in een advies aan het bevoegd gezag. Het externe meldpunt zendt een afschrift van het advies aan de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan.

Lid 2

Indien niet binnen acht weken een advies kan worden gegeven worden de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan alsmede het bevoegd gezag voordat deze termijn is verstreken daarvan door middel van een kennisgeving schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Het externe meldpunt kan het advies met ten hoogste vier weken verdagen.

Lid 3

Het advies wordt, in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan het externe meldpunt verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, door het externe meldpunt openbaar gemaakt op een wijze die het externe meldpunt geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten.

Lid 4

Het externe meldpunt maakt zijn advies niet openbaar voordat het standpunt van het bevoegd gezag, bedoeld in artikel 16 van deze regeling, is ontvangen, of er twee weken zijn verstreken sinds het advies is gegeven.

Artikel 16 Standpunt bevoegd gezag naar aanleiding van het advies van het externe meldpunt

Lid 1

Het bevoegd gezag stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies het externe meldpunt schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt en de eventuele consequenties die het daaraan verbindt.

Lid 2

Het externe meldpunt zal het standpunt van het bevoegd gezag aan de melder doen toekomen.

Lid 3

Een van het advies afwijkend standpunt wordt gemotiveerd.

Artikel 17 Jaarverslag

Lid 1

Jaarlijks wordt door het externe meldpunt een verslag opgemaakt.

Lid 2

In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake wettelijke bepalingen gemeld:

• a

  het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand;

• b

  het aantal meldingen dat niet heeft geleid tot een onderzoek;

• c

  het aantal onderzoeken dat het externe meldpunt heeft verricht;

• d

  het aantal adviezen en de aard van de adviezen dat het externe meldpunt heeft uitgebracht.

Lid 3

Dit jaarverslag wordt aan het bevoegd gezag en de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt.

Artikel 18 Intrekking en Inwerkingtreding

Lid 1

De Regeling Melding Vermoeden Misstand van de gemeente Noordenveld, vastgesteld d.d. wordt ingetrokken.

Lid 2

Deze regeling treedt in werking op 1 november 2016.

1. Inleiding

Dit protocol heeft betrekking op de behandeling van meldingen van vermoedens van misstanden bij het Interne Meldpunt Integriteit. Indien een zwaarwegend belang het noodzakelijk maakt, kan worden afgeweken van dit protocol.

Wanneer een vermeende misstand heeft plaatsgevonden, zullen niet in alle gevallen de feiten en omstandigheden van de vermeende misstand van meet af aan duidelijk zijn. Ook de rol van de betrokken personen ( zoals melder(s), getuigen, betrokkene(n) is vaak nog onduidelijk. Een feitenonderzoek zal hierover duidelijkheid moeten verschaffen.

In dit protocol worden verschillende aspecten belicht, o.a. aan de orde komen:

• -

  de opdrachtverstrekking

• -

  de onderzoeksmethoden

• -

  de oplegging van ordemaatregelen

• -

  de verslaglegging en/of rapportage

• -

  communicatie tussen verschillende partijen

2. Definties

In dit protocol wordt verstaan onder:

• -

  Het Interne Meldpunt Integriteit: Het Interne Meldpunt Integriteit wordt gevormd door de integriteitsfunctionaris. Het Interne Meldpunt Integriteit dat belast is met de uitvoering van feitenonderzoeken.

• -

  Vermoeden Misstand: Onder het vermoeden van een misstand wordt verstaan: een vermoeden van

  • a

    een schending van regelgeving of beleidsregels;

  • b

    een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu;

  • c

    een onbehoorlijke wijze van functioneren die een gevaar vormt voor het goed functioneren van de openbare dienst.

• -

  Ambtenaar: Een ieder die werkzaam is of is geweest bij de gemeente Noordenveld op grond van een aanstelling of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht.

• -

  Bevoegd gezag: Het college van burgemeester en wethouders.

• -

  Melder: De ambtenaar die een vermoeden van een misstand meldt overeenkomstig hoofdstuk 2 van de Regeling Melding Vermoeden Misstand.

• -

  Melding: Een melding van een vermoeden van een misstand door de melder.

• -

  Getuige: Degene die gehoord wordt in het kader van een integriteitonderzoek om informatie te geven over de vermoedelijke misstand.

• -

  Betrokkene: Een betrokkene is degene waar het onderzoek bij een vermoedelijke misstand zich op richt of zich mogelijk gaat richten. Deze betrokkene is in dienst van de gemeente Noordenveld of treedt namens deze op.

• -

  Feitenonderzoek: Een onderzoek gericht op het verzamelen en op schrift stellen van feiten naar aanleiding van een melding van een vermoedelijke misstand.

• -

  Feitenonderzoeker: Degene die opdracht heeft gekregen een onderzoek naar de mogelijke misstand uit te voeren en de feiten te verzamelen. Hij/zij verricht dit onderzoek onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag.

• -

  Feitenrapport: Rapport opgemaakt door een feitenonderzoeker, waarin alle feiten, verklaringen, maar ook omstandigheden en beweegredenen worden vermeld die betrekking hebben op de vermeende misstand.

• -

  Beslisdocument: Het aangevulde feitenrapport op grond waarvan het bevoegd gezag wordt geïnformeerd over het gevoerde feitenonderzoek en wordt geadviseerd over het al dan niet nemen van arbeidsrechtelijke of andere maatregelen. Op basis van dit document wordt het bevoegd gezag in staat gesteld een beslissing te kunnen nemen over onderhavige melding.

• -

  Direct leidinggevende: Verantwoordelijk leidinggevende van het organisatieonderdeel (vakgroep) waar de melder werkzaam is en/of waarbinnen de misstand werd ontdekt of is gepleegd. Degene die de melder dan wel de betrokkene of beiden direct leiding geeft.

• -

  Opdrachtverstrekking: Naar aanleiding van een melding bij het Interne Meldpunt Integriteit door het bevoegd gezag verstrekte opdracht tot het instellen van een feitenonderzoek.

3. Aanleiding tot een onderzoek

3.1 Ontvangst van een melding

Iedere ambtenaar van de gemeente Noordenveld is verplicht een vermoeden van een misstand intern aan de orde te stellen bij het interne meldpunt integriteit. De ambtenaar kan het vermoeden ook melden bij de direct leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon die dit vervolgens meldt bij het interne meldpunt integriteit. Een melding van een vermoedelijke misstand kan schriftelijk of mondeling gedaan worden.

Indien het vermoeden van een misstand bij de leidinggevende aan de orde wordt gesteld, beoordeelt deze of er sprake is van een mogelijke misstand of dat het een ander probleem betreft dat hij (zelf) kan afhandelen. Als er sprake is van een mogelijke misstand, wordt hiervan melding gedaan bij het interne meldpunt integriteit.

De melding bij het interne meldpunt integriteit vindt plaats door middel van een gesprek, dit wordt ( bij voorkeur direct, maar uiterlijk na één week) op schrift gesteld en ter ondertekening aangeboden aan de melder. De melder kan correcties aanbrengen zodat het gesprek juist is weergegeven. Indien er sprake is van een schriftelijke melding, dan wordt de melder uitgenodigd voor een mondelinge toelichting Het bevoegd gezag wordt geïnformeerd over de meldingen.

De gemeente Noordenveld wil openheid en transparantie bij integriteitzaken bevorderen en stelt geen onderzoek in op basis van anonieme (schriftelijke) meldingen. Men kan persoonlijk melding doen bij het interne meldpunt integriteit, zodat de betrouwbaarheid en onderzoekswaardigheid kan worden beoordeeld. De mogelijkheid bestaat dat bij de verdere behandeling van de melding de persoonsgegevens van de melder niet worden gebruikt; dit betekent (verdere) anonimiteit voor de melder.

3.2 Beoordeling onderzoekwaardigheid

Na registratie van een melding beoordeelt het interne meldpunt integriteit of de melding onderzoekswaardig is. Een melding wordt als onderzoekswaardig aangemerkt als:

• -

  de melding voldoende betrouwbaar en concreet is

• -

  de melding in redelijkheid onderzoekbaar is; er zijn voldoende onderzoeksmogelijkheden

• -

  de melding door het interne meldpunt integriteit als een vermoedelijke misstand wordt aangemerkt

• -

  onder de competentie valt van het interne meldpunt integriteit

Als op basis van het gesprek het vermoeden bestaat dat met opzet een onterechte melding heeft plaatsgevonden ( bijvoorbeeld uit rancune) kan het bevoegd gezag besluiten tot een disciplinair onderzoek jegens de melder. De uitkomst daarvan kan leiden tot een disciplinaire straf.

3.3 Niet-onderzoekswaardige meldingen

Als de melding als niet-onderzoekswaardig wordt aangemerkt, wordt deze als zodanig voorgelegd aan het bevoegd gezag. Na besluitvorming hierover wordt de melder in ieder geval schriftelijk geïnformeerd. In de brief wordt uitleg gegeven over het feit waarom er geen verder onderzoek wordt gedaan en wordt, indien van toepassing, verwezen naar de persoon of instantie waar de melder wel terecht kan. De melding wordt afgesloten en als niet-onderzoekswaardig vastgesteld.

3.4 Onderzoekswaardige meldingen

Als het interne meldpunt integriteit de melding als onderzoekswaardig heeft beoordeeld, wordt dit voorgelegd aan het bevoegd gezag met een voorstel voor het vervolg. Over het algemeen zal dit een feitenonderzoek behelzen, deze wordt in behandeling gegeven aan de feitenonderzoeker van het interne meldpunt integriteit.

3.5 Strafrechtelijk onderzoek

Het interne meldpunt integriteit stelt geen strafrechtelijk onderzoek in. Als er mogelijk sprake is van een strafbaar feit doet het bevoegd gezag aangifte.Mocht er een strafrechtelijk onderzoek ingesteld worden, dan kan eventueel gelijktijdig een eigen feitenonderzoek uitgevoerd worden ( als dit elkaar niet belemmert). Plichtsverzuim kan meer omvatten dan de delictomschrijving van een specifiek strafbaar feit. Het strafrechtelijk traject en het disciplinair traject zijn afzonderlijke trajecten, waarbij het bevoegd gezag op adequate wijze de verantwoordelijkheid voor het disciplinair traject invult.Wanneer in het kader van het strafrechtelijk onderzoek een procesverbaal is vervaardigd, is de mogelijkheid aanwezig dat na afhandeling van het strafproces inzage in het procesverbaal wordt gevraagd bij de Officier van Justitie.

3.6 Afwegingen m.b.t betrokkene

Indien mogelijk wordt betrokkene zo snel mogelijk in kennis gesteld van het feit dat er een onderzoek naar zijn handelingen wordt ingesteld. Niet in alle gevallen zal het echter wenselijk zijn dat betrokkene onmiddellijk wordt geïnformeerd. Betrokkene zal informatie willen hebben omtrent de gang van zaken tijdens het onderzoek en de voortgang van het onderzoek. Dit kan conflicteren met het onderzoeksbelang. Het kan daarnaast voor de bewijsgaring niet bevorderlijk zijn om alle informatie lopende het onderzoek aan betrokkene te verstrekken.

De direct leidingevende of het verder betrokken management wordt geïnformeerd of betrokken bij het onderzoek zodra dit kan en als het onderzoeksbelang hiermee niet wordt geschaad. Besluitvorming over de wijze, mate en het moment van informeren ligt bij het bevoegd gezag.

Soms brengt de aard van de misstand met zich mee, dat het niet wenselijk is dat betrokkene zich op de werkplek bevindt of zijn functie uitoefent. Tijdens het onderzoek naar een misstand of gedurende de periode dat een strafrechtelijk onderzoek loopt, kan het hierom noodzakelijk zijn een ordemaatregel uit te vaardigen. Ordemaatregelen zijn al die maatregelen die beogen de rust en de orde in de werksituatie te bevorderen, te realiseren of te handhaven. Verder kan met een ordemaatregel worden voorkomen dat bewijsmateriaal, relevant voor het onderzoek, kan worden vernietigd. Ordemaatregelen kunnen slechts worden opgelegd door het bevoegd gezag.

3.7 Extern onderzoek

Het bevoegd gezag kan om zijn moverende redenen, of op verzoek van het interne meldpunt integriteit of eventueel de melder, ervoor kiezen het feitenonderzoek extern te laten uitvoeren. Het onderzoeksprotocol van de gemeente Noordenveld is daarbij leidend, ook als regelgeving omtrent de wijze van onderzoek van de externe partij afwijkt.

Het bevoegd gezag komt schriftelijk een onderzoeksopdracht overeen met de gekozen onderzoekers. De opdrachtverstrekking bevat de volgende punten:

• A

  De aanleiding

• B

  Een duidelijk omschreven opdracht

• C

  De onderzoeksvragen

• D

  De onderzoeksmethoden en/of eventueel de vermelding dat het bevoegd gezag instemt met het gebruik van onderzoeksmethoden door onderzoekers.

• E

  De bevoegdheden waarvan gebruik gemaakt kan worden

• F

  De grenzen waarbinnen gewerkt wordt ( bijv. binnen dit Onderzoeksprotocol)

• G

  de duur/doorlooptijd van het onderzoek

• H

  De kosten/benodigde inzet

4. Het onderzoek

4.1 Opdracht

Indien sprake is van een onderzoekswaardige melding ( en geen sprake is van een strafrechtelijk onderzoek of extern onderzoek) voert de feitenonderzoeker een feitenonderzoek uit in opdracht en onder verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag.

4.2 Bevoegdheden

Bij het feitenonderzoek wordt gebruik gemaakt van de bevoegdheden die de gemeente Noordenveld als werkgever heeft. Deze bevoegdheden zijn gebaseerd op wet-en regelgeving, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens, de CAR-NUWO, het Burgerlijk Wetboek, en relevante regelingen voor Noordenveld zoals bijvoorbeeld de gedragscode voor ambtenaren.

4.3 Onderzoeksmethoden

Het onderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle belangen ( de belangen van betrokkene, het belang van het onderzoek, het belang van de organisatie, de belangen van getuigen, melder en evt. benadeelde) worden gewogen. Zorgvuldig onderzoek heeft ook betrekking op de vraag hoe belangen afgewogen dienen te worden.

Het beginsel van de minste pijn (subsidiariteit) en proportionaliteit kunnen onderscheiden worden:

Subsidiariteit

Bij de keuze voor een onderzoeksmethode wordt gekozen voor de minst ingrijpende variant. Concreet houdt dit in dat als de ene onderzoeksmethode door de betrokkene als een grotere belasting kan worden ervaren dan een andere onderzoeksmethode, voor de lichtere variant gekozen moet worden.

Proportionaliteit

In het kader van het proportionaliteitsbeginsel dient de verhouding tussen onderzoeksmethode en het onderzoeksbelang te worden gewogen. De lasten voor betrokkene van de onderzoeksmethode kunnen disproportioneel zwaar zijn in vergelijking met te dienen belangen ( het onderzoeks-of organisatiebelang)

Het interne meldpunt integriteit zal bewijs niet onrechtmatig vergaren en de rechten en plichten van betrokkene(n) worden in acht genomen.

4.3.1 Doorzoeken van de werkplek

De werkplek die valt onder verantwoordelijkheid van de werkgever kan onderzocht worden indien dit van belang is voor het onderzoek. Onder werkplek wordt o.a. begrepen de kasten, bureaus, voertuigen, geautomatiseerde data-en systeembestanden. Het doorzoeken van de werkplek zal zoveel mogelijk plaatsvinden in aanwezigheid van de betrokkene ( die normaliter zijn werkzaamheden op deze werkplek verricht) en indien wenselijk de direct leidinggevende.

In het belang van het onderzoek of indien de persoon aangeeft niet aanwezig te willen zijn of zonder opgaaf van gegronde redenen wegblijft op het overeengekomen tijdstip, kan toch tot het doorzoeken van de werkplek worden overgegaan, zonder aanwezigheid van betrokkene. Bij het zoeken naar zaken die bijdragen aan de waarheidsvinding wordt zoveel mogelijk onderzoek naar privézaken vermeden. Indien de betrokkene niet meer naar zijn/haar werkplek zal terugkeren wordt hij in staat gesteld privé-zaken in ontvangst te nemen.

4.3.2 Het verkrijgen van informatie van personen

Een medewerker van het interne meldpunt integriteit onthoudt zich te allen tijde van het doen van misleidende mededelingen/gedragingen en het toepassen van ongeoorloofde psychische en/of fysieke druk/dwang.

4.3.2.1 Het horen van getuigen

Het interne meldpunt integriteit heeft de bevoegdheid ambtenaren van Noordenveld en derden te verzoeken om informatie te verstrekken. Informatie die (mondeling of schriftelijk) aan het interne meldpunt integriteit wordt verstrekt, kan gebruikt worden binnen een feitenonderzoek. Het verzoek tot informatieverstekking valt te onderscheiden in:

• -

  verzoek tot het verstrekken van informatie m.b.t. feiten en/of omstandigheden

• -

  verzoek tot het ter beschikking stellen van en inzage geven in schriftelijke stukken en/of goederen.

medewerking

De ambtenaar is verplicht mee te werken aan het onderzoek, dit komt direct voort uit zijn aanstelling of arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht. Wanneer een ambtenaar niet wil meewerken, levert dit plichtsverzuim op. De medewerking houdt in dat de getuige verplicht is informatie te verschaffen ten behoeve van het onderzoek. De informatie die de ambtenaar verstrekt, dient op waarheid te berusten. Ook derden kunnen verzocht worden op te treden als getuige of deskundige. Zij tekenen het gespreksverslag voor waarheid.

uitnodiging voor het gesprek

Betrokkene wordt minimaal 5 dagen van te voren uitgenodigd voor een gesprek door het interne meldpunt integriteit. In de uitnodigingsbrief wordt de procedure, de aard en het doel van het gesprek, alsmede de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen, vermeld. Gesprekken worden in de regel uitgevoerd door de feitenonderzoeker van het Meldpunt Integriteit, eventueel samen met een persoon die vanwege zijn expertise ten behoeve van het interne meldpunt is ingehuurd.

raadsman of vertrouwenspersoon

Getuigen mogen desgewenst een raadsman of vertrouwenspersoon meenemen naar het gesprek. Eventuele kosten voor een raadsman zijn voor eigen rekening. Van de door de gemeente aangestelde vertrouwenspersoon kan kosteloos gebruik worden gemaakt.

gespreksverslag

Van gevoerde gesprekken wordt zoveel mogelijk ter plaatse een gespreksverslag opgemaakt. De geïnterviewde mag correcties aanbrengen in het verslag en tekent deze voor waarheid. Is het door omstandigheden niet mogelijk het gespreksverslag ter plaatse op te maken en te laten tekenen, dan gebeurt dit zo spoedig mogelijk alsnog. Melder en getuigen die een ondertekende verklaring afgelegd hebben krijgen z.s.m. een afschrift van hun verklaring ter beschikking. Indien het belang van een onderzoek dit vergt, kan het moment van het ter beschikking stellen van de verklaring worden verplaatst naar een later tijdstip, uiterlijk als het onderzoek is afgerond.Weigert de geïnterviewde het gespreksverslag te ondertekenen? Dan wordt dit in het verslag vermeld, als dat kan met opgaaf van de reden(en).

4.3.2.2 Het horen van betrokkene

medewerking

Betrokkene is verplicht mee te werken aan het onderzoek, dit komt direct voort uit zijn aanstelling of arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht. Wanneer een ambtenaar niet wil meewerken, levert dit plichtsverzuim op. De medewerking houdt in dat de betrokenene verplicht is informatie te verschaffen ten behoeve van het onderzoek. De informatie die de ambtenaar verstrekt, dient op waarheid te berusten.

uitnodiging voor het gesprek

Betrokkene wordt minimaal 5 dagen van te voren uitgenodigd voor een gesprek door het interne meldpunt integriteit. In de uitnodigingsbrief wordt de procedure, de aard en het doel van het gesprek, alsmede de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen, vermeld. Gesprekken worden in de regel uitgevoerd door de feitenonderzoeker van het Meldpunt Integriteit, eventueel samen met een persoon die vanwege zijn expertise ten behoeve van het interne meldpunt is ingehuurd.

raadsman of vertrouwenspersoon

Betrokkene heeft het recht zich tijdens het gesprek te laten bijstaan door een raadsman of vertrouwenspersoon.In de uitnodiging voor het gesprek wordt betrokkene over deze mogelijkheid geïnformeerd. Het is aan de betrokkene hiertoe te besluiten; eventueel daaraan verbonden kosten komen tijdens het onderzoek voor rekening van de betrokkene.

Indien na afronding van het onderzoek blijkt dat er geen sprake is van een door betrokkene gepleegde misstand, worden de gemaakte kosten voor rechtsbijstand, voor zover noodzakelijk, aan de betrokkene vergoed.

gespreksverslag

Van het gesprek wordt zoveel mogelijk ter plaatse een gespreksverslag opgemaakt. De betrokkene mag correcties aanbrengen in het verslag en tekent deze voor waarheid. Is het door omstandigheden niet mogelijk het gespreksverslag ter plaatse op te maken en te laten tekenen, dan gebeurt dit zo spoedig mogelijk alsnog. Betrokkene krijgt na ondertekening van zijn verklaring z.s.m.een afschrift tot zijn beschikking.Indien het belang van een onderzoek dit vergt, kan het moment van het ter beschikking stellen van de verklaring worden verplaatst naar een later tijdstip, uiterlijk als het onderzoek is afgerond.Weigert de betrokkene het gespreksverslag te ondertekenen? Dan wordt dit in het verslag vermeld, als dat kan met opgaaf van de reden(en).

4.4 Afronding feitenonderzoek

Het is de taak van de feitenonderzoeker het feitencomplex objectief vast te stellen en te rapporteren.

Indien noodzakelijk of gewenst maakt de feitenonderzoeker een feiten-tussenrapport op, waarin alle onderzoeksbevindingen tot dat moment zijn weergegeven. Een feiten-tussenrapport wordt gebruikt of kan worden gebruikt om het bevoegd gezag te voorzien van gewenste informatie.

Na afronding van het feitenonderzoek worden door de feitenonderzoeker alle onderzoeksbevindingen en gespreksverslagen vastgelegd in een feiten-eindrapport. In het feitenrapport wordt tevens verantwoording afgelegd over de wijze waarop de informatie is vergaard en wordt eventueel relevante wet-en regelgeving vermeld. Het feitenrapport wordt door de feitenonderzoeker opgemaakt, gedagtekend en ondertekend.

5. Afhandeling onderzoek

5.1 Opmaak van het beslisdocument

Na afronding van het feitenonderzoek door de feitenonderzoeker wordt aan de hand van het feitenrapport een beslisdocument opgesteld. In het beslisdocument wordt een samenvatting van feiten en onderzoeksgegevens opgenomen en voorzien van een advies aan het bevoegd gezag. Dit advies kan bijvoorbeeld arbeidsrechtelijk van aard zijn (disciplinaire maatregel), beleidsmatig ( uitwerken beleid n.a.v. misstand), procedureel ( opstellen/aanscherpen procedures), of advies voor een mogelijk vervolgtraject worden gegeven ( bijv. aandacht voor cultuur, gedragscode)

5.2 Afsluiten onderzoek

Het beslisdocument wordt aangeboden aan het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag beslist of de vastgestelde feiten al dan niet aanleiding geven tot het kwalificeren van de feiten als plichtsverzuim. Het bevoegd gezag overweegt of het beslisdocument aanleiding geeft tot een voornemen tot disciplinaire bestraffing op basis van de CAR/NUWO.Bij geconstateerde gepleegde strafbare feiten zal door het bevoegd gezag aangifte worden gedaan bij de politie en/of officier van Justitie.Het bevoegd gezag stelt de betrokkene in kennis van hun besluit en de eventuele vervolstappen die worden ondernomen.

De afdoening wordt door het Meldpunt Integriteit geregistreerd op het modelformulier registratie integriteitschendingen. De stukken worden gearchiveerd in het integriteitarchief. (lektriever P&O).

5.3 Termijnen standpunt en kennisgeving

Het bevoegd gezag stelt de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan op de hoogte van hun standpunt binnen de termijnen zoals genoemd in artikel 10 lid 1 en 2 van de Regeling Melding Vermoeden Misstand.

5.4 Bewaartermijnen

De persoonsgegevens en dossiers die in verband met een onderzoek van het interne meldpunt integriteit zijn bewerkt en verwerkt worden bewaard conform dezelfde richtlijnen en bewaartermijnen die gelden voor personeelsdossiers.

5.5 Communicatie

Bij het interne meldpunt integriteit wordt met zeer vertrouwelijke informatie omgegaan en worden zeer vertrouwelijke documenten vervaardigd. In het kader van de privacybescherming en vertrouwelijkheid van informatie is het van belang dat alleen informatie wordt verstrekt die noodzakelijk is of waar de betreffende persoon of personen recht op hebben, een en ander conform de bepalingen uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Van alle betrokkenen bij een onderzoek ( betrokkene, getuige, melder, raadsman/vertrouwenspersoon, meldpunt, het bevoegd gezag) wordt verwacht dat zij vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan met de informatie die hen bekend is over de melding, de melder en de betrokkene, het onderzoek of feiten uit het onderzoek.

In het kader van hoor en wederhoor wordt de betrokkene tegen wie het feitenonderzoek is gericht, zo snel mogelijk in kennis gesteld van het feit dat er een onderzoek is ingesteld naar zijn/haar handelingen, indien dit niet strijdig is met het onderzoeksbelang.

In verband met privacybescherming wordt de naam van de melder niet bekend gemaakt bij derden of de betrokkene ten aanzien van wie de melding is gedaan. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt indien het onderzoek/melding dit vereist (bv. als de melding gaat over direct handelen ten aanzien van de melder) of als de melder hiervoor toestemming geeft.

Ook de melding zelf wordt niet aan een betrokkene verstrekt, tenzij op grond van een wettelijke verplichting of als de melder hiervoor toestemming geeft. Betrokkene wordt in het bezit gesteld van een afschrift van zijn afgelegde verklaring.

Getuigen worden desgewenst in het bezit gesteld van een afschrift van hun verklaring. In belang van het onderzoek kan dit afschrift op een later tijdstip ter beschikking worden gesteld. Er vindt in principe geen verdere communicatie plaats met getuigen.

5.6 Inzagerecht

Na afloop van een onderzoek kan een betrokkene inzage krijgen in het beslisdocument zoals door het interne meldpunt integriteit naar het bevoegd gezag is gestuurd. Er wordt geen inzage gegeven in het feitenrapport en er worden geen namen kenbaar gemaakt.

In voorkomende gevallen kan het bevoegd gezag besluiten om betrokkene inzicht te geven in een geanonimiseerd feitenrapport. Betrokkene kan hiertoe een verzoek indienen bij het bevoegd gezag.

Het bevoegd gezag zal aan betrokkene geen inzage van een onderzoek geven als daarmee de privacybescherming van anderen kan worden geschonden, tenzij het op grond van wet-of regelgeving verplicht is.