Organisatie | Enkhuizen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Voorschriften betreffende het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voor zover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer van Enkhuizen 1998 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | archief, bewaren, vernietigen, documenten, informatie, informatievoorziening, openbaarheid, |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-04-1998 | 02-10-2017 | Nieuwe regeling | 28-04-1998 Noordhollands weekblad | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen
gelet op artikel 8 van de Archiefverordening
gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht
Besluit vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen, voor zover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt: Afdeling Facilitaire Dienstverlening.
Hoofdstuk III Archiefvorming en -ordening
Paragraaf Productie van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat de houdbaarheid ervan tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie de bij of krachtens de wet of enige andere wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Paragraaf Identificering van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit de informatie blijkt wanneer de informatie is ontvangen of geproduceerd, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak de informatie betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van de informatie is, en wanneer en aan wie de informatie is verzonden.
Paragraaf Ordening en toegankelijkheid van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Hoofdstuk IV Beheer van informatie
Paragraaf Bewaring van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt bewaard.
Paragraaf Beveiliging en raadpleging van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien haar aard en status niet in aanmerking komt.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke informatie uit de onder zijn beheer staande archieven wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van informatie is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat geen informatie uit informatiebestanden wordt verwijderd, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding is onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verleniging van geheimhouding van de betreffende informatie noodzakelijk is.
Paragraaf Selectie en vernietiging van informatie
De archivaris kan voorstellen doen aan het college tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.
Paragraaf Overbrenging van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat ter voorbereiding van de in de wet voorgeschreven overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats het archief in de regel elke tien jaar wordt afgesloten na afloop van het jaar waarvan het jaartal op 9 eindigt.
Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen d.d. 28 april 1998.
Het college van burgemeester en wethouders,
De wnd. secretaris, de burgemeester,
Nota-toelichting Memorie van toelichting
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening Enkhuizen 1998. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie te regelen.
De in dit besluit gehanteerde begrippen dienen gerelateerd te worden aan het archiefrchtelijk begrip archiefbescheiden. Overigens wordt in dit besluit niet meer gesproken van archiefbescheiden maar van informatie. Immers, de Archiefwet 1995 hanteert voor het begrip archiefbescheiden geen eisen meer t.a.v. de vorm. Alle informatie wordt in principe als archiefbescheiden aangemerkt, onafhankelijk van de drager, of het nu papier, microfilm, video of een drager met digitale gegevens betreft. Voor alle archiefbescheiden geldt de wettelijke verplichting om ze in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
Bij digitale informatie dient dit ook gerealiseerd te worden. Toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van digitale informatie kan niet op dezelfde wijze worden gewaarborgd als bij papieren archiefbescheiden. Al in de fase van systeemontwikkeling, waarin de digitale gegevensbestanden worden vormgegeven, moet aandacht zijn voor bewaartermijnen van de gegevens. Anders dan bij papieren documenten moet er bij digitale informatie gewaakt worden voor overschrijving (vernietiging) van te bewaren gegevens. Archiveren moet daarom naast de aandacht van de traditionele documentaire informatieverzorgers tevens nadrukkelijk de aandacht krijgen van informatievoorzienings- en automatiseringsmedewerkers als gegevensbeheerders.
Daarnaast verdient met name langdurige bewaring van digitale gegevens aandacht. De duurzaamheid van de drager is één aspect, maar een minstens zo belangrijk aandachtspunt is de soft- en hardware. In de regels zijn digitale gegevens slechts te lezen met de bijbehordende specifieke software. Dat betekent dus dat bij langdurige bewaring deze software meebewaard moet worden, dan wel dat de uiteindelijk langdurig te bewaren gegevens worden omgezet naar een algemene raadpleegvorm, (meer) onafhankelijk van de oorspronkelijke software en bijbehorende hardware.
De plicht om hiervoor te zorgen, berust op grond van de Archiefwet 1995 bij degenen, die "zorgdragen voor de archiefbescheiden", in het geval van de gemeente is dat het college van burgemeester en wethouders.
Het Besluit Informatiebeheer houdt dus nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders - is de terminologie van het besluit daarop aangepast.
De reikwijdte van de Archiefwet 1995 is groter dan die van de Archiefwet 1962. Niet slechts publiekrechtelijke maar ook privaatrechtelijke organen die zijn bekleed met enig openbaar gezag zijn als overheidsorgaan onder de werking van de Archiefwet gebracht. (Archiefwet 1995, artikel 1 onder b)
De begripsomschrijving van beheerseenheid geeft onder meer een opsomming van onderdelen waaruit de gemeentelijke organisatie kan bestaan. Gekozen is voor een ruimte definitie opdat deze terwillen van uniformiteit in het Besluit Informatiebeheer van alle dertien in de archiefdienst samenwerkende gemeenten gebruikt kan worden.
Gekozen is voor het begrip informatie i.p.v. archiefbescheiden om aan te geven dat archiefbescheiden, ongeacht hun vorm betreft dus ook digitale.
Informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale informatie regels te kunnen stellen.
Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig informatie registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.
Het tweede lid is toegevoegd om aan het archiefbeheer in de beheerseenheden centrale sturing te kunnen geven. Door de provinciaal inspecteur der archieven is er tijdens inspecties op aangedrongen om de verantwoordelijkheid voor alle informatiebeheer in de organisatie op één centraal punt neer te leggen.
Indien de gemeentelijke organisatie uit één beheerseenheid bestaat, onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, is het tweede lid in feite overbodig. Gekozen is echter voor een ruime definitie opdat deze terwille van de uniformiteit in het besluit informatiebeheer van alle dertien in de archiefdienst samenwerkende gemeente gebruikt kan worden.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook die in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling. Dit artikel spreek van een raadpleegbaarheid van permanent te bewaren gegevens die na tenminste 100 jaar niet noemenswaard achteruit mag gaan en de ministeriële regeling waarin dat nader zal worden uitgewerkt. Normen t.a.v. de gegevensdragers, zoals een NEN-norm voor permanent houdbaar papier, normeringen voor microfilm maar ook normeringen voor langdurige bewaring van digitale gegevens zullen in deze ministeriële regeling worden vastgelegd.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen , waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
De opstelling van de procedrues wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
De bepaling dat van verzonden informatie in elk geval een geauthentiseerde kopie bewaard moet blijven, dient ook bij digitale archiefbescheiden te worden nagevolgd, bijvoorbeeld bij verzending via fax en E-mail.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van informatie dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Het eerste lid van dit artikel geeft aan dat contextinformatie moet worden bijgehouden, zodat op elk moment duidelijk is hoe men de informatie moet interpreteren. Het tweede lid stelt de vindbaarheid van de informatie centraal. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
Dit artikel is belangrijk, omdat de gemeente zowel voor de eigen administratie als ter verantwoording tegenover de samenleving op ieder moment weet waar ingekomen papieren stukken, faxen, digitale archiefbescheiden etc. zich bevinden, of en wanneer brieven, faxen, E-mails zijn uitgegaan, voor zover voor registratie in aanmerking komend, alsmede of en wanneer een beslissing in een zaak is genomen. Deze informatie is belangrijk om bijvoorbeeld te kunnen voldoen aan allerlei wettelijke voorschriften aangaande termijnen van afdoening van verzoeken, bezwaarschriften e.d.
Het opstellen van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijzigingen in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningsystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s). Voor digitale gegevens verdient de toegankelijkheid op termijn aandacht.
De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling.
Het opstellen van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijzigingen in die werkprocessen of in de technische ondersteuking daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietigingen, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt- evenals de verschillende andere privacywetten- in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
De Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) is in principe bedoeld om zoveel mogelijk overheidsinformatie openbaar te stellen voor de samenleving. De WOB kent echter uitzonderingen, zoals bijvoorbeeld bedrijfs- en fabricagegegevens, opsporingsgegevens en privacygevoelige informatie, die de overheid niet openbaar kan en mag stellen. Ook andere wetten, zoals bijvoorbeeld de Wet Persoonsregistraties, regelen het niet-openbaar zijn van bepaalde door de overheid beheerde informatie.Dit artikel beoogt te voorkomen, dat dergelijke informatie openbaar gemaakt wordt of door ondeskundig beheer verloren gaat.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen. Ook de hoofden van beheerseenheden kunnen dit voor hun organisatieonderdeel doen.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene sterkking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Onder het begrip "informatie' zijn tevens begrepen de "documentatiebescheiden" zoals jaarverslagen, rapporten e.d. Hoewel diverse bescheiden in gemeentearchieven op grond van de gemeentelijke selectielijst vernietigbaar zijn, heeft de Archiefdienst op grond van zijn taak o.a. ten behoeve van wetenschappelijk lokaal- of regionaal historisch en genealogisch onderzoek belangstelling voor genoemde bescheiden. Deze bescheiden dienen daarom tevens betrokken te worden bij het zogenaamde "driehoeksoverleg". waarin beoordeeld kan worden of mogelijke overbrenging aanbeveling verdient. Deze procedrues is reeds gangbare praktijk en is gegrond op de huidige regeling en de door de Archiefcommissue vastgestelde "Normen goede, geordende en toegankelijke staat".
Onder verwijzing naar artikel 9, eerste lid, van het besluit wordt voorgeteld om de bestaande formulering uit de huidige regeling over te nemen.
De vorming van "10-jarenblokken" bevordert een tijdige en regelmatige overbrenging en zorgt ervoor dat het tijdrovende splitsen van dossiers bij de overbrenging wordt voorkomen. De formulering 'In de regel" laat het toe van de regel af te wijken. Het is bijvoorbeeld enkele jaren na een ingrijpende organisatorische verandering of een gemeentelijke herindeling, die het begin van een nieuw archief tot gevolg had, niet opportuun om het archief normaals af te sluiten.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Overdracht van apparatuur wordt overigens niet voorzien. Van groot belang is het om er op toe te zien, dat bij het ontwikkelen van informatiesystemen de programmatuur waarborgen in zich draagt voor het op lange termijn toegankelijk houden van de (digitale) informatie. Van toepassing op dit artikel zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 te stellen ministeriële regels.