Organisatie | Limburg |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer provincie Limburg 2005 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer provincie Limburg 2005 |
Vastgesteld door | commissaris van de koningin |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | archieven |
De datum inwerkingtreding is niet exact te achterhalen. Een datum bij benadering is ingevuld.
Archiefwet 1995; Provinciewet
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-03-2005 | Onbekend | 15-03-2005 Onbekend | Onbekend |
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
provinciale dienst : de beheerseenheid als bedoeld in artikel 1 onder f van de bovenvermelde verordening: de ambtelijke organisatie van de provincie Limburg verdeeld in de onderdelen: griffie der staten, directies, afdelingen, stafafdelingen, commissies, werkgroepen, projectgroepen en functionarissen, voorzover zij op enigerlei wijze documenten onder zich hebben, anders dan voor de behandeling van de aan hen opgedragen, nog niet afgedane zaken;
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid
De secretaris is belast met het beheer van de informatievoorziening en van de documenten voor:
De hoofden, onderscheidenlijk secretarissen van de onder artikel 1 onder e bedoelde onderdelen dragen na afhandeling c.q. besluitvorming, of zoveel eerder als in onderling overleg wordt overeengekomen en bij opheffing van een organisatie onderdeel de documenten van hun onderdeel over aan het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken.
Hoofdstuk III Archiefvorming en – ordening
De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures voor de behandelingen en beheer van ingekomen, uitgaande en interne documenten met inachtneming van de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt ongeacht de wijze van verzending een ander exemplaar bewaard als archiefexemplaar.
Door de secretaris kunnen van de in het tweede lid van dit artikel bedoelde registratie worden
uitgezonderd: documenten die niet nodig zijn in het kader van uitvoering van taken en de
verantwoording daarover, documenten die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden
opgemaakt, ontvangen of bewaard, documenten die geen verband houden met de communicatie met
de burger, documenten waarvan de noodzaak tot registratie niet blijkt en documenten waarvan de
Het ambtelijk e-mail in digitale vorm bedoeld in het vijfde lid wordt, indien deze op grond van de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komt, in een chronologisch bestand opgeslagen en periodiek vernietigd met in achtneming van de wettelijke regels; indien het ambtelijk
e-mail voor blijvende bewaring in aanmerking komt, is het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken
De secretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
De secretaris draagt er zorg voor, dat de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
De secretaris ziet erop toe, dat van documenten en informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de documenten en informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
Artikel 9, eerste lid, onderdeel a, b,en c, alsmede d onder 5 tot en met 8 en artikel 9, tweede lid, van de regeling zijn niet van toepassing op documenten en informatiebestanden die ingevolge de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komen. Onderdeel d onder 4 is slechts van toepassing indien de in de regeling bedoelde andere bestanden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
In afwijking van het tweede lid is artikel 9, eerste lid, van dit besluit in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het document of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen. Artikel 3, derde lid, van de regeling is van overeenkomstige toepassing.
De onderdelen van de provinciale dienst als bedoeld in artikel 1 onder e stellen het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal per jaar wordt door de afdeling Facilitaire Zaken een inventarisatie verricht binnen de provinciale dienst betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
Hoofdstuk IV Beheer en bewaring van documenten
De secretaris ziet er op toe, dat de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De secretaris draagt er zorg voor dat de archiefruimten die onder zijn beheer staan voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De secretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging welke tenminste het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging omvat van documenten en informatiebestanden die daarvoor gezien aard of status niet in aanmerking komen.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij dit gebeurt op grond van wettelijke regels.
Raadpleging en uitlening van documenten waarvoor enige bijzondere vorm van geheimhouding geldt, is behoudens toestemming van gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koningin, als dit documenten betreft waarvoor hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt, alleen toegestaan aan die functionarissen van de provinciale dienst die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
De secretaris draagt er zorg voor dat de functionarissen van de provinciale dienst die ambtelijk zijn belast met de behandeling van documenten waarvoor enige bijzondere vorm van geheimhouding geldt, aan het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken meedelen voor welke documenten een bijzondere vorm van geheimhouding geldt. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar of verlenging van geheimhouding van betreffende documenten noodzakelijk is.