CVDR86299_2Nota Inkoopbeleid vijf gemeenten Land van CuijknlregelingSint Anthonis2017-10-03Sint AnthonisPeelrandwijzer 15-10-2008Nota Inkoopbeleid vijf gemeenten Land van CuijkEuropese Richtlijnen inzake aanbestedingen Gemeentewetde Financiële verordening gemeente Sint Anthonis gemeenteraadbestuur en recht2008-09-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2008-10-162014-04-23nieuwe regelingGeen.Administratieve organisatieGeen.Geen.Nota Inkoopbeleid vijf gemeenten Land van CuijkNota InkoopbeleidVijf gemeenten Land van Cuijk2008Deel 1
InkoopbeleidDeel 2 Regeling InkoopDeel 3 ImplementatieDeel 4 ToelichtingDeel
5 Algemene inkoopvoorwaardenDeel 6 InkoopsamenwerkingINHOUDSOPGAVE:DEEL
1 NOTA INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 20081. INLEIDING1.1 Definities
2. VISIE OP INKOOP3. WETTELIJK KADER4. BELEID4.1 Gemeentelijke inkoopbeleid
4.2 Bepaling inkoopbeleid 4.3 Integriteit 4.4 Transparantie 4.5
Objectiviteit 4.6 Non-discrimininatie 4.7 Maatschappelijk en duurzaam
verantwoord inkopen 4.8 Regionale economie 4.9 Inkoopsamenwerking 4.10
Doelmatigheid 4.11 Leveranciersmanagement 4.12 Contractmanagement 4.13
Kwaliteitsmanagement 4.14 NMa en Wet BIBOB 5. INKOOP, PROCES EN
ORGANISATIE6. INKOOPVORMEN EN DREMPELBEDRAGEN7. INKOOPACTIEPLAN8. AFWIJKING
VAN BELEIDDEEL 2 REGELING INKOOP LAND VAN CUIJK 20081.
INLEIDING1.2 Definities 2. VISIE OP INKOOP3. WETTELIJK KADER3.1 Europese
regelgeving 3.2 Nationale regelgeving 4. BELEID4.1 Gemeentelijke
inkoopbeleid 4.2 Bepaling inkoopbeleid 4.3 Integriteit 4.4 Transparantie 4.5
Objectiviteit 4.6 Non-discriminatie 4.7 Maatschappelijk en Duurzaam
verantwoord inkopen 4.8 Regionale economie 4.9 Inkoopsamenwerking 4.10
Doelmatigheid 4.11 Leveranciersmanagement 4.12 Contractmanagement 4.13
Kwaliteitsmanagement 4.14 NMa en Wet BIBOB 5. INKOOP, PROCES EN
ORGANISATIE5.1 Inkoopproces 5.2 Procedures 5.3 Organisatie inkoopfunctie 6.
INKOOPVORMEN EN DREMPELBEDRAGEN7. INKOOPACTIEPLAN8. AFWIJKING VAN
BELEIDDEEL 3 IMPLEMENTATIEDEEL 4 TOELICHTINGAD VOORWOORD AD
1.2 DEFINITIES AD 4.3 INTEGRITEIT AD 4.4 TRANSPARANTIE AD 4.6 NON –
DISCRIMINATIE AD 4.7 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD INKOPEN AD 5.3 ORGANISATIE
INKOOPFUNCTIE AD 6 INKOOPVORMEN DEEL 5 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN LAND
VAN CUIJK 2008DEEL 6 INKOOPSAMENWERKINGVOORWOORDEnkele
jaren geleden is de Samenwerking Land van Cuijk (SLvC) van start gegaan en
zijn er tal van initiatieven genomen om tot samenwerking te komen.Het doel
van deze samenwerking is:“Aan de burgers uit het Land van Cuijk hoogwaardige
kwaliteit van diensten en producten leveren tegen zo laag mogelijke kosten
door de inzet en bundeling van deaanwezige expertise in de vijf
gemeentelijke organisaties.”Eén van de trajecten die is opgestart betreft de
samenwerking op het gebied van inkoop. In het najaar van 2007 is een
projectgroep gevormd. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van de vijf
gemeenten in het Land van Cuijk (Boxmeer, Cuijk, Grave, Mill en St. Hubert
en Sint Anthonis). De projectgroep heeft zich ten doel gesteld om inkoop in
het Land van Cuijk verder te professionaliseren door een stevig beleid en
verbetering van de uitvoering.Door een gezamenlijk inkoopbeleid zijn veel
voordelen te realiseren. Enerzijds is het mogelijk om te komen tot een
betere stroomlijning van de inkoopprocessen, anderzijds kunnen er
daadwerkelijk kostenbesparingen gerealiseerd worden. Het één heeft met het
ander te maken.Voor de uitvoering van werken, inkoop van goederen en het
laten verrichten van diensten sluit de gemeente contracten af met
leveranciers. De gemeente besteedt jaarlijks een groot deel van haar
begroting hieraan. Daarin ligt al de behoefte aan een beleid waarin richting
gegeven wordt aan de wijze waarop deze gemeente invulling geeft aan haar
inkoop en aanbestedingen. Enerzijds in verband met kostenbeheersing en
publieke verantwoording van de uitgifte van gelden en anderzijds vanwege een
toenemende druk op de rechtmatigheid van het handelen op het gebied van
inkoop en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring.
Immers, als overheidsinstelling is de gemeente gehouden aan het EG-verdrag
waarbij het toepassen van objectieve, transparante inkoop- en
aanbestedingsprocessen voor alle lidstaten geldt. Onze verantwoordelijkheid
inzake handhaving van wet- en regelgeving op het terrein van inkoop en
aanbestedingen kan niet meer zonder een vastgesteld beleid. Dit alles
vereist een efficiënt en zorgvuldig aanbestedingsbeleid met heldere,
toetsbare procedures.Op basis van de argumenten die hierboven zijn genoemd,
is besloten het beleid en de uitvoering in het Land van Cuijk op één lijn te
brengen. De start hiervoor is één notainkoopbeleid voor de vijf gemeenten in
het Land van Cuijk. Het doel van deze nota is een algemeen kader te scheppen
voor de inkopen in het Land van Cuijk. Dit kader dient op vele gebieden
nader uitgewerkt te worden. Wij streven ernaar om ook deze uitwerkingen
gezamenlijk op te pakken.Het inkoopproces dient op een rechtmatige,
doelmatige en integere wijze te worden uitgevoerd en risico’s dienen zoveel
mogelijk te worden vermeden. Zonder het inkopen van goederen, diensten en
werken is het voor veel afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie
moeilijk, zo niet onmogelijk, hun werkzaamheden uit te voeren. Daarom is het
belangrijk dat het beleid ten aanzien van inkoop actueel en passend is
binnen het gemeentebeleid, zodat het gedragen kan worden door de hele
organisatie. Van belang is dat een nieuw beleid uiteindelijk door alle lagen
binnen de gemeente gedragen (en uitgedragen) wordt.Bij de vaststelling van
dit beleid als resultaat van de samenwerking zal een uitvoerige handleiding
beschikbaar komen, welke een uitwerking vormt van het beleid voor werken,
leveringen en diensten.De nota inkoopbeleid bestaat uit vier delen en een
bijlage van twee delen. Voor de volledigheid wordt deze aan alle raden en
colleges aangeboden. De vaststelling gebeurtechter door verschillende
bestuursorganen. Dit heeft te maken met de mate waarin een bestuursorgaan
kaderstellende dan wel uitvoerende taken heeft.De inhoud van de nota
inkoopbeleid – vijf gemeenten Land van Cuijk 2008 is als volgt:- Deel 1:
NOTA INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 2008Dit deel is bestemd voor de raad. De
raad wordt expliciet voorgesteld om deel 1 vast te stellen. Het gaat hier om
de kaders van het inkoopbeleid in de vijf gemeenten in het Land van Cuijk.-
Deel 2: REGELING INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 2008Dit deel is samen met deel
3, deel 4 en deel 5 bestemd voor het college van Burgemeester en Wethouders.
Het college wordt expliciet voorgesteld om deze vierdelen vast te stellen.
De kaders die door de raad zijn vastgesteld, worden in deel 2 verder
uitgewerkt en zonodig toegelicht.- Deel 3: IMPLEMENTATIEIn deel 3 wordt
aangegeven welke activiteiten verricht moeten worden om het inkoopbeleid in
het Land van Cuijk tot uitvoering te brengen. Dat wil niet zeggen, dat
allegenoemde activiteiten op korte termijn ingevoerd worden. Het geeft wel
aan waar we met betrekking tot de uitvoering van het inkoopbeleid naar toe
willen.- Deel 4: TOELICHTINGHier wordt een toelichting gegeven op de
hierboven genoemde delen en dit deel vormt nadrukkelijk geen onderdeel van
de nota. Veelal betreft het een nadere theoretischeuitleg over diverse
aspecten van de inkoop. Belangrijke onderdelen zijn bijvoorbeeld een nadere
toelichting op de wettelijke kaders en de verschillende inkoopvormen.- Deel
5: ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN LAND VAN CUIJK 2008De algemene
inkoopvoorwaarden zijn een onmisbaar deel van de regeling inkoopbeleid. De
inkoopvoorwaarden moeten van toepassing zijn op alle af te sluiten
contracten en regelen hoe contractpartijen met elkaar omgaan. Afwijkingen op
de algemene voorwaarden zijn alleen geldig voor zover zij uitdrukkelijk door
de partijen zijn aanvaarden gelden slechts voor de opdracht waarop de
overeenkomst betrekking heeft.- Deel 6: INKOOPSAMENWERKINGHier worden de
algemene uitgangspunten welke bij samenwerking op het gebied van inkoop
belangrijk zijn, beschreven en toegelicht.1NOTA INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 20081INLEIDINGHet inkoopbeleid van de vijf gemeenten in het Land van Cuijk geeft
een raamwerk waarbinnen iedereen die is betrokken bij de
inkoopfunctie geacht wordt te opereren. Het vormt de leidraad voor
de gehele organisatie en zal ertoe bijdragen, dat de 'spelregels'
uniform worden toegepast. Hiermee wordt het fundament gelegd voor
een verdere professionalisering en maatschappelijk verantwoorde
houding van de inkoopfunctie.De doelstelling van het inkoopbeleid is
om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteitsverhouding, waarbij
het inkoopproces transparant is en het beoordelen van de aanbieders
objectief. De gemeente wil een integere en betrouwbare opdrachtgever
zijn, die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en
gelijke kansen biedt. De inkoopprocessen leveren een belangrijke
bijdrage aan het algehele prestatieniveau van de gemeente, wat moet
leiden tot verbetering van het financiële resultaat en de financiële
beheersing. Verder is het belangrijk te voldoen aan de relevante
regelgeving op zowel nationaal als europees niveau met betrekking
tot overheidsinkopen (rechtmatigheid).1.1DefinitiesInkoop is gedefinieerd als‘’Het van externe bronnen betrekken van
alle goederen en diensten die nodig zijn voor de
bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering,
tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden’’. (Bron:
NEVI).Aanbesteding is gedefinieerd als“Het vragen van een bindende
prijsopgave voor de uitvoering van een werk, dienst of de levering
van een product.Aangezien aanbesteding een vorm is van inkoop, wordt
hierna onder inkoop ook aanbesteding verstaan.2VISIE OP INKOOPProfessionele inkoop wordt gerealiseerd vanuit en is gebaseerd
op:Rechtmatigheid en doelmatigheid•de wettelijke
beginselen;•vastgestelde regelgeving;•een inkooporganisatie volgens
het gecoördineerde inkoopmodel;•een integraal te doorlopen
inkoopproces;•uitvoering van de professie, waar mogelijk, naar de
laatste stand van het inkoopvak.3WETTELIJK KADERDoor de gemeente wordt de van toepassing zijnde Europese en
internationale wet - en regelgeving nageleefd.4BELEID4.1Gemeentelijke inkoopbeleidHet inkoopbeleid omvat alle activiteiten om de gewenste leveringen,
diensten en werken op een rechtmatige en doelmatige wijze te
verwerven.4.2Bepaling inkoopbeleidDe regelgeving voor de inkoop van werken, diensten en leveringen is
gebaseerd op de Europese wet - en regelgeving, aangevuld met de
Nederlandse wet - en regelgeving, alsmede de specifiek door de
gemeente zelf vastgelegde regelgeving.4.3IntegriteitDe gemeente verwacht vanuit haar ethisch beleid integer handelen van
haar medewerkers, volgens de gedragcodes bestuurlijke en ambtelijke
integriteit. Daarnaast wordt puur voor de inkoopfunctie de
beroepscode voor inkopers gehanteerd, zoals geformuleerd door de
NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement).4.4TransparantieIedere uitgave moet transparant tot stand zijn gekomen en achteraf
aantoonbaar zijn.4.5ObjectiviteitIedere leverancierskeuze moet op objectieve (meetbare) gronden
plaats vinden en vastgelegd worden.4.6Non-discrimininatieVan iedere uitgave kan transparant en objectief aannemelijk gemaakt
worden dat iedere aanbieder gelijke kansen heeft gekregen.4.7Maatschappelijk en duurzaam verantwoord inkopenDe gemeente streeft ernaar maatschappelijk en duurzaam verantwoord
inkopen te integreren in al haar inkoophandelingen. De gemeente zal
dit nader in de organisatie gaan uitwerken.4.8Regionale economieDe gemeente acht het van belang dat het regionale bedrijfsleven
voldoende kansen wordt geboden om naar gemeentelijke opdrachten mee
te dingen (“kansen zonder voorrang").4.9InkoopsamenwerkingDe gemeente onderzoekt de mogelijkheden om zo mogelijk gezamenlijke
inkoopprojecten te realiseren met omliggende gemeenten. Doel van de
inkoopsamenwerking is het realiseren van grotere besparingen en
efficiëntie, zonder geweld te doen aan de gewenste kwaliteit.4.10DoelmatigheidDoelmatigheid en slagvaardigheid worden nagestreefd.4.11LeveranciersmanagementDe gemeente heeft het doel om leveranciersmanagement toe te passen.
Als voorbereiding hierop zal begonnen worden met dossiervorming
(documentatie en archivering), voor het beschikbaar houden van de
diverse bevindingen, naast alle andere - al bestaande - relevante
informatie.4.12ContractmanagementContracten voortkomend uit inkoopactiviteiten dienen systematisch
geregistreerd, gecheckt, beoordeeld en geëvalueerd te worden,
teneinde het nakomen van verplichtingen te controleren.4.13KwaliteitsmanagementAls basis voor continue verbetering is het doel ook de kwaliteit van
inkoop te meten.4.14NMa en Wet BIBOBVan leveranciers en potentiële leveranciers wordt verwacht dat zij
integer handelen. Evenzeer wordt dat ook van de eigen medewerkers
verwacht.5INKOOP, PROCES EN ORGANISATIEDe gemeente werkt volgens het gecoördineerde
inkoopmodel.Functiescheiding zal financieel - economisch strikt
gehanteerd worden om belangen - verstrengeling tegen te gaan,
transparant handelen en de gelijke behandeling van (potentiële)
leveranciers te waarborgen.6INKOOPVORMEN EN DREMPELBEDRAGENDe drempelbedragen voor inkoop en aanbestedingen zijn per inkoopvorm
voor Leveringen, Diensten en Werken door de gemeente vastgesteld. De
drempelbedragen zijn bepaald als een afgeleide van de Europese
Drempelbedragen. Op het moment dat de drempelbedragen in Europese of
Nationale wet- en regelgeving worden herzien, zullen deze in
onderstaande tabel worden aangepast. De hieronder aangegeven
drempelbedragen kunnen derhalve nooit in strijd met de heersende
wet- en regelgeving zijn.Drempelbedragen beleid gemeenten Land van
Cuijk
De (geel) gearceerde regel is door de gemeente als verplichting
vastgesteld op basis van de Europese wetgeving. De bedragen zijn
weliswaar iets lager dan de feitelijke drempelbedragen, maar de
jurisprudentie geeft aan, dat dit verstandig is.Indien in Europese
en/of Nationale wet- en regelgeving voor een bepaalde levering,
dienst of werk een ander aanbestedingsregime of een bijzondere
mogelijkheid van inkopen wordt geboden geeft dit beleid de
mogelijkheid hiertoe over te gaan.Inkoopportfolio van KraljicBij het
vaststellen van de meest geëigende aanbestedingsstrategie kan
gebruik gemaakt worden van de inkoopportfolio van Kraljic. Dit
instrument is in deel 2 Regeling Inkoopbeleid bij dit punt
toegevoegd.Bij toepassing van dit instrument worden de marktpositie
en de mogelijkheden van een betreffende aankoop inzichtelijk gemaakt
voor verbetering van het inkoopresultaat. Hierbij wordt onderscheid
gemaakt naar mogelijkheden om geld te besparen en mogelijkheden om
tijd te besparen.In de Kraljic-matrix worden vier soorten aankopen
onderscheiden:•Hefboom aankopen•Routine aankopen•Strategische
aankopen•Knelpunt aankopenUit de inkoopportfolio vloeit voort dat
indien duidelijk beargumenteerd is dat de aankoop een strategische
aankoop of een knelpunt aankoop betreft, volstaan kan worden met het
opvragen van één offerte.7INKOOPACTIEPLANPeriodiek wordt bij het vaststellen van de begroting een
Inkoopactieplan opgesteld om voor het komende jaar
(inkoop)beleidsontwikkelingen als concrete plannen van aanpak te
formuleren en concrete inkoopactiviteiten in te plannen.8AFWIJKING VAN BELEIDAfwijking van het inkoopbeleid is slechts in uitzonderlijke gevallen
mogelijk door vooraf gemotiveerd aan het college van Burgemeester en
Wethouders te adviseren. Een dergelijk advies dient voorzien te zijn
van het standpunt van de coördinatior inkoop/ concerninkoper. Het
college van B&W besluit in dergelijke gevallen of wel / niet van
het inkoopbeleid mag worden afgeweken. Bij het eerst mogelijke
moment zal het college van B&W melding doen bij de
Raad.Sociale aspectenVoor inwoners van de gemeente/
regio die door belemmerende omstandigheden niet (volledig) op eigen
kracht aan het arbeidsproces deel kunnen nemen worden expliciete
mogelijkheden opgenomen om er (mede) voor zorg te dragen dat voor de
hiervoor genoemde doelgroep(en) voldoende en voldoende gevarieerd
werk beschikbaar komt en blijft. Hierbij wordt gebruik gemaakt van
de mogelijkheden die Europese regelgeving ter zake biedt.2REGELING INKOOP LAND VAN CUIJK 2008Dit deel 2 is een uitwerking van deel 1: puntsgewijze toelichting waar
nodig, uitwerking per onderwerp en waar gewenst toevoeging van
ambitieniveaus.1INLEIDINGInkoop is, als ondersteunend proces, een belangrijk onderdeel van de
bedrijfsvoering binnen de gemeente. De gemeente besteedt jaarlijks
een groot deel van haar begroting aan het inkopen van goederen,
diensten en werken. Daarin ligt op zich al de noodzaak voor een
professionele inkoopfunctie voor de gemeentelijke organisatie waar
het gaat om kostenbeheersing en publieke verantwoording van
gelden.Het hebben van een actueel, integraal inkoopbeleid is
belangrijk, omdat:- alle inkoopactiviteiten vallen onder de
rechtmatigheidtoetsing en de accountant verplicht is om bij
afwijkingen de jaarrekening niet meer te ondertekenen qua
rechtmatigheid;- alle inkoopactiviteiten vallen onder het
doelmatigheidsbeginsel, dus efficiëntie is geboden om bijv.
begrotingstekorten te voorkomen;- de gemeente vervult een
voorbeeldfunctie naar haar burgers en bedrijven toe en wil dit
uitdragen.De gemeente is zich terdege bewust van de druk die hieruit
voortkomt.Dit vergt een concrete aanpak van inkoop waarbij het
inkoopproces op een rechtmatige, doelmatige en integere wijze wordt
uitgevoerd en risico's zoveel mogelijk worden vermeden. De basis
wordt gevormd door dit inkoopbeleid, dat actueel en passend wil zijn
binnen de grenzen van het algemene gemeentebeleid, zodat het
gedragen kan worden door de hele organisatie.Dit inkoopbeleid
straalt ook ambitie uit; het geeft concreet aan waar de gemeente
naar toe wil. Dat is ook de reden om deze uitwerking van het
inkoopbeleid Regeling Inkoop te noemen. Het geeft in zijn
formulering van de beleidsbepaling alle ruimte, om planmatig via een
realistische tijdslijn toe te werken naar het gewenste
ambitieniveau.Het inkoopbeleid vormt als basisstuk de start van het
totaaltraject. Om inkoop binnen de algehele organisatie op een
professionele en eenduidige manier te laten verlopen dienen na
vaststelling van het beleidsplan de volgende stappen ondernomen te
worden:- Implementatie van inkoopbeleid en procedures. Iedereen die
met inkoop te maken heeft vertrouwd maken met beleid en procedures
en eventuele verdere regels. Iedereen dient er mee te kunnen werken
en volgt de richtlijnen zoals de organisatie die heeft vastgesteld.-
Inrichten van de inkoopfunctie. Iedereen bekend maken met de
rolverdeling en de specifieke taken van de inkoopactiviteiten binnen
de organisatie. Werken volgens denieuwe opzet.Dit proces vergt tijd.
De eerste actie kan in relatief korte tijd worden uitgevoerd. Het
inrichten van de inkoopfunctie zal een langere doorlooptijd
kennen.Verbod op splitsenIn geen geval mag een
opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden
geraamd om een bepaalde vorm van aanbesteden te
ontduiken.WaardebepalingDe waarde van een opdracht
wordt als volgt bepaald:Overeenkomsten met een vaste
looptijd:Totale geraamde waarde voor de gehele
looptijd van de overeenkomst inclusief de waarde van eventuele
opties.Overeenkomsten van onbepaalde tijd of waarvan de
looptijd niet kan worden bepaald:Er wordt uitgegaan
van een looptijd van vier jaar.Opdrachten die met een
zekere regelmaat worden verleend of die bestemd zijn om
gedurende een bepaalde periode te worden vernieuwd:Het
werkelijke totale bedrag van alle tijdens het voorafgaande boekjaar
of tijdens voorafgaande twaalf maanden gesloten soortgelijke
overeenkomsten.Specifiek voor werkenWanneer
het gaat om het laten uitvoeren van een bouw- dan wel
wegenbouwkundig werk, geldt als hoofdregel voor de waarderaming dat
u de geschatte waarde neemt van het totale project. Alle onderdelen
en werkzaamheden die tot het werk behoren of die aan het werk kunnen
worden toegerekend moeten bij elkaar worden
opgeteld.EvaluatieBeleid ten aanzien van inkoop is
geen vaststaand gegeven, maar een dynamisch proces.Om het beleid
actueel te houden en te zorgen voor een hoge gebruikswaarde, is het
noodzakelijk dit beleid elke vier jaar te evalueren. Op basis van de
uitkomst van de evaluatie wordt het beleid bijgesteld en indien
noodzakelijk opnieuw ter besluitvorming aangeboden.1.2DefinitiesInkoop is gedefinieerd als‘’Het van externe bronnen betrekken van
alle goederen en diensten die nodig zijn voor de
bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering,
tegen de voor deorganisatie meest gunstige voorwaarden’’. (Bron:
NEVI).Bovenstaande definitie wordt ook wel kernachtig samengevat
als: Inkoop is alles waar een factuur tegenover staat.Aanbesteding
is gedefinieerd als“Het vragen van een bindende prijsopgave voor de
uitvoering van een werk, dienst of de levering van een product”.De
aanbesteder/inkoper vraagt met andere woorden offertes voor het
uitvoeren van een opdracht, op basis van de specificaties c.q. het
bestek zoals opgesteld door de (interne) opdrachtgever.Aangezien
aanbesteding een vorm is van inkoop, wordt hierna onder inkoop ook
aanbesteding verstaan.Leveringen zijn gedefinieerd als“De aankoop,
leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten.
Indien delevering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden
met zich meebrengt vallen deze onder de levering. Het begrip
‘producten’ omvat alleen roerende zaken, zoalscomputers,
kantoormeubilair, kleding, auto’s etc.”Diensten zijn gedefinieerd
als“Alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet
beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken.
Gedacht kan worden aan: onderhoudsen reparatiediensten,
schoonmaakwerkzaamheden, architectuur, personenvervoer, accountancy,
verzekeringen etc.”Werken zijn gedefinieerd als“Het product van
bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel, dat ertoe
bestemd is als zodanig een economische of technische functie te
vervullen. Gedacht moet worden aan grote bouw- en infrastructurele
projecten als bruggen, wegen, gebouwen, etc., waarbij slechts het
geheel telt en splitsing niet is toegestaan.”2VISIE OP INKOOPInkoop is van strategisch belang voor de bedrijfsvoering van de
gemeentelijke organisatie: zonder het inkopen van goederen
(leveringen), diensten en werken is het voor veel afdelingen
moeilijk, zo niet onmogelijk, hun werkzaamheden uit te voeren.
Daarom wil het college van Burgemeester en Wethouders zorg dragen
voor professioneel uitgevoerde gemeentelijke inkoopactiviteiten,
zodat de totale gemeentelijke organisatie inkooptechnisch optimaal
ondersteund wordt.Professionele inkoop wordt gerealiseerd vanuit en
is gebaseerd op:Rechtmatigheid en doelmatigheid- de wettelijke
beginselen;- vastgestelde regelgeving;- een inkooporganisatie
volgens het gecoördineerde inkoopmodel;- een integraal te doorlopen
inkoopproces;- uitvoering van de professie, waar mogelijk, naar de
laatste stand van het inkoopvak.De gemeente vindt voldoen aan goede
kwaliteit belangrijk. Dit komt ook tot uitdrukking in haar visie op
inkoop: de verwerving van leveringen, diensten en werken vindt
altijd plaats op basis van de economisch meest voordelige keuze.
Hierdoor wordt een goede balans gerealiseerd tussen de prijs en de
kwaliteit.3WETTELIJK KADERVoor inkoop door overheden bestaat Europese en nationale wet - en
regelgeving.Door de gemeente wordt de van toepassing zijnde Europese
en internationale wet - en regelgeving nageleefd.3.1Europese regelgevingDe Europese Richtlijn (2004/18/EG, zijnde wetgeving) bevat
voorschriften betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten voor
werken, leveringen en diensten. Wanneer de waarde van de te geven
opdracht een tweejaarlijks vast te stellen drempelbedrag te boven
gaat, dient er altijd aanbesteed te worden volgens het gestelde in
de Europese richtlijn.3.2Nationale regelgevingHet Nederlandse Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten
(BAO) voor werken, leveringen en diensten is de nationale wetgeving,
gebaseerd op de Europeserichtlijn (2004/18/EG). Het BAO schrijft tot
in behoorlijk detail voor hoe overheidsopdrachten aanbesteed en
gegund dienen te worden.Begin 2009 zal naar verwachting de (nieuwe)
Aanbestedingswet van kracht worden, een raamwet waarbinnen ook het
BAO komt te vallen. In aanvulling op deze wet zullen diverse
Algemene Maatregelen van Bestuur van kracht worden. Ongetwijfeld zal
dit effect hebben op dit inkoopbeleid, waarin dan de wijzigingen
zullen worden verwerkt.Belangrijk gegeven, nu al geldig op basis van
jurisprudentie, maar zeker verwerkt in de nieuwe wetgeving is, dat
bij toepassing van het EG - verdrag er geen sprake meer hoeft te
zijn van een grensoverschrijdend aspect om toch volgens die (EG -
verdrag)regels te moeten werken, dan dus op nationaal niveau.De
gemeente hanteert bij de (niet-Europese) aanbesteding van werken het
actueleAanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW), dit reglement
voldoet aan de nationale en Europese regelgeving.De gemeente
hanteert ook bij de (niet-Europese) aanbesteding van leveringen en
diensten waar mogelijk het actuele Aanbestedingsreglement Werken
2005 (ARW) aangepast aan leveringen en diensten waar dit nodig is.
Bij de uitvoering van werken, leveringen en diensten worden de
geldende Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente toegepast,
tenzij met de leverancier aangepaste inkoopvoorwaarden
overeengekomen worden.4.BELEID4.1Gemeentelijk inkoopbeleidHet inkoopbeleid omvat alle activiteiten om de gewenste leveringen,
diensten en werken op een rechtmatige en doelmatige wijze te
verwerven.Het inkoopproces omvat de verwerving van zowel goederen
als diensten, waaronder het laten uitvoeren van werken.Het
inkoopbeleid vormt een integraal onderdeel van het totale
gemeentelijke beleid.Daarmee weerspiegelt het inkoopbeleid de normen
en waarden die de gemeente zich stelt.4.2Bepaling inkoopbeleidDe regelgeving voor de inkoop van werken, diensten en leveringen zal
gebaseerd zijn op de Europese wet - en regelgeving, aangevuld met de
Nederlandse, alsmede gangbare uniforme regelingen.De gemeente heeft
als overheidsorgaan een voorbeeldfunctie en dient zich als
betrouwbare partner te presenteren aan de burger. Ook op het gebied
van inkoop stelt dit extra eisen aan organisatie en medewerkers met
betrekking tot een aantal in de hierna volgende paragrafen
opgevoerde onderwerpen.4.3IntegriteitBij integer handelen gaat het primair om de belangen van de
organisatie en in het verlengde daarvan die van burgers en bedrijven
te waarborgen.De gemeente verwacht vanuit haar ethisch beleid
integer handelen van haar medewerkers, volgens de gedragcodes
bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Daarnaast wordt puur voor de
inkoopfunctie de beroepscode voor inkopers gehanteerd, zoals
geformuleerd door de NEVI (Nederlandse Vereniging voor
Inkoopmanagement).Hanteer de gedragscodes integriteit, zoals
omschreven in de integriteitsregelingen van de gemeente.4.4TransparantieHelder, duidelijk en achteraf aantoonbaar.Iedere uitgave moet
transparant tot stand zijn gekomen en achteraf aantoonbaar zijn. Een
goede documentatie en archivering is hierbij onontbeerlijk.Onder
transparantie wordt verstaan, dat van iedere uitgegeven euro
aantoonbaar gemaakt kan worden op welke wijze dit heeft
plaatsgevonden. Hierdoor zijn alle uitgaven van de gemeente voor
zowel de leveranciers als voor de burgers en medewerkers duidelijk
en helder uitgevoerd.· Voor de leveranciers zodat zij optimaal en in
volledige concurrentie kunnen aanbieden;· Voor de medewerkers zodat
duidelijk is bij wie wat is aangevraagd of in opdracht is gegeven;·
Voor de burgers om duidelijkheid te krijgen over het uitgavenpatroon
van de gemeente.Het betekent een vastlegging van iedere
inkoopopdracht om achteraf de aantoonbaarheid te kunnen overleggen
(bijvoorbeeld bij juridische procedures). Een goed hulpmiddel
hiervoor is het toepassen van gestandaardiseerde inkooporders in
combinatie met een inkoopdossier.4.5ObjectiviteitMeetbaar, conform best practices en gebruiken in de markt. Iedere
leverancierskeuze moet op objectieve (meetbare) gronden plaatsvinden
en vastgelegd worden.Ook hierbij is een goede documentatie en
archivering onontbeerlijk.Om keuzes te kunnen maken uit de diverse
offertes zullen op objectieve wijze, meetbare keuzecriteria
opgesteld worden, vóórdat de offerteaanvraag naar de leveranciers
wordt verzonden. Hiermee wordt bereikt dat alle leveranciers gelijke
kansen krijgen en dat niet op subjectieve gronden door de gemeente
keuzes gemaakt worden.4.6Non-discriminatieNiemand wordt bevoordeeld of benadeeld.Van iedere uitgave kan
transparant en objectief aannemelijk gemaakt worden dat iedere
aanbieder gelijke kansen heeft gekregen.Andermaal is hierbij een
goede documentatie en archivering onontbeerlijk.Volgens dit
beginsel mag bij de toekenning van opdrachten niet
gediscrimineerd worden in welke zin dan ook, dus ook niet
regionaal. Dit kan in sommige gevallen conflicteren indien de
politiek de wens heeft om vooral regionaal te willen inkopen.
Dit beginsel is primair maar er zijn mogelijkheden om beide
uitgangspunten met elkaar te harmoniseren. Er zal dan
nauwlettend gekeken moeten worden naar de
selectiecriteria.4.7Maatschappelijk en Duurzaam verantwoord inkopenDe gemeente streeft ernaar maatschappelijk en duurzaam verantwoord
inkopen te integreren in al haar inkoophandelingen. De gemeente zal
dit nader in de organisatie gaanuitwerken.De hieruit voortvloeiende
standpunten en/of doelstellingen zullen op een nader te bepalen
tijdstip toegevoegd worden aan dit inkoopbeleid aan de hand van het
door de gemeente geformuleerde beleid op het gebied van
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Dit beleid betreft de gehele
organisatie, niet alleen inkoop. Uit dit beleid moet duidelijk
worden welke eisen de gemeente wil gaan stellen aan het soort
producten dat ze inkoopt, aan welke eisen leveranciers moeten
voldoen en op welke wijze dit aantoonbaar of meetbaar gemaakt kan
worden. Dit is een traject waar men weloverwogen keuzes moet maken
omdat de gestelde eisen verregaande gevolgen zullen hebben voor de
totale bedrijfsvoering.Wat houdt dit onderwerp zoal
in?Maatschappelijk verantwoord inkopen (mvi) wordt o.a. bereikt door
in te kopen bij leveranciers, die maatschappelijk verantwoord
ondernemen.Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een actief
streven van bedrijven en organisaties om niet alleen maar winst te
maken en te blijven voortbestaan, maar hierbij een zo positief
mogelijke invloed op de maatschappij te hebben; zowel op de korte
als op de lange termijn. Vanuit de maatschappij (en bijgevolg ook
vanuit de rijksoverheid) bestaat een toenemende druk op
maatschappelijk verantwoord ondernemen. Klanten, werknemers,
milieuorganisaties, consumenten etc. hechten belang aan de
activiteiten van bedrijven/organisaties. Ze stellen vragen en soms
ook eisen.Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een proces
waarmee een bedrijf/organisatie verantwoordelijkheid neemt voor haar
handelen omtrent:- mensenrechten- arbeid- milieu-
consumentenbescherming- gezondheid- bestrijding corruptieOp grond
van het voorgaande willen de gemeenten in het Land van Cuijk streven
naar inkopen bij leveranciers, die voldoen aan maatschappelijk
verantwoord ondernemen.MVO (mvi) is een ideële keuze,
ongeacht op welk overheidsniveau die keuze gemaakt gaat worden.
De rijksoverheid heeft voor haar eigen organisatie stevige
doelstellingen geformuleerd (100% duurzaam inkopen per 2010) en
voor bijv. gemeentelijke overheden minder zware (zo’n 50%
duurzaam inkopen per 2010). Dit geeft elke gemeente de ruimte
overeenkomstig de eigen ideële keuzes meer een voortrekkersrol
of meer een volgende rol te kiezen. Veelal zal de lokale
politiek hierin een rol spelen.Vanuit de inkoopfunctie gezien
houdt duurzaamheid en milieu nogal wat in. Immers hoe weet je of
een leverancier voldoet aan een aantal paragrafen? Eigen
onderzoek kost veel tijd en geld en dan nog is het resultaat
twijfelachtig.Een praktische benadering is om processen en evt.
producten te definiëren, bijv. bepaalde houtsoorten worden niet
meer gekocht, etc. dit kan opgenomen worden als een standaard
duurzaamheidparagraaf bij aanbestedingen of via een vragenlijst
standaard bij de offerte aanvragen.Vanuit inkoop gezien bevat de
nieuwe, al eerder genoemde, aanbestedingswet een
milieuparagraaf, maar deze wet hanteert ook proportionaliteit:
alles in verhouding tot deomvang van de inkoopactiviteiten. Dit
behoort een werkbare situatie op te leveren. Wanneer men als
organisatie ervoor kiest maatschappelijk verantwoord in te kopen
eneventueel ook zelf maatschappelijk verantwoord te gaan
ondernemen dient men te concretiseren wat dit inhoudt: welke
standpunten neemt de organisatie in, wat zijn dedoelstellingen
en wat wordt het tijdpad op weg naar de gewenste mate van
maatschappelijk verantwoord inkopen c.q. ondernemen. Dit zijn
strategische keuzes die men als organisatie zal moeten maken en
die o.a. hun effect zullen hebben op dit inkoopbeleid. In het
inkoopactieplan kunnen de jaarlijkse doelstellingen opgenomen
worden.4.8Regionale economieDe gemeente acht het van belang dat het regionale bedrijfsleven
voldoende kansen wordt geboden om naar gemeentelijke opdrachten mee
te dingen (“kansen zonder voorrang”).De doelstelling van inkoop is
omschreven als de optimale aanwending van de (financiële) middelen
die worden ingezet bij de uitvoering van gemeentelijke taken en
gemeentelijk beleid. Het professionaliseren van de inkoopfunctie is
met name in de aanbestedingsfase cruciaal voor het behalen van deze
doelstelling. Ook bij het uitnodigingen van kandidaten (met name bij
enkelvoudige uitnodigingen) dient het bereiken van deze
bedrijfseconomische doelstelling (het zoeken naar de beste
prijs/kwaliteitverhouding) leidend te zijn. Dit betekent dat de
gemeente bij het beoordelen van inschrijvingen of offertes geen
voorkeursbeleid hanteert ten aanzien van regionale ondernemingen.De
gemeente biedt met de vaststelling van dit inkoop- en
aanbestedingsbeleid bij de aanbestedingen iedere ondernemer,
regionaal of niet-regionaal, een gelijke kans om mee te dingen naar
een opdracht. Ten aanzien van het uitnodigingen van kandidaten
streeft de gemeente ernaar, bij meervoudige onderhandse
aanbestedingen ten minste één kandidaat uit het regionale
bedrijfsleven afkomstig te laten zijn, mits deze kandidaat voldoet
aan alle gestelde selectie- en kwaliteitseisen. Bij Europese en
openbare aanbestedingen heeft iedere partij de kans om in te
schrijven, al dan niet met voorgaande selectie, waardoor regionale
ondernemingen altijd de kans hebben om in te schrijven.4.9InkoopsamenwerkingDe gemeente onderzoekt de mogelijkheden om zo mogelijk, met behoud
van de eigen zelfstandigheid, gezamenlijke inkoopprojecten te
realiseren met omringende gemeenten. Doel van de inkoopsamenwerking
is het realiseren van grotere besparingen en efficiency, zonder
geweld te doen aan de gewenste kwaliteit.Samenwerking op het gebied
van inkoop, gaat om het bundelen van activiteiten en het delen van
kennis, hulpmiddelen en/of volume. Door gezamenlijk in te kopen en
aan te besteden met andere gemeenten, zijn (schaal)voordelen te
behalen die individueel niet of nauwelijks te bereiken zijn.Door het
bundelen van inkoopvolume, streeft men naar:- een sterkere
onderhandelingspositie- kwaliteitsverbeteringen- voordelen op het
gebied van administratieve afhandelingen- professionaliteit; door
kennis en ervaring te delen- efficiency door taakverdeling-
tijdsbesparing4.10DoelmatigheidNaast het voldoen aan de wettelijke eisen en de vastgestelde
regelgeving (rechtmatigheid) voor inkoop en aanbestedingen wordt
slagvaardigheid en doelmatigheid nagestreefd. Het streven is om met
zo weinig mogelijk middelen een zo groot mogelijk effect te
bereiken. Dit beginsel is, in dit inkoopbeleid, verwerkt in de
inrichting van het inkoopproces en de inkoopfunctie, de aanschaf van
ondersteunende systemen, alsmede de implementatie door middel van
opleiding en training.4.11LeveranciersmanagementLeveranciers en potentiële leveranciers dienen zich te blijven
kwalificeren als betrouwbaar toeleverancier van de gemeente, volgens
vooraf vast te leggen criteria.Met leveranciers zal op zodanig
objectieve wijze gecommuniceerd worden, dat zij, zowel inde
marktverkenningfase als tijdens het doen van leveringen of het
uitvoeren van diensten en werken, systematisch beoordeeld kunnen
worden.De gemeente heeft het doel om leveranciersmanagement toe te
passen. Als voorbereiding hierop zal begonnen worden met
dossiervorming (documentatie en archivering), voor het beschikbaar
houden van de diverse bevindingen, naast alle andere - al bestaande
- relevante informatie.De activiteiten dienen in verhouding te staan
tot de omvang en frequentie van de verleende opdrachten
(proportionaliteitsbeginsel).4.12ontractmanagementContracten voortkomend uit inkoopactiviteiten dienen systematisch
geregistreerd, gecheckt, beoordeeld en geëvalueerd te worden,
teneinde het nakomen van verplichtingen te controleren.De gemeente
dient lopende contracten pro-actief te volgen om tijdige
beëindiging, verlenging of aanpassing te realiseren.De gemeente
sluit een veelheid aan contracten af met diverse partijen, veel
contracten hebben betrekking op inkoopactiviteiten. De contracten
variëren van eenvoudigeorderbevestigingen tot complexe, juridisch
vormgegeven documenten. Inkoopcontracten dienen steeds beter
juridisch waterdicht gemaakt te worden: veel conflicten rondom
dergelijke contracten worden al juridisch uitgevochten. Een
professioneel inkoper beschikt over een (juridische) basiskennis
over het afsluiten van contracten en zal altijd specifieke
juridische expertise betrekken bij contractering waar dat nodig
is.Wat betreft contractmanagement is het, inkooptechnisch, van groot
belang de lopende contracten te kennen, te weten waar ze opgeslagen
zijn en ze te volgen, om tijdig degewenste acties te kunnen
ondernemen wanneer contracten ten einde lopen. Hierdoor wordt
vermeden dat contracten “automatisch” (stilzwijgend) verlengd worden
als er geen reactie richting de leverancier heeft
plaatsgevonden.4.13KwaliteitsmanagementBinnen de organisatie is er systematisch aandacht voor mogelijkheden
tot verbetering van de kwaliteit en efficiency van de
bedrijfsvoering en de kwaliteit van de producten en diensten. Als
basis voor continue verbetering dient ook de kwaliteit van inkoop
gemeten te worden.Na het opzetten van de systematiek omvat
kwaliteitsmeting van inkoop niet alleen het uitvoeren van de
genoemde leveranciersbeoordeling, maar ook
bestelgeoriënteerde,commercieel, logistiek en/of strategisch
georiënteerde prestatiemetingen.De gemeente hecht grote waarde aan
kwaliteit in zijn algemeenheid. Voor inkoop betekent dit in eerste
instantie, dat terdege gelet wordt op de kwaliteit van te verwerven
producten, of het nu leveringen, diensten of werken betreft; prijs
is dus niet de enige factor om iets aan te schaffen. Met
kwaliteitsmanagement in deze paragraaf wordt bedoeld de methodiek om
de kwaliteit van het inkoopproces systematisch te meten en op grond
van die informatie tot verbeteringen te komen. Als eenmaal het
inkoopbeleid is vastgesteld en de daarbij horende manier van werken
is geïmplementeerd, levert het integrale inkoopproces een veelheid
aan managementinformatie op, die kan dienen als basis voor
(feitelijk continue) verbetering.4.14NMa en Wet BIBOBVan leveranciers en potentiële leveranciers wordt verwacht dat zij
integer handelen.Indien er reële vermoedens bestaan, dat de (veel)
te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan
de zijde van de inschrijvers, zoals vooroverleg en/of prijsafspraken
tussen inschrijvers, dient contact te worden opgenomen met de
Nederlandse Mededingingsautoriteit (Nma).In geval van twijfel
omtrent de integriteit van een (potentiële) leverancier of een van
de onderaannemers, dient afgewogen te worden of advies gevraagd zal
worden bij bureau BIBOB. Bij vermoedens van ‘criminele’ activiteiten
(fraude e.d.) zal altijd advies gevraagd worden aan bureau BIBOB.
Dit alles in het kader van de Wet BIBOB (Bevordering Integriteit
Beoordelingen door het Openbaar Bestuur), die beoogt te voorkomen,
dat door aanbesteding van overheidsopdrachten als bedoeld in de Wet
BIBOB, de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde ‘criminele’
activiteiten faciliteert.5INKOOP, PROCES EN ORGANISATIE5.1InkoopprocesHet gestructureerde inkoopproces voltrekt zich veelal - gefaseerd -
volgens dit schema:Professionele inkoop houdt tevens pro - actieve inkoop in,
hetgeen impliceert, dat de nadruk wordt gelegd op de tactische
inkoopfasen van het inkoopproces. Zo wordt de hoogste graad van
efficiency en effectiviteit, waaronder besparingsmogelijkheden,
bereikt.Onder ‘inkoop’ verstaat menig medewerker feitelijk
‘bestellen’. Dat daarvoor offertes of iets dergelijks moeten worden
aangevraagd, wordt gezien als een noodzakelijk kwaad. Dat
‘noodzakelijke kwaad’ blijkt vaak de essentie van inkopen: veel van
wat er fout gaat rondom opdrachten van welke aard dan ook, is terug
te voeren tot onvolkomen specificaties, slechte marktkennis,
foutieve selectie, en/of onjuiste contractering. Met andere woorden
de aandacht die besteed wordt aan tactische inkoop, staat in directe
verhouding tot de kwaliteit van de operationele inkoop, c.q. van de
uitvoering van de opdracht.5.2ProceduresHet inkoopproces is handzaam uitgewerkt in de gemeentelijke
inkoopprocedures, waarnaar diverse keren is verwezen. Daarom kunnen
die niet los gezien worden van het hierbij geformuleerde
inkoopbeleid. Aan het inkoopbeleid wordt immers vorm en inhoud
gegeven middels procedures, die vooral de uitwerking van het
inkoopproces beschrijven, vanaf de prille beginvraag óf er wel
ingekocht gaat worden. Bijvoorbeeld: besteden we het maken van
bestekken uit, of doen we het zelf.Tevens komen aan de orde:-
Jaarlijks op te stellen inkoopactieplan;- Contractmanagement;-
Leveranciersmanagement;- Taken, bevoegdheden,
verantwoordelijkheden;- Audits c.q. controle betreffende naleving
van de afgesproken werkwijze.In samenhang vormen de op deze
paragraaf gebaseerde documenten de bloedbanen tussen de
verschillende delen van de inkoopfunctie tijdens het uitvoeren van
het inkoopproces in zijn diverse toepassingen. Daarmee wordt een
gelijkvormige manier van werken gecreëerd door de hele
organisatie.5.3Organisatie inkoopfunctieDe gemeente werkt volgens het gecoördineerde
inkoopmodel.Gecoördineerde inkoop, aangestuurd door de
inkoopcoördinator c.q. de concerninkoper:- maakt optimaal gebruik
van schaalvoordelen door het bundelen van inkoopmacht;- creëert een
sterke onderhandelingspositie;- biedt grote inkoopexpertise;- leidt
tot kostenbeheersing.De inkoopcoördinator c.q. de concerninkoper: is
verantwoordelijk voor het integrale inkoopproces. coördineert
inkooptaken van bepaalde vakspecialisten (materiedeskundigen) binnen
de diverse afdelingen van de gemeente: de decentrale inkopers.·
stelt bij omvangrijke en/of complexe inkoopprojecten als voorzitter
(tijdelijke) inkoopteams samen met een goede balans in
deskundigheid.Het implementeren van dit inkoopbeleid betekent het in
toenemende mate registreren, documenteren, archiveren en volgen van
de inkoopactiviteiten. Vervolgens dient deze informatie beschikbaar
te komen voor beheersing, sturing en verbetering van het
inkoopproces. Een geautomatiseerd Inkoop Informatiesysteem voor de
vereiste efficiëntie en effectiviteit is noodzakelijk.De
gecoördineerde inkooporganisatie heeft gevolgen voor het doorgaans
gehanteerde functionele onderscheid in strategisch, tactisch en
operationeel inkopen:- Onder strategisch inkopen valt o.a. het doen
van beleidsmatige voorstellen, het bewaken van inkoopprocessen, het
ontwikkelen van leveranciersmanagement, het uitvoeren van
(vergelijkend) marktonderzoek, het maken van analyses;- Bij tactisch
inkopen gaat het om de activiteiten in het inkoopproces tot en met
het afsluiten van een overeenkomst met een leverancier. Dus in feite
het specificeren van de inkoopbehoefte en het selecteren alsmede
contracteren van een opdrachtnemer;- Operationeel inkopen omvat de
uitvoerende taken zoals bestellen, bewaken, nazorg ende
factuurverwerking.De strategische activiteiten vinden centraal
plaats door de inkoopcoördinator/ concerninkoper, terwijl de
operationele activiteiten gedelegeerd, dus decentraal gebeuren.
Bijtactische activiteiten zal de inkoopcoördinator/ concerninkoper
keuzes maken op basis van afwegingen als vakinhoudelijke kennis,
inkoopkennis en beschikbare tijd.Inkoopteams bemoeien zich louter
met de tactische activiteiten; ook hier blijft de inkoopcoördinator/
concerninkoper eindverantwoordelijke. Functiescheiding zal strikt
gehanteerd worden om belangenverstrengeling tegen te gaan,
transparant handelen en gelijke behandeling van (potentiële)
leveranciers te waarborgen.Controle c.q. auditing van het
inkoopproces vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de
controller.In de toelichting (bijlage 1) worden de
algemeen gehanteerde inkoopmodellen behandeld, zie ook aldaar.De
gemeente dient evenwel haar eigen keuze te maken als het gaat om
waar het gecoördineerde inkoopmodel te positioneren t.o.v. de
beide andere modellen.De concrete vraag voor de gemeente is: wat
gaat centraal gebeuren en wat blijft decentraal bestaan. Dit
levert een vijftal opties op, hierna beschreven vanuit de rol
van de inkoopcoördinator, per optie aangevuld met de (+)
voordelen en ( - ) nadelen.A de inkoopcoördinator als
procesbewaker; er wordt puur decentraal ingekocht.+ er wordt volgens
de regels (beleid, procedures) ingekocht: aan de rechtmatigheid
wordt voldaan, mits decentrale inkopers over voldoende
inkoopexpertise beschikken+ managementinformatie kan verzameld
worden ter verbetering van het proces- versnipperde inkoop, zoals nu
het geval is, blijft bestaan- geen bundeling van inkopen t.b.v.
inkoopvolume voor besparingen- rol inkoopcoördinator voegt geen
inkoopexpertise toe- inkoopcoördinator kan alleen maar signaleren:
heeft geen directe invloed- (te veel) decentrale inkopers moeten
(blijvend) veel opgeleid en getraind worden om inkoopexperts te
wordenB de inkoopcoördinator als kennisdrager; er wordt puur
decentraal ingekocht.+ voordelen als bij A.+ inkoopcoördinator is
beschikbaar als kenniscentrum en helpdesk: decentrale inkopers
behoeven minder intensieve opleiding en training- versnipperde
inkoop blijft bestaan- geen bundeling van inkopen t.b.v.
inkoopvolume voor besparingen- rol inkoopcoördinator voegt weinig
inkoopexpertise toe- inkoopcoördinator kan alleen maar signaleren:
heeft geen directe invloedC de inkoopcoördinator als
procesverantwoordelijke, met eigen takenpakket; er wordt zowel
centraal als decentraal ingekocht.+ voordelen als bij B.+ qua
takenpakket is er een optimale scheiding tussen wat centraal gebeurt
door de inkoopcoördinator (raamcontracten, Europese aanbestedingen,
i.h.a. afdelings -overstijgende inkoopactiviteiten) en wat
decentraal blijft uitgevoerd worden: alle afdelingsspecifieke
inkoopactiviteiten + de doelmatigheid van inkoop kan aangepakt
worden+ door gevraagde en ongevraagde advisering, alsmede door
voorbeeldgedrag bij het uitvoeren van inkoopactiviteiten kan de
inkoopcoördinator de voortgaandeprofessionalisering van de integrale
inkoopfunctie positief beïnvloeden. Weliswaar heeft hij geen formele
macht, maar als inkoopexpert wel ‘kennismacht’.- doordat het de
inkoopcoördinator ontbreekt aan formele invloed, blijft het
ontwikkelen van inkoopbundeling en samenwerkingsgedrag binnen de
organisatie lastig. Hier ligtdan een duidelijke taak voor het
management.D de inkoopcoördinator als eindverantwoordelijke van
zowel de integrale inkoop als het inkoopproces, met uitgebreid eigen
takenpakket; er wordt zowel centraal als decentraal ingekocht.+
voordelen als bij B.+ de doelmatigheid kan aangepakt worden+ qua
takenpakket zal de inkoopcoördinator, naast het takenpakket genoemd
onder keuze C. zich op eigen gezag meer kunnen betrekken bij grote
en complexeaanbestedingen (bij keuze C. zou dat alleen op verzoek
van de budgethouder kunnen), tijdelijke inkoopteams onder zijn
voorzitterschap kunnen samenstellen,kortom zich sterk kunnen doen
gelden als inkoopprofessional+ de inkoopcoördinator heeft een meer
formele macht; hij stuurt de inkooporganisatie functioneel aan,
binnen de hiërarchie waarin hij zelf is opgehangen. Daarmee heeft
hijeen grote invloed op de te realiseren inkoopdoelstellingen van de
gemeente.- deze organisatorische constructie past waarschijnlijk
minder goed bij de organisatorische opzet c.q. organisatiecultuur
van de gemeente.E de inkoopcoördinator als centrale inkoper; er
wordt puur centraal ingekocht+ gecentraliseerde inkoop is een goede
basis voor kostenbeheersing en rechtmatigheid+ professionaliteit in
de inkoopfunctie is relatief gemakkelijk te realiseren- centrale
inkoop vergt de opzet van een aparte organisatorische unit: het is
geen 1 fte - job. Theoretisch komen (delen van) fte’s decentraal
vrij omdat er decentraal niet meer ingekocht wordt, maar in de
praktijk is dit lastig te realiseren.- sterk gecentraliseerde taken
leveren dikwijls extra (te veel) bureaucratie op- doelmatigheid is
moeilijk te behalen; inkoop alleen kan deze niet realiseren.- deze
keuze is niet goed voor samenwerkingsgedrag binnen de organisatie-
deze keuze past niet in de organisatorische opzet van de gemeente.-
Gebrekkige specificaties door het ontbreken van de
materiedeskundigheid. Materiedeskundigheid ligt voornamelijk
decentraal op de afdelingen.Het in de hoofdtekst verwoorde
model gaat richting keuze D: een inkoopcoördinator als
inkoopprofessional (kenniscentrum, coach, helpdesk) met een
sterk gecentraliseerde invloed op het totale inkoopproces en een
eigen takenpakket, terwijl de decentrale ‘inkopers’ feitelijk
(blijven) inkopen. De gemeente zal uiteindelijk een keuze maken,
die past bij bestaande organisatorische keuzes, en die zowel
gedragen zal worden door de organisatie als voldoetaan de
geformuleerde doelstellingen. Het gecoördineerde inkoopmodel
werkt overigens als communicerende vaten: wat niet centraal
gebeurt dient decentraal te gebeuren en omgekeerd, terwijl het
totaal aan inkoopinspanningen voor de organisatie als geheel
gelijk blijft. Wezenlijk is de aansturing van het totaalproces:
de rol van de inkoopcoördinator.6INKOOPVORMEN EN DREMPELBEDRAGENEr bestaan verschillende vormen van inkoop.Voor een goede uitvoering
van de in dit inkoopbeleid opgestelde uitgangspunten is het
essentieel de juiste inkoopvorm toe te passen. Met de inkoopvormen
wordt gewaarborgd dat over de gehele breedte van de organisatie op
eenduidige wijze wordt ingekocht.Uit de wetsbeginselen
blijkt dat voor iedere uitgegeven euro vastgelegd moet zijn dat
dit transparant, objectief en non-discriminatoir dient te
gebeuren. De gedachte hierachter is dat iedere leverancier een
kans dient te hebben en dat daarmee tegen betere condities kan
worden ingekocht. Om dit te kunnen bewerkstelligen is de
toepassing van een standaard orderformulier en orderfile een
goede mogelijkheid.Echter voor kleinere bedragen worden de
administratieve lasten veel te groot. Met de toepassing van
drempelbedragen kan een balans worden aangebracht tussen
doelmatig inkopen en rechtmatig inkopen.De Europese Commissie
heeft aangegeven dat zij geen bezwaar heeft tegen enkelvoudige
opdrachten voorzover deze laag in waarde zijn, denk bijv. aan
onder de 10% van de Europese grens voor Werken en onder de 20%
van de Europese norm voor Leveringen en Diensten liggen.Dit is
echter een rekbaar begrip omdat de jurisprudentie hier geen
rekening mee houdt en iedere willekeurige leverancier zijn gram
via de rechter zou kunnen halen.Beter is het daarom om
drempelbedragen te gebruiken waaronder leveranciers geen prikkel
hebben om naar een rechter te stappen en waarboven het voor de
gemeente voordelig is om meerdere aanbiedingen te
ontvangen.De drempelbedragen voor inkoop en
aanbestedingen zijn per inkoopvorm voor Leveringen, Diensten en voor
Werken door de gemeente vastgesteld. De drempelbedragen zijn bepaald
als een afgeleide van de Europese Drempelbedragen. Op het moment dat
de rempelbedragen in Europese of Nationale wet- en regelgeving
worden herzien, zullen deze in onderstaande tabel worden aangepast.
De hieronder aangegeven drempelbedragen kunnen derhalve nooit in
strijd met de heersende wet- en regelgevingzijn.
De (geel) gearceerde regel is door de gemeente als verplichting
vastgesteld op basis van de Europese wetgeving. De bedragen zijn
weliswaar iets lager dan de feitelijke drempelbedragen, maar de
jurisprudentie geeft aan, dat dit verstandig is.Indien in Europese
en/of Nationale wet- en regelgeving voor een bepaalde levering,
dienst of werk een ander aanbestedingsregime of een bijzondere
mogelijkheid van inkopen wordt geboden geeft dit beleid de
mogelijkheid hiertoe over te gaan.Het verdient aanbeveling de
bedragen opgenomen in de mandaatregeling en de drempelbedragen in
evenwicht te brengen.Toelichting op het gebruik van de
inkoopportfolio van KraljicEen goed instrument bij het vaststellen
van de meest geëigende aanbestedingsstrategie is de zogenaamde
inkoopportfolio van Kraljic. Dit is een aanbestedingsstrategie,
waarbij de marktpositie en de mogelijkheden zichtbaar gemaakt worden
voor verbetering van het inkoopresultaat. Hierbij wordt onderscheid
gemaakt naar mogelijkheden om geld te besparen en mogelijkheden om
tijd te besparen.De uitgangspunten van de Kraljic-matrix zijn:- Hoe
minder leveranciers, hoe afhankelijker.- Hoe groter het aandeel
inkoopwaarde van het totaal, hoe groter het financieel belang.In de
Kraljic-matrix worden 4 soorten aankopen onderscheiden:1. Hefboom
aankopen2. Routine aankopen3. Strategische aankopen4. Knelpunt
aankopen1. Hefboom aankopenOnder
een “hefboom aankoop” wordt verstaan een aankoop van een product
c.q. dienst, waarbij veel aanbieders zijn en waaraan een hoog
financieel belang voor deorganisatie is gekoppeld. Bij hefboom
aankopen is het mogelijk door goede artikelspecificaties de
marktwerking te gebruiken om betere condities te verkrijgen. Inhet
algemeen zullen de inkoopprijzen lager worden bij gelijkblijvende of
betere kwaliteit. Producten dienen tegen de laagste directe kosten
ingekocht te worden. Een voorbeeld: schoonmaak.2.
Routine aankopenOnder een “routine aankoop” wordt
verstaan een aankoop van een product c.q. dienst, waarbij er veel
aanbieders zijn en waarbij het een laag financieel belang heeft
binnende organisatie.Bij routine aankopen zijn besparingen in geld
niet van toepassing. Besparingen zijn hier mogelijk door het
verminderen van de interne kosten, bijvoorbeeld door het
afsluitenvan raamcontracten. Producten dienen zo eenvoudig mogelijk
aangeschaft te worden, zodat de besteding in tijd beperkt blijft.
Een voorbeeld: kantoorartikelen.3. Strategische
aankopenOnder een “strategische aankoop” wordt
verstaan een aankoop waarbij een hoog financieel belang is voor de
organisatie en waarbij de keuze beperkt is tot één of
enkeleleveranciers, bijvoorbeeld als gevolg van technische
beperkingen (een voorbeeld: specifieke onderdelen voor een bepaalde
installatie van een bepaald merk). Indien men zich bewust is van de
beperkingen, dient men zich tevens te realiseren dat deze
beperkingen geld kosten.De aandacht dient zich derhalve te richten
op het “zekerstellen” van de noodzakelijke inkopen door goede
samenwerking (meerjarige overeenkomsten). Besparingen zijnmogelijk
door de (interne) beperkingen op te heffen. Een voorbeeld:
softwarepakketten.4. Knelpunt
aankopenOnder een “knelpunt aankoop” wordt
verstaan een aankoop met een laag financieel belang. Er zijn weinig
leveranciers te vinden die deze aankoop kunnen leveren.
Hettoeleverings-risico is groot, daarom dient de beschikbaarheid van
het product c.q. dienst zeker gesteld te worden. Deze aankopen zijn
vaak het gevolg van het feit datmen zich heeft gebonden aan een
leverancier. Geld is er niet meer te verdienen, het kost in het
algemeen alleen maar tijd om deze artikelen te verkrijgen.Voorbeeld
: water, beveiligd papier ten behoeve van de afdeling burgerzaken.
De portfolio-analyse geeft aan waar en hoe geld en tijd bespaard kan
worden.
FinancieelBelangHoogBesparing in geldInkoopstrategie:“Maximale
concurrentie”- veel leveranciers- substitutie
mogelijkKosten geldInkoopstrategie:“Samenwerking”-
moeilijk te wisselen producten- prijs en levering
kritischLaagBesparing in tijdInkoopstrategie:“Efficiënte
processen”- groot aanbod- grote diversiteit-
bewerkelijkKosten tijdInkoopstrategie:“Zekerstellen”-
monopolische markt- hoge entreebarrieres Laag(veel leveranciers)Hoog(weinig leveranciersToeleveringsrisico
Het inkoopbeleid dient zich in eerste instantie te richten op de
linkerkolom van bovenstaande portfolio, zijnde de hefboom en routine
aankopen. Doordat hier meerdere leveranciers in het spel zijn en
daardoor het toeleveringsrisico laag is, kan door de ”marktwerking”
een besparing in geld en/of tijd behaald worden. Hieruit vloeit
voort dat indien duidelijk beargumenteerd is dat de aankoop een
strategische aankoop of een knelpunt aankoop betreft, volstaan kan
worden met het opvragen van één offerte.7INKOOPACTIEPLANJaarlijks wordt bij het vaststellen van de begroting een
Inkoopactieplan opgesteld.Dit plan wordt gevoed vanuit twee
hoofdlijnen:- Uit het inkoopbeleid (=meerjarenplan) wordt elk jaar
een concreet plan van aanpak, van (een deel van) de doelstellingen
voor het komende jaar, opgesteld;- De verschillende
afdelingsjaarplannen opgesteld op basis van de, middels de begroting
vastgelegde, budgetten worden vertaald naar een totaal plan van
aanpak inhoudende alle inkoopactiviteiten.De inkoopcoördinator c.q.
de concerninkoper stelt het inkoopactieplan op, voert dit uit,
evalueert dit per kwartaal en rapporteert hierover aan de
budgethouders en uiteindelijk (als samenvatting) in het
jaarverslag.Het inkoopactieplan omvat de bedragen die behoren in de
rubrieken Openbaar aanbesteden en Europees aanbesteden. Schematisch
ziet het opstellen van het inkoopactieplan er als volgt uit.Het inkoopactieplan is een werkdocument, waarin een aantal
activiteiten zijn vastgesteld voor een bepaalde periode met het
doel het inkoopproces te verbeteren conform dedoelstellingen,
verwoord in het inkoopbeleid. Het inkoopactieplan is in die zin
een planmatig management gereedschap om zowel procesmatig als
doelmatig resultaten op inkoopgebied te boeken (condities en
geld).Het inkoopactieplan kan bij uitstek het instrument worden,
dat enerzijds de ontwikkeling van de integrale inkoopfunctie
(dit inkoopbeleid eigenlijk) in de tijd aangeeft en anderzijds
alle concrete, ingeplande inkoopactiviteiten van het actuele
jaar opsomt. Dit alles zal de planmatigheid ten goede komen,
maar qua ontwikkeling wel tijd vergen.Voor de ontwikkeling van
de inkoopfunctie betekent dat het plannen van de route naar de
uiteindelijk te behalen doelstellingen, zoals omschreven in dit
beleidsplan, in realistische, haalbare stappen.Voor de
planmatige aanpak van de inkoopactiviteiten betekent het eerst
vooral de grotere projecten inplannen. Verder hangt veel af van
hoe concreet de afdelingsjaarplannen worden opgesteld. In de
praktijk zal beïnvloeding over en weer plaatsvinden, wat kan
resulteren in meer marktconforme budgettering voor de
inkoopdelen van de budgetten, daardoor concretere
afdelingsjaarplannen en een gedegen, zo compleet mogelijk
inkoopactieplan.Het inkoopactieplan komt ook de rechtmatigheid
van de inkoopactiviteiten ten goede; het inkoopbeleid formuleert
nu eenmaal de regelgeving concreet, als zijnde compleet
ingevoerd, terwijl het inkoopactieplan het stadium van
ontwikkeling aangeeft, want niet alles kan in een keer van de
ene op de andere dag gerealiseerd worden. Op deze manier kan de
accountant de rechtmatigheid in zijn context
checken.8AFWIJKING VAN BELEIDHet beleid heeft niet het doel een ‘harnas’ te zijn. De dagelijkse
praktijk maakt het noodzakelijk om af te kunnen wijken. Dat dient
dan wel gemotiveerd en bewust te gebeuren. Afwijking op het
inkoopbeleid is slechts in uitzonderlijke gevallen mogelijk door
vooraf gemotiveerd aan het college van B&W te adviseren. Een
dergelijk advies dient voorzien te zijn van het standpunt van de
inkoopcoördinator c.q. concerninkoper. B&W besluiten in
dergelijke gevallen of wel / niet van het inkoopbeleid mag worden
afgeweken. Bij het eerst mogelijke moment zal het college van
B&W melding doen bij de de Raad, dan wel rechtstreeks voorleggen
aan de Raad.Sociale aspectenVoor inwoners van de
gemeente/ regio die door belemmerende omstandigheden niet (volledig)
op eigen kracht aan het arbeidsproces deel kunnen nemen worden
explicietemogelijkheden opgenomen om er (mede) voor zorg te dragen
dat voor de hiervoor genoemde doelgroep(en) voldoende en voldoende
gevarieerd werk beschikbaar komt enblijft. Hierbij wordt gebruik
gemaakt van de mogelijkheden die Europese regelgeving ter zake
biedt.Het hebben van werk is voor onze inwoners in een
achterstandspositie van groot belang voor de bevordering van
zelfredzaamheid en het tegengaan van sociaal isolement. Met name zij
die door belemmerende omstandigheden niet (volledig) op eigen kracht
aan het arbeidsproces deel kunnen nemen, behoeven ondersteuning
vanuit de gemeentelijke overheid. Dit geldt met name voor inwoners
van onze gemeente/regio die zijn aangewezen op de Wet sociale
werkvoorziening (Wsw) en/of Wet werk en bijstand (Wwb). Om die reden
nemen wij in ons inkoopbeleid expliciete mogelijkheden op om er
(mede) voor zorg te dragen dat voor de hiervoor genoemde
doelgroep(en) voldoende en voldoende gevarieerd werk beschikbaar
komt en blijft. De leveringen en/of diensten betreffen in hoofdzaak,
doch niet exclusief, opdrachten met betrekking tot onderhoud in de
openbare ruimten (zoals groenonderhoud c.a.), schoonmaak en overige
facilitaire diensten in gemeentelijke gebouwen.Hierbij maken wij
gebruik van de mogelijkheden die Europese regelgeving ons ter zake
biedt waaronder, doch niet uitsluitend, de toepassing van:- (Quasi)
inbestedingsmogelijkheden op basis van jurisprudentie welke geldt
voor de uitvoering van de gemeentelijke taken op het terrein van de
uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening zoals deze voor onze
gemeenten op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling wordt
uitgevoerd in/via het WerkvoorzieningschapNoordoost-Brabant en haar
uitvoeringsorganisatie IBN-holding en/of de werkbedrijven van
IBN-holding.- Artikel 18 Richtlijn 2004/18/EG en artikel 17 Besluit
aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) waarin wordt
voorzien in het toepassen van een alleenrechthetwelk wij voor
bepaalde diensten willen toepassen ten behoeve van hen die zijn
aangewezen op de sociale werkvoorziening. Bij nadere beschikking zal
ons College vanBurgemeester en Wethouders een uitvoerende
rechtspersoon aanwijzen. - Artikel 19 Bao waarin wij de deelneming
aan procedures voor de gunning van opdrachten willen voorbehouden
aan sociale werkvoorzieningen als bedoeld in artikel 1, onderdeel e,
van het Besluit uitvoering sociale werkvoorziening en begeleid
werken, voor zover de meerderheid van de bij de uitvoering van de
betreffende opdracht betrokken werknemers, personen zijn met een
handicap die wegens de aard of de ernst van hun handicaps geen
beroepsactiviteiten in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. In
aanbestedingen van deze opdrachten zullen wij dit voorbehoud aan
sociale werkvoorzieningen expliciet vermelden.- Artikel 26 Bao
waarin de mogelijkheid is opgenomen voor bepaalde opdrachten in de
betreffende bestekken c.q. Programma’s van Eisen, de voorwaarde op
te nemen datminimaal 50% van de met uitvoering betrokken medewerkers
een sw-geïndiceerde betreft. Dit artikel zal tevens worden toegepast
om voor anderen met een achterstand tot de reguliere arbeidsmarkt
een percentage op te nemen waarin zij in het werk – hetzij middels
een dienstverband dan wel via een leerwerktraject – betrokken zullen
worden.In alle hiervoor vermelde situaties zal sprake zijn van een
marktconforme prijsstelling. Tijdens de gunning/aanbesteding zal het
criterium ‘de economisch meest voordelige aanbieding’ worden
gehanteerd bij beoordeling van de offertes.3ImplementatieVoor de ontwikkeling van de in dit Inkoopbeleid genoemde onderwerpen, is
het zaak de volgende activiteiten uit te voeren:1. Het inkoopbeleid
implementeren;2. De integrale inkoopfunctie organiseren;3. Het integrale
inkoopproces implementeren.Specifiek te benoemen acties zijn:Ad a. het
inkoopbeleid implementeren·Het inkoopbeleid c.q. het inkoopbeleidsplan
goedkeuren.Ad b. de integrale inkoopfunctie organiseren- Taken,
bevoegdheden en verantwoordelijkheden inkoopcoördinator/ concerninkoper
vaststellen en invoeren;- Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
decentrale inkopers vaststellen en invoeren;- Aanschaf Inkoop
Informatiesysteem overwegen.Ad c. het integrale inkoopproces
implementeren- Proces-/procedurebeschrijvingen inkoop goedkeuren;-
Inkoopproces toelichten. Bewustwording t.a.v. eigen invloed medewerkers
op goede verloop inkoopproces stimuleren;- Regelgeving toelichten en
implementeren;Contractmanagement opzetten;- Leveranciersmanagement
opzetten;- Kwaliteitsmanagement opzetten;- Control - c.q. auditsysteem
opzetten.Na vaststelling van het Inkoopbeleid is het raadzaam van dit
implementatietraject een stappenplan gekoppeld aan een tijdsbalk te
maken.4ToelichtingAd VoorwoordIn het Inkoopbeleid is het beleid opgenomen, waar
toe besloten is na discussie over de alternatieve mogelijkheden, zoals
dat op wettelijke basis nodig is. Er worden termen gebruikt die niet
meteen vanzelfsprekend zijn. Deze toelichting wil, daar waar gewenst,
denoodzakelijke achtergrond, onderbouwing of uitleg geven voor een beter
begrip van het inkoopbeleid.Resultaatgerichtheid is een groot goed. Echter, het resultaat
van het inkoopproces is slechts het zichtbare topje van een denkbeeldige
ijsberg. De onderliggende laag, net boven de waterlijn, is het stelsel
van procedures. Inkoopwerk is echter vooral mensenwerk. Op grond van
ervaring bij gemeenten blijkt dat het werken aan wat onder water blijft,
doorslaggevend is voor een succesvol verloop van het proces. Gerichtheid
op datgene wat zich 'onder water' afspeelt is dus essentieel. Door aan
te sluiten bij de beleving en de motivatie van de betrokkenen ontstaat
een levend beleid.Een beleid wordt gepresenteerd dat gedragen kan worden
door de mensen die het gaan uitvoeren, vanuit de visie dat mensen
gemotiveerd worden door wat hen drijft.De aanleiding om aandacht aan
inkoop en aanbesteding te geven wordt ervaren door een combinatie van
toenemende (financiële) druk op budgetten en (politieke) druk
optransparantie voor de Nederlandse overheden. De vraag om transparantie
in hoe zij omgaan met geld, heeft geleid tot verscherpte controle op
wet- en regelgeving. Wie bij controle van uitgaven niet gedocumenteerd
heeft dat geld transparant, non-discriminerend en objectief is
uitgegeven heeft een probleem. Aanleiding genoeg om een concrete
strategie uit te zetten en te implementeren.Ad 1.2DefinitiesLevering:De richtlijn levering heeft niet
alleen betrekking op de aankoop van producten. Onder een
overheidsopdracht voor levering wordt verstaan: een schriftelijke
overeenkomst onder bezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en
een leverancier voor de:- aankoop;- leasing;- huur of huurkoop (met op
zonder koopoptie) van producten.Indien de levering van producten
bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de
installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering. Dit is met name
van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde
overschrijdt, waarboven de richtlijn moet worden toegepast.Voorbeeld:
indien een provincie een telefoon-centrale koopt, dan maken de
installatiewerkzaamheden voor deze centrale deel uit van de opdracht tot
levering van detelefooncentrale.Diensten:De
richtlijn diensten omschrijft opdrachten voor dienstverlening als volgt:
een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een
aanbestedende dienst en eendienstverlener. De richtlijn Diensten maakt
onderscheid tussen A-diensten en B-diensten in Bijlage I van de
richtlijn. De categorie A-diensten, de zogenaamde prioritaire diensten,
vallen onder de volledige werking van de richtlijn. De categorie
B-diensten, de zogenaamde residuaire diensten, vallen onder het
verlichte regime van de richtlijn. Dit betekent dat bij de aanbesteding
van deze soorten diensten enkel de algemene aanbestedingsbeginselen van
toepassing zijn en meer in het bijzonder geldt dat het
non-discriminatiebeginsel van toepassing is en er achteraf een
publicatie van gunning dient te worden gepubliceerd op de
aanbestedingswebsite van de Europese Gemeenschappen. Het onderscheid in
de A- en Bdiensten kan tevens worden gemaakt aan de hand van de
CPV-codering van de Europese Gemeenschappen in samenhang met de
CPC-codering van de Verenigde
Naties.Werk:Een werk wordt in de richtlijn
gedefinieerd als "het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken
in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig eeneconomische of
technische functie te vervullen". Een aantal voorbeelden zijn: algemene
bouwnijverheid, sloperswerkzaamheden, waterbouw, spoorwegbouw en
wegenbouw.Ad 3Wettelijk kaderDe ontwikkelingen van het wettelijk kader worden hieronder verwoord.Op
31 maart 2004 stelden het Europees Parlement en de Raad van de Europese
Unie richtlijn nr. 2004/18/EG betreffende de coördinatie van de
procedures voor het plaatsen van overheids-opdrachten voor werken,
leveringen en diensten vast. Deze richtlijn werd gepubliceerd op 30
april 2004 en bevat voor de lidstaten de verplichting om deze richtlijn
uiterlijk op 31 januari 2006 in het recht van de lidstaat te
implementeren. In Nederland is de richtlijn geïmplementeerd door middel
van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Dit
besluit volgt de opzet van de richtlijn op de voet en kent daarmee
dezelfde voor - en nadelen als de nieuwe richtlijn.De ene nieuwe
richtlijn komt in de plaats van de drie oude, nl. de Richtlijn werken,
de Richtlijn leveringen en de Richtlijn diensten, die allen dateren van
1992-1993. Deze bundeling biedt het voordeel van meer uniformiteit.
Nadeel is echter dat procedures veel meer door elkaar staan. Door de
verschillen in de wijze van aanbesteding van werken, leveringen en
diensten is een complex geheel van meer dan twintig procedures
ontstaan.Het nadeel van het samenvoegen van alle procedures doet zich
vooral voor in de aanbestedingspraktijk, die voor een aanbesteding eerst
een keuze maakt met betrekking tot de te volgen wijze van aanbesteden en
vervolgens een uittreksel van de aanpak nodig heeft. Voor wat betreft
het aanbesteden van werken voorziet het ARW 2005 in deze uittreksels.
Voor de andere aanbestedingen (niet - werken) kan de ARW 2005 als
leidraad dienen.De nieuwe richtlijn moderniseert de oude Europese
aanbestedingsrichtlijnen. Er is sprake van een groot aantal
aanpassingen. Zo is er een nieuwe procedure, de concurrentiegerichte
dialoog, bijgekomen en stimuleert de richtlijn het gebruik van
elektronische middelen bij het aanbesteden. In een aantal gevallen
schept de richtlijn de mogelijkheid om een elektronische veiling aan de
gunning vooraf te laten gaan. Nieuw in de richtlijn is eveneens de
explicieteregeling van het gunnen van opdrachten op basis van
raamovereenkomsten.Begin 2009 zal naar verwachting de (nieuwe)
Aanbestedingswet van kracht worden, een raamwet waarbinnen ook het BAO
komt te vallen. In aanvulling op deze wet zullen diverse Algemene
Maatregelen van Bestuur van kracht worden. Ongetwijfeld zal dit effect
hebben op dit inkoopbeleid, waarin dan de wijzigingen zullen worden
verwerkt.Belangrijk gegeven, nu al geldig op basis van jurisprudentie,
maar zeker verwerkt in de nieuwe wetgeving is, dat bij toepassing van
het E G - verdrag er geen sprake meer hoeft te zijn van een
grensoverschrijdend aspect om toch volgens die (EG - verdrag)regels te
moeten werken, dan dus op nationaal niveau.Ad 4.3IntegriteitBeroepscode voor de inkoperDe Nederlandse Vereniging voor
Inkoopmanagement (NEVI) heeft zich ten doel gesteld de vakbekwaamheid en
professionaliteit van degenen die bij de uitoefening va de inkoopfunctie
betrokken zijn, te vergroten. Hierbij is het van belang dat inkopers hun
integriteit bewaken. Vanuit dit standpunt heeft de NEVI een beroepscode
geformuleerd, in overeenstemming met de IFPMM - code (International
Federation of Purchasing and Materials Management). De beroepscode geeft
een handreiking voor het omgaan met dilemma's die typerend zijn voor de
inkoopfunctie. De vier belangrijkste uitgangspunten van de code luiden:-
De professionele inkoper is loyaal ten opzichte van de eigen
onderneming;- De professionele inkoper behandelt leveranciers
rechtvaardig;- De professionele inkoper ondersteunt eerlijke
concurrentie;- De professionele inkoper houdt de reputatie van de
professie hoog.Ad 4.4TransparantieBeroepscode voor de inkoperDe Nederlandse Vereniging voor
Inkoopmanagement (NEVI) heeft zich ten doel gesteld de vakbekwaamheid en
professionaliteit van degenen die bij de uitoefening va de
inkoopfunctiebetrokken zijn, te vergroten. Hierbij is het van belang dat
inkopers hun integriteit bewaken.Vanuit dit standpunt heeft de NEVI een
beroepscode geformuleerd, in overeenstemming metde IFPMM - code
(International Federation of Purchasing and Materials Management).
Deberoepscode geeft een handreiking voor het omgaan met dilemma's die
typerend zijn voor deinkoopfunctie. De vier belangrijkste uitgangspunten
van de code luiden:· De professionele inkoper is loyaal ten opzichte van
de eigen onderneming;· De professionele inkoper behandelt leveranciers
rechtvaardig;· De professionele inkoper ondersteunt eerlijke
concurrentie;· De professionele inkoper houdt de reputatie van de
professie hoog.Ad 4.6Non - discriminatieOp Europees niveau betekent dit dat discriminatie op nationaliteit van
de leverancier verboden is. Op nationaal niveau houdt non -
discriminatie in dat elke (potentiële) leverancier gelijk behandeld
wordt. Recente jurisprudentie geeft dit aan.Ad 4.7Maatschappelijk verantwoord inkopenDuurzaam ondernemen en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)
worden in Nederland wel als synoniemen gezien. Ook duurzame ontwikkeling
wordt gebruikt. Is duurzaam ondernemen onderdeel van maatschappelijk
verantwoord ondernemen? Heeft duurzame ontwikkeling hoofdzakelijk
betrekking op milieuaspecten? Definitie van MVO volgens de SER: “het
bewust richten van de ondernemingsactiviteiten op lange termijn
waardecreatie in drie dimensies: markt (het economisch rendement), mens
(de gevolgen voor de mens, binnen en buiten de onderneming) en milieu
(de effecten op het natuurlijk leefmilieu). Wij richten ons hier,
middels maatschappelijk verantwoord inkopen op maatschappelijk
verantwoord ondernemen, waarbij het accent ligt op zowel economie,
milieu als sociale aspecten. Deze benadering wordt verwoord in de
volgende definitie: maatschappelijk verantwoord ondernemen is de
ondernemingsstrategie waarbij aandacht voor people, planet en profit in
evenwicht is. Veranderingen in de omgeving van de onderneming en de
onderneming zelf maken maatschappelijk verantwoord ondernemen tot een
dynamisch proces. People, planet en profit zijn de drie pijlers van
maatschappelijk verantwoord ondernemen: People Tot het domein
People worden de prestaties gerekend op sociaal - ethisch gebied. Hoe
gaat het bedrijf om met haar personeel en hoe presteert zij op het
gebied van sociale cohesie (de maatschappij in ruimere zin)? Thema's die
hier spelen zijn: behartiging mensenrechten, omkoping en fraude,
kinderarbeid, man - vrouw verhoudingen, armoedevraagstuk, diversiteit en
discriminatie, medezeggenschap, gedragscodes en dergelijke.Planet
Tot het domein Planet worden de prestaties gerekend op het gebied
van milieu in ruime zin. Hoe pakt een bedrijf haar verantwoordelijkheid
op ten aanzien van het belasten van het milieu, de natuur en het
landschap? Milieuzorg, ketenbeheer, eco - efficiency, schoner
produceren, duurzame technologieontwikkeling, duurzame
bedrijventerreinen zijn hiervan voorbeelden.Profit Tot het
domein Profit worden niet alleen de pure financiële prestaties van de
onderneming (winst, omzet en dergelijke) gerekend. Het gaat meer om
economische zaken. Hier spelen thema's als: werkgelegenheid,
investeringen in infrastructuur, locatiebeleid, politieke betrokkenheid,
uitbesteding, economische effecten van de diensten en producten. Ook
sponsoring, medewerkerparticipatie, winstbestemming en dergelijke horen
hier thuis. Veel (grote) ondernemingen die actief bezig zijn met
maatschappelijk verantwoord ondernemen leggen de basisprincipes vast in
zogenaamde “business principes”?. Ook vanuit de rijksoverheid komt de
roep om een maatschappelijk verantwoorde houding van overheden. Inkopen
van overheden omvatten op jaarbasis miljarden euro’s. Met het programma
Duurzame Bedrijfsvoering Overheden wordt niet alleen de rijksoverheid
aangezet tot duurzame inkoop maar ook de lagere overheden. Vanaf 2010
moeten gemeenten bij 50 % van de inkopen duurzaamheid als zwaarwegend
criterium meenemen. Wij realiseren ons dat MVO nog volop in ontwikkeling
is, ook internationaal gezien. Daarom is het zaak MVO als onderdeel van
de specificatie en als selectiemiddel bij leveranciers toe te passen in
verhouding tot de te gunnen opdracht.Ad 5.3Organisatie inkoopfunctieHoewel er diverse verfijningen denkbaar zijn, overheersen met name drie
hoofdvormen van inkooporganisatie: •Centrale inkooporganisatie;
•Decentrale inkooporganisatie; •Gecoördineerde inkooporganisatie. Gezien
de voor - en nadelen van centrale en decentrale inkoop, veel draait om
bundeling van inkoopmacht versus zelfstandigheid van afdelingen en
inkoopexpertise versus materiedeskundigheid, wordt gecoördineerde inkoop
vaak als meest geschikt beschouwd, zeker in een gemeentelijke
organisatie. De gecoördineerde inkoop combineert de voordelen van de
andere hoofdvormen en neutraliseert de nadelen ervan.De gemeente Cuijk
werkte voornamelijk met het decentrale inkoopmodel. Er blijkt echter dat
het decentraal neerleggen van de verantwoordelijkheid in de organisatie,
de volgende nadelen heeft voor de gemeente: •Een 'versnipperde' inkoop;
weinig effectiviteit; •Weinig eenduidigheid en slecht inzicht in lopende
zaken; een zgn. eilandencultuur; •Gebrekkige rechtmatigheid: het schort
aan het navolgen van wet - en regelgeving.De decentrale
'versnipperde' organisatie kan met de schets hiernaast worden
weergegeven. Binnen de sectoren is een groot aantal ambtenaren bezig met
inkopen. Dit gebeurt doorgaans onafhankelijk van elkaar. Er vindt weinig
tot geen coördinatie plaats op afdeling- of sectorniveau.Afgezien van
enige uitzonderingen, waar door bepaalde initiatieven al wel een
samenwerking met buurgemeenten tot stand is gekomen, is de inkoopfunctie
op deze wijze ook onvoldoende zichtbaar om als basis te dienen voor
samenwerking. Decentrale inkoop Door, afhankelijk van de
behoefte, per afdeling of sector één of meer functionarissen aan te
wijzen kan inkoop op relatief eenvoudige wijze gestalte krijgen. Het
betekent dat niet meer iedereen mag/kan gaan inkopen maar dat er een in
het inkoopvak bijgeschoolde medewerker komt die namens de afdeling als
inkoper functioneert.Deze decentrale inkoper treedt op als inkoper voor
de specifieke inkooptaken van zijn afdeling. Daarnaast kan iedere
decentrale inkoper voor de hele organisatie optreden als inkoper voor
bepaalde goederen of diensten die organisatiebreed worden gebruikt. Dit
laatste in afstemming met de collega decentrale inkopers. De mate waarin
deze functionaris zijn dagtaak vult met inkoop is afhankelijk van de
behoefte. Het is zeer wel denkbaar dat hij gedeeltelijk bezig blijft met
de binnen de afdeling gebruikelijke taken. Gecoördineerde inkoop
Een ontwikkeling die bij veel gemeenten te signaleren is, is de
instelling van gecoördineerde inkoop. Bij een dergelijke structuur wordt
de organisatie ondersteund met een centrale, commerciële
inkoopcoördinator, die als inkoopdeskundige in de organisatie aanwezig
is. Belangrijk is dat deze inkoopcoördinator volledig geschoold wordt
(c.q. is) voor zijn functie en de diverse inkoopopleidingen heeft
doorlopen. Eventueel kan hij/zij zich op deelgebieden laten adviseren
door externe inkoopdeskundigen op projectbasis. De centrale
inkoopcoördinator is verantwoordelijk en bevoegd voor het opstellen,
uitvoeren en in standhouden van het inkoopbeleid, de procedures en
instructies. Tevens is hij/zij voor het management het aanspreekpunt
voor de wijze, waarop is ingekocht en de wijze van rapportage
hierover.De centrale inkoopcoördinator hoeft niet altijd degene te zijn,
die de inkoopactiviteiten uitvoert, hij/zij kan dit delegeren naar de
organisatie toe naar specifiek hiervoor aangewezen decentrale inkopers.
Deze gedelegeerde bevoegdheid ontslaat hem/haar echter niet van de
eindverantwoordelijkheid en rapportage. Alle raamcontracten of grotere
(Europese) aanbestedingen worden wel door hem/haar uitgevoerd. Hij/zij
kan voor dergelijke projecten een team van materiedeskundigen en
eventueel benodigde inkoopspecialisten samenstellen en de inkoopopdracht
uitvoeren. Het kan zowel een inkoopopdracht zijn die binnen de grenzen
van één sector ligt, als een onderwerp wat sector overschrijdend is. Het
inkoopproject wordt dan uitgevoerd in teamverband met een
materiedeskundige en een inkoopdeskundige. De inkoopcoördinator is dan
de persoon die namens de gemeente toezicht houdt op de
inkoopactiviteiten van de samenwerkingsverbanden die de gemeente is
aangegaan. Daarnaast onderzoekt hij/zij de mogelijkheden tot verbetering
van inkoopcondities door samenwerking met andere partijen. Binnen een
samenwerkingsverband met andere gemeenten zouden de diverse
coördinatoren functioneel rapporteren aan de portefeuillehouder voor
inkoop binnen het bestuur van het samenwerkingsverband. Samengevat biedt
het gecoördineerde inkoopmodel efficiëntie voordelen en
inkoopbesparingen door o.a.: •het bundelen van inkoopvolume (men creëert
hiermee een sterke onderhandelingspositie) •de grote inkoopexpertise
•goed zicht op lopende zaken; transparantie •betere naleving van de
wetgeving; rechtmatigheid •(men voorkomt risico’s op schadeclaims)Ad 6InkoopvormenEen nadere toelichting op de inkoopvormen De in het beleid
gebruikte inkoopvormen: •Enkelvoudig inkopen: één leverancier wordt
gevraagd een aanbieding te doen (één op één). •Meervoudig inkopen: dit
is een procedure waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie
leveranciers, dienstverleners of aannemers wordt uitgenodigd een offerte
uit te brengen. •Openbaar aanbesteden: de gemeente plaatst op nationaal
niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie
tussen alle leveranciers uit het land. •Europees aanbesteden: de
gemeente plaatst op europees niveau een aankondiging voor een opdracht.
Er is vrije concurrentie tussen alle europese opdrachtnemers.
Innovatieve inkoopvormen:Op het gebied van samenwerking tussen overheid
en bedrijfsleven wordt al enige jaren geëxperimenteerd met nieuwe
(innovatieve) contractvormen, waarbij de traditionele rolverdeling
tussen opdrachtgever en opdrachtnemer anders kan komen te liggen. De
gemeente wil, waar zinvol, deze innovatieve vormen gebruiken, zoals: •De
geïntegreerde contractvormen. Genoemd kunnen worden de Design &
Construct - en de Turnkey -contracten. Bij deze contractsvormen wordt
(een deel van) het ontwerp door de aannemer gemaakt. De overdracht kan
plaatsvinden op basis van een programma van eisen (Turnkey) of op basis
van een voorontwerp (Design & Construct). •Publiek - Private
Samenwerking (PPS). Er bestaan diverse vormen van PPS constructies.
Verdere ontwikkelingen op dit gebied zullen mede bepalen of de gemeente
van een dergelijke constructie gebruik zal maken. •Elektronische
veiling. Deze inkoopvorm staat nog betrekkelijk in de kinderschoenen als
het gaat om kant en klare toepassingen, maar kan zich, analoog aan
andere digitale ontwikkelingen, snel ontwikkelen. Dat deze inkoopvorm in
de Europese richtlijn is opgenomen zal daarbij zeker helpen.
•Prijsvragen voor ontwerpen.5ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN LAND VAN CUIJK 20081Algemeen1Hierna wordt verstaan onder:
deze voorwaarden: deze algemene inkoopvoorwaarden die van
toepassing zijn op en deel uit maken van de
overeenkomst;
de gemeente: de betreffende gemeente;
levering: het leveren van zaken en diensten waartoe behoort
het verrichten van werkzaamheden niet zijnde aanneming van
werk;
de prestatie: de door de wederpartij te leveren zaken en
diensten die voldoen aan de overeenkomst, voorwaarden en
specificaties;
schriftelijk: op schrift, per fax of op andere wijze
uitdrukkelijk vooraf door de gemeente toegestaan.
2Deze voorwaarden zijn van toepassing op: - alle aanvragen van de
gemeente voor een aanbieding of offerte;- alle aan de gemeente
gedane aanbiedingen van de prestatie;- alle opdrachten en
overeenkomsten over de prestatie.3De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de wederpartij,
onder welke benaming dan ook, wordt hierbij uitdrukkelijk
uitgesloten.4Alleen schriftelijk overeengekomen afwijkingen van deze voorwaarden
en wijzigingen in of bij de overeenkomst zijn geldend.5Op deze voorwaarden, alsmede op alle aanbiedingen en overeenkomsten
waarop deze geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, is
uitsluitend Nederlands recht van toepassing met uitsluiting van het
Weens Koopverdrag: Convention on the International Sale of Goods
(CISG).6Geschillen die uit deze voorwaarden of de daarop gebaseerde
overeenkomsten voortvloeien worden voorgelegd aan de bevoegde
rechter te 's-Hertogenbosch.7Indien enige bepaling van deze voorwaarden nietig is of vernietigd
wordt, blijven de overige bepalingen van deze voorwaarden onverkort
van kracht.2Totstandkoming overeenkomst1Een aanbod van de wederpartij is onherroepelijk gedurende een
termijn van dertig dagen nadat deze de gemeente heeft bereikt. Bij
een inschrijvingsprocedure, vangt de termijn aan op de
sluitingsdag.2Indien de gemeente het aanbod schriftelijk aanvaardt dan komt de
overeenkomst tot stand op het moment dat de wederpartij hiervan
kennis neemt of in redelijkheid kennis van heeft kunnen nemen.3Een aanbod van de gemeente is slechts een uitnodiging of aanvraag
aan de wederpartij tot het doen van een aanbod, aanbieding of
offerte in de zin van lid 1.4Bij een raamovereenkomst komt de overeenkomst tot stand telkens op
het moment dat de opdracht voor een (deel)levering, binnen het kader
van deze overeenkomst, door de gemeente wordt verzonden.5De wederpartij vergewist zich bij de totstandkoming van de
overeenkomst van de correcte toepassing van de Europese regels en
vrijwaart op die grond tegen haar schade de gemeente.3Prijs1Alle prijzen zijn vast, in euro's, exclusief BTW, en gelden bij
zaken incl. de kosten van verpakking, transport, verzekering en
vervoer naar een door de gemeente aangegeven plaats van
levering.2De gemeente verlangt voor een (deel)prestatie die nog niet is
geleverd en is bevoegd voor overige gevallen te verlangen dat
wederpartij een bankgarantie afgeeft of een waarborgsom stort ter
verzekering van de prestatie of de correcte nakoming van de
overeenkomst.4Verpakking en verzending1De wederpartij verpakt de zaken behoorlijk en milieuvriendelijk en
voorziet deze van een paklijst. De wederpartij is aansprakelijk voor
alle schade ontstaan door of in verband met onvoldoende verpakking
en/of een paklijst niet conform lid 3 hierna.2Retourzending van verpakkingsmaterialen, leenassemblage of de zaken
na afkeuring door de gemeente, geschiedt voor rekening en risico van
de wederpartij naar het verzendadres.3Op de paklijst vermeldt de wederpartij: de specificatie van de
zaken, maten en gewichten en het door de gemeente meegedeelde
opdrachtnummer, contactpersoon en afleveradres.5Levering en keuring1De levering vindt plaats zodra de prestatie voldoet aan de
overeenkomst én de gemeente dit aan wederpartij bevestigt. - Bij
zaken heeft de gemeente hierover op de plaats van bestemming, de
feitelijke beschikking verkregen, en heeft tevens getekend voor
ontvangst. Echter de levering wordt geacht niet te hebben
plaatsgehad als de gemeente de zaken binnen veertien werkdagen
afkeurt wegens niet voldoen aan de overeenkomst, waardoor het risico
en de eigendom bij de wederpartij is gebleven. - Over de vervulling
van diensten wordt maandelijks gerapporteerd.2De levering geschiedt op de overeengekomen plaats en tijdstip en
binnen de overeengekomen termijn, welke als fatale termijn
geldt.3De wederpartij geeft onmiddellijk schriftelijk bericht aan de
gemeente zodra de wederpartij weet of behoort te weten dat de
levering niet, niet tijdig of niet naar behoren zal plaatsvinden,
onder vermelding van de omstandigheden die aanleiding zijn van deze
tekortkoming.4De levertijd vangt aan op de dag waarop door de gemeente
schriftelijk de opdracht wordt gegeven; ingeval van een mondelinge
of telefonische opdracht vangt de levertijd aan op de dag waarop de
opdracht schriftelijk door de gemeente wordt bevestigd.5De gemeente is te allen tijde gerechtigd tot een onafhankelijke
keuring van de prestatie. Bij afkeuring, meldt de gemeente dit
terstond aan de wederpartij en zijn deze keuringskosten voor
rekening van de wederpartij. De afwijkingen bij de keuring gelden
zonder meer als een tekortkoming van de wederpartij.6Eigendom en risico1De eigendom en het risico vanuit de prestatie gaan met toebehoren
als kwaliteitskeurmerken of -certificaten, over op de gemeente zodra
de prestatie is geleverd.2Het risico van de zaken wordt geacht bij de wederpartij te zijn
gebleven indien de gemeente op goede gronden het recht op ontbinding
van de overeenkomst inroept.7Betaling1Betaling geschiedt binnen dertig dagen nadat de gemeente binnen
veertien werkdagen na de levering, de prestatie en de facturen heeft
goedgekeurd. De betaling wordt opgeschort totdat de wederpartij aan
al haar openstaande verplichtingen heeft voldaan.2De wederpartij specificeert op de factuur haar kosten en vermeldt
ook een omschrijving en kenmerk van de overeenkomst, op straffe van
opschorting van de betalingsverplichting.3Verricht de wederpartij werkzaamheden, welke zij aanmerkt als
overschrijding van de overeengekomen prestatie, dan komen deze
kosten slechts voor betaling in aanmerking als deze zijn
vastgelegd.4Betaling van de prestatie ontslaat de wederpartij niet van enige
garantie en/ of aansprakelijkheid zoals deze voortvloeit uit de
tussen de gemeente en wederpartij gesloten overeenkomst.5De wettelijke rente wordt verschuldigd veertien dagen nadat onder
aanzegging van deze rente, schriftelijk tot betaling is
gemaand.8Garantie en kwaliteit1De wederpartij garandeert dat haar prestatie geheel in
overeenstemming is met in de overeenkomst en opdracht gegeven
omschrijving, specificaties en voorwaarden. In die zin is de
prestatie van goede kwaliteit en voldoet tenminste aan de geldende
wet- en regelgeving, de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid,
levensduur, doelmatigheid en afwerking, en is geschikt voor het doel
waarvoor zij is bestemd. De garantie hiervan verloopt analoog
volgens de regels van Consumentenkoop uit het Burgerlijk Wetboek en
bevat ten minste een garantietermijn van twaalf maanden, te
verlengen met de hersteldagen uit lid 3 hierna.2De wederpartij staat in voor de kwaliteit en integriteit van diegene
die namens haar belast is met de uitvoering van de
overeenkomst.3De wederpartij zal voor haar rekening en risico alle voorkomende
gebreken op eerste aanzegging en tot genoegen van de gemeente
herstellen, onverminderd de aansprakelijkheid uit artikel 14.9Voorschriften, verzekering, toezicht1De wederpartij, haar werknemers en door haar ingeschakelde derden
conform artikel 11, zijn gehouden bij de nakoming van de
overeenkomst, alle toepasselijke wettelijke voorschriften in acht te
nemen, evenals de voorschriften die door de gemeente zijn
vastgesteld en bekendgemaakt.2De wederpartij verplicht zich vanaf de totstandkoming van de
overeenkomst afdoende verzekerd te zijn en zich verzekerd te houden
voor beroepsaansprakelijkheid en andere aansprakelijkheden die van
toepassing zijn, en werkt op eerste verzoek van de gemeente mee aan
de cessie van alle aanspraken hieruit.3De gemeente is gerechtigd binnen de voorschriften en verplichting
uit de leden 1 en 2 te allen tijde en zonder vooraankondiging, bij
de wederpartij toe te zien op de naleving hiervan.10Milieubescherming1De wederpartij verstrekt op verzoek alle beschikbare milieurelevante
informatie over de samenstelling en opbouw van de zaken, zoals
gebruikte materialen en samenstellende stoffen.2De zaken mogen geen stoffen bevatten uit de Regeling Europese
afvalstoffenlijst aangeduid met een asterisk, en dienen zo min
mogelijk stoffen en preparaten te bevatten die onder de Wet
milieugevaarlijke stoffen vallen.3De wederpartij levert een zaak dat in het afvalstadium bij de
gebruikelijke verwerkingsmethode zo min mogelijk milieubelasting
veroorzaakt.11Overdracht en uitbesteding1De wederpartij mag de rechten en verplichtingen die voor haar uit de
overeenkomst voortvloeien noch geheel, noch gedeeltelijk aan een
derde overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van
de gemeente. De gemeente heeft het recht aan deze toestemming
voorwaarden te verbinden.2De wederpartij behoeft de voorafgaande schriftelijke toestemming van
de gemeente voor uitbesteding aan derden. De wederpartij blijft
volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor door derden in
verband met de opdracht te verrichten werkzaamheden en vrijwaart de
gemeente voor elke aansprakelijkheid inzake wettelijke voorschriften
en regelingen over inleners-, keten- en
opdrachtgeversaansprakelijkheid, alsmede voor terzake naar
redelijkheid gemaakte kosten van rechtsbijstand.3In de gevallen uit de leden 1 en 2 zijn deze voorwaarden op de derde
van toepassing als ware een rechtsbetrekking tussen de gemeente en
die derde.12Geheimhouding en hulpmiddelen1De wederpartij is tot geheimhouding jegens derden verplicht ten
aanzien van alle bedrijfs- en persoonsgegevens van de gemeente die
haar uit hoofde van de relatie met de gemeente ter kennis zijn
gekomen.2De wederpartij verwerkt persoonsgegevens slechts in opdracht van de
gemeente en treft voor de privacybescherming voldoende waarborgen en
beveiligingsmaatregelen.3De wederpartij staat in voor haar medewerkers, alsmede derden van
wier diensten de wederpartij gebruik maakt, zich overeenkomstig de
leden 1 en 2 zullen gedragen.4Door de gemeente ter beschikking gestelde tekeningen, modellen,
instructies, specificaties en overige hulpmiddelen blijven eigendom
van de gemeente. De wederpartij is als houder verplicht deze in
goede staat te houden en voor eigen risico te nemen.13Intellectuele eigendom1De wederpartij garandeert dat de prestatie met toebehoren en al
hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert, vrij zijn van
alle bijzondere lasten en beperkingen, zoals octrooirechten,
merkrechten, modelrechten en auteursrechten.2De wederpartij vrijwaart de gemeente voor alle aanspraken van derden
die verband houden met enige schending van de wederpartij van het in
lid 1 gestelde en vergoedt aan de gemeente alle schade die daarvan
het gevolg is.3Ten aanzien van het door de gemeente verstrekte, zoals tekeningen,
ramingen, ontwerpen en dergelijke, behoudt de gemeente zich naast
het eigendomsrecht, ook het auteursrecht voor.4Als onderdeel van de prestatie draagt de wederpartij het
auteursrecht uitdrukkelijk over aan de gemeente en verricht daartoe,
voorzover noodzakelijk, op eerste verzoek van de gemeente al die
(rechts)handelingen die daarvoor nodig zijn.14Aansprakelijkheid1De wederpartij is met betrekking tot de door haar geleverde zaken en
verrichte diensten aansprakelijk voor alle (verdere) schade,
gevolgschade daaronder begrepen, en gehouden tot vergoeding van
bedrijfsschade, winstderving, alle gerechtelijke en
buitengerechtelijke kosten, schade voortvloeiende uit aanspraken van
derden jegens de gemeente of welke andere schade dan ook. Deze
aansprakelijkheid strekt zich mede uit jegens natuurlijke en/of
rechtspersonen werkzaam voor of bij de gemeente, alsmede derden
waarmee de gemeente verplichtingen is aangegaan.2De wederpartij vrijwaart de gemeente terzake van alle aanspraken van
derden tot vergoeding van schade aan derden door de wederpartij aan
de gemeente geleverde zaken en/of verrichte diensten.15Boetebepaling1Onverminderd het recht van de gemeente om nakoming, ontbinding en
schade boven het boetebedrag te vorderen, heeft de gemeente de
bevoegdheid om aan de wederpartij een direct opeisbare boete op te
leggen van 10% van de prijs van de gehele prestatie in het geval
dat:
niet binnen de overeengekomen termijn de volledige diensten
zijn verricht of zaken zijn geleverd die aan de overeenkomst
beantwoorden;
de leden 1, 2 en 3 uit artikel 12 van deze voorwaarden over
geheimhouding niet zijn nageleefd, tenzij de tekortkoming
niet aan de wederpartij kan worden toegerekend.
16Ontbinding en beëindiging1Buiten hetgeen elders in deze voorwaarden is bepaald, is de gemeente
gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang bij een
aangetekend schrijven buiten rechte te ontbinden indien:
de wederpartij in staat van faillissement wordt verklaard,
of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling wordt
verleend, danwel haar vermogen wordt opgeheven of op een
aanmerkelijk deel van haar vermogen beslag wordt gelegd,
danwel in al die gevallen een aanvraag daartoe, danwel
anderszins niet langer in staat moet worden geacht aan haar
verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst te kunnen
voldoen;
door of vanwege de wederpartij enig voordeel is aangeboden
of verschaft aan personeel, medewerkers of
vertegenwoordigers van de gemeente of door haar
ingeschakelde derden.
de wederpartij niet of niet langer beschikt over de
noodzakelijke publiekrechtelijke vergunningen.
de wederpartij deze voorwaarden niet of niet correct
naleeft.
2Na ontbinding van de koopovereenkomst is de gemeente bevoegd aan de
wederpartij voor rekening en risico van de wederpartij de zaken
terug te zenden, die op grond van dezelfde overeenkomst reeds
geleverd waren maar niet meer doeltreffend gebruikt kunnen worden en
van de wederpartij de betalingen die de gemeente voor deze zaken
mocht hebben gedaan, terug te vorderen.3Bij ontbinding van de koopovereenkomst is de wederpartij verplicht
aan de koper behalve de in artikel 14 genoemde schade, ook alle
verdere schade die de gemeente mocht lijden o.a. door een
dekkingskoop en door winstderving, te vergoeden.4Door de ontbinding worden alle openstaande vorderingen van de
gemeente onmiddellijk opeisbaar.5De beëindiging, opzegging of ontbinding van de overeenkomst ontslaat
de wederpartij niet van de verplichtingen op de wederpartij die naar
hun aard bedoeld zijn om van kracht te blijven, zoals geheimhouding,
aansprakelijkheid, garanties.6INKOOPSAMENWERKINGUitgangspunten inkoopsamenwerking in het Land van Cuijk: - Samenwerking
is geen doel op zich, maar een middel om doelen te bereiken die
individueel niet bereikbaar zijn.Iedere participant aan de samenwerking
kan andere doelen voor ogen hebben. Daarom zal iedere deelnemer zich
moeten afvragen of samenwerking de geëigende weg is om zijn doelen te
halen. Zo kan men vertraging en teleurstelling achteraf voorkomen. -
Samenwerking is geen automatisme, maar moet men leren.Als men nog nooit
eerder met elkaar heeft samengewerkt, moet de samenwerking groeien, men
moet elkaar leren kennen. Vooral standaard producten lenen zich om
gezamenlijk in te kopen. Naarmate de samenwerking duurzamer is, groeit
het onderling vertrouwen en zijn hogere ambities te realiseren.-
Samenwerking moet op strategisch niveau zijn
verankerd.Inkoopsamenwerking kent strategische, tactische en
operationele aspecten. Het is dus geen zaak van de inkoopafdeling
alleen. Inkoopsamenwerking vraagt om aanpassingsvermogen van de
organisatie. Het committent en de sturing van het strategisch niveau
zijn daarom onontbeerlijk om slagvaardig te kunnen samen werken.-
Succesvol samen inkopen betekent niet noodzakelijkerwijs samen een
contract afsluiten.Inkopen en aanbesteden kent vele facetten en
gradaties. Het afsluiten van een gezamenlijk contract is er slechts een
van. Een andere mogelijkheid is bijvoorbeeld dat men kennis deelt en het
contract individueel afsluit. Zoek de samenwerking die het best bij je
past.- Als mensen niet willen samenwerken, vinden ze altijd wel iets om
het niet mee eens te zijn.Als de samenwerking op inhoud stagneert, dan
is er vaak een probleem binnen het samenwerkingsproces. Signaleer de
symptomen en stel de oorzaak ter discussie.- Vertrouwen is het fundament
voor samenwerking en begint bij wederzijds begrip en respect.Zelfs
wanneer de zaken volledig zijn dichtgetimmerd, verloopt de samenwerking
uiterst stroef wanneer er geen werkbaar niveau van vertrouwen aanwezig
is. Vertrouwen ontstaat door het delen van kennis en ervaring en het
serieus nemen van de wensen van een ander. - Respecteer verschillen,
maar maak deze niet groter dan strikt noodzakelijk.Maak generiek waar
dit kan, maar blijf specifiek waar dit moet. Bij een groot streven naar
homogeniteit ontstaat er een onwerkbaar en kostbaar compromis waar
niemand mee gediend is. Anderzijds zijn er vaak meer overeenkomsten dan
men denkt.- Haast kost tijd, maar zonder tijdsdruk kom je nergens.Als de
tijdsdruk hoog is neemt de kans op onzorgvuldigheden toe. Dit leidt vaak
tot tijdrovende problemen verderop in het traject. Weet dat een
aanbestedingstraject gemiddeld een half jaar in beslag neemt. Aan de
andere kant is tijdsdruk belangrijk om deelnemers scherp en gefocust te
houden, zonder dat er teveel ruimte voor details ontstaat.- Uitspraak
zonder inzicht leidt tot inspraak zonder uitzicht.Het is belangrijk dat
de juiste deskundigheden binnen het samenwerkingsproces worden
betrokken. Hun rol, taken en verantwoordelijkheden moeten vooraf goed
gedefinieerd zijn, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.- Het werk is
niet klaar met het tekenen van een contract.Het tekenen van een contract
wordt vaak gezien als het einde van een wervingsproces. Al het werk dat
is verricht, is in feite de voorbereiding voor de levering zelf. Ook het
beheer en de uitvoeringsorganisatie moeten uitgewerkt zijn, wil de
aanbesteding tot een succesvol einde komen.