CVDR86298_1Nota Inkoopbeleid vijf gemeenten Land van CuijknlregelingSint Anthonis2017-10-03Sint AnthonisPeelrandwijzer 15-10-2008Nota Inkoopbeleid vijf gemeenten Land van CuijkEuropese Richtlijnen inzake aanbestedingen, Gemeentewet, de Financiële verordening gemeente Sint Anthonis gemeenteraadbestuur en recht2008-09-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2008-10-162014-04-23nieuwe regelingPeelrandwijzer 15-10-2008Administratieve organisatieGeen.Geen.Nota Inkoopbeleid vijf gemeenten Land van CuijkNota InkoopbeleidVijf gemeenten Land van Cuijk 2008 VoorwoordEnkele jaren geleden is de Samenwerking Land van Cuijk (SLvC) van start gegaan en zijn er tal van initiatieven genomen om tot samenwerking te komen.Het doel van deze samenwerking is:“Aan de burgers uit het Land van Cuijk hoogwaardige kwaliteit van diensten en producten leveren tegen zo laag mogelijke kosten door de inzet en bundeling van de aanwezige expertise in de vijf gemeentelijke organisaties."Eén van de trajecten die is opgestart betreft de samenwerking op het gebied van inkoop. In het najaar van 2007 is een projectgroep gevormd. Deze bestaat uit vertegenwoordigers van de vijf gemeenten in het Land van Cuijk (Boxmeer, Cuijk, Grave, Mill en St. Hubert en Sint Anthonis). De projectgroep heeft zich ten doel gesteld om inkoop in het Land van Cuijk verder te professionaliseren door een stevig beleid en verbetering van de uitvoering.Door een gezamenlijk inkoopbeleid zijn veel voordelen te realiseren. Enerzijds is het mogelijk om te komen tot een betere stroomlijning van de inkoopprocessen, anderzijds kunnen er daadwerkelijk kostenbesparingen gerealiseerd worden. Het één heeft met het ander te maken.Voor de uitvoering van werken, inkoop van goederen en het laten verrichten van diensten sluit de gemeente contracten af met leveranciers. De gemeente besteedt jaarlijks een groot deel van haar begroting hieraan. Daarin ligt al de behoefte aan een beleid waarin richting gegeven wordt aan de wijze waarop deze gemeente invulling geeft aan haar inkoop en aanbestedingen. Enerzijds in verband met kostenbeheersing en publieke verantwoording van de uitgifte van gelden en anderzijds vanwege een toenemende druk op de rechtmatigheid van het handelen op het gebied van inkoop en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring. Immers, als overheidsinstelling is de gemeente gehouden aan het EG-verdrag waarbij het toepassen van objectieve, transparante inkoop- en aanbestedingsprocessen voor alle lidstaten geldt. Onze verantwoordelijkheid inzake handhaving van wet- en regelgeving op het terrein van inkoop en aanbestedingen kan niet meer zonder een vastgesteld beleid. Dit alles vereist een efficiënt en zorgvuldig aanbestedingsbeleid met heldere, toetsbare procedures.Op basis van de argumenten die hierboven zijn genoemd, is besloten het beleid en de uitvoering in het Land van Cuijk op één lijn te brengen. De start hiervoor is één nota inkoopbeleid voor de vijf gemeenten in het Land van Cuijk. Het doel van deze nota is een algemeen kader te scheppen voor de inkopen in het Land van Cuijk. Dit kader dient op vele gebieden nader uitgewerkt te worden. Wij streven ernaar om ook deze uitwerkingen gezamenlijk op te pakken.Het inkoopproces dient op een rechtmatige, doelmatige en integere wijze te worden uitgevoerd en risico’s dienen zoveel mogelijk te worden vermeden. Zonder het inkopen van goederen, diensten en werken is het voor veel afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie moeilijk, zo niet onmogelijk, hun werkzaamheden uit te voeren. Daarom is het belangrijk dat het beleid ten aanzien van inkoop actueel en passend is binnen het gemeentebeleid, zodat het gedragen kan worden door de hele organisatie. Van belang is dat een nieuw beleid uiteindelijk door alle lagen binnen de gemeente gedragen (en uitgedragen) wordt.Bij de vaststelling van dit beleid als resultaat van de samenwerking zal een uitvoerige handleiding beschikbaar komen, welke een uitwerking vormt van het beleid voor werken, leveringen en diensten.De nota inkoopbeleid bestaat uit vier delen en een bijlage van twee delen. Voor de volledigheid wordt deze aan alle raden en colleges aangeboden. De vaststelling gebeurt echter door verschillende bestuursorganen. Dit heeft te maken met de mate waarin een bestuursorgaan kaderstellende dan wel uitvoerende taken heeft.De inhoud van de nota inkoopbeleid – vijf gemeenten Land van Cuijk 2008 is als volgt:•Deel 1: NOTA INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 2008Dit deel is bestemd voor de raad. De raad wordt expliciet voorgesteld om deel 1 vast te stellen. Het gaat hier om de kaders van het inkoopbeleid in de vijf gemeenten in het Land van Cuijk.•Deel 2: REGELING INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 2008Dit deel is samen met deel 3, deel 4 en deel 5 bestemd voor het college van Burgemeester en Wethouders. Het college wordt expliciet voorgesteld om deze vier delen vast te stellen. De kaders die door de raad zijn vastgesteld, worden in deel 2 verder uitgewerkt en zonodig toegelicht.•Deel 3: IMPLEMENTATIEIn deel 3 wordt aangegeven welke activiteiten verricht moeten worden om het inkoopbeleid in het Land van Cuijk tot uitvoering te brengen. Dat wil niet zeggen, dat alle genoemde activiteiten op korte termijn ingevoerd worden. Het geeft wel aan waar we met betrekking tot de uitvoering van het inkoopbeleid naar toe willen.•Deel 4: TOELICHTINGHier wordt een toelichting gegeven op de hierboven genoemde delen en dit deel vormt nadrukkelijk geen onderdeel van de nota. Veelal betreft het een nadere theoretische uitleg over diverse aspecten van de inkoop. Belangrijke onderdelen zijn bijvoorbeeld een nadere toelichting op de wettelijke kaders en de verschillende inkoopvormen.•Deel 5: ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN LAND VAN CUIJK 2008De algemene inkoopvoorwaarden zijn een onmisbaar deel van de regeling inkoopbeleid. De inkoopvoorwaarden moeten van toepassing zijn op alle af te sluiten contracten en regelen hoe contractpartijen met elkaar omgaan. Afwijkingen op de algemene voorwaarden zijn alleen geldig voor zover zij uitdrukkelijk door de partijen zijn aanvaard en gelden slechts voor de opdracht waarop de overeenkomst betrekking heeft.•Deel 6: INKOOPSAMENWERKINGHier worden de algemene uitgangspunten welke bij samenwerking op het gebied van inkoop belangrijk zijn, beschreven en toegelicht.Deel1NOTA INKOOPBELEID LAND VAN CUIJK 2008Paragraaf1INLEIDINGHet inkoopbeleid van de vijf gemeenten in het Land van Cuijk geeft een raamwerk waarbinnen iedereen die is betrokken bij de inkoopfunctie geacht wordt te opereren. Het vormt de leidraad voor de gehele organisatie en zal ertoe bijdragen, dat de 'spelregels' uniform worden toegepast. Hiermee wordt het fundament gelegd voor een verdere professionalisering en maatschappelijk verantwoorde houding van de inkoopfunctie.De doelstelling van het inkoopbeleid is om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteitsverhouding, waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van de aanbieders objectief. De gemeente wil een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn, die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt. De inkoopprocessen leveren een belangrijke bijdrage aan het algehele prestatieniveau van de gemeente, wat moet leiden tot verbetering van het financiële resultaat en de financiële beheersing. Verder is het belangrijk te voldoen aan de relevante regelgeving op zowel nationaal als europees niveau met betrekking tot overheidsinkopen (rechtmatigheid).Artikel1.1DefinitiesInkoop is gedefinieerd als‘’Het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden’’. (Bron: NEVI).Aanbesteding is gedefinieerd als“Het vragen van een bindende prijsopgave voor de uitvoering van een werk, dienst of de levering van een product.Aangezien aanbesteding een vorm is van inkoop, wordt hierna onder inkoop ook aanbesteding verstaan.Paragraaf2VISIE OP INKOOPProfessionele inkoop wordt gerealiseerd vanuit en is gebaseerd op:<vet>Rechtmatigheid en doelmatigheid</vet>•de wettelijke beginselen;•vastgestelde regelgeving;•een inkooporganisatie volgens het gecoördineerde inkoopmodel;•een integraal te doorlopen inkoopproces;•uitvoering van de professie, waar mogelijk, naar de laatste stand van het inkoopvak.Paragraaf3WETTELIJK KADERDoor de gemeente wordt de van toepassing zijnde Europese en internationale wet - en regelgeving nageleefd.Paragraaf4BELEIDArtikel4.1Gemeentelijke inkoopbeleidHet inkoopbeleid omvat alle activiteiten om de gewenste leveringen, diensten en werken op een rechtmatige en doelmatige wijze te verwerven.Artikel4.2Bepaling inkoopbeleidDe regelgeving voor de inkoop van werken, diensten en leveringen is gebaseerd op de Europese wet - en regelgeving, aangevuld met de Nederlandse wet - en regelgeving, alsmede de specifiek door de gemeente zelf vastgelegde regelgeving.Artikel4.3IntegriteitDe gemeente verwacht vanuit haar ethisch beleid integer handelen van haar medewerkers, volgens de gedragcodes bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Daarnaast wordt puur voor de inkoopfunctie de beroepscode voor inkopers gehanteerd, zoals geformuleerd door de NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement).Artikel4.4TransparantieIedere uitgave moet transparant tot stand zijn gekomen en achteraf aantoonbaar zijn.Artikel4.5ObjectiviteitIedere leverancierskeuze moet op objectieve (meetbare) gronden plaats vinden en vastgelegd worden.Artikel4.6Non-discrimininatieVan iedere uitgave kan transparant en objectief aannemelijk gemaakt worden dat iedere aanbieder gelijke kansen heeft gekregen.Artikel4.7Maatschappelijk en duurzaam verantwoord inkopenDe gemeente streeft ernaar maatschappelijk en duurzaam verantwoord inkopen te integreren in al haar inkoophandelingen. De gemeente zal dit nader in de organisatie gaan uitwerken.Artikel4.8Regionale economieDe gemeente acht het van belang dat het regionale bedrijfsleven voldoende kansen wordt geboden om naar gemeentelijke opdrachten mee te dingen (“kansen zonder voorrang").Artikel4.9InkoopsamenwerkingDe gemeente onderzoekt de mogelijkheden om zo mogelijk gezamenlijke inkoopprojecten te realiseren met omliggende gemeenten. Doel van de inkoopsamenwerking is het realiseren van grotere besparingen en efficiëntie, zonder geweld te doen aan de gewenste kwaliteit.Artikel4.10DoelmatigheidDoelmatigheid en slagvaardigheid worden nagestreefd.Artikel4.11LeveranciersmanagementDe gemeente heeft het doel om leveranciersmanagement toe te passen. Als voorbereiding hierop zal begonnen worden met dossiervorming (documentatie en archivering), voor het beschikbaar houden van de diverse bevindingen, naast alle andere - al bestaande - relevante informatie.Artikel4.12ContractmanagementContracten voortkomend uit inkoopactiviteiten dienen systematisch geregistreerd, gecheckt, beoordeeld en geëvalueerd te worden, teneinde het nakomen van verplichtingen te controleren.Artikel4.13KwaliteitsmanagementAls basis voor continue verbetering is het doel ook de kwaliteit van inkoop te meten.Artikel4.14NMa en Wet BIBOBVan leveranciers en potentiële leveranciers wordt verwacht dat zij integer handelen. Evenzeer wordt dat ook van de eigen medewerkers verwacht.Paragraaf5INKOOP, PROCES EN ORGANISATIEDe gemeente werkt volgens het gecoördineerde inkoopmodel.Functiescheiding zal financieel - economisch strikt gehanteerd worden om belangen - verstrengeling tegen te gaan, transparant handelen en de gelijke behandeling van (potentiële) leveranciers te waarborgen.Paragraaf6INKOOPVORMEN EN DREMPELBEDRAGENDe drempelbedragen voor inkoop en aanbestedingen zijn per inkoopvorm voor Leveringen, Diensten en Werken door de gemeente vastgesteld. De drempelbedragen zijn bepaald als een afgeleide van de Europese Drempelbedragen. Op het moment dat de drempelbedragen in Europese of Nationale wet- en regelgeving worden herzien, zullen deze in onderstaande tabel worden aangepast. De hieronder aangegeven drempelbedragen kunnen derhalve nooit in strijd met de heersende wet- en regelgeving zijn.Drempelbedragen beleid gemeenten Land van Cuijk