Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Raalte

Organisatieregeling Raalte 2009

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Raalte
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Organisatieregeling Raalte 2009
Citeertitel	Organisatieregeling Raalte 2009
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 160, eerste lid onder c

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
21-06-2012	01-01-2011	01-01-2011	intrekking vanwege vaststelling nieuwe regeling	04-06-2012 Weekblad voor Salland, 20-06-2011	1105451
05-08-2009	04-08-2009		organisatieregeling Raalte 2009	04-08-2008 Internet, intranet	Geen.

Tekst van de regeling

Intitulé

Organisatieregeling Raalte 2009

Burgemeester en wethouders van Raalte; gelet op artikel 160, eerste lid onder c van de Gemeentewet,

besluiten vast te stellen de volgende:

regeling inzake de organisatie en werkwijze van de ambtelijke organisatie van de gemeente Raalte (Organisatieregeling).

Hoofdstuk 1 Algemeen

Paragraaf 1 Definities

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

a.
gemeenteraad:de raad van de gemeente Raalte;
b.
college:burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte;
c.
burgemeester:burgemeester van Raalte;
d.
ambtelijke organisatie:het ambtelijk apparaat van de gemeente Raalte met uitzondering van de griffie;
e.
algemeen directeur:de gemeentesecretaris van Raalte (hoofd van de ambtelijke organisatie);
f.
directeur bedrijfsvoering:de medewerker, als zodanig aangesteld door het college, wiens functie een direct afgeleide is van de functie van de algemeen directeur;
g.
afdelingshoofd:de medewerker, als zodanig aangesteld door het college, die is belast met en integraal verantwoordelijk is gesteld voor de leiding en resultaten van de afdeling;
h.
senior medewerker:de medewerker, als zodanig aangesteld door het college, die onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd zorgdraagt voor de dagelijkse werkverdeling en naast de reguliere werkzaamheden ook vakinhoudelijke vraagbaak is voor de overige clustermedewerkers en het afdelingshoofd.
i.
medewerker:de medewerker, als zodanig aangesteld door het college, die onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd zorg draagt voor de aan hem toegewezen taken;
j.
concerncontroller:de medewerker, als zodanig aangesteld door het college, die verantwoordelijk is gesteld voor controlling;
k.
afdeling:de desbetreffende organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken;
l.
cluster:een groep medewerkers uit een afdeling die functioneel met elkaar samenhangende producten en/of diensten levert;
m.
managementteam:het team bestaande uit de algemeen directeur, directeur bedrijfsvoering en afdelingshoofden;
n.
programmamanager:de medewerker, als zodanig aangesteld door het college, die regie voert over één of meer programma´s;
o.
afdelingsplan:een plan waarin, binnen de kaders van de vastgestelde begroting, de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen & medewerkers van een afdeling in een jaar worden weergegeven;
p.
projectplan:een plan waarin doelstellingen, activiteiten en de daarvoor in te zetten middelen & medewerkers voor het leveren van gezamenlijk overeengekomen producten, projectmatig en binnen een vooraf bepaald tijdsbestek worden weergegeven;
q.
bestuursopdracht:de opdracht van het college of de burgemeester tot het leveren van producten binnen een vooraf vastgesteld bestuurlijk kader van uitgangspunten en voorwaarden;
r.
programma:een samenhangende verzameling van activiteiten, gericht op de oplossing van een integrale probleemstelling, die onder de verantwoordelijkheid valt van verschillende afdelingshoofden, projectleiders en of andere interne of externe actoren;
s.
organieke functie:de beschreven functie, waarin een heldere afbakening van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is vastgelegd.

Paragraaf 2 Organisatiefilosofie

Artikel 2 Uitgangspunten voor de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie

1.
De uitgangspunten voor de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie zijn:
- a.
  integrale beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering;
- b.
  integrale verantwoordelijkheid voor de te leveren prestaties;
- c.
  doelmatige en doeltreffende verdeling van taken en bevoegdheden over de ambtelijke organisatie.
2.
Randvoorwaarden voor de in lid 1 genoemde uitgangspunten zijn:
- a.
  collegiaal bestuur;
- b.
  bestuur op hoofdlijnen.

Hoofdstuk 2 Structuur van de ambtelijke organisatie

Artikel 3 Organisatorische eenheden

1.
De ambtelijke organisatie van de gemeente Raalte is ingedeeld in organisatorische eenheden.
2.
Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de algemene benaming van ‘afdeling’ en ‘versterkt eenhoofdige directie’.
3.
De in het tweede lid genoemde afdelingen zijn:
- a.
  Publiekszaken;
- b.
  Beheer & Onderhoud;
- c.
  Sport;
- d.
  Sociale Zaken;
- e.
  Bouw, Milieu & Juridische Zaken;
- f.
  Brandweer & Veiligheid;
- g.
  Maatschappelijke Aangelegenheden;
- h.
  Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling;
- i.
  Verkeer & Infrastructuur;
- j.
  Financiën & Personeel;
- k.
  Facilitaire Zaken;
- l.
  Concernstaf;
- m.
  Programmamanagement.
4.
De plaats van de organisatorische eenheden in de ambtelijke organisatie is aangegeven in het als bijlage I van deze regeling opgenomen organogram.

Artikel 4 Leiding dagelijks beheer

1.
Het college is verantwoordelijk voor het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie.
2.
De zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie berust bij de algemeen directeur. Hij[1] kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden, de programmamanager en aan de directeur bedrijfsvoering om de kwaliteit en de samenhang van het gemeentelijk beleid en beheer te verzekeren.
3.
Onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur berust het dagelijks beheer van een afdeling bij het afdelingshoofd. De aansturing en ondersteuning van de afdelingshoofden vindt plaats door de versterkt eenhoofdige directie.

Artikel 5 Organisatie van reguliere taken

1.
Elke taak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende taak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.
2.
Indien een taak zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt, kan de algemeen directeur een afdeling aanwijzen die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.
3.
Indien een taak het taakgebied van (een) andere afdeling(en) raakt is de primair verantwoordelijke afdeling verantwoordelijk voor het initiëren van samenwerking met de andere afdeling(en) met als doel tot integrale advisering c.q. uitvoering te komen. Bij het doen van een voorstel aan het managementteam danwel aan het college worden in het integrale advies argumenten ten aanzien van mogelijke (beleids)keuzes opgenomen. De primair verantwoordelijke afdeling brengt het advies uit.
4.
Bij verschil van inzicht zorgt de primair verantwoordelijke afdeling er voor dat de standpunten van (de) andere afdeling(en) zijn opgenomen in het advies.

Hoofdstuk 3 Gemeentesecretaris

Artikel 6 Taken

1.
Onverminderd de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeur bedrijfsvoering, de concerncontroller, de afdelingshoofden en de programmamanager is de gemeentesecretaris eindverantwoordelijk voor:
- a.
  de invulling en vormgeving van de brugfunctie tussen college en ambtelijke organisatie;
- b.
  het inrichten en beheren van een effectieve en efficiënte ambtelijke organisatie, die in een goede samenwerking de gewenste producten en diensten oplevert volgens een vooraf met het college overeengekomen kwaliteit;
- c.
  het initiëren van overleg en adviseren van het college over de visie, doelen en strategie van de ambtelijke organisatie;
- d.
  het op een doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie;
- e.
  een goede interne informatievoorziening waartoe hij in overleg met de directeur bedrijfsvoering en de afdelingshoofden de nodige maatregelen treft;
- f.
  het bevorderen van het optimaal functioneren van het managementteam en eenheid van leiding geven;
- g.
  het voeren van overleg als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.
2.
Onder verantwoordelijkheid van het college berust bij de gemeentesecretaris de zorg voor:
- a.
  het voorbereiden van de vergaderingen van het college;
- b.
  het vastleggen van de besluitvorming in vergaderingen van het college;
- c.
  het vertalen van deze besluitvorming van het college naar de betrokken functies en/of afdelingen;
- d.
  het uitvoeren van de besluiten van het college.
3.
Dit artikel geldt als instructie van het college aan de gemeentesecretaris (algemeen directeur).

Artikel 7 Ondersteuning

1.
De betrokkenheid van de gemeentesecretaris bij het verlenen van ambtelijke bijstand aan de raad en elk van zijn leden, is geregeld in de verordening ambtelijke bijstand aan raadsleden 2003.
2.
De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking tussen de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur. Hij werkt hierbij zonodig samen met de griffier.

Artikel 8 Versterkt eenhoofdige directie

1.
De gemeentesecretaris / algemeen directeur wordt ondersteund door de directeur bedrijfsvoering. Dit wordt de versterkt eenhoofdige directie genoemd.
2.
De directeur bedrijfsvoering voert al zijn werkzaamheden uit in het verlengde van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de algemeen directeur.
3.
De directeur bedrijfsvoering is in het bijzonder verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, het middelenmanagement en (beleids)controltaken.
4.
De algemeen directeur houdt waardering- en/of functionerings- en beoordelingsgesprekken met de directeur bedrijfsvoering, afdelingshoofden en programmamanager.

Hoofdstuk 4 Concerncontroller

Artikel 9 Taken

1.
De concerncontrolfunctie omvat:
- a.
  het bevorderen van de ontwikkeling van een samenhangend geheel van instrumenten, procedures en methoden die de sturing, bewaking, toetsing en verantwoording van het middelenbeleid en de effectieve en efficiënte besteding van middelen en inzet van medewerkers in de ambtelijke organisatie mogelijk maken;
- b.
  het adviseren over het gemeentelijk middelenbeleid en het gemeentelijk middelenbeheer;
- c.
  het toetsen van werkprocessen op doelmatigheid en doeltreffendheid;
- d.
  het uitvoeren van interne controles en analyse van het algemeen gemeentelijk beleid.
2.
De rol van de concerncontroller kent drie elementen:
- a.
  voorwaarden scheppen (kaders stellen voor een rechtmatige, efficiënte en effectieve bedrijfsvoering);
- b.
  adviseren (over de bedrijfsvoering);
- c.
  toetsen (verloopt alles volgens plan en houdt iedereen zich aan de spelregels).
3.
De concerncontroller is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de controlfunctie.
4.
De concerncontroller heeft een onafhankelijke positie en kan zonodig rechtstreeks aan het college rapporteren.

Hoofdstuk 5 Afdelingen

Artikel 10 Afdelingshoofd

1.
Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van taken en bevoegdheden van zijn afdeling.
2.
Het afdelingshoofd draagt, met inachtneming van de gemeentebrede kaders, zorg voor:
- a.
  het bewaken van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid bij de uitvoering van het afdelingsplan;
- b.
  het uitvoeren van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten.
3.
Een afdelingshoofd draagt zorg voor het toetsen van adviezen die voor het college worden voorbereid, op:
- a.
  tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie;
- b.
  rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid;alsmede voor de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
4.
Het afdelingshoofd draagt zorg voor de medewerkers van een afdeling en is de eerst aangewezene voor juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van aangeboden producten en diensten. Verder is hij de eerst aangewezene om medewerkers te stimuleren, instrueren en zo nodig te corrigeren alsmede om met medewerkers gesprekken te voeren over klachten, problemen en andere aangelegenheden.
5.
Het afdelingshoofd houdt waarderings- en/of functionerings- en beoordelingsgesprekken met medewerkers.

Artikel 11 Seniormedewerker

1.
De seniormedewerker draagt zorg voor de dagelijkse werkverdeling binnen het betreffende cluster.
2.
Hij is naast de reguliere werkzaamheden ook vakinhoudelijke vraagbaak voor de overige clustermedewerkers en het afdelingshoofd.
3.
De seniormedewerker heeft geen hiërarchische positie ten opzichte van de rest van de clustermedewerkers.

Artikel 12 Medewerker

1.
De medewerker is verantwoordelijk voor zijn taak/taken.
2.
De medewerker draagt zorg voor de bewaking van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid bij de uitvoering van zijn taak.
3.
Hij is naast een goede, integrale voorbereiding en behandeling van zijn taak verantwoordelijk voor een optimale samenwerking met collega’s.
4.
De medewerker ontvangt bevoegdheden (bijvoorbeeld via mandaat) en ondersteuning (bijvoorbeeld door scholing) om zijn werk optimaal te kunnen doen.

Artikel 13 Programmamanager

1.
De programmamanager beoordeelt (gevraagd dan wel ongevraagd) adviezen, die voor het college in het belang van het programma worden voorbereid, op :
- a.
  tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie;
- b.
  doeltreffendheid.
2.
De programmamanager bevordert, met inachtneming van de gemeentebrede kaders:
- a.
  doeltreffendheid van de uitvoering van het programma;
- b.
  uitvoering van de aan hem toegewezen bestuursopdrachten.

Hoofdstuk 6 Managementteam

Artikel 14 Taken

1.
Het managementteam heeft tot taak het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:
- a.
  het uitwisselen van informatie over gemeenschappelijke (afdelingsoverstijgende en gemeentebrede) zaken;
- b.
  het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;
- c.
  het bevorderen van de afdelingoverstijgende beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en verantwoording daarover overeenkomstig het door het gemeentebestuur vastgestelde beleid, alsmede het bewaken van de vereiste eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken;
- d.
  het stimuleren van de ontwikkeling en uitvoering van een samenhangend gemeentelijk middelenbeleid op gebieden als personeel, organisatie, financiën, informatie, communicatie, juridische zaken, automatisering, facilitaire zaken, administratieve organisatie & procesbeheersing en het maken van afspraken daartoe.

Artikel 15 Werkwijze

1.
De algemeen directeur, directeur bedrijfsvoering en afdelingshoofden vormen het managementteam.
2.
De algemeen directeur is voorzitter van het managementteam.
3.
Het secretariaat van het managementteam wordt verzorgd door een door de algemeen directeur aan te wijzen ambtenaar.
4.
Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter anderen dan de in het eerste lid bedoelde leden uit, om aan een desbetreffende vergadering van het managementteam deel te nemen.
5.
De voorzitter stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. Ieder lid van het managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken ten minste vijf dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het managementteam.
6.
De voorzitter kan zich bij de voorbereiding van de managementteamvergadering(en) laten bijstaan door een agendacommissie.
7.
De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het managementteam ter bevordering van de eenheid van leiding geven, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

Hoofdstuk 7 Overige

Paragraaf 1 Bestuursopdrachten, projectmatig werken en programmamanagement

Artikel 16 Bestuursopdracht

1.
Voor de beleidsvoorbereiding kan het college of de burgemeester bestuursopdrachten geven aan de algemeen directeur.
2.
De algemeen directeur draagt zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten.
3.
De algemeen directeur wijst de uitvoering van de bestuursopdracht toe aan een (primair verantwoordelijke) afdeling en bepaalt daarbij of deze opdracht projectmatig wordt uitgevoerd.
4.
Indien een bestuursopdracht afdelingsoverstijgend is wijst de algemeen directeur, gehoord het managementteam, een afdeling aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en uitvoering, alsmede voor de tijdsplanning en bewaking van de voortgang. De algemeen directeur kan deze verantwoordelijkheid ook toewijzen aan de directeur bedrijfsvoering of aan de programmamanager.

Artikel 17 Projectmatig werken

1.
Bij projecten die afdelingsoverstijgend zijn, neemt, afhankelijk van het soort project, het college of de algemeen directeur een besluit tot het instellen van een tijdelijk organisatorisch verband met medewerkers uit verschillende afdelingen.
2.
Bij het besluit tot projectmatig werken wordt een projectleider, een ambtelijk opdrachtgever en een bestuurlijk opdrachtgever aangewezen.
3.
De algemeen directeur stelt regels vast voor de wijze waarop projectmatig wordt gewerkt en bewaakt en beheert deze.

Artikel 18 Programmamanagement

1.
Het college besluit op voorstel van de algemeen directeur (gehoord de meningsvorming binnen het managementteam) tot voorbereiding van een programma.
2.
Het college stelt het programmaplan vast waarin de programmadoelen, de relatie tussen de inhoud, planning en besluitvorming in projecten & lijnactiviteiten en de afstemming terzake binnen het programma zijn vastgelegd.

Paragraaf 2 Overlegvormen

Artikel 19 Portefeuillehouderoverleg

1.
Alle portefeuillehouders hebben structureel overleg met de afdelingshoofden en vakinhoudelijke medewerkers met als doel; afstemming en wederzijdse informatie uitwisseling.
2.
De frequentie wordt in onderling overleg bepaald en van de overleggen wordt een afsprakenlijst gemaakt die vervolgens wordt verspreid in de organisatie, daar waar relevant.
3.
Afspraken in het portefeuillehouderoverleg zijn niet strijdig met de vastgestelde begroting, bestuursopdrachten en afdelingsplannen.
4.
Besluitvorming en bijsturing vindt plaats in het college.

Artikel 20 Afdelingsoverleg

1.
Het afdelingsoverleg is bedoeld om uitwisseling van informatie mogelijk te maken.
2.
Het gaat dikwijls om afdelingsoverstijgende en organisatorische zaken (samenwerking en betrokkenheid maar ook voor de aansturing van de organisatie).
3.
Deelnemers zijn alle medewerkers van de afdeling en het afdelingshoofd.
4.
Het afdelingsoverleg vindt minstens twee keer per jaar plaats.

Artikel 21 Werkoverleg/clusteroverleg

1.
Het werkoverleg danwel clusteroverleg heeft tot doel vakinhoudelijke informatie uit te wisselen, het tot stand brengen van een werkplanning en het maken van afspraken.
2.
De frequentie is naar behoefte in te vullen, doch minimaal vier keer per jaar.
3.
Deelnemers zijn díe medewerkers van de afdeling welke op het desbetreffende werkterrein of proces bezig zijn.

Hoofdstuk 8 Slotbepalingen

Artikel 22 Inwerkingtreding

1.
Dit besluit treedt in werking op 5 augustus 2009.
2.
Met ingang van dezelfde datum vervalt de organisatieregeling zoals vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 9 juli 2008.
3.
Deze organisatieregeling kan worden aangehaald als; ‘Organisatieregeling Raalte 2009’.