Organisatie | Delft |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Delft. |
Citeertitel | Controleverordening gemeente Delft |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
datum bekendmaking onbekend, bedoelde inwerkingtreding 30-10-2003
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
02-11-2003 | 01-11-2013 | nieuwe regeling | 30-10-2003 Stadskrant 2-11-2003 | Onbekend |
In deze verordening wordt verstaan onder:
De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening - uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant - van:
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
Bij deze controle worden de nadere regels, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht genomen.
Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt bij welke posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
Artikel 5. Toegang tot informatie
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, aan de directeur van de organisatie-eenheid waar de ambtenaar werkzaam is, de gemeentecontroller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
De raad geeft de opdracht aan de accountant. De benoeming van de accountant geschiedt door de raad aan het begin van een nieuwe raadsperiode. Deze benoeming impliceert niet dat aan het begin van een nieuwe raadsperiode daarna van accountant wordt gewisseld. De “oude” accountant maakt bij dan wederom kans op de opdracht (al dan niet na een aanbestedingsprocedure). Indien de raad wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt immers de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lid van artikel 171 Gemeentewet.
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening.
Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. De controleverordening voldoet aan dit landelijk besluit.
In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole kunnen worden opgenomen:
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het college zorgt er voor, dat deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk aan de accountant beschikbaar worden gesteld.
Het derde lid is hoewel het een algemeen gebruik is, geen wettelijke verplichting. Het verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden.
In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad, deze wordt op uiterlijk 1 juni gesteld. Dit geeft de ruimte aan de raad om voor 1 juli, de jaarrekening in de raad te behandelen. Daarbij moet ook rekening gehouden worden met een eventueel noodzakelijke indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet).
De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling door de gemeenteraad, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet).
De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.
Het vijfde lid van het artikel verplicht het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.
Artikel 4. Uitvoering controle
De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel zal er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente.
Artikel 5. Toegang tot informatie
Voor een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Het artikel geeft aan het college de taak om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring.
De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar mogen brengen.
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen bijvoorbeeld (zoals nu ook gebruikelijk) tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant voorgelegd aan het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet (oud) opgestelde verordening, voluit betreft dit de VERORDENING tot vaststelling van regelen met betrekking tot de controle op de met geldelijk beheer en met boekhouding belaste ambtenaren, alsmede tot het onderzoek naar de deugdelijkheid van de administraties en van de jaarrekeningen. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 213 Gemeentewet bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2003.
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.