Organisatie | Middelburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders |
Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 52
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-12-2004 | Nieuwe regeling | 30-11-2004 Faam, 30-11-2004 | Onbekend |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van de redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk 8 uur voor, althans uiterlijk tot 12:00 uur van de dag voorafgaand aan de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.
De stukken, betrekking hebbende op de in het voorgaande lid bedoelde onderwerpen worden als regel voor of uiterlijk tegelijk met de verzending van de agenda voor alle collegeleden ter inzage gelegd. Een collegelid dat alsnog afzonderlijke behandeling in de vergadering gewenst acht, kan, als regel tot 12.00 uur van de dag voorafgaande aan die van de vergadering, kenbaar maken dat bespreking tijdens de vergadering gewenst wordt. De secretaris plaatst een dergelijk onderwerp zo mogelijk nog op een aanvullingsagenda van de eerstvolgende vergadering.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of de tweede stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.
De besluitenlijst wordt, voor zover aard en inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt, toegezonden aan de voorzitters van de raadsfracties en voor de overige raadsleden op de voor stukken voor de vergaderingen van de raad gebruikelijke wijze ter inzage gelegd.
Vastgesteld in de vergadering van burgemeester
en wethouders van Middelburg op 30 november 2004.
De secretaris, De burgemeester,
Inwerkingtreding: 1 december 2004
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De achtergrond voor herzien van het uit 1994 stammende reglement van orde en andere werkzaamheden van het college is met name gelegen in de ingrijpende wijzigingen in de positie van de secretaris en de nieuwe functie van griffier. Voor de raad is inmiddels een Reglement van orde in een dualistisch stelsel vastgesteld. Daarnaast is er een verordening op de ambtelijke bijstand en een instructie voor de griffier vastgesteld. Door al deze ontwikkelingen is het reglement voor het college nog eens kritisch bekeken en geactualiseerd. De Wet dualisering gemeentebestuur op zich heeft weinig concrete wijzigingen in het reglement van orde voor het college als gevolg. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.l
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamhedenkan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken per e-mail worden verzonden.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in organisatiebesluiten, zoals de organisatieverordening, waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd wordt opgenomen.
In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.
Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 4, lid 4 en 5, ziet op de zogenoemde parafenbesluiten. Hier is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). De Afdeling acht dit in het algemeen niet ongeoorloofd, mits op grond van het reglement van orde of een bekend gemaakte vaste praktijk besluitvorming niet plaatsvindt zonder dat in de collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit en tevens duidelijk is wanneer het besluit wordt genomen. Het reglement spreekt in artikel 4, lid 4, van een ‘vast te stellen besluit’, hetgeen betekent dat de parafenbesluiten pas officieel worden genomen middels vaststelling van de lijst in de collegevergadering.
Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris. In Middelburg gebeurt dit middels een besluitenlijst. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip “besluitenlijst”. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat de besluitenlijst is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Artikel 9 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.