Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning Provincie Limburg 2012

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  informatie:

  • a.

    feitelijke informatie, waarover de provincie beschikt c.q. kan beschikken;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • c.

    inzage in documenten, die niet openbaar zijn.

• 2.

  bijstand:

  • a.

    ondersteuning bij of het aanleveren van informatie ten behoeve van het opstellen van een voorstel, amendement of motie;

  • b.

    andere ondersteuning van meer dan geringe omvang.

• 3.

  fractiemedewerker: een persoon, die in een arbeidsrelatie met een van de fracties uit Provinciale Staten werkt en door de betreffende fractie bij de griffie formeel is aangemeld als medewerker.

Artikel 2 Verzoek om ambtelijke bijstand

• 1

  Een Statenlid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om informatie. Indien een fractiemedewerker namens een Statenlid informatie verlangt wendt de fractiemedewerker zich tot de griffier. Deze behandelt het verzoek als ware het van een Statenlid afkomstig.

• 2

  Openbare informatie wordt altijd verstrekt. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de algemeen directeur daarvan in kennis. De algemeen directeur beslist of andere informatie wordt verstrekt. Indien het informatie betreft, waarop vertrouwelijkheid rust bevordert de algemeen directeur dat het college van Gedeputeerde Staten alle relevante informatie ter inzage geeft.

• 3

  Een Statenlid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand. Een fractiemedewerker kan zich namens een Statenlid tot de griffier wenden met een verzoek om bijstand. De griffier behandelt het verzoek als ware het afkomstig van een Statenlid tenzij het verzoek betrekking heeft op dossiers waarvan de griffier weet of vermoedt dat het een dossier betreft, waar op grond van de artikelen 10 en 11 van de Wet Openbaarheid van Bestuur beperkingen op liggen. In dat geval wendt de griffier zich tot het Statenlid namens wie de informatie gevraagd wordt.

• 4

  De bijstand wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend verzoekt de griffier de algemeen directeur, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 3 Beoordeling verzoek

• 1.

  Een ambtenaar verleent bijstand tenzij:

• a.

  blijkt dat de bijstand geen betrekking heeft op de werkzaamheden van Provinciale Staten;

• b.

  dit het belang van de provincie Limburg kan schaden.

• 2.

  De algemeen directeur beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd.

• 3.

  Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de algemeen directeur dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het Statenlid dat het verzoek heeft ingediend.

• 4.

  De algemeen directeur verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

• 5.

  Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken Statenlid.

Artikel 4 Beslissing Commissaris van de Koning(in)

• 1

  Indien het verzoek om informatie of bijstand van een ambtenaar door de algemeen directeur wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken Statenlid het verzoek voorleggen aan de Commissaris van de Koning(in) . De Commissaris van de Koning(in) beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

• 2

  Indien een Statenlid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de algemeen directeur.

• 3

  Indien overleg met de algemeen directeur niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de Commissaris van de Koning(in) . De Commissaris van de Koning(in) beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

• 4

  De Commissaris van de Koning(in) kan besluiten de zaak voor te leggen aan het Presidium, alvorens te beslissen.

Artikel 5 Register

De algemeen directeur houdt een register bij van de door de ambtelijke organisatie verleende bijstand, waarin per verzoek wordt opgenomen:

• a.

  welk Statenlid om bijstand heeft verzocht of namens welk Statenlid om bijstand is verzocht;

• b.

  over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

• c.

  welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

• d.

  hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

• e.

  de reden waarom een verzoek is geweigerd.

 Artikel 6 Financiële bijdrage

• 1.

  De fracties als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor Provinciale Staten 2012, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Hiertoe behoren ook de kosten van administratieve en secretariële werkzaamheden. Voor dat soort werkzaamheden kan een fractie geen beroep op de griffie doen.

• 2.

  De bijdrage bedraagt € 21.383,-- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 4.869,-- per Statenzetel. Voor beide genoemde bedragen geldt dat deze jaarlijks worden geïndexeerd op basis van de definitieve consumentenprijsindex alle huishoudens van het voorafgaande jaar.

• 3.

  Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid van deze verordening, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 4.

  Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het derde lid.

• 5.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage per Statenzetel:

• a.

  bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt;

• b.

  bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt.

• 6.

  Indien een fractie na verkiezingen niet meer terugkeert in Provinciale Staten, wordt het batig saldo van de uitbetaalde voorschotten, na aftrek van posten in verband met reeds aangegane verplichtingen die stammen uit de laatste zittingsperiode zo spoedig mogelijk teruggestort in de provinciale kas.

• 7.

  De bijdrage wordt vermeerderd met 17% van de onkostenvergoeding als bedoeld in artikel 3 van de verordening rechtspositie voor gedeputeerden, Staten- en commissieleden voor alle Statenleden uit die fractie die geopteerd hebben voor de optie vermeld in lid 3 van artikel 3 van de verordening rechtspositie gedeputeerden, Staten- en commissieleden.

Artikel 7 Besteding

• 1

  De financiële bijdrage wordt door de fracties naar eigen inzicht aangewend om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol naar behoren te vervullen.

• 2

  Indien de financiële bijdrage wordt besteed aan rondleidingen aan groepen dan gelden de navolgende randvoorwaarden:

  • a.

    per groepsbezoek mag maximaal € 250,-- als tegemoetkoming in de kosten van (bus)vervoer en/of het inhuren van een externe spreker worden aangewend;

  • b.

    de financiële bijdrage mag niet besteed worden aan andere kosten;

  • c.

    de kosten voor de rondleiding en ontvangst met koffie en vlaai zijn voor rekening van de provincie (budget Provinciale Staten);

  • d.

    het bezoek aan het Gouvernement vindt plaats op initiatief van een Statenlid, dat daartoe zelf de contacten legt met de betreffende groepering;

  • e.

    de bezoekende groep wordt begeleid door het Statenlid;

  • f.

    de bezoeken worden georganiseerd en vinden plaats conform de afspraken rondleidingen Provincie Limburg.

• 3

  De bijdrage wordt niet besteed ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen of overige regelgeving;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen te worden bestreden uit de vergoedingen die Statenleden ontvangen ingevolge het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden of kosten, die op basis van de verordening regelende geldelijke en andere rechtspositionele voorzieningen gedeputeerden, Staten- en commissieleden declarabel zijn.

  • e.

    opleidingen voor Statenleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

• 4

  Het Presidium kan nadere regels vaststellen over de wijze waarop de financiële bijdrage al dan niet mag worden besteed.

Artikel 8 Voorschot

• 1

  De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2

  Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen of in strijd met artikel 8 bestede voorschotten in voorafgaande jaren.

• 3

  In een jaar waarin verkiezingen voor Provinciale Staten plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Staten plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 9 Reserve

• 1

  Fracties reserveren het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van hun bijdrage ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2

  De reserve is niet groter dan 100% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 7. Voor een nieuwe fractie mag de reserve niet groter zijn dan 100% van de bijdrage in het eerste volle kalenderjaar.

• 3

  Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

• 4

  De reserve blijft na de verkiezingen van Provinciale Staten beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van Provinciale Staten als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5

  Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid van dit artikel, vervalt de aanspraak op dat meerdere.

• 6

  Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 100% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 10 Afrekening en verslag

• 1

  Elke fractie legt, binnen vier maanden na het einde van een kalenderjaar, aan het Presidium verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning door middel van een afrekening en een verslag. De fracties geven de controller inzage in de contracten, afgesloten met de fractiemedewerkers. Indien een fractie niet binnen vier maanden na het einde van een kalenderjaar aan het Presidium verantwoording aflegt over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning door middel van een afrekening en een verslag, dan kan het Presidium aan de betreffende fractie een boete opleggen ter hoogte van 10% van de fractiebijdrage als bedoeld in artikel 7 van deze verordening. Controle van het verslag alsmede het verslag en verantwoording als bedoeld in de artikel 13 van deze verordening vindt, in opdracht van het Presidium, plaats door een controller van de Unit Control. De fracties verlenen de controller inzage in de originele betalingsbescheiden. Indien de bevindingen van de controller daartoe aanleiding geven, geeft het Presidium een aanvullende controleopdracht aan de accountant belast met de controle van de jaarrekening. De kosten van een aanvullende controleopdracht komen voor rekening van de Provincie. De Controller rapporteert zijn bevindingen m.b.t. de controle van de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning aan het Presidium.

• 2

  De fractie verschaft het Presidium dan wel de griffier te allen tijde inzage in de administratie en de daarbij behorende stukken. De fractie heeft ten behoeve van de te ontvangen bijdrage van de provincie en de uitgaven welke ten laste van deze bijdrage worden gedaan een aparte bankrekening. Deze bankrekening mag niet gebruikt worden voor andere inkomsten of uitgaven.

• 3

  Het Presidium stelt aan de hand van de rapportage van de controller de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b.

    de wijziging van de reserve;

  • c.

    de resterende reserve;

  • d.

    de verrekening tussen de in artikel 8, lid 1 bedoelde uitgaven en het ontvangen voorschot en,

  • e.

    voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 11 Fractiekamers

Op basis van de verkiezingsuitslag stelt het Presidium c.q. stellen de fungerend fractievoorzitters aan het begin van elke Statenperiode in overleg met de fracties de grootte en de ligging van de fractiekamer per fractie vast.

Artikel 12 Computerapparatuur

• 1.

  Elke Statenfractie als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten 2012, heeft eenmalig gedurende een Statenperiode van vier jaar recht op een bijdrage uit de provinciale kas van maximaal € 1.600,00 netto per fractielid, zulks ter bestrijding van de kosten van de aanschaf van computerapparatuur, daarin de software begrepen. Artikel 7, tweede lid, laatste volzin van deze verordening inzake indexering, is hierop van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  De bijdrage wordt niet besteed ter bekostiging van:

• a.

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen of overige regelgeving;

• b.

  betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• c.

  giften;

• d.

  uitgaven welke dienen te worden bestreden uit de vergoedingen die Statenleden ontvangen ingevolge het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden.

Artikel 13 Verantwoording

• 1

  Elke fractie doet eenmaal per jaar tegelijk met het verslag als bedoeld in artikel 12, lid 1 van deze verordening opgave aan het Presidium van de bestedingen. De fracties verlenen de controller inzage in de originele betalingsbescheiden.

• 2

  De controle van de verantwoording en originele betalingsbescheiden wordt in principe afgerond voor 1 oktober van elk jaar.

Artikel 14. Toepassing Awb

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1

  Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie in het Provinciaal Blad.

• 2

  De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Limburg 2010, vastgesteld bij besluit van Provinciale Staten van 26 maart 2010, vervalt bij de inwerkingtreding van deze verordening.

• 3

  Deze verordening kan worden aangehaald als de "Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Limburg 2012".