CVDR84534_1Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2002nlregelingBuren2002-12-18BurenSite: www.buren.nl (23-01-09)Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuningartikel 33, derde lid, van de Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2002-12-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2002-12-182024-01-01Nieuwe regelingB-2002/89aGeen.Geen.Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2002De raad van de gemeente Buren; gelet op artikel 33, derde lid, van de
Gemeentewet; Besluit:Vast te stellen de verordening op de ambtelijke bijstand en de
fractieondersteuning 2002; In deze verordening wordt verstaan onder: Griffier : de functionaris, als genoemd in de artikelen 100 en 107 van de
Gemeentewet;Gemeentesecretaris/directeur : de functionaris, als genoemd in
de artikelen 100 en 103 van de Gemeentewet.1Ambtelijke bijstand11Een raadslid wendt zich via de griffier tot de ambtelijke
organisatie met verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn.
2Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij
de gemeentesecretaris/directeur daarvan in kennis. De
gemeentesecretaris/directeur beslist.3Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand
bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere
bijstand.4De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de
griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een
medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de
gemeentesecretaris/directeur verzoeken één of meer ambtenaren aan te
wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk
verleent/verlenen.21Een ambtenaar verleent op verzoek van de
gemeentesecretaris/directeur ambtelijke bijstand tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
de bijstand, bedoeld in artikel 1, lid 3, betreft en het
raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem op
grond van artikel 5, eerste lid, beschikbaar gestelde aantal
uren ambtelijke bijstand.
2De gemeentesecretaris/directeur beoordeelt of ambtelijke bijstand op
grond van het eerste lid geweigerd wordt.3Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt
de gemeentesecretaris/directeur dit met redenen omkleed mee aan de
griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de
gemeentesecretaris/directeur wordt geweigerd, kan de griffier of het
betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De
burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.41Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar
verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan
de gemeentesecretaris/directeur.2Indien overleg met de gemeentesecretaris/directeur niet leidt tot
een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak
voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig
mogelijk over de zaak.51Elk raadslid heeft per kalenderjaar recht op 20 uren ambtelijke
bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3.2De gemeentesecretaris/directeur houdt een register van de verleende
ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3 bij, waarin per
verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt
opgenomen:
welk raadslid om bijstand heeft verzocht;
over welk onderwerp om bijstand is verzocht;
welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;
hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;
de reden waarom een verzoek is geweigerd.
6De gemeentesecretaris/directeur verstrekt het college van burgemeester
en wethouders desgewenst een afschrift van het verzoek uit het
register.71Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of
de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.2Indien het college of leden van het college informatie wensen over
een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven
advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken
raadslid.2Fractieondersteuning8De fracties, zoals bedoeld in het reglement van orde voor de
vergaderingen van de gemeenteraad, kunnen per kalenderjaar aanspraak
maken op maximaal 20 uren ambtelijke ondersteuning.9De fracties besteden de aanspraakuren om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te versterken.10Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een
kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de
aanspraakuren voor fractieondersteuning onder overlegging van een
beknopt verslag.3Slotbepalingen11Deze verordening treedt in werking op de dag na vaststelling.Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Buren op 17 december 2002.De
griffier, De voorzitter,G. van Droffelaar drs. K.C. Tammes1algemeen en artikelsgewijs<vet>Algemene toelichting Verordening Ambtelijke bijstand en
fractieondersteuning</vet>Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33
van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur
ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele
raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen
bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze
rechten moet bij verordening worden geregeld. Er is bij de ondersteuning een
centrale rol voor de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is
voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als
het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel
tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.De burgemeester
vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie
ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en
uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt
hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die
uiteindelijk het laatste woord heeft. Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen
ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand
duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en
voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan
aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende
bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te
staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid
dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich
moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.De
verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de
verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie,
is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk
voor het college. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college
terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.Dat de raad nu beschikt
over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn
aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is,
in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang. Voor
specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en
regelingen zal een beroep op de organisatie in voorkomende gevallen nodig
blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere
ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het
recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze
verordening vormt de uitwerking van dit recht.De nieuwe formulering van artikel
33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook
die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand.
Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.De
verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen
van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om
informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare
documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan
neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. De
bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen
in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op
toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor
gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de
griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de
reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan
en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Op grond van het bepaalde artikel
1, derde lid, is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal
moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a
en b betreft. Door aan iedere raadslid een vaste hoeveelheid uren recht op
ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen wordt
een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het biedt
de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op
de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige
informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b.
Deze hulp kan onbeperkt verleend worden. Het register dat door de secretaris kan
worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is
gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het
tussentijds evalueren van de behoefte van deze
voorzieningen.Fractieondersteuning vindt zijn vorm in aanspraken op
ondersteuningsuren. Uiteraard is het ook mogelijk een budget beschikbaar te
stellen. In onze gemeente lijkt dit niet praktisch. <vet>Toelichting
(artikelsgewijs) op de instructie voor de griffier</vet>Artikel 1De
hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze
taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is
het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en
de individuele raadsleden.<vet>Artikel 2</vet>De commissie- en
raadsagenda's worden vastgesteld door commissies respectievelijk de raad en
worden voorbereid door het raadspresidium. De griffier en de
griffieadministratie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De
administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Indien de raad een
jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij
ondersteuning biedt. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor het raadsprogramma.
<vet>Artikelen 3 en 4</vet>De burgemeester wordt in zijn functie van
voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van
voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente
wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast
de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht
alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. <vet>Artikel 5
</vet>Het presidium wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste
taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en
agendering van onderwerpen. <vet>Artikel 6</vet>Indien de raad een
enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke
ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden.
<vet>Artikel 7</vet>De griffier heeft een spilfunctie in het goed
laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling
hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de
fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste
instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de
griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend
wordt. <vet>Artikel 8</vet>Dit artikel moet in relatie worden gezien
tot artikel 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige
ondersteuning van de leden van de raad, de voorzitter van de raad en de
commissies. In dat kader past een regelmatig afstemmings-overleg met de
secretaris/directeur.