Organisatie | Buren |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit Buren 2007 |
Citeertitel | Organisatiebesluit Buren 2007 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Per 1 januari 2007 wordt de 'Organisatieverordening gemeente Buren' vastgesteld d.d. 27 mei 2003, ingetrokken.
Onbekend
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2007 | 31-12-2006 | 19-10-2018 | Nieuwe regeling | 17-07-2007 N.v.t. | B-2007-8912 |
Het college van de gemeente Buren:Overwegende, dat moet worden voorzien in een nieuw besluit op de ambtelijke organisatie; gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en artikel 5, 14 en 26 van de Financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet; gezien de brief van de ondernemingsraad van de gemeente Buren d.d. 16 juli 2007 waarbij wordt ingestemd met de inhoud van dit besluit;
Besluit: Vast te stellen de volgende verordening op de ambtelijke organisatie van de gemeente Buren: Organisatiebesluit Buren 2007.
Hoofdstuk 3 De gemeentesecretaris
De bepalingen in dit hoofdstuk gelden tevens als instructie voor de gemeentesecretaris, als bedoeld in artikel 103 van de Gemeentewet.
Artikel 5 Ondersteuning van de burgemeester
Ten aanzien van de brandweer neemt hij in acht de in artikel 173 Gemeentewet genoemde bevoegdheid van de burgemeester over het opperbevel bij brand alsmede bij ongevallen anders dan brand. Gezien de intentie tot samenwerking met gemeentelijke brandweer van Culemborg, wordt vooralsnog de hiërarchische verhouding in de koude organisatie, overgedragen aan de burgemeester.
Artikel 9 De verantwoordelijkheden
De gemeentesecretaris heeft - onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de directie - de eindverantwoordelijkheid voor:
Artikel 12 Adjunct-secretaris/concerncontroller
De adjunct-secretaris/concerncontroller draagt zorg voor het ontwikkelen van een samenhangend geheel van procedures, methoden, systemen en instrumenten, die de sturing, bewaking, toetsing en verantwoording van het middelenbeleid en de effectieve en efficiënte besteding van middelen van de gemeente mogelijk maken. Hij stimuleert daarbij de doelmatigheid/doeltreffendheid van het werken in de organisatie. Hij zet hiertoe de administratieve organisatie en het planning en controlsysteem van de gemeente op en houdt dit in stand. Teneinde de financiële en juridische rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid te bewaken, draagt hij zorg voor audits.
Hoofdstuk 5 Werkwijze van de organisatie
Aan het werkoverleg nemen alle medewerkers deel. Het werkoverleg vindt regelmatig en structureel plaats. De medewerkers krijgen de mogelijkheid agendapunten voor dit overleg aan te dragen. Bovendien kan de directie vorderen, dat onderwerpen op de agenda voor het werkoverleg worden geplaatst. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de agendering en verslaglegging.
De "Regeling budgetbeheer van de gemeente Buren 2007" geeft de rollen en taken van en rond het budgetbeheer aan. Uitgangspunt daarbij is dat het afdelingshoofd als budgethouder verantwoordelijk is voor de onder zijn afdeling ressorterende budgetten, de inrichting van het budgetbeheer en de daarbij behorende (financiële) processen. Het gaat dan met name om de planning en control cyclus.
Toelichting 1 op het Organisatiebesluit Buren 2007
De reorganisatie per 1 januari 2007 is aanleiding om de Organisatieverordening 2003 aan te passen. Per 1 januari 2007 zijn de vier ondersteunende afdelingen samengevoegd tot twee ondersteunende afdelingen. Verantwoordelijkheden zijn per 1 januari 2007 veranderd. De concernverantwoordelijkheid is niet langer voorbehouden aan de directie, maar is een MT-aangelegenheid geworden. In deze organisatieverordening wordt dit geborgd. Daarnaast kennen we vanaf deze datum de procesverantwoordelijk medewerker. In sommige situaties heeft deze procesverantwoordelijke ook personele bevoegdheden. We spreken dan over een teamleider. De titel senior-medewerker wordt niet meer gevoerd in de ambtelijke organisatie. Sinds de invoering van het dualisme worden verordeningen vooral door de Raad vastgesteld. In het organisatiebesluit gaat het om de inrichting van de ambtelijke organisatie. Het college is bevoegd dit vast te stellen. Derhalve spreken we over een organisatiebesluit.De organisatieverordening 2003 is de basis geweest voor dit organisatiebesluit Buren 2007. Nadat de kadernota Bedrijfsvoering is vastgesteld, wordt dit organisatiebesluit herzien en stappen we over op het VNG-model omwille van de volledigheid. We verwachten in het najaar van 2007/begin 2008 een vollediger organisatiebesluit aan te bieden, wat afgestemd is op de Financiële verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet. Omdat de functiewaarderingsronde anders te veel zou worden opgehouden, wordt vooralsnog met dit organisatiebesluit volstaan. Dit geeft voldoende inzicht in de samenhang en de verhouding van de functies.
Artikel 1 Hierin zijn opgenomen begripsbepalingen van vooral functies, die regelmatig in het besluit terugkomen. In dit artikel is gepoogd op overzichtelijke wijze inzicht te geven in het gebruikte vakjargon.
Artikel 2 Er blijft sprake van een directiemodel met een éénhoofdige eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie n.l. de gemeentesecretaris. Dit principe is in het besluit uitgewerkt.Met de adjunct-directeur/controller vormt de gemeentesecretaris de directie. Binnen de directie is een taakverdeling vastgelegd. Er is gekozen voor in verhouding grotere afdelingen (en dus minder afdelingshoofden) om slagvaardig en via korte lijnen te werken. Het organisatiebesluit geeft geen opsomming van de gevormde afdelingen. Dit is achterwege gelaten om het dynamische proces van organisatieontwikkeling niet af te grendelen door formalisering van de thans aanwezige afdelingen. In dit artikel is wel geregeld, dat aanpassing van het besluit en de organisatie uitsluitend kan plaats hebben via besluiten van het college.
Artikelen 3 t/m 12 Hierin is een aantal wettelijk verplichte bepalingen opgenomen over de functie van gemeentesecretaris. Op deze wijze wordt voldaan aan de wettelijke verplichting om een instructie voor de gemeentesecretaris vast te stellen. De inhoud van deze artikelen is afgestemd op de door de raad vastgestelde verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en de ontwerp- instructie van de griffier.
Artikelen 13 t/m 17 Deze artikelen regelen de structuur en de werkwijze van het ambtelijk management. De samenstelling en de werkwijze van de directie zijn terug te vinden in de artikelen 3 tot en met 12. De (concern-)verantwoordelijkheden van de het MT staan in artikel 13 beschreven. Er is vanaf september 2005 ervaring opgedaan binnen het MT ook t.a.v. het besluitvormende proces.
Artikel 14 Gaat over de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het afdelingshoofd. Voorts is geregeld de wisselwerking tussen de directie en de afdelingshoofden.
Artikel 15 Geeft de specificatie van de afdeling aan, door de aanwezigheid van procesverantwoordelijke(n), medewerkers en eventueel teamleiders. Voor de functiekenmerken wordt verwezen naar de geldende functiebeschrijvingen, zodat wijzigingen hierin formeel op dit artikel van toepassing zijn.
Artikel 16 In artikel 16 wordt formeel geregeld het reeds enkele jaren ingevoerde structureel werkoverleg tussen de medewerkers en hun leidinggevende. Wanneer een medewerker onder een teamleider valt, vindt dit structureel werkoverleg met de teamleider plaats, anders met het afdelingshoofd. Goed communiceren is een onmisbare schakel om begrip en duidelijkheid te krijgen over de werkrelaties en de te leveren prestaties.
Artikel 17 Het afdelingshoofd is als budgethouder eindverantwoordelijke verantwoordelijk voor het juist, correct en tijdig plannen, uitvoeren van verantwoorden over het budget.Het afdelingshoofd kan ondermandaat verlenen aan budgetbeheerders en/of budgetmedewerkers. Voor mandatering is instemming nodig van de concerncontroller en kan alleen sprake zijn bij een eenduidig aan te sturen geheel of duidelijk te onderscheiden deeltaken.Een budgetbeheerder is een door het afdelingshoofd gemandateerde teamleider of procesverantwoordelijke die de coördinatie rond het budget (bijv. de P&C-cyclus) en de feitelijke uitvoering verzorgt. Als de feitelijke uitvoering of deeltaken aan budgetmedewerkers zijn gemandateerd, dan zal hij die uitvoering monitoren/toetsen. Uitgangspunt is dat de budgetbeheerder, namens de budgethouder, verantwoordelijk is voor het hele proces van begrotingsvoorbereiding tot en met verantwoording.En budgetmedewerker is gemandateerd voor de feitelijke uitvoering of voor een / meerdere specifieke deeltaken en die daarover terugkoppelt met budgetbeheerder of indien het budgetbeheer niet is gemandateerd naar een budgetbeheerder, rechtstreeks aan de budgethouder (=> het afdelingshoofd). De regeling budgetbeheerder regelt tevens de informatie voorziening. Het gaat dan niet alleen om de P&C cyclus, budgetten en financiële ontwikkelingen. Hij informeert ook actief aan directie / concerncontroller als er direct financieel of bestuurlijk belang bij is. De spelregel rond budgetbeheer, als het aanvragen van aanvullend budget, etc worden jaarlijks geactualiseerd en door het college vastgesteld als de spelregels budgetbeheer 20XX.
Artikel 18 Dit artikel bevestigt de in december 2006 vastgestelde "Leidraad voor bestuursprojecten". Verdere toelichting treft u dan ook aan bij genoemde leidraad.
Artikel 19 Dit artikel geeft spelregels voor het maken van een advies bij afdelingsoverschrijdende onderwerpen. Voorop staat het organisatie-uitgangspunt van eenheid in de uitoefening van de opgedragen taken. In bijzondere omstandigheden kan met inachtneming van de in dit artikel opgenomen spelregels afgeweken worden van eenduidigheid in de advisering. De directie heeft de eindverantwoordelijkheid over deze vorm van advisering richting het college.Dit betekent in de praktijk, dat het MT beoordeelt op welke wijze het college van het college wordt geïnformeerd over de verschillende uitgebrachte adviezen. Uitgangspunt is hierbij, dat alle relevante informatie aan het college van burgemeester en wethouders wordt toegezonden. Het MT bewaakt hierbij de eenheid in de uitoefening van de aan de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken (zie artikel 13, lid 2).
Artikel 20 n dit (slot)artikel wordt de ingangsdatum van dit besluit genoemd t.w. 1 januari 2007. Met ingang van deze datum vervalt de oude organisatieverordening.