CVDR84075_2Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Steenwijkerland (Organisatiebesluit)nlregelingSteenwijkerland2017-11-21SteenwijkerlandGemeenteblad, 2013, nr.8Organisatiebesluit gemeente SteenwijkerlandGemeentewet, artikelen 103 en 160Financiële verordening gemeente Steenwijkerland, artikelen 5, 14 en 26college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2012-12-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-01-012017-06-20wijzigingen artikelen 3 a en 3 b.GeenWijzigingen van artikelen 3a en 3b omdat een aantal hoofdtaken met bijbehorende functies vanuit de Concernstaf zijn overgeheveld naar de afdelingen Ondersteuning en Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling.Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente
SteenwijkerlandHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland; gelet op de artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet en de artikelen 5, 14 en
26 van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland; besluit:vast te stellen het “Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Steenwijkerland”In deze verordening wordt verstaan onder:
het managementteam (MT): de secretaris en de managers van de
afdelingen tezamen;
(staf)afdeling: iedere organisatie eenheid binnen de
gemeentelijke organisatie die op grond van dit besluit een eigen
verantwoordingsplicht aan de secretaris heeft;
team: iedere organisatie eenheid binnen een afdeling die op
grond van dit besluit een eigen, rechtstreekse
verantwoordelijkheid aan de manager van de desbetreffende
afdeling heeft;
middelenbeheer: het middelenbeheer omvat de voorbereiding en de
uitvoering van:
het personeelsbeleid;
het financiële beleid;
het organisatiebeleid;
het informatiebeleid;
het automatiseringsbeleid;
alsmede het afleggen van verantwoording over het
gevoerde beheer.
juridische rechtmatigheid: het voldoen van handelingen en
besluiten aan gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en
regelgeving.
financiële rechtmatigheid: het voldoen van beheershandelingen en
de vastlegging daarvan aan gemeentelijke-, nationale-, en
Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten
voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer
en de inrichting van de financiële organisatie.
Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie,
ingedeeld in de volgende (staf)afdelingen:
Afdeling brandweer
Concernstaf
Afdeling ondersteuning
Afdeling maatschappelijke ontwikkeling
Afdeling ruimtelijke en economische ontwikkeling
Afdeling inwoners en ondernemers
Afdeling openbare werken
2aOrganisatie brandweerDe organisatie, het beheer en de taken van de afdeling gemeentelijke
brandweer, alsmede de verantwoordelijkheden van de brandweercommandant
zijn neergelegd in de “Beleidsregel inzake de organisatie, het beheer en
de taak van de gemeentelijke brandweer Steenwijkerland”. Bij afwijkende
bepalingen in de Beleidsregel gaan deze uit boven de bepalingen in dit
besluit. De algemene taak van concernstaf is de zorg voor de beleidsontwikkeling,
de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op het
gebied van:
effectieve sturing en beheersing van de organisatie;
Bestuurs- en managementondersteuning;
alsmede het daarover verantwoording afleggen.De algemene taak van de afdeling Ondersteuning is de zorg voor de
beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de
evaluatie gericht op het gebied van:
Financiële kaderstelling;
Belastingen;
Facilitaire zaken;
Financiële administratie;
Algemeen juridische en bestuurszaken;
Bestuursondersteuning;
Documentaire informatievoorziening;
Procesmanagement;
Beheerorganisatie / informatievoorziening;
Website;
Personeelszaken (p&o)
Inkoop
Kaderstellling ambtelijke organisatie en ontwikkeling
Human Recourse Management (HRM)
Informatiemanagement
Communicatie
Kernen en wijken
alsmede het daarover verantwoording afleggen. De algemene taak van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling is de
zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de
werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:
Maatschappelijke Participatie (inclusief WMO);
Sport;
Onderwijs;
Cultuur;
Jeugd;
alsmede het daarover verantwoording afleggen. De algemene taak van de afdeling Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling
is de zorg voor de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de
werkuitvoering en de evaluatie gericht op het gebied van:
Ruimtelijke ordening;
Grondzaken en planeconomie;
Economie
Wonen;
Plattelandsontwikkeling;
Toerisme;
Projecten.
alsmede het daarover verantwoording afleggen. De algemene taak van de afdeling Inwoners en Ondernemers is de zorg voor
de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie van de integrale
vergunningverlening en integraal toezicht en handhaving gericht op het
gebied van de fysieke leefomgeving:
Volkshuisvesting;
Ruimtelijke Ordening;
Milieu (inclusief de beleidsvoorbereiding);
Burgerzaken;
Klantencontactcentrum (kcc);
Kaderstelling dienstverlening;
duurzaamheid.
alsmede het daarover verantwoording afleggen. De algemene taak van de afdeling Openbare Werken is de zorg voor de
werkvoorbereiding, de uitvoering en de evaluatie gericht op het gebied
van:
Verkeer en vervoer;
Water & riolering;
Groen en spelen;
Inrichting en beheer van de openbare ruimte;
Beheer van de gemeentelijke gebouwen;
Projecten (advisering, projectmanagement en toezicht);
alsmede het daarover verantwoording afleggen.
Op basis van de hoofdtaken genoemd in de artikelen 3a t/m 3f
zijn de afdelingen ingedeeld in teams.
Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie in
afdelingen en teams of de toewijzing van taken aan afdelingen en
teams betrekt het college vooraf de secretaris.
De secretaris kan in overleg met de afdelingsmanagers de
hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en teams nader
preciseren en daartoe aanwijzingen geven.
Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg
voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met
uitzondering van de griffie bij de secretaris. Hij kan uit eigen
beweging aanwijzingen geven aan de afdelingsmanagers om de
kwaliteit en de samenhang van het gemeentelijk beleid te
verzekeren.
De secretaris wordt hierbij ondersteund door de concernstaf en
concerncontrol.
Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris berust het
dagelijks beheer van een afdeling bij de manager van de
afdeling.
Onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende manager van
de afdeling berust het dagelijks beheer van een team bij de
teamleider van het cluster.
In het Algemeen mandaatbesluit 2011, na inwerkingtreding daarvan
en de daarop vastgestelde wijzigingen is vastgelegd aan welke
functionarissen het college mandaat heeft verleend voor de
uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden.
Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies:
manager afdeling ondersteuning, coördinator begroting,
coördinator jaarrekening, afdelingscontroller, medewerker
treasury en de senior medewerker administratie. Een functionaris
kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien deze niet
strijdig zijn met de uitgangspunten van controletechnische
functiescheiding.
De functies van de manager afdeling Ondersteuning en senior
mede-werker administratie zijn onverenigbaar met die van
medewerker treasury alsmede met enige andere de functiescheiding
wezenlijk aantastende functie.
De functies van medewerker treasury en senior medewerker
administratie worden exclusief aan de afdeling Ondersteuning
toegewezen.
Het college wijst de manager van de afdeling Ondersteuning,
Inwoners en Ondernemers, Maatschappelijke Ontwikkeling,
Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling en Openbare Werken als
1e, 2e , 3e, 4e, en
5e loco-secretaris aan. Bij afwezigheid van de
secretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de 1e,
2e, 3e, 4e, 5e
loco-secretaris.
Bij afwezigheid van de medewerker treasury en van de
senior medewerker administratie regelt de
manager van de afdeling Ondersteuning de vervanging.
Vervanging van afdelingsmanagers vindt plaats door aanwijzing
door de secretaris.
Bij projecten die afdelingsoverschrijdend zijn, is de werkwijze
zoals afgesproken in de notitie projectmatig werken van december
2005 van toepassing. Bij het besluit tot het instellen van een
projectorganisatie wordt door de gemeentesecretaris een
ambtelijk opdrachtgever, zijnde een afdelingsmanager, een
politiek opdrachtgever, zijnde een lid van het college en een
projectleider aangewezen. Afhankelijk van het soort project kan
een projectcoördinator worden aangewezen.
Voor het overige is van toepassing de nota projectmatig werken
van december 2005, dan wel de meest recente versie daarvan.
Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in
het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het
college, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers
van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden
verrichten.
Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur
deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn
verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag
uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als
bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.
De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het
gemeente-bestuur in door het college opgerichte rechtspersonen
en de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor
zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet
aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke afdelingen.
De gemeentesecretaris draagt onverminderd de
verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede
voorbereiding van de vergaderingen van het college.
De gemeentesecretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging
er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie
kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen
uitoefenen.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen
advisering aan het college. Zo nodig adviseert de
gemeentesecretaris het college bij het nemen van
beslissingen.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en
adequaat verloop van de voorbereiding van de
besluitvorming.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en
correcte uitvoering van de beslissingen van het college.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van een
presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het
college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de
besluitenlijst van het college.
Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, is artikel 10 van
overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college
ingestelde (bestuurs)commissies ex artikel 83 en 84 van de
Gemeentewet.
Ten aanzien van de ambtelijke organisatie met uitzondering van
de griffie heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid
voor:
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en
ondersteuning van de bestuursorganen;
de bedrijfsvoering;
het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen
van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;
de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan
met inachtneming van het door de bestuursorganen terzake
vastgestelde beleid;
de coördinatie en samenhang van het handelen van de
organisatieonderdelen van de ambtelijke
organisatie;
de juridische- en financiële rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gemeentelijke beleid en beheer;
de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede
de verantwoording over het gevoerde beleid;
de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet-
en regelgeving.
Het college houdt jaarlijks een functionerings- en
beoordelingsgesprek met de secretaris
De secretaris draagt er zorg voor dat de afdelingsmanagers schriftelijk
tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en het college
genomen besluiten waaraan financiële consequenties voor hun dienst zijn
verbonden.
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college
berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke
organisatie bij de secretaris. Hij bevordert onverminderd de
verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers de samenwerking en
samenhang tussen de organisatorische eenheden.
De secretaris houdt jaarlijks met de afdelingsmanagers,
concerncontroller en de andere leden van de concernstaf een
functionerings/ POP gesprek en een beoordelingsgesprek en doet
hiervan verslag aan het college.
1.Onder de eindverantwoordelijkheid van de secretaris draagt de
manager van de afdeling ondersteuning de zorg voor:
het middelenbeheer en het opstellen en bewaken van de
gemeentebegroting;
de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en
toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid
gevoerde administraties en verstrekte informatie (inclusief
het opstellen van tussenrapportages , jaarrekening en
jaarverslag);
het opzetten en het doen functioneren van een budgetsysteem
voor de gemeente als geheel;
het opzetten en in stand houden van de administratieve
organisatie en het planning en control systeem van de
gemeente. Hij legt de administratieve organisatie (inclusief
interne controle) en het planning en control systeem vast in
beschrijvingen van taken, bevoegdheden en
verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken
en tijdsplanningen;
de bewaking van de financiële planning van de gemeentelijke
begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de
beleidsplanning, de afdelingsplannen en het door de raad
vastgestelde beleid;
de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van
de accountantscontrole van de gemeenterekening. Hij treedt
hierbij op in nauw overleg met de griffier. Hij draagt
eveneens de zorg voor de facilitering van de accountant bij
de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole en
neemt hierbij het gestelde in artikel 5 van de
“Controleverordening gemeente Steenwijkerland” in acht en
ziet er op toe, dat ook de andere ambtenaren van de gemeente
deze regels in acht nemen;
het toetsen van beleidsvoornemens en voorstellen aan het
college op bedrijfseconomische aspecten;
de afdrachten sociale premies, de aangiften
rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds en de
kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het
CBS.
Het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en
van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke
blijven van debiteuren.
(Mede) uitvoering van het audit meerjarenplan.
Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris werkt de
concerncontroller vanuit een procesgerichte en onafhankelijke
positie gevraagd en ongevraagd aan een effectieve sturing en
beheersing van de organisatie. Vanuit een voorwaardenscheppende,
toetsende en adviserende rol worden:
instrumenten (door)ontwikkeld in het kader van
periodieke verantwoording, sturing en planning;
ontwikkelingen van binnen en buiten de organisatie
beoordeeld op de betekenis voor de gemeente;
de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en
doeltreffendheid van het middelenbeleid, de
bedrijfsvoering en de beleidsuitvoering bewaakt. In dit
kader worden voorstellen aan het college gedaan en
audits uitgevoerd.
bestaande structuren doorontwikkeld met de focus op
samenhang en nut en noodzaak;
heersende cultuuraspecten geïnventariseerd en getracht
in positieve zin te beïnvloeden.
Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris draagt de
afdelingsmanager met in achtneming van de gemeentebrede kaders
de zorg voor: de opstelling en uitvoering van het afdelingsplan,
de bewaking van de financiële en juridische rechtmatigheid bij
de uitvoering van het afdelingsplan, de uitvoering van de aan de
afdeling toegewezen bestuursopdrachten, het opvolgen van de
aanwijzingen van de secretaris en overige zaken die de afdeling
betreffen.
Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris draagt een
afdelingsmanager met in achtneming van de gemeentebrede kaders
de zorg voor: het middelenbeheer van de afdeling, het in stand
houden van de administratieve organisatie van de afdeling, het
bijhouden van de aan zijn afdeling toegewezen administraties,
het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke
informatie, en de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij
de uitvoering van het afdelingsplan.
Een afdelingsmanager draagt de zorg voor het toetsen van
voorstellen die voor het college worden voorbereid, op:
de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de
gegeven informatie;
de juridische rechtmatigheid, de financiële
rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid,
alsmede de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de
verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de
voorgestelde besluiten.Onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling draagt de
teamleider met in achtneming van de gemeentebrede kaders mede zorg voor:
de opstelling en uitvoering van het afdelingsplan, de bewaking van de
uitvoering van het afdelingsplan, de uitvoering van de aan de afdeling
toegewezen bestuursopdrachten, het opvolgen van de aanwijzingen van de
manager en overige zaken die het team betreffen.4Financiële organisatieOnder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling
ondersteuning draagt de coördinator begroting zorg voor de financiële
kaderstelling en het opstellen van de gemeentebegroting en de
aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en
middelenplannen. Onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling
Ondersteuning en onverminderd het bepaalde in artikel 15 j draagt de
coördinator jaarrekening zorg voor:
het opstellen van de tussenrapportages en de jaarrekening en het
jaarverslag voor de gemeente als geheel;
de kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het CBS.
Onder de verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling
Ondersteuning en onverminderd het bepaalde in artikel 15 j draagt de
senior medewerker financiëleadministratie zorg voor:
het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijke
rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst;
de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de
toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde
administraties en verstrekte informatie;
het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de
gegevens uit de administratie aan de secretaris, de
concerncontroller, de medewerker treasury en de
afdelingsmanagers;
de afdrachten sociale premies, de aangiften rijksbelastingen, de
declaraties BTW compensatiefonds.
De medewerker treasury is verantwoordelijk voor de uitvoering
van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële
middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een
tekort. De medewerker treasury voert de aan hem toegewezen taken
uit in nauwe samenwerking met de manager van de afdeling
Ondersteuning.
De medewerker treasury voert zijn taken uit onder toezicht van
de manager van de afdeling Ondersteuning en binnen de kaders van
de “Wet Financiering decentrale overheden” en artikel 14 van de
“Financiële verordening gemeente Steenwijkerland” en het besluit
“Financieringsstatuut gemeente Steenwijkerland 2006”.
Een afdelingscontroller adviseert de manager van de hem
toebedeelde afdeling gevraagd en ongevraagd over:
de financiële planning en de aansluiting daarvan op de
beleids- en middelenplanning;
het opstellen van de tussenrapportages en de
jaarrapportage;
de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de
toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid
gevoerde administraties en verstrekte informatie;
de opzet en de werking van de administratieve
organisatie;
het opzetten en doen functioneren van een systeem van
budgetteren;
het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid, de
doeltreffendheid en de financiële rechtmatigheid van het
beheer en de administratie;
de verdeling, analyse en interpretatie van de
beschikbare financiële en niet-financiële gegevens,
zodat deze geschikt zijn voor de sturing en de
beheersing van processen en activiteiten door de
afdelingsmanagers;
het voorzien van beleidsvoorstellen van
bedrijfseconomische adviezen;
het bewaken van de te betalen en uitstaande
vorderingen;
voortgangsbewaking op voorstellen vanuit de
beleidsagenda.
Indien een afdelingscontroller een meer doelmatig of
doeltreffend beheer mogelijk acht, treedt hij hierover in
overleg met de afdelingsmanager van zijn afdeling. Zo nodig
treedt hij zelfstandig in overleg met de concerncontroller.
Een afdelingscontroller heeft een eigen verantwoordelijkheid
voor de financiële rechtmatigheid van de begrotingsvoorstellen,
het afdelingsplan, de tussentijdse rapportages, de
jaarrapportage en de beleidsvoorstellen van zijn afdeling.
Indien er sprake is van een afwijkend standpunt met de
afdelingsmanager van zijn afdeling, doet de afdelingscontroller
hiervan mededeling bij het desbetreffende stuk.
De administratie voor de bedrijfsvoering van de gemeente bestaat
uit:
de financiële administratie van de gemeente als geheel
en de niet per afdeling verbijzonderde
administraties;
de per afdeling verbijzonderde administraties.
De afdeling Ondersteuning voert de financiële administratie van
de gemeente en de niet per afdeling verbijzonderde
administraties.
Iedere afdeling voert de door de manager afdeling Ondersteuning
per afdeling toegewezen verbijzonderde administraties.
Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het “Besluit
begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)”, de
Financiële verordening gemeente Steenwijkerland opgesteld op
grond van artikel 212 Gemeentewet.
5Managementteam (MT)
De secretaris en de managers van de afdelingen vormen het
managementteam.
De secretaris is voorzitter van het managementteam.
De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de
agenda voor de vergaderingen vast. Ieder lid van het
managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de
voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere
omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen.
De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende
stukken tenminste twee dagen voorafgaand aan de vergadering in
het bezit is bij de leden van het managementteam.
Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter
andere dan in het eerste lid genoemde leden uit om aan een
desbetreffende vergadering van het managementteam deel te
nemen.
De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het
managementteam, de benodigde besluiten en draagt de
eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.
Bij afwezigheid van de secretaris wordt deze vervangen conform
hetgeen bepaald in artikel 7.
Het managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de
ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:
de coördinatie van en de advisering over het
middelenbeleid;
het afstemmen van de inhoud van afdelingoverstijgende adviezen;
de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en
in relatie tot het bestuur;
de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en
voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en
verantwoording;
de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;
tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.
Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuuropdrachten
aan de secretaris.
Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het
ontwikkelen van beleid.
De secretaris draagt de zorg voor uitvoering van
bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.
De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de volgende stukken:
de Perspectiefnota Financieel Beleid;
de Voorjaarsnota;
de (meerjaren)Programmabegroting;
de Najaarsnota;
de Jaarrekening en het Jaarverslag.
Op basis van de door de raad vastgestelde
(meerjaren)programmabegroting stelt het college de
productbegroting vast. Het college wijst de producten met
bijbehorende budgetten uit de productbegroting toe aan de
afdelingen.
Op basis van de programmabegroting, de beleidsplannen, de
vastgestelde investeringskredieten en de productbegroting, maken
de afdelingsmanagers onder eindverantwoordelijkheid van de
secretaris voor elke afdeling een afdelingsplan, waarvan de
productbegroting en het investeringsplan van de afdeling deel
uitmaken.
In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken,
activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van
een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.
Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende
begrotingsjaar vastgesteld door de secretaris. Met de
vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en
investeringskredieten toegewezen aan de afdelingsmanagers, die
ten aanzien van de desbetreffende budgetten en
investeringskredieten invulling geven aan het
budgethouderschap.
De bevoegdheden en plichten van budgethouders liggen vast in de
‘Regeling budgethouders begroting en kredieten 2006’ danwel de meest
recente versie daarvan.
Door het college vastgestelde budgetten in de productbegroting
en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming
van het college niet worden overschreden.
Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor
uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college
niet worden aangewend voor
nieuw beleid en beleidsintensiveringen.
Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande
toestemming van het college niet
worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op
toegewezen budgetten en investeringskredieten.
Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste
resp. ten laste van de algemene middelen.
Het onder het eerste tot en met vierde lid genoemde wordt in de
vorm van een begrotingswijziging twee maal per jaar bij de
tussenrapportages aan het college voorgelegd.
Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor nieuw
beleid of voorstellen voor beleidsintensiveringen worden
gelijktijdig aan het college voorgelegd.
Iedere afdeling legt door middel van de tussenrapportages en de
jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het
afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde
budgetten en investeringskredieten. De afdelingsmanagers leveren
hiertoe tijdig de benodigde informatie aan de manager van de
afdeling ondersteuning.
Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente
over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van
de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer
en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken)
onregelmatigheden.
Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die
afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van
de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft
medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de
rekening en het verslag.
De manager van de afdeling Ondersteuning draagt ten behoeve van
de raad de zorg voor de voorbereiding en begeleiding van de
aanbesteding van de accountantscontrole.
De manager van de afdeling Ondersteuning treedt op als
contactpersoon van de gemeente voor de accountant en coördineert
voor de gemeente de accountantscontrole.
De manager van de afdeling Ondersteuning organiseert het
periodieke afstemmingsoverleg tussen de accountant en de
vertegenwoordiger uit de raad, de vertegenwoordiger uit de
rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën en de
secretaris.
Bij de uitvoering van controlewerkzaamheden aangaande de
gemeenterekening treedt de manager van de afdeling Ondersteuning
op als aanspreekpunt van de gemeente voor de accountant. Hij
draagt zorg voor de facilitering van de accountant. Hij neemt
hierbij het gestelde in artikel 5 van de ‘Controleverordening
gemeente Steenwijkerland’ en ziet er op toe dat ook de andere
ambtenaren van de afdeling deze regels in acht nemen.
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college ziet
de secretaris toe op het herstel van de in het verslag van
bevindingen genoemde tekortkomingen bij de afdelingen, alsmede
op herstel van de door de accountant gerapporteerde bevindingen
van niet bestuurlijk belang bij de afdelingen. Hij treedt
hiertoe in overleg met het desbetreffende afdelingsmanager en
afdelingscontroller.
Een afdelingsmanager draagt onder de verantwoordelijkheid van de
secretaris de zorg voor:
de implementatie en een juiste toepassing van
gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en
regelgeving door de onder zijn afdeling vallende
ambtenaren;
de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het
college en de toetsing van de door zijn afdeling voor de
gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische
rechtmatigheid.
De juridisch controller is belast met/verantwoordelijk
voor:
het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies
aan de secretaris en de afdelingen;
het signaleren van algemene juridische ontwikkelingen
van belang voor het concern, coördineren van de
invoering van nieuwe wetgeving op het gebied van het
(algemeen) bestuurs- en gemeenterecht en advisering van
het bestuur en management omtrent de gevolgen
daarvan;
zelfstandige beoordeling van de juridische kwaliteit van
de gemeentelijke dienstverlening en doen van
aanbevelingen daarover;
advisering over de inrichting van processen (maatregelen
bedenken) en de implementatie van (nieuwe) normen en
richtlijnen in de organisatie;
Implementatie van concernbrede juridische
kwaliteitszorg.
Onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur of delen daarvan worden verricht op initiatief
van concerncontrol door de IC-functie van de afdeling
Ondersteuning.
In opdracht van het college stelt concerncontrol de rekenkamer
tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij instelt of laat
instellen.
De resultaten van de onderzoeken legt concerncontrol voor het
aanbieden aan het college ter bespreking voor aan het
managementteam.
Concerncontrol stelt op grond van de resultaten van de
onderzoeken plannen van verbetering op. De plannen van
verbetering legt hij voor het aanbieden aan het college ter
bespreking voor aan het managementteam.
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari
2011.
Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit
gemeente Steenwijkerland
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en
wethouders van de gemeente Steenwijkerland d.d. 9 november 2010.Het college voornoemd,de secretaris, de burgemeester, Toelichting op de artikelen Artikel 1 BegripsbepalingIn artikel 1 worden begrippen gedefinieerd. Bij de begripsbepaling is
bij rechtmatigheid een onderscheid gemaakt tussen juridische
rechtmatigheid en financiële rechtmatigheid. Dit is gedaan met het oog
op de accountantscontrole. Artikel 2 Organisatie-eenhedenIn artikel 2 wordt de ambtelijke organisatie ingedeeld in de afdelingen
zoals die in de gemeente Steenwijkerland bestaan. Uitgezonderd is de
inrichting van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie
van de griffie behoort tot de bevoegdheid van de raad. Artikel 2a Organisatie brandweerOp grond van artikel 1, tweede lid van de Brandweerwet 1985 regelen
burgemeester en wethouders de organisatie, het beheer en de taak van de
gemeentelijke brandweer. Artikel 2a verwijst voor de organisatie van de
afdeling brandweer naar die door het college vastgestelde regeling. Het
artikel bepaalt, dat regels uit die verordening uitgaan boven de
bepalingen uit het organisatiebesluit. Voor het overige gelden voor de
brandweer de bepalingen van het organisatiebesluit.Artikel 3a t/m 3f Hoofdtaken van de afdelingenIn deze artikelen worden de hoofdtaken van de gemeente toegewezen aan de
afdelingen. Dit gebeurt per afdeling in een apart artikel. Artikel 4 Structuur afdelingenIn artikel 4 wordt bepaald dat de afdelingen zijn onderverdeeld in
teams. Het artikel bepaalt verder, dat de secretaris het college betrekt bij
wijziging van de organisatie.Artikel 5 Leiding dagelijks beheerIn artikel 5 worden de verantwoordelijkheden met betrekking tot het
aansturen van de ambtelijke organisatie toebedeeld aan de verschillende
leidinggevende functionarissen. Hun onderlinge hiërarchische verhouding
wordt aangegeven. In het laatste lid wordt bepaald, dat de bevoegdheden nader worden
geregeld in het Algemene mandaatbesluit. Artikel 6 Functionarissen financiële organisatieIn artikel 6 worden de functionarissen voor het financieel beheer
benoemd, alsmede de uitgangspunten voor functiescheiding. Het betreft
een gedeeltelijke invulling van het bepaalde in artikel 26, onder b van
de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland. Een verdere
invulling vindt plaats bij de beschrijving van de functies en het
vermogensbeheer in de artikelen 19 tot en met 22. Artikel 7 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging
functionarissenHet eerste lid regelt de vervanging van de gemeentesecretaris, een
verplichting die is neergelegd in het eerste lid van artikel 106
Gemeentewet.In artikel 160 van de Gemeentewet is de bevoegdheid om ambtenaren van de
gemeente, uitgezonderd de ambtenaren van de griffie, te benoemen, te
schorsen en te ontslaan neergelegd bij het college. Artikel 8 Organisatie projectenArtikel 8 geeft regels voor de aansturing van projecten die
afdelingsoverstijgend zijn. Tevens wordt de nota Projectmatig Werken van
toepassing verklaard. Artikel 9 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in
rechtspersonenArtikel 9 regelt de ondersteuning van vertegenwoordigers van de gemeente
in samenwerkingsverbanden, gemeentelijke stichtingen en gemeentelijke
vennootschappen e.d. door de ambtelijke organisatie. Artikel 10 Instructie gemeentesecretarisHet college is op grond van artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet
verplicht in een instructie nadere regels te stellen over de taak en de
bevoegdheden van de gemeentesecretaris. In de artikelen 10 tot en met 14
is hieraan uitvoering gegeven. Er is bewust voor gekozen de instructie in het organisatiebesluit op te
nemen, zodat sprake is van één geïntegreerd geheel. Artikel 11 Ondersteuning commissiesDit artikel bepaalt, dat de gemeentesecretaris ook verantwoordelijk is
voor de ondersteuning van commissies. Hiervoor geldt dezelfde
taakopdracht als voor de ondersteuning van het college.Artikel 12 Aansturing ambtelijk apparaatArtikel 12 omschrijft de verantwoordelijkheidsgebieden van de secretaris
ten aanzien van de aansturing van de ambtelijke organisatie. Ook wordt
vastgelegd dat jaarlijks door het college een functionerings- en
POP-gesprek en een beoordelingsgesprek met de secretaris gevoerd
wordt.Artikel 13 InformatieplichtDit artikel legt aan de secretaris de plicht op om de financiële
functionarissen op de hoogte te stellen van raadsbesluiten en
collegebesluiten waar financiële consequenties aan zijn verbonden.Artikel 14 Aansturing afdelingshoofdenDit artikel regelt de hiërarchische verhouding tussen de secretaris en
de afdelingsmanagers.Artikel 15 Manager afdeling OndersteuningArtikel 15 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de
functie afdelingsmanager Ondersteuning.Aan de manager van de afdeling Ondersteuning zijn diverse taken
toebedeeld. Deze liggen op het niveau van voornamelijk bedrijfsvoering.
Verwezen wordt ook naar de regeling budgethouders begroting en
kredieten.Artikel 16 ConcerncontrollerArtikel 16 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de
functie concerncontroller. Artikel 17 AfdelingsmanagerArtikel 17 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de
functie afdelingsmanager. Artikel 18 PersoneelsbeleidDe afdelingsmanager moet voor het personeels- en organisatie beleid de
gemeentebrede kaders die daarvoor gelden, in acht nemen.Artikel 19 a t/m 19c Verdeling verantwoordelijkheden manager
ondersteuningEen aantal verantwoordelijkheden op financieel gebied van de manager
Ondersteuning is neergelegd bij andere functionarissen, te weten: de
coördinator begroting, de coördinator jaarrekening en de teamleider
financiële administratie. In deze artikelen is een en ander concreet
gemaakt.Artikel 20 Vermogensbeheer (medewerker treasury en
kassier)De Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) zegt, dat op grond van
artikel 212, lid 2c van de Gemeentewet de raad regels moet stellen ten
aanzien van de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en
limieten van de financieringsfunctie, alsmede de administratieve
organisatie van de financieringsfunctie waaronder begrepen taken en
bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
informatievoorziening.In artikel 14 van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland
heeft de raad invulling gegeven aan artikel 212, lid 2c van de
Gemeentewet.In dit artikel is een beschrijving gegeven van de taken, bevoegdheden en
verantwoordingsrelaties op hoofdlijnen. Verdere uitgewerkte kaders staan
in het Financieringsstatuut Gemeente Steenwijkerland 2006 vermeld.Artikel 21 AfdelingscontrollerArtikel 21 geeft in hoofdlijnen de verantwoordelijkheidsgebieden van de
functie afdelingscontroller. Ook is daarin de relatie met de
afdelingsmanagers geregeld.Artikel 22 AdministratieIn artikel 22 zijn regels opgenomen voor de aanwijzing van afdelingen,
die verantwoordelijk zijn voor het voeren van de verschillende
gemeentelijke administraties voor de bedrijfsvoering. Daarbij zijn de
eisen opgenomen waaraan deze administraties moeten voldoen. Dit in
aanvulling op de eisen geformuleerd in de Financiële verordening
gemeente Steenwijkerland. De regels hebben niet alleen betrekking op de
financiële administratie, maar ook op:
de niet per afdeling verbijzonderde administraties (bijvoorbeeld
de salarisadministratie);
de per afdeling verbijzonderde administraties (bijvoorbeeld de
uitkeringsadministratie).
Artikel 23 ManagementteamArtikel 23 regelt, wie deelnemen aan het managementteam. Het artikel
bevat een reglement van orde voor deze vergaderingen. De Secretaris is
voorzitter. Besluitvorming van de secretaris vindt plaats, doordat deze
als voorzitter gehoord de meningsvorming van het team een besluit neemt. Artikel 24 Taken managementteamArtikel 24 beschrijft de taken van het managementteam.Artikel 25 Bestuursopdrachten In artikel 25 zijn regels opgenomen voor de beleidsvoorbereiding door de
ambtelijke organisatie. Artikel 26 ControlcyclusArtikel 26 geeft de stukken weer die de controlcyclus vormen. Artikel 27 Budgettoedeling en begrotingsuitvoeringArtikel 27 geeft invulling aan eisen van artikel 26, onder e en artikel
5, eerste lid van de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland. Er
worden regels gesteld voor de begrotingsuitvoering en het maken van
afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties en de daarvoor
beschikbare middelen.De vastgestelde (meerjaren)programmabegroting bevat ook het
Bestedingsplan (investeringen en exploitatie). Artikel 28 Budgetbevoegdheden en plichtenVoor de budgetbevoegdheden en plichten van budgethouders wordt verwezen
naar de ‘Regeling budgethouders begroting en kredieten 2006’. Die
regeling moet er zorg voor dragen, dat de uitvoering van de begroting in
financiële zin rechtmatig verloopt en het college kan voldoen aan de in
het vierde lid van artikel 169 van de Gemeentewet neergelegde
inlichtingenplicht. Met dit artikel wordt eveneens invulling gegeven aan
artikel 5, eerste lid en artikel 7, vijfde en zesde lid van de
Financiële Verordening gemeente Steenwijkerland. Artikel 29 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingenIn artikel 29 worden regels gesteld, die moeten voorkomen, dat de door
de raad geautoriseerde kaders van de begroting worden overschreden. Met
het artikel wordt invulling gegeven aan artikel 5, derde lid van de
Financiële verordening gemeente Steenwijkerland. Artikel 30 Verantwoording en déchargeArtikel 30 geeft invulling aan de eisen van artikel 26, onder e en f van
de Financiële verordening gemeente Steenwijkerland. De wijze en
frequentie van de rapportage over de voortgang van de activiteiten en de
uitputting van middelen wordt geregeld. De rapportagefrequentie is dezelfde als de rapportagefrequentie aan de
raad zoals genoemd in artikel 7 van de Financiële verordening gemeente
Steenwijkerland.Ook worden in het artikel de regels gesteld voor décharge van de
ambtelijke organisatie voor het gevoerde beheer en de administratie. Artikel 31 AccountantscontroleIn artikel 2, tweede lid van de Controleverordening gemeente
Steenwijkerland wordt het college opgedragen in overleg met de raad de
aanbesteding van de accountantscontrole voor te bereiden. In artikel 32
draagt het college de voorbereiding op aan de manager Ondersteuning.
Deze treedt hiervoor op in nauw overleg met de griffier. Dit onder
andere voor het opstellen van het programma van eisen, dat op grond van
artikel 2 van de Controleverordening gemeente Steenwijkerland door de
raad moet worden vastgesteld. In het artikel wordt de manager
Ondersteuning aangewezen als de persoon, die optreedt als contactpersoon
voor de accountant inzake de door de accountant uit te voeren
controlewerkzaamheden. Hij is verantwoordelijk voor de facilitering van
de accountant(scontrole). Daarbij is hij verantwoordelijk voor het
bijeenroepen van de personen voor het in artikel 4, derde lid van de
Controleverordening gemeente Steenwijkerland genoemde
afstemmingsoverleg. Voor uitvoering van de controlewerkzaamheden door de
accountant bij een afdeling wordt de facilitering van de
accountantscontrole opgedragen aan de afdelingscontroller van de
desbetreffende afdeling. Dit onder de verantwoordelijkheid van de
manager van de afdeling Ondersteuning. De accountant rapporteert in het
verslag van bevindingen over tekortkomingen van de inrichting van het
financieel beheer en van de financiële organisatie en onrechtmatigheden
in de jaarrekening. Daarnaast rapporteert hij op grond van artikel 7,
tweede lid van de Controleverordening gemeente Steenwijkerland aan de
secretaris over bevindingen van niet bestuurlijk belang. In het zesde
lid van artikel 32 wordt de manager van de afdeling Ondersteuning
opgedragen toe te zien op herstel van de door de accountant
gerapporteerde tekortkomingen. Hij treedt hiertoe in overleg met de
desbetref-fende afdelingsmanagers en afdelingscontrollers.Artikel 32 Juridische rechtmatigheidOp grond van het integraal managementprincipe is de afdelingsmanager
integraal verantwoordelijk voor de door zijn afdeling te leveren
producten en dienst, zowel ten aanzien van de vakinhoudelijke en
personele aspecten, maar ook ten aanzien van de financiële en juridische
component. Vergelijk in dit verband ook het bepaalde in artikel 17 van
dit organisatiebesluit.Op grond van de door het college vastgestelde notitie ‘Juridische
kwaliteitszorg in Steenwijkerland’ geldt ten aanzien van de juridisch
controller het uitgangspunt, dat deze een belangrijke positie heeft met
betrekking tot het beheersen en verbeteren van de juridische kwaliteit
van de dienstverlening. Om die rol goed te kunnen uitoefenen het de
juridisch controller de vrijheid om de juridische kwaliteit van de
gemeentelijke dienstverlening te beoordelen en daarover zelfstandig
aanbevelingen te doen.Dit uitgangspunt is in het tweede lid van dit artikel tot uitdrukking
gebracht.Artikel 33 Interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de
doeltreffendheidOp grond van artikel 213a van de Gemeentewet moet het college periodiek
onderzoek doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het
gevoerde beleid. De raad heeft in de Verordening onderzoeken
doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Steenwijkerland
hiervoor regels gesteld. In artikel 35 wordt door het college de
verantwoordelijkheid voor het organiseren van deze onderzoeken en het
opstellen van een verslag over de uitkomsten van de onderzoeken
opgedragen aan de concerncontroller. Hij moet hierbij de kaders uit de
Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente
Steenwijkerland in acht nemen. De uitvoering van (delen van) de onderzoeken bij de afdelingen kan
concerncontrol opdragen aan anderen. Concerncontrol heeft als opdracht de rekenkamer tijdig op de hoogte te
brengen van de onderzoeken die hij instelt. Hiermee wordt voor een deel
invulling gegeven aan de verplichting neergelegd in het derde lid van
artikel 213a van de Gemeentewet. Concerncontrol is daarbij verantwoordelijk voor het opstellen van
verbeterplannen, indien de uitkomsten van de onderzoeken daar aanleiding
toe geven. Resultaten van de onderzoeken en plannen van verbetering legt
concerncontrol voor aan het managementteam, voordat hij een verslag
daarover aanbiedt aan het college. De verantwoordelijkheid voor het zenden van het verslag over de
uitkomsten van de onderzoeken aan de rekenkamer is door het college niet
neergelegd bij concerncontrol en blijft op grond van het derde lid van
artikel 213a van de Gemeentewet een taak van het college zelf.Artikel 34 SlotbepalingenIn de slotbepalingen is de datum van inwerkingtreding en de citeertitel
opgenomen.