Organisatie | Zaanstad |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Zaanstad |
Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Zaanstad |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | diensten, ambtelijke organisatie |
Geen.
Onbekend
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
17-08-2004 | 06-07-2007 | nieuwe regeling | 17-08-2004 Gemeenteblad 2004 nr. 35 | geen |
De ambtelijke organisatie van Zaanstad bestaat uit een Concernstaf en de volgende organisatorische eenheden (hierna te noemen: de diensten):
De Concernstaf opereert dienstoverstijgend en is onder andere gericht op horizontale coördinatie van beleid tussen diensten.
In het kader van integraal management is elke dienst zelf verantwoordelijk voor het beleidsmatig en financieel dienstresultaat. Het uitgangspunt van integraal management brengt dan ook met zich mee dat het verlenen van opdrachten door de gemeente Zaanstad doorgaans geschiedt onder verantwoordelijkheid van de diensten.
Deze gedecentraliseerde opzet maakt, onder meer vanuit efficiëncy-overwegingen, coördinatie en kaderstelling gewenst. Vanuit de diensten zelf is ook aangedrongen op nadere kaderstelling ten aanzien van met name het aanbesteden van (grootschalige) bouwprojecten alsmede een aanscherping van de gedragsnormen.
Daarnaast is met ingang van 1 januari 2004 de Gemeentewet gewijzigd. In navolging van de rijksoverheid krijgen ook gemeenten te maken met een accountantscontrole op de naleving van (Europese) aanbestedingsregels. Dit is een goede reden om de regelgeving duidelijk onder de aandacht te brengen van alle ambtenaren, die met inkoop en aanbesteding te maken hebben.
In deze inkoop- en aanbestedingsnota is het Zaanse inkoop- en aanbestedingsbeleid verwoord. De nota dient tevens als richtlijn voor alle functionarissen binnen de gemeente Zaanstad die direct dan wel indirect betrokken zijn bij het uitvoeren van de gemeentelijke inkooptaken en aanbestedingen.
Het hanteren van de uitgangspunten en het naleven van de richtlijnen is de verantwoordelijkheid van de individuele dienst. De concerncontroller en dienstcontrollers zullen vanuit hun controlfunctie toetsen of de inkoopfunctie conform de richtlijnen wordt uitgevoerd.
Ter ondersteuning van de gemeentelijke inkoopfunctie heeft het College medio 2001 besloten het bureau Inkoop en Contracten (hierna te noemen I & C) in te stellen met de volgende hoofdtaken:
In paragraaf 3.2 zal de rol van bureau I & C nader uitgewerkt worden.
In hoofdstuk 1 wordt het inkoopbeleid van de gemeente Zaanstad behandeld. Hierin staan de uitgangspunten, waaraan de inkoop van goederen of diensten moet voldoen, met een nadere uitwerking in bijlage 1.
Hoofdstuk 2 behandelt de Europese regelgeving inzake aanbestedingen. De uitwerking hiervan vindt plaats in bijlage 2.
In hoofdstuk 3 zijn de gemeentelijke aanbestedingsregels kort en overzichtelijk opgenomen. In hoofdstuk 4 wordt het leveranciersbeleid weergegeven. In hoofdstuk 5 worden tenslotte de inkoopethiek en gedragsnormen behandeld.
Bij het schrijven van deze nota is gebruik gemaakt van aanbestedingsnota´s van diverse gemeenten, waaronder Leiden, Utrecht en Almere, alsmede de toelichting op de Europese richtlijnen en de Handreiking “ Verdien aan besteden”, opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.
Doelstelling is de professionalisering van de inkoopfunctie. Hierbij wordt gestreefd naar het optimaal aanwenden van de financiële en personele middelen door het verbeteren van de inkoop- en aanbestedingsprocessen.
De volgende uitgangspunten zijn hierbij van belang:
Het beleid van de gemeente is erop gericht de inkoopkracht zoveel mogelijk te bundelen. Bundeling is mogelijk door het samenvoegen en standaardiseren van met name niet-dienstspecifieke inkooppakketten, zoals bijvoorbeeld energie, kantoormeubilair, schoonmaak, onderhoud, etc.
Bij de bundeling van de gemeentelijke inkoopkracht speelt het bureau I & C een sleutelrol door het inventariseren en identificeren van inkooppakketten en het realiseren van verbeteringen.
Behalve de Europese en Nederlandse regelgeving kent de gemeente ook eigen aanbestedingsregels. In hoofdstuk 3 worden deze nader uitgewerkt.
Het kader voor overheidsaanbestedingen, waartoe de gemeentelijke inkopen ook behoren, wordt gevormd door een stelsel van Europese en Nederlandse regelgeving.
De gemeente kan te allen tijde worden aangesproken op gegunde opdrachten en is verplicht, ook als aanbestedingen onder Europese drempelbedragen blijven, tot een inzichtelijke, objectieve en efficiënte verstrekking van opdrachten te komen op grond van onder andere de Algemene wet bestuursrecht.
In dit kader zijn voor de gemeente met name van belang:
Naast het optimaliseren van de directe kosten (de inkoopprijs), omvat dit ook de indirecte kosten zoals logistieke, voorraad-, administratie- en onderhoudskosten en de daarmee gemoeide personele inspanningen.
Naast het bundelen van de gemeentelijke inkoopkracht is het reduceren van het aantal leveranciers een belangrijk middel in het realiseren van verbeteringen en besparingen binnen het inkoopproces.
Het realiseren van leveranciersoptimalisatie is mogelijk met een duidelijk gedefinieerd leveranciersbeleid. Zie hiervoor hoofdstuk 4.
De gemeente streeft een integere en ethische omgang met haar leveranciers na. Omgekeerd wordt dit ook verlangd van de leveranciers die met de gemeente zaken doen. In hoofdstuk 5 wordt dit nader uitgewerkt.
De gemeente Zaanstad streeft naar milieubewustheid.
Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld de handleiding Duurzaam Bouwen, welke is uitgegeven door het Ministerie van VROM en de intentieverklaring Duurzaam inkopen. De gemeente conformeert zich hieraan en deze uitgangspunten worden gehanteerd bij het opstellen van specificaties, bestekken en het selecteren van leveranciers.
Voorbeelden van sociaal beleid zijn het aanbesteden aan sociale werkplaatsen en de eis van het inschakelen van werklozen en/of gehandicapten. Veelal denken gemeenten daarbij aan eigen inwoners. De Europese richtlijnen bieden echter niet veel mogelijkheden, omdat de eis van het inschakelen van bijvoorbeeld Zaanse werklozen, gehandicapten of de Zaanse sociale werkplaats al snel in strijd wordt geacht met de voorwaarde van non-discriminatie.
Het eventueel hanteren van sociaal beleid is derhalve een onderwerp van nadere uitwerking.
De Europese richtlijnen voor aanbestedingen zijn opgesteld door de Europese Commissie voor gebruik door overheden en nutsorganisaties en de in hun opdracht aanbestedende dienstverleners, aannemers en leveranciers.
Hoewel de term richtlijn suggereert dat er sprake is van vrijblijvendheid is dit geenszins het geval. De richtlijnen zijn direct werkende Europese wetgeving en de gemeente is verplicht deze toe te passen.
De richtlijnen hebben tot doel de Europese markt voor overheidsopdrachten te liberaliseren waarbij optimale marktwerking wordt nagestreefd. Daartoe schrijven de richtlijnen expliciet voor hoe aanbestedingsprocessen doorlopen moeten worden.
Indien de Europese richtlijnen niet zijn nageleefd, kan een vordering tot schadevergoeding worden door eren aanbieder op grond van onrechtmatige daad. Dan zal moeten worden aangetoond dat het niet naleven van de richtlijnen heeft geleid tot schade bij de desbetreffende aanbieder. De hoogte van de geleden schade is daarbij vaak een twistpunt.
Meer soelaas biedt een rechterlijk bevel tot stopzetting van de aanbestedingsprocedure of een verbod om een opdracht aan een bepaalde kandidaat te gunnen. Dit betekent veelal dat de procedure opnieuw gedaan moet worden.
Daarnaast kan de Europese Commissie, al dan niet op basis van een ingediende klacht, besluiten om een procedure te starten tegen een lidstaat wegens het niet naleven van een aanbestedingsprocedure met oplegging van een boete aan de lidstaat. Deze boete wordt doorberekend aan de gemeente die nalatig is de Europese aanbestedingsprocedure na te leven. Tevens kan de Commissie via een kort geding schorsing van de aanbestedingsprocedure gedurende de bodemprocedure vorderen.
De richtlijnen geven de stappen in het selecteren van een leverancier aan. Ze schrijven voor hoe, en met welke gegevens, de voorgenomen aanbesteding moet worden aangekondigd, welke informatie de potentiële leveranciers dienen te ontvangen in de aanbestedingsdocumenten en hoe de offertebeoordeling moet worden doorlopen. Hierbij zijn minimale termijnen aangegeven die gehanteerd moeten worden bij de uitvoering.
Belangrijke elementen van de regelgeving zijn:
Om te bepalen of de gemeente conform de Europese richtlijnen moet aanbesteden, dienen de navolgende drie vragen beantwoord te worden:
Indien op alle drie vragen een positief antwoord gegeven wordt, dient er Europees aanbesteed te worden.
ad 1) Is er sprake van een aanbestedende dienst?
De gemeente Zaanstad als geheel wordt op grond van de Europese aanbestedingsrichtlijnen als aanbestedende dienst aangewezen.
Derhalve is zij verplicht al haar opdrachten die boven de drempelbedragen uitkomen, aan te besteden overeenkomstig de Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Voor zover de gemeente deelneemt aan bijvoorbeeld gemeenschappelijke regelingen of aan een rechtspersoon voortvloeiende uit een vorm van publiek-private samenwerking dient eveneens rekening te worden gehouden met de plicht tot aanbesteding, indien voldaan is aan de hierna genoemde criteria.
De richtlijnen geven een aantal algemene criteria die samen bepalen of een bepaalde instelling aanbestedende dienst is:
De instelling moet opgericht zijn met het doel te voorzien in een (specifieke) behoefte van algemeen belang, niet zijnde van commerciële of industriële aard; en
De instelling heeft rechtspersoonlijkheid; en
De activiteiten van de instelling worden voor meer dan 50% gefinancierd door een aanbestedende dienst, (zoals de Staat, de provincie of de gemeente) dan wel staan voor meer dan 50% onder het toezicht van of worden voor meer dan 50% beheerd door een aanbestedende dienst.
Het uitvoeren van commerciële taken, naast taken van algemeen belang, betekent niet dat er geen sprake is van een aanbestedende dienst.
ad 2) Valt de opdracht onder de richtlijnen?
Deze richtlijn is van toepassing in geval van het (laten) ontwerpen en (laten) uitvoeren van werken (gebouwen, bruggen, infrastructuur e.d.) met een geraamde waarde van meer dan € 5.923.624 excl. BTW.
Onder leveringen vallen koop, leasing, huur en huurkoop van producten.
De drempelwaarde die gehanteerd wordt is € 236.945 excl. BTW.
Onder diensten vallen alle opdrachten die niet vallen onder leveringen of werken. Voorbeelden zijn onderhoud van werken, vuilophaaldiensten, schoonmaakdiensten. Binnen opdrachten voor diensten wordt een onderscheid gemaakt naar twee categorieën, deze worden in de Richtlijn Diensten nader gespecificeerd.
Voor diensten uit de eerste categorie, zoals hierboven genoemde, geldt de volledige richtlijn.
Voor diensten uit de tweede categorie (bijv. juridische dienstverlening, uitzendbureaus, sociale diensten) hoeft geen aankondiging geplaatst te worden. Wel moet het gunningsresultaat gepubliceerd worden.
Het drempelbedrag voor diensten is € 236.945 excl. BTW.
Bovengenoemde bedragen kunnen om de twee jaar herzien worden en worden in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubliceerd. De laatste wijziging dateert van 1 januari 2004.
ad 3) Wordt het drempelbedrag overschreden?
Wanneer de gemeente een opdracht wil laten uitvoeren, zal de waarde van de te realiseren opdracht bepaald moeten worden.
Daarbij worden bedragen voor soortgelijke diensten, leveringen of werken van alle gemeentelijke diensten bij elkaar opgeteld om te bepalen of de drempelbedragen voor Europees aanbesteden gehaald worden. Aanbestedingen kunnen zowel eenmalige opdrachten tot leveringen, diensten of werken als raamovereenkomsten voor leveringen, diensten of werken betreffen.
Indien de raamovereenkomst is aanbesteed overeenkomstig de Europese aanbestedingsrichtlijnen behoeven deelopdrachten die op de raamovereenkomst zijn gebaseerd, niet afzonderlijk te worden aanbesteed.
Bij werken gaat het om de aanneemsom, bij leveringen om de koop/huurprijs. Bij diensten gaat het om de totale vergoeding aan de dienstverlener, dit kan zijn de te betalen premie, het honorarium of provisie.
De waarde van een opdracht wordt als volgt berekend:
Wanneer een opdracht Europees moet worden aanbesteed, moet een keuze gemaakt worden tussen de wettelijke voorgeschreven aanbestedingsprocedures.
De richtlijnen kennen vier hoofdprocedures voor de aanbesteding van overheidsopdrachten:
De keuze uit de eerste twee aanbestedingsprocedures is vrij.
De beide onderhandelingsprocedures kunnen slechts in een beperkt aantal gevallen worden toegepast. Deze procedures zijn in de richtlijnen opgenomen om te dienen als ‘nooduitgang’ in die gevallen dat toepassing van de andere procedures niet of nauwelijks mogelijk is.
De openbare procedure is een aanbestedingsprocedure in één ronde, die algemeen bekend wordt gemaakt en begint met een aankondiging in het Supplement op het Publicatieblad van de EG (oproep tot mededinging) en waaraan iedere geïnteresseerde aanbieder kan deelnemen.
Bij deze openbare procedure kunnen alle belangstellenden direct een offerte indienen naar aanleiding van de oproep.
ad b) De niet-openbare procedure
In tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden is deze procedure wel degelijk openbaar en begint net zoals de openbare procedure met een aankondiging in het Supplement op het Publicatieblad van de EG.
Het verschil met de openbare procedure is, dat deze aanbestedingsprocedure twee ronden kent. In de eerste ronde kan iedere geïnteresseerde aanbieder zich als gegadigde melden met het verzoek tot toezending van het pre-selectiedocument. In de daarop volgende pre-selectie wordt een beperkt aantal gegadigden geselecteerd, doch minimaal vijf, die vervolgens hun offerte kunnen indienen.
Deze procedure kan toegepast worden als er een groot aantal inschrijvers te verwachten is, als het Programma van Eisen gevoelige informatie bevat of als het een complexe opdracht betreft.
Door een voorselectie te houden kan de gemeente tijd besparen op het beoordelen van offertes en wordt voorkomen dat gevoelige informatie bij willekeurige aanbieders terecht komt.
ad c) De onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
Een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking begint wederom met een aankondiging van een bepaalde door de gemeente te vergeven opdracht in het SPbEG.
Bij deze aanbesteding kan een ieder zich als gegadigde aanmelden, waarna de gemeente met een of meer door haar zelf gekozen gegadigden overleg pleegt. Vervolgens selecteert de gemeente op basis van de vooraf bekendgemaakte objectieve selectiecriteria minimaal drie kandidaten die worden uitgenodigd om te onderhandelen met de gemeente.
De onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking kan slechts in een beperkt aantal, door de richtlijnen genoemde gevallen, worden toegepast. Voorbeelden zijn:
ad d) De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Deze procedure onderscheidt zich van de voorgaande doordat de gemeente de aanbesteding niet algemeen bekend hoeft te maken en bovendien niet meer dan één gegadigde tot het doen van een inschrijving behoeft uit te nodigen. Meer mag vanzelfsprekend ook.
Gevallen waarin de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking mag worden toegepast zijn bijvoorbeeld:
Werken, leveringen en diensten:
Het Europese Hof van Justitie interpreteert de onderhandelingsprocedures restrictief. De gemeente dient te bewijzen dat de uitzonderlijke omstandigheden die afwijking van de normale openbare of niet-openbare procedure rechtvaardigen, daadwerkelijk bestaan.
In geval er Europees aanbesteed moet worden, meldt de dienst dit aan bij bureau I & C. Bureau I & C staat de dienst bij in de keuze voor procedure en publicatie hiervan, alsmede de procedure zelf.
Aanbesteden en inkoop bestaat uit de fasen: het opstellen van productspecificaties, het selecteren van leveranciers, contractvorming, bestelling, bewaking bestelling en het verrichten van nazorg. De inhoud en het belang van de verschillende fasen in het inkoopproces worden toegelicht in bijlage 1.
Naast de Europese en Nederlandse regelgeving kent de gemeente, binnen de grenzen van deze wetgeving, eigen aanbestedingsregels. Tezamen vormen deze regels het kader waarbinnen wordt aanbesteed.
Vanzelfsprekend kan de (Europese) regelgeving veranderen. Indien dit leidt tot strijd van een of meer onderdelen van de gemeentelijke richtlijnen met de nieuwe regelgeving dan dienen die onderdelen van de gemeentelijke aanbestedingsregels buiten toepassing gelaten te worden en zo snel mogelijk aangepast te worden.
Bureau I & C is boven de genoemde Europese drempelbedragen, alsmede boven de hierna vermelde gemeentelijke drempelbedragen, verantwoordelijk voor de procesbegeleiding bij aanbestedingsprocessen voor de fasen productspecificatie, leveranciersselectie en contractvorming.
Zo bewaakt bureau I & C de objectiviteit bij het formuleren van productspecificaties (wat hebben we nodig en niet wat willen we?) en de keuze van leveranciers, die uitgenodigd worden om offerte uit te brengen (kwaliteit, voldoende roulatie) en begeleidt het bureau het proces van contractvorming (onderhandelingen, Algemene voorwaarden Zaanstad).
De inhoudelijke inbreng (programma van eisen, technische kwaliteitseisen aan leveranciers, enz.) wordt uiteraard geleverd door de betreffende gemeentelijke dienst. In overleg wordt bepaald in welke mate deze dienst (administratieve) ondersteuning in het totale proces levert.
Wanneer in enige fase van het aanbestedingstraject onverhoopt verschil van mening blijft bestaan tussen bureau I & C en de vertegenwoordiger van de dienst, wordt dit ter besluitvorming voorgelegd aan het hoofd van de betreffende afdeling van de dienst c.q. diens sectorhoofd/directeur. Het besluit, alsmede de motivering van beide kanten, wordt opgenomen in het aanbestedingsdossier. De dienstcontroller ontvangt van deze stukken een afschrift.
De directeur van de dienst blijft eindverantwoordelijk voor de gunning.
In de bestedingsplannen c.q. het inkoopplan zijn de aanbestedingen voor een belangrijk deel geclusterd; ze zijn daarmee nog onvoldoende gespecificeerd en in de tijd gezet om voor bureau I & C als ‘spoorboekje’ voor de concrete aanbestedingsprocessen te dienen. De dienst geeft om die reden het ‘startschot’ voor de diverse aanbestedingen.
Als onderdeel van ‘Inkoopcontrol’ zal bureau I & C steekproefsgewijs nagaan of de in de (raam)overeenkomst overeengekomen voorwaarden ook daadwerkelijk worden gerealiseerd. Dit wordt ingevuld door gerichte, aanvullende informatie vanuit de afdeling Centrale Financiële Administratie.
De dienst die een (raam)overeenkomst heeft gesloten is verantwoordelijk voor het beheer daarvan (periodieke evaluatie, opzegging, e.d.). De afgesloten raamovereenkomsten worden vermeld op Intranet.
De bevoegdheden en verantwoordelijkheden in aanbestedingsprocessen zijn in bijlage 3 meer gedetailleerd vastgelegd.
Jaarlijks wordt een inkoopactieplan opgesteld door bureau I & C in overleg met de diensten en vastgesteld door het GMT op basis van de bestedingsplannen, waarin wordt aangegeven welke inkooppakketten voor bundeling en/of Europese aanbesteding in aanmerking komen. Om te kunnen bepalen of een opdracht Europees c.q. meervoudig dan wel enkelvoudig onderhands aanbesteed dient te worden, wordt de waarde (voor zover mogelijk) van de opdracht bepaald, waarbij gekeken wordt naar de waarde na bundeling van alle soortgelijke opdrachten van de gemeente.
De Europese aanbestedingen worden begeleid door bureau I & C (publicatie, termijnberekening, afwijzingsbrieven) en door het behulpzaam zijn bij het opstellen van een Programma van Eisen en het laten opstellen/screenen van een overeenkomst door Juridische Zaken, Schade en Verzekeringen van de dienst Stadsbedrijven (hierna te noemen JSV).
Bij een enkelvoudige onderhandse aanbesteding wordt vóóraf door de beoogde aannemer een afstandsverklaring getekend, waarin hij verklaart afstand te doen van zijn recht op (gunning van) het werk, indien partijen het niet eens worden over de prijsaanbieding en verklaart dat hij geen invloed zal uitoefenen op de prijsvorming van de opvolgende partij bij niet-gunning van het werk.
Ter voorkoming van het risico dat potentiële opdrachtnemers offertes op elkaar gaan afstemmen en om de concurrentiewerking te vergroten, dienen regelmatig nieuwe potentiële opdrachtnemers uitgenodigd te worden om een offerte uit te brengen. De inschrijver die bij de vorige aanbesteding tegen de minst gunstige condities zijn diensten aanbood wordt bij de volgende aanbesteding in beginsel niet uitgenodigd.
Leveranciersbeleid en –management is een belangrijk element in de beheersing van kwaliteit en kosten, gemoeid met de inkoop van de gemeente. De doelstelling van leveranciersmanagement is het leggen van een basis voor goede leveranciersprestaties en het gestructureerd verbeteren ervan.
Het leveranciersbeleid van de gemeente richt zich op een aantal aspecten, maar wordt in beginsel gedefinieerd door:
het op objectieve en transparante wijze selecteren, ontwikkelen en
Door middel van leveranciersmanagement wordt invulling gegeven aan de hiervoor geformuleerde beleidsdoelstellingen. Het betreft de volgende aspecten:
Uitgangspunt voor het leveranciersbeleid is dat het past binnen de (Europese) regelgeving, gemeentelijke richtlijnen en gedragsnormen die vastgelegd zijn in deze nota.
Leveranciers van de gemeente dienen beoordeeld te worden op en te voldoen aan het leveranciersprofiel. Alle leveranciers genieten gelijke behandeling.
Het inkoopbeleid van de gemeente is onder andere gericht op leveranciersoptimalisatie. In het kader van de beleidsdoelstellingen van standaardisering, bundeling en beheersbaarheid dient derhalve kritisch gekeken te worden naar de noodzaak van uitbreiding van het aantal leveranciers.
Redenen om over te gaan tot het benaderen van nieuwe leveranciers, zijn o.a.:
De gemeente kent een groot aantal leveranciers en het doel is deze in aantal te reduceren.
Grondslag voor beoordeling van een (potentiële) leverancier is het leveranciersprofiel.
Er wordt getoetst aan het leveranciersprofiel ingeval:
Bij grote opdrachten zullen bestaande leveranciers eveneens worden getoetst aan het profiel.
Bij beoordeling van leveranciers dient men in acht te nemen dat een leverancier alleen dan goed kan functioneren, indien hij goed inzicht heeft in de vraag, wensen en eisen van de gemeente. Daartoe dient er regelmatig en op eenduidige wijze overleg gevoerd te worden met de leverancier, opdat eventuele problemen zichtbaar worden gemaakt en opgelost kunnen worden.
Een leverancier voldoet in ieder geval niet aan het profiel indien hij in faillissement of surcèance van betaling verkeert, strafbare feiten pleegt of heeft gepleegd, een ernstige fout in beroepsuitoefening heeft gemaakt, sociale premies en belastingen niet heeft afgedragen, enz. In deze gevallen maakt de gemeente van de diensten van de betreffende leverancier geen gebruik (meer).
Dit geldt eveneens bij het niet voldoen aan de vereisten op het gebied van beroepsbekwaamheid, bijvoorbeeld vestigingsvergunning, inschrijving Kamer van Koophandel, e.d.
Verder wordt een leverancier beoordeeld op financiële en economische draagkracht (bankverklaring, omzetcijfers) en technische bekwaamheid (ervaring/referenties, diploma’s, opleiding medewerkers, kwaliteitsbewaking, certificering).
Hierbij gelden voor de beoordeling geen vaste normen, maar wordt van geval tot geval, afhankelijk van de omvang en aard van de opdracht, een meer kwalitatieve analyse gemaakt, uiteraard op basis van redelijkheid en transparantie.
De opstelling van het profiel, alsmede de beoordeling of leveranciers aan het gestelde profiel voldoen, vindt plaats in samenspraak tussen de opdrachtgevende diensten en bureau I & C.
lunches of diners zijn alleen verantwoord indien de bespreking een specifiek zakelijk doel heeft, zoals het uitsparen van tijd door tijdens de maaltijd te onderhandelen of omdat de bespreking zich voortzet tot in de avonduren. Frequent lunchen of dineren met dezelfde leverancier wordt vermeden teneinde het onpartijdige imago niet te schaden. Bij meerdere lunches of diners worden de kosten afwisselend door de gemeente en de leverancier betaald. De aanvaardbaarheid van lunches of diners ter viering van de afsluiting van een project staat ter beoordeling van de leidinggevende van de eventuele deelnemer;
het aangeboden krijgen van geschenken, gunsten of diensten dient te worden vermeden. Geschenken, kerstpakketten inbegrepen, gunsten of diensten met een nominale waarde van meer dan € 25 worden geweigerd of geretourneerd. De leverancier wordt hierover in kennis gesteld. Geschenken, kerstpakketten inbegrepen, gunsten of diensten met een nominale waarde van minder dan € 25 worden aan de leidinggevende gemeld;
de betrokken medewerker informeert de leidinggevende over eventuele belangen van hem/haar en/of zijn/haar familieleden in een (potentiële) leverancier van de gemeente. De belangen omvatten hierbij zowel financiële belangen (deelname in aandelenkapitaal van de leverancier) als niet-financiële belangen (de betrokken medewerker is tevens adviseur van een leverancier);
Bijlage 1 Uitwerking stappen inkoopproces
1) Het opstellen van een specificatie
Het zorgvuldig formuleren van de te vergeven opdracht met bijbehorende specificatie is een basisvoorwaarde om het inkoopproces effectief en efficiënt te laten verlopen. De specificatie omvat de eisen en wensen die aan het product of de dienst worden gesteld.
De specificatie wordt opgesteld in objectieve termen die niet discriminerend zijn voor de leveranciers, met andere woorden: de eis op zich is meetbaar en zodanig geformuleerd dat de offertes onderling te vergelijken zijn.
Voor het opstellen van een goede specificatie zijn twee aspecten van cruciaal belang:
Het beleid is gericht op standaardisatie en bundeling van de inkoopkracht. Derhalve dienen de specificaties zodanig geformuleerd te worden dat de behoefte zoveel mogelijk kan worden ondergebracht in (bestaande) raamovereenkomsten.
2) het selecteren van een leverancier
De leveranciersselectie heeft tot doel, uitgaande van de specificatie, de meest geschikte leverancier te vinden.
ad a) de voorselectie van leveranciers
Bij de voorselectie van leveranciers wordt allereerst binnen de kring van (bestaande) leveranciers van de gemeente gekeken.
ad b) Het aanvragen van offertes
Offerteaanvragen geschieden schriftelijk. Bij de offerteaanvraag wordt gesteld dat de Algemene Voorwaarden van de gemeente Zaanstad van toepassing zijn. Deze worden meegestuurd, tenzij deze eerder aan de betreffende leverancier zijn verstrekt.
De leveranciers die een offerteaanvraag ontvangen, krijgen, tot aan de in de offerteaanvraag vastgestelde sluitingsdatum, de tijd een offerte in te dienen. Overschrijding van deze sluitingsdatum, zonder overleg met en toestemming van de aanvrager, leidt automatisch tot afwijzing.
In de offerteaanvraag staat het criterium vermeld waarop de uiteindelijke gunning plaatsvindt, namelijk de laagste prijs of de economisch meest voordelige aanbieding.
ad c) Het evalueren van offertes
Offertes worden geëvalueerd op basis van de criteria: laagste prijs dan wel economisch meest voordelige aanbieding, zoals aangegeven in de offerte-aanvraag. Bij economisch meest voordelige aanbieding kunnen factoren mee wegen als:
ad d) De definitieve keuze van de leverancier
Bij definitieve keuze geldt het uitgangspunt dat de inkoopopdracht gaat naar de leverancier die volgens het in de offerteaanvraag aangegeven gunningscriterium de beste aanbieding heeft uitgebracht.
Duidelijk moet zijn op basis van welke criteria hij is gekozen en op basis van welke criteria de overige aanbieders zijn afgewezen. Dit wordt schriftelijk vastgelegd.
3) Het contracteren van een leverancier
De gemeente legt alle afspraken die met een leverancier zijn gemaakt schriftelijk in een overeenkomst vast.
In de overeenkomst wordt onder meer vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het contractbeheer, wie de contactpersoon is van de betreffende dienst(en), wie bevoegd is voor het plaatsen van bestellingen, de prijs, de aansprakelijkheden.
4) Het bestellen van producten of diensten
Bestellen vindt zonder tussenkomst van bureau I & C op dienstniveau plaats.
De wijze van bestellen is afhankelijk van de aanwezigheid van een raamovereenkomst. Indien er geen raamovereenkomst is (bijvoorbeeld bij eenmalige leveringen) valt de bestelfase samen met de contracteringsfase.
5) Het bewaken van de bestelling
Het bewaken van de bestelling richt zich op het toetsen van het nakomen van de in de overeenkomst vastgelegde afspraken. Daarbij wordt onder meer toegezien op:
Het verrichten van nazorg heeft betrekking op:
Deze processtap is gericht op procesverbetering.
Bij het evalueren van het totale inkoopproces worden de ervaringen van de contractbeheerder, budgethouder en besteller onderling, alsmede de ervaringen van de gemeente enerzijds en leverancier anderzijds, geëvalueerd.
Het leveranciersbeleid, zoals uitgewerkt in hoofdstuk 4 speelt hierin een belangrijke rol. Ook inkoopethiek en gedragsnormen, zoals opgenomen in hoofdstuk 5 komt hierbij aan de orde.
Het afwikkelen van claims en boeteclausules;
Leveranciers die prestaties leveren die niet aan de overeengekomen specificatie dan wel anderszins niet voldoen, worden hierop aangesproken. In dergelijke gevallen kan de gemeente de volgende acties ondernemen:
De uitkomst van de processtap "nazorg" maakt inzichtelijk:
Bijlage 2 Uitwerking Europese aanbestedingsprocedures
De procedure begint met een aankondiging van een bepaalde door de gemeente te vergeven opdracht in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen (SPbEG). Dit is de oproep tot mededinging.
De aankondiging wordt opgesteld volgens een vastgesteld model en mag niet meer dan ca. 650 woorden bevatten. Bij publicatie van de aankondiging krijgt deze een registratienummer. Hier wordt naar verwezen in verdere officiële communicatie.
Het opstellen van de offerteaanvraag
De offerteaanvraag bevat het programma van eisen en het bestek. Deze worden opgesteld op basis van functionele eisen en objectieve, meetbare criteria. Zie bijlage 1 voor het opstellen van een specificatie.
Verder worden de kernpunten, die in de overeenkomst zullen worden opgenomen, genoemd, dan wel wordt een conceptovereenkomst in de offerteaanvraag bijgesloten. Hiervoor kan contact opgenomen worden met Juridische Zaken, Schade en Verzekeringen (JSV).
Na publicatie zal de gemeente verzoeken ontvangen om toezending van de offerteaanvraag.
Om nauwkeurig bij te kunnen houden wie en wanneer om de offerteaanvraag heeft verzocht, worden alleen schriftelijke (per brief, fax of email) verzoeken gehonoreerd. Deze moeten goed worden bewaard; achteraf moet immers aantoonbaar zijn wie een verzoek heeft ingediend. Hiervoor is door de gemeente een registratiesysteem ingericht.
De offerteaanvraag dient zes dagen na ontvangst van het verzoek om toezending aan de leverancier te zijn verstuurd, mits dit verzoek tijdig is ontvangen.
Voor het indienen van offertes dient een termijn vastgesteld te worden, met een minimale duur van 52 dagen geteld vanaf de dag van verzending van de aankondiging.
Naar aanleiding van de aankondiging of de offerteaanvraag kunnen inschrijvers vragen stellen. In de aankondiging of in de offerteaanvraag wordt aangegeven hoe en aan wie deze vragen gesteld moeten worden en wordt een eventuele uiterste datum voor het indienen van vragen vermeld. In verband met reconstrueerbaarheid worden ook hier alleen schriftelijk gestelde vragen beantwoord.
De vragen en antwoorden worden verzonden aan alle inschrijvers, ook aan diegenen die na beantwoording nog een verzoek tot ontvangst van de offerteaanvraag indienen. De antwoorden worden daarbij geanonimiseerd.
Ontvangen van offertes en beoordeling op knock-out criteria
Minimaal 52 dagen nadat de aankondiging is verzonden naar het SPbEG en uiterlijk op de door de gemeente gestelde datum dienen inschrijvers hun offerte in. De offertes worden gelijktijdig geopend en vervolgens beoordeeld.
Over het algemeen zal er een aantal eisen gesteld zijn, waarop de offertes meteen gecontroleerd worden, zoals het op tijd inleveren, het aantal kopieën en de eis dat documenten opgesteld zijn in de juiste taal. Wanneer ervoor gekozen wordt ‘knock-out criteria’ te hanteren, worden deze als zodanig in de aankondiging of de offerteaanvraag vermeld.
Offertes die niet in strijd zijn met de knock-outcriteria worden vervolgens getoetst aan de vooraf vastgestelde selectie- en gunningscriteria.
Aan de leverancier van de best beoordeelde offerte (afhankelijk van het gestelde criterium: de economisch meest voordelige aanbieding of de offerte met de laagste prijs) wordt de opdracht (voorlopig) gegund. De overigen ontvangen een afwijzingsbrief. Het gunningsresultaat dient uiterlijk 48 dagen na de gunning te zijn verzonden naar het SPbEG.
Wanneer een inschrijver daartoe het verzoek doet, licht de aanbestedende dienst binnen een termijn van 15 dagen toe te wat de redenen zijn voor afwijzing van de betreffende inschrijver.
Termijnen en verkorte termijnen
De termijn waarbinnen de inschrijving behoort te worden gedaan, dient minimaal52 dagen te bedragen, te rekenen vanaf de verzending van de aankondiging van de opdracht. Deze termijn kan onder omstandigheden worden verkort. Wanneer de gemeente een vooraankondiging heeft geplaatst, kan de termijn voor het inleveren van offertes worden verkort tot minimaal 36 dagen.
De aanbestedende dienst blijft vrij in het bepalen van de te hanteren inlevertermijn, mits deze dus niet korter is dan de minimale termijn volgens de richtlijn.
Nadat de offertes beoordeeld zijn, wordt de procedure afgerond met als resultaat een overeenkomst. De overeenkomst wordt, voordat deze ondertekend wordt, getoetst door de juridisch dienstcontroller.
Hiervoor geldt hetzelfde als hierboven aangegeven bij de openbare procedure.
Het opstellen van het preselectiedocument
Hierin worden objectieve selectiecriteria opgesteld.
Hiervoor geldt hetzelfde als hierboven aangegeven bij de openbare procedure, behalve dat voor het indienen van aanvragen tot deelneming een termijn vastgesteld wordt met een minimale duur van 37 dagen, gerekend vanaf de dag van verzending van de aankondiging.
Tot de tweede ronde (de eigenlijke inschrijving) wordt door de gemeente een aantal gegadigden toegelaten dat aan de door de gemeente gestelde selectiecriteria voldoet.
Het is toegestaan om een minimum en maximum aantal gegadigden aan te geven welke na de preselectie uitgenodigd zullen worden voor het indienen van een offerte. Dit aantal of deze aantallen moeten worden aangegeven in de aankondiging. Het minimum aantal is vijf.
Het kan uiteraard voorkomen dat er minder dan vijf aanvragen tot deelneming worden ontvangen. In dat geval kan de procedure gewoon doorgang vinden, mits er voldoende aanvragen zijn om concurrentie te verzekeren en –uiteraard- de aanvragen van voldoende niveau bevonden worden.
Voor het stellen van vragen in de niet-openbare procedure geldt hetzelfde als in de openbare procedure.
Ontvangst preselectiedocumenten
Minimaal 37 dagen nadat de aankondiging is verzonden naar het SPbEG en uiterlijk op de door de gemeente gestelde datum dienen gegadigden hun aanvraag tot deelneming in. De aanvragen worden gelijktijdig geopend. Over het algemeen zal er een aantal eisen gesteld zijn, waarop de aanvragen meteen gecontroleerd worden. Zie ook de openbare procedure.
Beoordelen preselectiedocumenten
Tijdens deze ‘openingssessie’ of daarna worden de aanvragen beoordeeld op selectiecriteria conform de vooraf vastgestelde beoordelingsprocedure. Een dergelijke selectie is aan regels gebonden. Geselecteerd dient te worden op basis van objectief gerechtvaardigde criteria, waarbij een wegingsfactor meegegeven kan worden. Het is belangrijk dat de selectie-eisen in verhouding staan tot hetgeen voor de uitvoering van de opdracht is vereist. Aan geselecteerde gegadigden wordt vervolgens een uitnodiging tot inschrijving en de offerteaanvraag verstuurd. Afgewezen gegadigden ontvangen een bericht van afwijzing.
De uitnodigingen tot het indienen van een offerte (de offerteaanvragen) worden gelijktijdig verstuurd. Tijdens het offertetraject kunnen leveranciers opnieuw vragen stellen. Als de aanbestedende dienst dit wenselijk acht, kan een prebid-meeting georganiseerd worden. Tijdens deze meeting kunnen gestelde vragen worden beantwoord of kan een demonstratie gegeven worden. Aan alle inschrijvers wordt het proces-verbaal van de prebid-meeting verstuurd. Nadere inlichtingen, zoals antwoorden op vragen, worden uiterlijk zes dagen voor het aflopen van de inlevertermijn verstrekt.
Hiervoor geldt hetzelfde als bij de openbare procedure.
Minimaal 40 dagen na het versturen van de offerteaanvragen en uiterlijk op de door de gemeente vastgestelde datum worden de offertes ingediend.
Termijnen en verkorte termijnen
De termijn voor het indienen van offertes kan van minimaal 40 dagen worden verkort tot minimaal 26 dagen wanneer een vooraankondiging is geplaatst in het SPbEG.
Wanneer er sprake is van een dringende reden, kan voor het indienen van aanvragen tot deelneming een termijn van minimaal 15 dagen (vanaf verzenden aankondiging) worden gesteld, en voor het indienen van offertes een minimale termijn van 10 dagen (vanaf verzenden uitnodigingen). Bij dringende reden moet gedacht worden aan een natuurramp of het uitbreken van een epidemie. De oorzaak van de onverwijlde spoed mag derhalve niet gelegen zijn bij de gemeente zelf.
Voor afronding van de procedure geldt hetzelfde als aangegeven bij de openbare procedure.
Verkorte inschrijvingstermijnen indien gebruik is gemaakt van de mogelijkheid tot vooraankondiging. De aankondiging moet tenminste 52 dagen en ten hoogste 12 maanden voor de publicatie van de aankondiging hebben plaatsgehad. Bovendien geldt als aanvullende voorwaarde dat de vooraankondiging tenminste zoveel van de in het model van de openbare procedure bedoelde gegevens moet hebben bevat (art. 10 lid 1 bis Richtlijn Leveringen, art. 12 lid 2 Richtlijn Werken, art. 18 lid 2 Richtlijn Diensten).
De inschrijftermijn mag onder de Richtlijnen Werken, Diensten, Leveringen worden verkort tot 26 dagen, mits een vooraankondiging is gepubliceerd. Tevens wordt de voorwaarde gesteld dat de vooraankondiging met minder dan 52 dagen en niet meer dan twaalf maanden voor de bekendmaking van de aankondiging moet zijn gepubliceerd en tenminste zoveel van de ingevolge het model voor de “normale” aankondiging vereiste informatie bevat als ten tijde van de publicatie van de vooraankondiging bekend was (art. 11 lid 3 bis Richtlijn Leveringen, art. 13 lid 4 Richtlijn Werken, art. 19 lid 6 Richtlijn Diensten).
Na het specificatietraject, dat uitmondt in de offerteaanvraag zijn het selecteren van een aanbieder en het uiteindelijk gunnen van een opdracht de belangrijkste onderdelen van de aanbestedingsprocedure.
Beoordeling van offertes in een openbare procedure geschiedt eerst op selectiecriteria, vervolgens op gunningscriteria.
Bij een niet-openbare procedure worden selectiecriteria gehanteerd tijdens de preselectie, om de leveranciers te selecteren welke uitgenodigd zullen worden voor het uitbrengen van een offerte.
Een eerste selectie kan worden gemaakt op basis van de algemene uitsluitingsgronden, zoals faillissement, ernstige beroepsfouten en het niet voldoen van belastingen en premies sociale verzekering. Tevens kunnen eisen worden gesteld aan de financiële en economische draagkracht van de inschrijver en zijn technische bekwaamheid en ervaring.
Het gunnen van een opdracht overeenkomstig de Europese aanbestedingsrichtlijnen geschiedt hetzij op basis van de laagste prijs, hetzij op basis van de economisch meest voordelige aanbieding.
In het geval van de laagste prijs worden offertes geopend en ter plekke voorlopig gegund aan de aanbieding met de laagste prijs. Dit criterium wordt met name toegepast bij het aanbesteden van werken.
Economisch meest voordelige aanbieding
De economisch meest voordelige aanbieding laat ruimte om nadere criteria te hanteren met betrekking tot onder andere de kwaliteit, de technische waarde, klantenservice, de levertijd en de prijs. De genoemde criteria moeten voldoen aan de eis van objectiviteit en eenduidigheid en verband houden met de aard en de omvang van de opdracht.
Alle criteria worden vermeld in de aankondiging of in de offerteaanvraag. Zo mogelijk wordt een rangorde binnen de criteria of het belang aangegeven van een bepaald criterium.
Met betrekking tot abnormaal lage inschrijvingen voorzien de richtlijnen in een afzonderlijke regeling. Alvorens de aanbestedende dienst een offerte vanwege een abnormaal lage inschrijving afwijst, moet bij de inschrijver om inlichtingen worden verzocht.
Indien een afgewezen kandidaat daarom verzoekt hebben, binnen 15 dagen nadat ter zake een verzoek is gedaan, alle afgewezen kandidaten recht op een gemotiveerde opgave van de reden van de afwijzing.
De vooraankondiging dient als informatie voor de leverancier dat de gemeentge het komende jaar bepaalde grote opdrachten heeft te vergeven. Deze wordt verzorgd door bureau I & C op basis van het bestedingsplan. Het publiceren van de vooraankondiging, leidt niet tot de verplichting voor de gemeente om de in de vooraankondiging opgenomen opdrachten ook daadwerkelijk dat jaar aan te besteden.
Om te bepalen of een vooraankondiging moet worden opgesteld gelden de volgende regels:
Richtlijn Leveringen en Diensten:
De gemeentelijke diensten melden, in principe zo spoedig mogelijk na aanvang van het begrotingsjaar, alle voorgenomen opdrachten van leveringen en diensten bij bureau I & C, voor zover de totale waarde van die opdrachten per productgroep tenminste € 750.000 bedraagt.
De vooraankondiging voor opdrachten voor werken is niet in alle gevallen verplicht. Slechts in die gevallen waarin een gemeentelijke dienst vooraf kan aangeven dat zij in het komende begrotingsjaar grote opdrachten te vergeven heeft, moet de betreffende dienst de hoofdkenmerken melden van de te vergeven opdrachten voor werken met een waarde van meer dan € 5.923.624.
De termijnen voor de inschrijving op opdrachten voor diensten, werken en leveringen zijn korter als de desbetreffende opdracht al is bekendgemaakt via de publicatie van voorinformatie c.q. vooraankondiging.
Heeft de gemeente eenmaal een opdracht gegund, dan moet een aankondiging van de gunning worden opgesteld. Deze aankondiging moet uiterlijk 48 dagen na gunning van de betrokken opdracht worden verzonden aan het Bureau voor Officiële Publicaties van de Europese Gemeenschappen.
De publicatie van de gunning is verplicht voor alle opdrachten die verleend zijn volgens de aanbestedingsprocedures. Dus ook voor opdrachten die verleend zijn na een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De richtlijnen verplichten om van elke gegunde opdracht een proces-verbaal op te maken. Het proces-verbaal bevat tenminste de naam van de uitgekozen gegadigde en een motivering van de keuze. De uitgesloten gegadigden horen ook te worden vermeld, alsmede de reden van hun uitsluiting. Desgevraagd wordt het proces-verbaal aan de Europese Commissie gezonden.
Deze handelingen worden uitgevoerd door bureau I & C.
Het vormen van een dossier direct bij de eerste planvorming over het aanbesteden van een opdracht is van groot belang voor de bewaking van de positie van de gemeente.
Dossiervorming is de taak en verantwoordelijkheid van de functionaris binnen de dienst die belast is met het uitvoeren van de betreffende aanbesteding, waarbij opzet en werkwijze op hoofdlijnen bij alle aanbestedingen hetzelfde is.
Uit het dossier dient te blijken op welke wijze en door wie intern de aanbesteding is behandeld.
Het dossier is een belangrijke bron voor de vaststelling van de integriteit van de gemeente en haar ambtenaren.
Het dossier dient derhalve alle documentatie te bevatten waaruit die positie is af te leiden. Denk daarbij aan telefoonnotities, memo’s, notulen, correspondentie, (concept-) contracten etc. Daarmee wordt voorkomen dat gegevens verloren gaan en de juridische positie van de gemeente in gevaar komt, dan wel onvolledige politieke verantwoording wordt afgelegd. Tevens dient het dossier als bron voor interne vaststelling van de betrokkenheid van de individuele ambtenaar alsmede diens verantwoordelijkheden. Kort gezegd, een volledig dossier voorkomt zo veel mogelijk discussie over de wijze van behandeling en afhandeling van opdrachten aan derden.
De dossiers worden bijgehouden door de aanbestedende dienst en na voltooiing ter archivering aangeboden. Een afschrift van de overeenkomst wordt aangeboden aan bureau I & C ten behoeve van het inkoopcontrolsysteem.
De omvang van een dossier van een Europese aanbesteding is mede afhankelijk van de wijze waarop aanbesteed is.
Het dossier van een Europese aanbesteding bevat de volgende informatie voor zover van toepassing:
Bijlage 3 Inkoop en aanbesteden