Organisatie | Deventer |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Deventer 2010). |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Deventer 2010 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
13-01-2011 | 18-02-2015 | Onbekend | 12-01-2011 Gemeenteblad, 14-01-2011 | Onbekend |
Archiefverordening Gemeente Deventer 2010
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 december 2010, nummer 444702, eenheid Bedrijfsvoering;
gelet op artikelen 30, (eerste lid), 31 en 32, (tweede lid) van de Archiefwet 1995
Vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de Archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Deventer 2010).
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen, inrichten en in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter dekking van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Burgemeester en wethouders doen elke 2 jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, overeenkomstig de bepalingen van de wet en ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen of bijstaan door personen die in het bezit zijn van een voor deze functie adequaat diploma.
De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder/beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Hoofdstuk IV Overgangs- en slotbepalingen
Deze verordening treedt in werking een dag na vaststelling waarmee tevens de Archiefverordening 1999 vervalt.
De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals de Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op digitale informatie. In een digitale omgeving gaat het niet alleen over ‘het digitale archief’ maar over digitaal archiveren als activiteit in een proces wat door vele medewerkers wordt uitgevoerd.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in art. 3 van het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
Begripsbepalingen zijn uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De (ministeriële) Archiefregeling, op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit, in werking getreden op 1 april 2010 stelt vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Deventer. Door het vaststellen van een dergelijk besluit wordt het college van Burgemeester en wethouders o.a. verplicht te zorgen voor een kwaliteitssysteem zoals bedoeld in de nieuwe Archiefregeling.
Met name in een steeds digitaler wordende omgeving hebben de medewerkers in de organisatie de neiging om het informatiebeheer, opslag ed. zelf te doen. Vanuit het proces geredeneerd ligt dat voor de hand echter ter voorkoming van verlies van informatie, redundantie in informatie, onbetrouwbare informatie zal men zich moeten conformeren aan toetsbare kaders, procedures en afspraken; het kwaliteitssysteem.
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste eenmaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
De archivaris voert het toezicht ( de inspectie) uit over de nog niet overgebrachte bestanden.
Als de archivaris niet zelf toezicht houdt/inspecteert kan hij dit laten uitvoeren door een archiefinspecteur. Dit kan een interne of externe functionaris zijn.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet Persoonsregistraties.
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben of tot onevenredige hoge kosten zouden kunnen leiden.