Organisatie | Heusden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling Basisregistratie Personen |
Citeertitel | Beheerregeling Basisregistratie Personen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Informatie |
Geen
Wet op de GBA
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-01-2011 | 01-01-2010 | 30-09-2014 | Wijziging | 18-01-2011 De Scherper, 26-01-2011 | AVGWvS09 |
de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
het besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet is aangewezen als verantwoordelijke;
basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Heusden als bedoeld in artikel 2 van de Wet;
basisregistratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Heusden;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet in de basisadministratie is opgenomen;
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;
autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de Wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen;
informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan GBA en Waardedocumenten;
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;
applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.
De Teammanager Administraties en Vastgoed is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren.
1.De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:
d) het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring
2.De Teammanager Informatievoorziening wijst medewerkers aan die zijn belast met het systeembeheer en het beveiligingsbeheer.
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;
e) periodiek overleg tussen hem en de op basis van de beheerregeling aangewezen beheerders;
f) richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de basisregistratie personen over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
a) persoonsinformatievoorziening;
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;
b) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V;
c) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
d) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot het systematisch verkrijgen van gegevens;
e) over het toekennen van autorisaties met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b, c en d.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet, de Verordening basisregistratie personen en Wet bescherming persoonsgegevens;
c) de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de basisregistratie personen worden nageleefd;
d) dat alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;
e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit, het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
1.De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de basisadministratie;
De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
De systeembeheerder is bevoegd:
a) direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
b) aanwijzingen te geven over:
De applicatiebeheerder voorziet in:
a) een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan;
b) de communicatie bij storingen in hard- en software;
c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
d) de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
e) de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
i) een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;
j) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
k) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
l) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;
m) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
n) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;
d) het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;
De applicatiebeheerder is bevoegd:
a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
b) over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.
De applicatiebeheerder beslist na overleg met de informatiebeheerder en systeembeheerder over de gehele of gedeeltelijke in werking treding van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
De applicatiebeheerder neemt deel aan:
a) het overleg genoemd in artikel 4, onder e;
De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming Persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
De gegevensverwerkers voorzien in:
a.het verwerken van de gegevens in de basisadministratie overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de Wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;
b het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
c de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.
is bevoegd om de teammanager van het Team Administraties en Vastgoed/Burgerzaken en Frontoffice adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit en het Informatiebeveiligingsplan.
a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;
b)de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de basisregistratie personen over beveiligingsaspecten die uit het Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen als bedoeld artikel 1 van de Verordening Basisregistratie Personen alsmede voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens.
Bijlage 1: Aanwijzing van beheerfunctionarissen
Op grond van artikel 3, lid 1 van de beheerregeling basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als informatiebeheerder is aangewezen:
• P. van der Borgt, Teammanager Administratie en Vastgoed.
Als zijn vervanger is aangewezen:
• H. Fo, Teammanager Informatievoorziening.
Als gegevensbeheerder is aangewezen:
• W. van Son, Coördinator Burgerzaken;
• A. Damen, applicatiebeheerster/medewerkster BackOffice Burgerzaken.
Als privacybeheerder is aangewezen:
• P. van der Borgt, Teammanager Administratie en Vastgoed.
Als zijn vervanger is aangewezen:
• A. Damen, applicatiebeheerster/medewerkster BackOffice Burgerzaken.
Als applicatiebeheerder is aangewezen A. Damen, applicatiebeheerster/medewerkster BackOffice Burgerzaken
Als haar vervanger zijn aangewezen:
• N. Ozdemir, medewerkster BackOffice Burgerzaken;
• M. van Wijngaarden, systeembeheer IV;
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
Alle medewerksters van het Team Administratie Vastgoed/Burgerzaken.
Als gegevensverwerkers worden aangewezen:
• alle medewerkers van het Team Administraties en Vastgoed/Burgerzaken, voor alle mutaties;
• alle medewerksters/ers van het Team FO/Burgerzaken, voor verwerking van verhuizingen en muteren van reisdocumentgegevens in de GBA.
Afnemen verklaringen artikel 36, lid 2 van de Wet.
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring wordt toegekend aan de medewerkster BackOffice Burgerzaken.
Op grond van artikel 3, lid 2 van de beheerregeling basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als systeembeheerder is aangewezen:
• P. Koenraadt, Coördinator systeembeheer.
Als zijn plaatsvervanger zijn aangewezen.
• M. van Wijngaarden, systeembeheerder;
• P. Westelaken, systeembeheerder;
Toelichting op beheerregeling Basis Registratie Personen
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Gemeentelijke afnemers dienen gegevens over de eigen inwoners te betrekken uit de ‘eigen basisadministratie’. Gegevens van ‘niet-inwoners’ die elders in de GBA zijn ingeschreven, moeten afkomstig zijn uit de basisadministraties van die andere gemeenten of uit de landelijke voorziening, de GBA-V.
Het gebruik van persoonsgegevens uit de ‘eigen GBA’ dient bij of krachtens Verordening te worden geregeld. De verkrijging van gegevens uit de GBA van andere gemeenten is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)..
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de GBA plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht distributiebestand. Dat distributiebestand wordt zowel gevoed vanuit de eigen basisadministratie (inwoners) als vanuit de basisadministraties van andere gemeenten (niet-inwoners). In een aantal gevallen worden daar nog persoonsgegevens aan toegevoegd van personen waarmee de gemeente ‘een relatie’ heeft maar die niet in een basisadministratie zijn opgenomen. Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1.
Figuur 1: Distributie GBA-gegevens
Voor het beheer van de ‘eigen GBA’ dienen burgemeester en wethouders op grond van artikel 14 van de Wet GBA een beheerregeling vast te stellen, waarin de hoofdlijnen van het beheer van de basisadministratie is geregeld. De beheerregeling heeft alleen betrekking op het bronbestand, de eigen gemeentelijke basisadministratie.
Het distributiebestand dient echter te worden beschouwd als een technische oplossing (een soort verlengstuk van de GBA), waarop de (privacy)voorschriften van de wet GBA van toepassing zijn en dat, voor wat betreft de persoonsgegevens van de eigen inwoners, valt binnen de reikwijdte van artikel 14 wet GBA.
De beheerregeling is formeel gezien niet van toepassing op de gegevens van de niet-inwoners (welke voornamelijk afkomstig zijn uit de basisadministraties van andere gemeenten dan wel GBA-V). Op dat deel van het distributiebestand is namelijk de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing (Wbp). Het deel niet-inwoners dient te worden gemeld bij het Centraal Bureau Persoonsregistraties (Cbp), maar de Wbp schrijft geen beheerregeling voor.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor dat deel van het distributiebestand relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de beheerregeling voor de GBA. Daarmee ontstaat een ‘beheerregeling basisregistratie personen’ (BRP), bestaande uit de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente.
De beheerregeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensinhoudelijk beheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de ‘eigen basisadministratie’. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de basisadministratie van de andere gemeenten.
De verdeling van de beheerrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons)informatiehuishouding en het informatiebeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
Op de gegevensverwerking over de niet-inwoners is de zoals gemeld de Wbp van toepassing. Zo is bijvoorbeeld het inzagerecht voor deze categorie van personen gebaseerd op artikel 36 Wbp, terwijl de inwoners een beroep kunnen doen op artikel 79 Wet GBA.
De taken van de privacybeheerder zijn in deze beheerregeling verruimd. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit (eigen) basisadministratie(s) of uit de GBA-V dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.