Verordening op de uitgangspunten van het financiële beleid alsmede op de regels voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Dongen.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.dienst

iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordingsplicht naar het college heeft.

b.administratie

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Dongen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c.financiële administratie

de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Dongen, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

• ·

  de financieel-economische positie;

• ·

  het beheren van vermogenswaarden;

• ·

  de uitvoering van de begroting;

• ·

  het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• ·

  het afleggen van rekening en verantwoording.

d. administratieve organisatie

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

e.financieel beheer

het uitoefenen van bestuur en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Dongen.

f.rechtmatigheid

Het in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke regelingen.

g.doelmatigheid

de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of de mate waarin met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

h.doeltreffendheid

de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

i.planning en control

ontwikkelen, invoeren en beheren van beleids en beheersingsinstrumentarium met betrekking tot het (strategisch) beleid alsmede het financieel-, juridisch-, personeel-, organisatie-, communicatie- en informatiserings- en financieringsbeleid.

Artikel 2. Programmabegroting

• 1.

  De programmabegroting is ingedeeld overeenkomstig de voorgeschreven indeling in het “Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten”.

• 2.

  De programmabegroting bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen.

• 3.

  De raad stelt per programma vast:

  • §

    de beoogde maatschappelijke effecten?

  • §

    Wat zijn de doelen?

  • §

    de te leveren producten: wat gaan we daarvoor doen?

  • §

    de beschikbare middelen: wat mag het kosten?

• 4.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde producten en de maatschappelijke effecten, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Productgroepen

• 1.

  Bij iedere begroting wordt een overzicht gegeven van de productgroepen die in de verschillende programma’s zijn opgenomen.

• 2.

  De onderverdeling van de programma’s staat vast, tenzij er dringende redenen tot wijzigen zijn;

Artikel 4. Uitvoering begroting

• 1.

  Het college draagt zorg voor regels die bewerkstelligen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de producten in de financiële administratie waaraan de lasten en baten door middel van kostentoerekening worden toegerekend, eenduidig zijn toe te wijzen aan de productgroepen en programma’s.

  • b.

    de budgetten voor de producten en voor investeringen eenduidig worden toegewezen aan de budgethouders.

  • c.

    de lasten van de programma’s niet worden overschreden.

  • d.

    de lasten van de productgroepen niet dusdanig worden overschreden dat de resultaten en prestaties van andere productgroepen binnen hetzelfde programma niet gerealiseerd kunnen worden; de raad wordt hierover geïnformeerd.

• 3.

  Het inzetten van budgetten van de ene productgroep voor de andere vindt plaats door middel van een collegebesluit.

Artikel 5. Interne controle

• 1.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatievoorziening en de rechtmatigheid van de beheerhandelingen.

• 2.

  Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 3.

  Het college draagt zorg voor de periodieke interne toetsing van bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

• 4.

  Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets genoemd in lid 3 voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van tekortkomingen.

Artikel 6. Budgetbewaking en tussentijdse rapportage

• 1.

  Onder budgetbewaking wordt verstaan het periodiek signaleren van overschrijdingen (budgetbewaking in engere zin) en eventueel andere afwijkingen van het budget alsmede de (bedrijfseconomische) analyse van de verschillen tussen budget en werkelijkheid (budgetbewaking in ruimere zin).

• 2.

  Het college rapporteert periodiek de raad over de realisatie van de politiek bestuurlijke speerpunten van het begrotingsjaar via de collectieve voortgangsberichten.

• 3.

  Het college rapporteert periodiek over de realisatie van de begroting aan de raad via de Periodieke Begrotingswijzing (PBW) en sluit de verantwoording af met de jaarrekening

• 4.

  De periodieke begrotingswijzingen gaan in op afwijkingen betreffende de baten en lasten.

• 5.

  Het Managementteam (MT) stelt periodiek een managementrapportage (marap) op over de financiële ontwikkeling van de budgetten. Deze marap’s worden aan het College aangeboden..

Artikel 7. Gemeenterekening

• 1.

  De gemeenterekening is ingedeeld overeenkomstig de voorgeschreven indeling in het Besluit begroting en verantwoording.

• 2.

  Het college legt jaarlijks verantwoording af over de programma’s via beantwoording van de vragen:

  • §

    wat hebben we bereikt?

  • §

    wat hebben we daarvoor gedaan?

  • §

    wat heeft het gekost?

Artikel 8. Reserves en Voorzieningen

• 1.

  Het college geeft jaarlijks bij de programmabegroting een overzicht van de reserves en voorzieningen. De bijbehorende bestedingsplannen worden opgenomen in de investeringsbegroting.

• 2.

  Het college neemt daarbij de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in het Beleidskader Reserves en voorzieningen. Daarin is opgenomen:

  • a.

    de instelling van een reserve of voorziening;

  • b.

    de voeding en onttrekking van/aan de reserve of voorziening;

  • c.

    de eventuele normering, bandbreedte;

  • d.

    de rentetoerekening;

  • e.

    de looptijd.

• 3.

  Het Beleidskader Reserves en voorzieningen wordt elke vijf jaar geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling aangeboden.

Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Het college neemt omtrent het waarderen, activeren en afschrijven van activa de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in het Beleidskader Waarderen en afschrijven van activa. Daarin is opgenomen:

  • a.

    de duur van de afschrijving naar soort, vastgelegd in de afschrijvingstabel

  • b.

    de wijze van afschrijven;

• 2.

  Het Beleidskader Waarderen en afschrijven van activa wordt elke vijf jaar geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling aangeboden.

Artikel 10. Waardering openstaande vorderingen en invorderingsbeleid

• 1.

  Het college zorgt voor regels voor inning en waardering van openstaande vorderingen. Deze regels worden vastgelegd in een beleidskader dat ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden.

• 2.

  De regels voor inning en waardering van openstaande vorderingen zijn gebaseerd op gangbare bedrijfseconomische principes.

• 3.

  Dit beleidskader wordt elke vijf jaar geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling aangeboden.

Artikel 11. Grondslagen lokale heffingen

• 1.

  Voor het bepalen van de hoogte van de lokale heffingen van de gemeente Dongen wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd, met als uitgangspunt dat tarieven kostendekkend en marktconform dienen te zijn.

• 2.

  Bij de kostentoerekening worden alle kosten meegenomen die samenhangen met de door de gemeente geleverde producten.

Artikel 12. Financieringsfunctie

• 1.

  Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor het correct uitvoeren van de richtlijnen zoals vastgelegd in het door de raad vastgestelde Treasurystatuut.

• 2.

  De regels ter uitvoering van de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening zijn in het treasurystatuut vastgelegd.

• 3.

  Het Treasurystatuut wordt elke vijf jaar geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling aangeboden.

Artikel 13. Paragrafen

A . Lokale heffingen

Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten bij de aanvang van het begrotingsjaar.

Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid, de ontwikkeling van de lokale lastendruk voor huishoudens en bedrijven.

B.Weerstandsvermogen

Het college geeft bij de begroting en gemeenterekening inzicht in de belangrijkste risico´s van materieel belang op concernniveau.

De risico’s worden gekoppeld aan het aanwezige weerstandsvermogen; hierbij wordt ingeschat in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico´s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.

Het college zorgt voor een beleidskader Weerstandsvermogen dat elke vijf jaar wordt geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden.

C.Onderhoud Kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering en gebouwen;

D.Financiering

Het college neemt voor het aantrekken en uitzetten van gelden, het verlenen van gemeentegaranties, het kasbeheer, de administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie worden de regels in acht die zijn opgenomen in het Treasurystatuut.

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering verslag van het risicobeheer (kasgeldlimiet, renterisiconorm), de kredietrisico’s op leningen, beleggingen en gemeentegaranties, de opgenomen geldleningen, de uitzettingen, het kasbeheer en de informatievoorziening.

E.Bedrijfsvoering

In het onderdeel bedrijfsvoering van de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven; in het onderdeel bedrijfsvoering bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering en over nieuwe ontwikkelingen;

F.Verbonden Partijen

In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande participaties, het wijzigen van bestaande belangen en het aanwezig zijn van problemen bij bestaande participaties. Van elk van de verbonden partijen wordt bij de begroting en jaarstukken een opgave verstrekt van:

het openbaar belang;

het eigen en vreemd vermogen en het resultaat, voor zover bekend;

het financieel belang en de zeggenschap.

G.Grondbeleid

Het college draagt zorg voor een nota Grondbeleid die iedere vijf jaar wordt geactualiseerd en ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden. Daarin is opgenomen de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente. Ook wordt daarin aandacht besteed aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten (complexen), de voorraadverwerving en uitgifte van gronden, tussentijdse winstneming, waardering niet in exploitatie genomen gronden, de wijze van activeren van kosten en de autorisatie van kredieten door de gemeenteraad.

In de paragraaf grondbeleid in de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de beleidsanalyse en de financiële ontwikkelingen zoals winst/verliesverwachtingen en de verwerving van gronden.

H.verstrekking subsidies

Het college biedt eens in de vijf jaar een nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende subsidies.

Artikel 14. De financiële administratie

Het college zorgt er voor dat:

• 1.

  De inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording en andere relevante wetgeving.

• 2.

  De administratie zodanig van opzet en werking is dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang vorderingen, schulden, voorraden etc;

• b.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders;

• c.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de geldende wet- en regelgeving.

• 3.

  De vereiste informatie wordt verstrekt aan het Rijk, de Provincie en de Europese Unie alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 15. De financiële organisatie

Het college zorgt voor:

• 1.

  Een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten.

• 2.

  Een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd.

• 3.

  Verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 16. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2009, met dien verstande dat de begroting en de jaarstukken met ingang van de begroting voor het jaar 2009 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Op dat tijdstip vervalt de “Financiële beheersverordening gemeente Dongen”, zoals vastgesteld op 16 december 2004.

Artikel 17. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële beheersverordening gemeente Dongen”.