CVDR82217_2Mandaatbesluit beleidsproducten c.a. projecten en vaststelling Regeling budgethouders begroting en kredieten 2009nlregelingSteenwijkerland2018-03-26SteenwijkerlandGemeenteblad 2013, nr. 6Mandaatbesluit beleidsproducten c.q. projecten en Regeling budgethouders begroting en kredieten 2009Algemene wet bestuursrecht, artikelen 10:3, 10:5, 10:6 en 10:9Gemeentewet, artikel 160Financiële verordening gemeente Steenwijkerland, artikel 26college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2013-01-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-02-272018-04-03Wijziging bijlage 1 behorend bij het mandaatbesluit beleidsproducten c.q. projecten van 24-2-2009GeenDeze regeling vervangt het Mandaatbesluit beleidsproducten c.a. projecten incl. Regeling budgethouders begroting en kredieten 2006, vastgesteld d.d. 25 april 2006Wijziging bijlage 1 behorend bij het mandaatbesluit beleidsproducten c.q. projecten van 24-2-2009Mandaatbesluit beleidsproducten c.a. projecten en vaststelling Regeling
budgethouders begroting en kredieten 2009Het college van burgemeester en wethouders van Steenwijkerland; overwegende, dat het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst is de
uitoefening van de hen toekomende bevoegdheden met betrekking tot het beheer
van in de begroting per beleidsproduct c.q. project vermelde budgetten en
het ter zake nemen van besluiten op te dragen aan de gemeentesecretaris in
de hoedanigheid van master-budgethouder en hem wordt toegestaan ondermandaat
te verlenen; dat het voorts gewenst is ter zake van de uitoefening van de gemandateerde
bevoegdheden bijzondere instructies te geven in de vorm van een
budgethoudersregeling; gelet op de artikelen 10:3, 10:5, 10:6 en 10:9 van de Algemene wet
bestuursrecht, artikel 160 van de Gemeentewet en artikel 26 van de
Financiële verordening gemeente Steenwijkerland; b e s l u i t e n :
de uitoefening van de bevoegdheden ten aanzien van de in de
programmabegroting door de gemeenteraad en de in de
beleidsbegroting door het college vastgestelde budgetten voor
baten en lasten per beleidsproduct c.q. project, met inbegrip
van de ondertekening van stukken, op te dragen aan de
gemeentesecretaris, in de hoedanigheid van
master-budgethouder;
de gemeentesecretaris in de hoedanigheid van master-budgethouder
en de door hem aan te wijzen budgethouders toe te staan ten
aanzien van de onder de beleidsproducten c.q. projecten
ressorterende administratieve producten c.q. projecten
ondermandaat te verlenen;
vast te stellen de in bijlage I van dit besluit opgenomen
Regeling budgethouders begroting en kredieten 2009;
ten aanzien van de uitoefening van de (onder)gemandateerde
bevoegdheden de Regeling budgethouders begroting en kredieten
2009, alsmede de algemene instructies (het mandaatstatuut d.d.
29 april 2008) van toepassing te verklaren;
te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de dag volgende
op die waarop het is bekendgemaakt.
Burgemeester en wethouders voornoemd, de secretaris, drs. A.F. Peterson de burgemeester, drs. H.H. Apotheker Bijlage 1 behorend bij het mandaatbesluit beleidsproducten c.q.
projecten van 24 februari 2009Regelingbudgethouders begroting en kredieten 2013In deze regeling wordt verstaan onder:Budget: een deel van de begroting tot
uitdrukking komend in baten respectievelijk lasten verbonden aan een
programma, (administratief) product c.q. project, met de daarbij
behorende effecten, resultaten en activiteiten per programma,
(administratief) product c.q. project.(Onder)mandaat: de bevoegdheid om in naam
van een bestuursorgaan besluiten te nemen.Master-budgethouder: de
gemeentesecretaris/algemeen directeur, die door mandaat bevoegd is in
naam van het college van burgemeester en wethouders besluiten te nemen
ten aanzien van alle door de gemeenteraad per programma vastgestelde
budgetten.Budgethouder: het hoofd van een afdeling
dat belast is met het beheer van één of meerdere budgetten en aan wie
ondermandaat is verleend om in naam van het college van burgemeester en
wethouders besluiten te nemen.Deel-budgethouder: een door de budgethouder
aangewezen medewerker die belast is met het beheer van één of meerdere
budgetten en aan wie ondermandaat is verleend om in naam van het college
van burgemeester en wethouders besluiten te nemen.Toeleverancier: een medewerker die
activiteiten verricht ten behoeve van een budget, waarvan hij/zij geen
deel-budgethouder is.
De master-budgethouder is voor het college van burgemeester en
wethouders aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor
alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten.
De master-budgethouder ziet er op toe, dat door het jaarlijks
door de master-budgethouder vast te stellen
budgethoudersregister voor alle budgetten (deel)budgethouders
worden aangewezen en dat deze worden geregistreerd in de
financiële administratie. Ook wijzigingen van
(deel)budgethouders gedurende het jaar worden vastgelegd in het
budgethoudersregister en in de financiële administratie.
Ingeval van afwezigheid van de master-budgethouder wordt door de
master-budgethouder een vervanger aangewezen.
De budgethouder is voor de master-budgethouder aanspreekbaar en
verantwoording schuldig voor alle aan haar of hem toevertrouwde
budgetten.
De deel-budgethouder is voor de budgethouder aanspreekbaar en
verantwoording schuldig voor alle aan haar of hem toevertrouwde
budgetten.
Een (deel)budgethouder conformeert zich aan de opzet van de
indeling van de (administratieve) producten c.q. projecten.
Indien hij of zij voor een adequate budgetbewaking een
aanvullende indeling wenst, komt hij of zij dit overeen met de
afdelingscontroller.
De (deel)budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie
en interne controle van de processen en activiteiten nodig voor
het realiseren van het (administratief) product c.q.
project.
De (deel)budgethouder rapporteert bij een forse (dreigende)
budgetover- of budgetonderschrijding ingevolge een voorgenomen
aanbesteding of opdrachtverlening aan het college van
burgemeester en wethouders. Het college beslist bij een forse
(dreigende) budgetoverschrijding of tot aanbesteding dan wel
opdrachtverlening mag worden overgegaan. Indien noodzakelijk
maakt de (deel)budgethouder in de eerstvolgende
bestuursrapportage melding van het resultaat van de
aanbestedingsrapportage.
De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven
respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem of
haar aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten, zulks
met inachtneming van te stellen eisen aan de interne controle,
functiescheiding en overige zaken de administratieve organisatie
betreffende.
Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden
met toestemming van de aangewezen (deel)budgethouder c.q.
toeleverancier. Daarbij wordt aangegeven ten laste dan wel ten
gunste van welk grootboeknummer en kostensoort de betalings- of
inningsopdracht moet worden geboekt.
De (deel)budgethouder zorgt voor een bedrijfseconomische inzet
van de ter beschikking gestelde middelen en legt bij afwijkingen
verantwoording af in het kader van de planning- en
controlcyclus.
De toeleverancier is verantwoordelijk voor de te verrichten
activiteiten tegen de maximaal afgesproken kosten en kwaliteit
van de toelevering.
De toeleverancier verstrekt al of niet op verzoek tijdige en
betrouwbare informatie aan de (deel)budgethouder ten einde deze
in de gelegenheid te stellen verantwoording af te leggen
overeenkomstig deze regeling.
De (deel)budgethouder draagt er zorg voor dat hij of zij
permanent inzicht heeft in de omvang van de verplichtingen die
door hem of haar zijn aangegaan.
De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling
van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en
verschaft hieromtrent de nodige informatie.
De (deel)budgethouder is verplicht om bij het aanvragen van een
nieuw budget voorcalculaties aan te leveren die het budget
onderbouwen.
De (deel)budgethouder maakt afspraken met de toeleverancier wat
toegeleverd zal worden en tegen welke kosten en kwaliteit die
toelevering zal geschieden.
De (deel)budgethouder ziet er op toe, dat op de juiste wijze
tijdsinzicht wordt verkregen ten aanzien van de verrichte
activiteiten.
De master-budgethouder draagt overeenkomstig de planning- en
controlcyclus zorg voor het verstrekken van periodieke informatie aan
het college van burgemeester en wethouders.
Bevoegdheden ten aanzien van een budget zijn ondeelbaar in die
zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer
(deel)budgethouders dezelfde integrale bevoegdheid hebben ten
aanzien van een budget.
Onverminderd het bepaalde onder a en artikel 4 onder d, is het
toegestaan dat een betalingsopdracht in het financiële systeem
wordt afgedaan door een andere medewerker dan de
(deel)budgethouder.
De functie van (deel)budgethouder is onverenigbaar met de
functies van inkoop-coördinator en kassier, alsmede medewerkers
van de financiële administratie en controlling.
Per organisatieonderdeel en/of per (deel)budgethouder kunnen –
voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene
regels – aan de uitoefening van het budgethouderschap condities
en beperkingen worden aangebracht.
Bij afwezigheid van de budgethouder worden de bevoegdheden ten
aanzien van de budgetten uitgeoefend door de master-budgethouder
of door een door de master-budgethouder aan te wijzen vervanger,
met een aanwijzingsbesluit zoals bedoeld in artikel 8.
Bij afwezigheid van de deel-budgethouder worden de bevoegdheden
ten aanzien van de budgetten uitgeoefend door een door de
budgethouder aan te wijzen vervanger, met een aanwijzingsbesluit
zoals bedoeld in artikel 8.
Medewerkers worden uit hoofde van hun functie
master-budgethouder of budgethouder.
In de productenraming wordt aangegeven welke medewerker
(deel)budgethouder is, alsmede de budgetten die aan deze
medewerker zijn toegekend.
De in de productenraming opgenomen (deel)budgethouders worden
jaarlijks bij afzonderlijk besluit aangewezen. In het
aanwijzingsbesluit vindt een verwijzing plaats naar de
specificatie zoals die in de productenraming opgenomen is. Op
het niveau van de master-budgethouder wordt één besluit genomen
en op het niveau van de budgethouders zoveel besluiten als er
afdelingen zijn. Van ieder besluit wordt één exemplaar door de
betreffende medewerkers ondertekend. Door ondertekening wordt
formeel vastgelegd dat de mandaatgever instemt met de in de
begroting opgenomen ondermandatering en dat de gemandateerde
kennis neemt van de ondermandatering. Het ondertekende besluit
wordt bewaard door de medewerker controlling.
Structurele wijzigingen of aanvullingen op de
aanwijzingsbesluiten worden doorlopend genummerd en ondertekend.
Daarna worden deze toegevoegd aan de officiële exemplaren die in
bewaring zijn bij de medewerker controlling.
Iedere budgethouder is zelf verantwoordelijk voor het tijdig
aanleveren van de ondertekende versie van het aanwijzingsbesluit
en wijzigingen / aanvullingen daarop. Uitsluitend op basis van
de ondertekende versie is de medewerker financiële administratie
gemachtigd om in overeenstemming daarmee een betalingsopdracht /
inningsopdracht te verwerken.
Bij ziekte of vervanging van de (deel)budgethouder is artikel 7
van deze regeling van toepassing. In die gevallen kan volstaan
worden met een schriftelijke mededeling omtrent de vervanging
aan de afdelingscontroller. Die mededeling wordt toegevoegd aan
de officiële exemplaren die in bewaring zijn bij de medewerker
controlling.
De artikelen 8c tot en met 8f zijn ook van overeenkomstige
toepassing op toeleveranciers.
De (deel)budgethouders en toeleveranciers dienen tevens rekening te
houden met de regels zoals die in het kader van de beschrijving van de
administratieve organisatie en interne controle zijn gesteld en alle
overige regelingen betrekking hebbend op de organisatie van de
administratie en het beheer van vermogenswaarden.Geschillen tussen de (deel)budgethouder en de toeleverancier worden door
de (deel)budgethouder onverwijld voorgelegd aan de
master-budgethouder.De master-budgethouder neemt of een beslissing of legt het geschil voor
aan het college van burgemeester en wethouder.11IngangsdatumDeze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van
de bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de Regeling
budgethouders begroting en kredieten 2009.Burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland,de secretaris, S.S. Weistra de burgemeester, M.A.J. van der Tas BudgetBudgetten kunnen betrekking hebben op baten en lasten van zowel de
exploitatie, de kostenplaatsen als de investeringen.De aan het budget verbonden prestaties of activiteiten dienen zoveel
mogelijk in de begroting te worden opgenomen en aansluitend in de
registratie en bewaking van het budget te worden betrokken.De master-budgethouder (gemeentesecretaris) draagt zijn bevoegdheden met
betrekking tot de uitvoering van de aan zijn budgetten verbonden
werkzaamheden op aan de afdelingshoofden, die daarmee als budgethouder
optreden.Op grond van het mandaatbesluit is de master-budgethouder bevoegd om
namens het college van burgemeester en wethouders budgetten te beheren
en ter zake besluiten te nemen. Voorts is het de gemandateerde
toegestaan ondermandaat te verlenen. Dus van master-budgethouder naar
budgethouder en van budgethouder naar deel-budgethouder.De afdelingscontroller komt zoveel als mogelijk tegemoet aan de wensen
van de (deel)budgethouder ten einde deze in de gelegenheid te stellen
het budgetbeheer optimaal te voeren, rekening houdende met de binnen de
gemeente geldende richtlijnen ten aanzien van de inrichting van de
administratie.De in dit artikel opgenomen bepalingen moeten de beheersing van de
aangegane verplichtingen en de daaruit voortvloeiende uitgaven
waarborgen. Geadviseerd wordt om daarom gebruik te maken van de
aanwezige verplichtingenadministratie. Overigens geldt de beheersing ook voor de inkomsten.Aanbestedingen gaan aan verplichtingen vooraf en leiden vaak tot
budgetafwijkingen. In het geval een aanbesteding zou leiden tot een
forse budgetoverschrijding (meer dan € 20.000 of meer dan 10% van het
totale budget), moet dit in een zo vroeg mogelijk stadium aan de
verantwoordelijke wethouder voorgelegd worden. In overleg met deze
wethouder wordt dit ook aan het college voorgelegd.Ook onderschrijdingen zijn mogelijk. Deze komen ten gunste van de
algemene middelen en mogen dus niet worden benut voor eventuele
aanvullende wensen.De verantwoordelijke (deel)budgethouder maakt bij de te vervaardigen
voorcalculatie eventueel afspraken met de benodigde toeleveranciers.
Daarbij kan gedacht worden aan het aantal in te zetten uren en
uitbesteding van werkzaamheden.Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met
toestemming van de (deel)budgethouder dan wel de toeleverancier (zie
artikel 4 onder d).De activiteiten die voortvloeien uit het budgetbeheer zijn overwegend
van uitvoerende aard. Vandaar dat de (deel)budgethouder in de
gelegenheid wordt gesteld om de afdoening van de betalingsopdracht over
te dragen aan een of meerdere medewerkers. Indien de afdoening van de
betalingsopdracht door een derde van toepassing is, dient dit
schriftelijk te worden vastgelegd door de (deel)budgethouder. De
schriftelijke bevestiging van de (deel)budgethouder wordt bewaard door
de medewerker controlling.Op het niveau van (deel)budgethouder is het van belang dat er jaarlijks
een goede aanwijzing plaatsvindt. Dit artikel voorziet daarin. Door de
afdeling Ondersteuning is voor het aanwijzingsbesluit een model
ontwikkeld.Tevens is in dit artikel geregeld hoe met structurele wijzigingen of
aanvullingen op de aanwijzingsbesluiten wordt omgegaan.Daarnaast voorziet het artikel in een praktische oplossing voor het
geval er sprake is van ziekte of tijdelijke vervanging van de
(deel)budgethouder.In de productenraming staat overigens alleen de budgethouder van het
beleidsproduct vermeld. In de van de productenraming afgeleide
administratieve productenraming staat ook de deel-budgethouder
vermeld.De verantwoordelijkheid van de (deel)budgethouder betreft ook de
Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC).Er moet een adequate organisatie van de processen en activiteiten
plaatsvinden binnen de recht-matigheidseisen.BIJLAGE 2MODEL Onderwerp: Ondermandaat budgethouders Steenwijk,Uitgegaan:De master-budgethouder;overwegende, dat het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst is de
uitoefening van de hem krachtens mandaat toekomende bevoegdheden met
betrekking tot het beheer van in de begrotingen vermelde budgetten en
het ter zake nemen van besluiten op te dragen aan budgethouders;dat het de master-budgethouder op grond van het bepaalde in het
mandaatbesluit en de regeling budgethouders begroting en kredieten 2009
is toegestaan ondermandaat te verlenen;b e s l u i t :
aan te wijzen als budgethouder de functionarissen zoals die zijn
opgenomen in de begrotingen (jaar)
ten aanzien van de uitoefening van het ondermandaat de regeling
budgethouders begroting en kredieten 2009, alsmede de algemene
instructies (het mandaatstatuut d.d. 29 april 2008) van
toepassing te verklaren;
te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de dag volgende
op die waarop het is bekend gemaakt.
De master-budgethouder A.F.Peterson (handtekening)Voor gezien, de budgethouder, hoofd afdeling .................... Naam: …………………………………………………….. (handtekening)Voor gezien, de budgethouder, hoofd afdeling .................... Naam: …………………………………………………….. (handtekening)BIJLAGE 3MODELOnderwerp: Ondermandaat deel-budgethouders. Steenwijk, Uitgegaan:De budgethouder van de afdeling ........;overwegende, dat het uit een oogpunt van doelmatigheid gewenst is de
uitoefening van de hem krachtens ondermandaat toekomende bevoegdheden
met betrekking tot het beheer van in de begrotingen vermelde budgetten
en het ter zake nemen van besluiten op te dragen aan
deel-budgethouders;dat het de budgethouder op grond van het bepaalde in het mandaatbesluit
en de regeling budgethouders begroting en kredieten 2009 is toegestaan
ondermandaat te verlenen;b e s l u i t:
aan te wijzen als deel-budgethouder de functionarissen zoals die
zijn opgenomen in de begrotingen (jaar);
ten aanzien van de uitoefening van het ondermandaat de regeling
budgethouders begroting en kredieten 2009, alsmede de algemene
instructies (het mandaatstatuut d.d. 28 april 2008) van
toepassing te verklaren;
te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de dag volgende
op die waarop het is bekend gemaakt.
Voor akkoord, de master-budgethouder A.F. Peterson (handtekening)De budgethouder, hoofd afdeling ...Naam………………………………………………………………………….(handtekening)Voor gezien, de deel-budgethouder, (senior)medewerker afdeling Naam: …………………………………………………………………………. (handtekening)Voor gezien, de deel-budgethouder, (senior)medewerker afdeling Naam: …………………………………………………………………………. (handtekening)