Organisatie | Achtkarspelen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieverordening |
Citeertitel | Organisatieverordening |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-05-2005 | Onbekend | 25-05-2005 Onbekend | Onbekend |
Hoofdstuk 1 De structuur van de ambtelijke organisatie
Artikel 1 Indeling in organisatorische eenheden
De directeur/secretaris kan namens het college van burgemeester en wethouders besluiten tot het instellen van een tijdelijk organisatorisch verband tussen organisatorische eenheden, projectgroep genaamd, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. De leiding van zo’n verband wordt door de directeur/secretaris opgedragen aan een projectleider.
Artikel 2 Naamgeving en taken organisatorische eenheden
1.De namen en taken van de in artikel 1, eerste lid genoemde organisatorische eenheden worden namens het college van burgemeester en wethouders vastgesteld door de directeur/secretaris.
Hoofdstuk 2 Het ambtelijk management
Artikel 8 De concern-controller
De concern-controller rapporteert aan de directeur/secretaris; indien de concern-controller inzake de inhoud van een rapportage verschilt van inzicht met de directeur/secretaris en beiden na onderling overleg niet tot overeenstemming kunnen komen, is de concern-controller bevoegd rechtstreeks aan het college te rapporteren.
Aldus vastgesteld door het college van
burgemeester en wethouders voornoemd
in hun vergadering van 24 mei 2005
de secretaris, burgemeester,
(R. Groninger) (L.J. Lyklema)
TOELICHTING OP DE ORGANISATIEVERORDENING
De Gemeentewet geeft in artikel 160, lid 1, sub c aan dat het college van burgemeester en wethouders bevoegd is regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de griffie.
Deze regels zijn vervat in deze Organisatieverordening. Een organisatieverordening heeft als doel het beschrijven van de ambtelijke organisatie, alsmede de posities, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de ambtelijke leiding.
De Organisatieverordening staat niet op zichzelf. Naast deze verordening zijn of worden ook regels vastgesteld voor bijvoorbeeld mandaat, budgethouderschap en dergelijke.
Uitgangspunt in deze Organisatieverordening is dat de directeur/secretaris hoofd is van de ambtelijke organisatie. Hij heeft de (eind)verantwoordelijkheid voor de taken genoemd in artikel 4, lid 1 van de verordening en kan daarop ook worden aangesproken door het college.
De bevoegdheden van de overige leden van de managementteam zijn dus afgeleid van de bevoegdheden van de directeur/secretaris.
Met het oog op een goede coördinatie en integraliteit is wel bepaald dat de directeur/secretaris zijn bevoegdheden uitoefent in nauwe samenwerking en overleg met de overige leden van de managementteam. De managementteam fungeert derhalve als orgaan voor afstemming en beraad.
Bij de beschrijving van verantwoordelijkheden is voor de verschillende niveaus zoveel mogelijk dezelfde terminologie gehanteerd. De directeur/secretaris, afdelingsmanager en teamleider dragen verantwoordelijkheden voor hun eigen niveau, met dien verstande dat het naasthogere niveau ook een verantwoordelijkheid heeft voor het goed verlopen van processen en dergelijke op lager niveau. Daarbij wordt in ieder geval duidelijk gemaakt waar het lagere management in elk geval ook zelf verantwoordelijk voor is.
De leiding van de bestuursdienst en de afdelingen vindt plaats volgens de methode van integraal management, hetgeen inhoudt dat de leidinggevende verantwoordelijk is voor de producten van zijn organisatie-onderdeel en voor de daarvoor noodzakelijke productiemiddelen als personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting.
Hieronder volgt een artikelsgewijze toelichting op de Organisatieverordening, voor zover de tekst van de artikelen niet voor zichzelf spreekt.
Artikel 1 Indeling in organisatorische eenheden
De directeur/secretaris oefent de bevoegdheden genoemd in dit artikel uit namens het college van burgemeester en wethouders, dat bestuurlijk dus te allen tijde verantwoordelijk blijft.
Bij de gebruikmaking van de bevoegdheden tot onderverdeling van debestuursdienst in afdelingen en van de afdelingen in teams is de directeur/secretaris gebonden aan het Sociaal statuut van de gemeente Achtkarspelen, hetgeen onder meer inhoudt dat vooraf overleg moet worden gepleegd met het georganiseerd overleg en dat vooraf advies van de Ondernemingsraad moet worden gevraagd.
Het college van burgemeester en wethouders regelt het verlenen van mandaat met betrekking tot bestuursbevoegdheden in een afzonderlijke mandaatregeling, waarbij als uitgangspunt geldt dat het mandaat wordt verleend aan de directeur/secretaris, die vervolgens ondermandaat kan verlenen aan functies binnen de bestuursdienst.
Artikel 4 De directeur/secretaris
De directeur/secretaris is tevens gemeentesecretaris en dit artikel bevat daarom ook regels over de taak en bevoegdheden van de secretaris. Deze regels vormen tezamen met andere regels in deze verordening tevens een instructie als bedoeld in artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet.
De managementteam is een orgaan voor afstemming en beraad en dus geen afzonderlijke managementlaag. In de vergaderingen van het managementteam komenafdelingsoverstijgende zaken op het bied van bedrijfsvoering aan de orde, alsmede strategische beleidsontwikkeling, bijzondere thema’s en afdelingszakenzaken voor zover kennisneming door andere afdelingsmanagers gewenst is.
De afdelingsmanager is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de producten van zijn afdeling. Dit brengt onder meer met zich mee dat hij alle adviezen aan het college parafeert en daarbij let op de integraliteit van de advisering. Dit houdt in dat alle voor het onderwerp relevante belangen worden gewogen en dat andere van belang zijnde disciplines bij de advisering worden ingeschakeld.
De afdelingsmanagerr pleegt regelmatig overleg met de bij zijn afdeling betrokken portefeuillehouders inzake de strategische beleidsontwikkeling en uitvoering van beleid, waarbij het in ieder geval gaat om zaken die wezenlijke invloed kunnen hebben op een richting van beleid en/of de inzet van middelen. Bij dit overleg kunnen ook teamleiders en beleidsmedewerkers worden betrokken.
Artikel 9 De concern-controller
De concern-controller rapporteert aan de directeur/secretaris omdat die verantwoordelijk is voor de planning en control op beleidsmatig, financieel en juridisch gebied (artikel 4, lid 1, sub b. van de verordening).
De concern-controller is echter wel bevoegd rechtstreeks aan het college te rapporteren als hij verschilt van mening met de directeur/secretaris over de inhoud van de rapportage. Deze bevoegdheid mag hij pas gebruiken als hij na onderling overleg niet tot overeenstemming kan komen met de directeur/secretaris. Het spreekt vanzelf dat de concern-controller alleen in uitzonderlijke gevallen van deze bevoegdheid gebruik dient te maken.
Met betrekking tot het bepaalde in art. 8, lid 1, sub b geldt dat de sturing en coördinatie in de eerste plaats procedureel moet woren opgevat.
Artikel 9 Benoeming en vervanging
De bevoegdheid tot het benoemen van personeel anders dan die genoemd in dit artikel zal in de algemene mandaatregeling worden geregeld.
De vervanging bij afwezigheid van de in dit artikel genoemde leidinggevenden gaat uit van het principe van horizontale vervanging: een directeur door de adjunct-directeur, een afdelingsmanager door een ander afdelingsmanager en een teamleider door een andere teamleider of zijn afdelingsmanager. Op deze wijze wordt in de vervanging zoveel mogelijk voorzien door een functionaris die geacht kan worden te beschikken over de voor de vervanging noodzakelijke kwaliteiten.
Artikel 10 Verantwoording en rapportage
Dit artikel gaat in op het systeem van verantwoording binnen de bestuursdienst. Daar waar verantwoordelijkheden worden gemandateerd, moet ook verantwoording worden afgelegd. De wijze van rapporteren, de frequentie en de naamgeving van de rapportages moeten nader worden geregeld. Om die reden is in deze verordening de algemene term “rapportages” gehanteerd.