CVDR81426_1Privacyreglement voor gemeentelijke basisregistratienlregelingHeusden2017-07-25HeusdenDe Scherper, 17-03-2010Privacyreglement voor gemeentelijke basisregistratieWet basisregistratie personenVerordening basisregistratie personencollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2010-03-02De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-03-182011-01-27nieuwe versieV20100168burgerdienstenGeen.Geen. Privacyreglement voor gemeentelijke basisregistratie 1 ALGEMENE BEPALINGEN Toelichting op het GBA privacyreglement van de gemeente Heusden. De Wet GBA bepaalt dat de verstrekking van persoonsgegevens aan organen van de gemeente en verstrekkingen aan afnemers of derden buiten het GBA stelsel om in een eigen gemeentelijke regeling moeten worden uitgewerkt. Bovendien heeft de gemeente een aantal persoonsgegevens aan de GBA “aangehaakt” voor gebruik binnen de gemeente. Er is op 24 mei 2005 een nieuwe verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. Door dit reglement in werking te laten treden voldoet de gemeente aan alle gestelde eisen op dit punt. GBA PRIVACYREGLEMENT Burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens besluiten: Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Heusden vast te stellen als volgt: 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 12 februari 2004; basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet; bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens; verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders; beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen; ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene; afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene; protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde; telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet. 2 Beheer van de bevolkingsadministratie Beheerder van de bevolkingsadministratie is de teammanager Administraties en Vastgoed 3 Toepasselijke regelgeving 1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld. 2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast. 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie 1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel:
  • gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;
  • gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;
  • informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben.
    •      2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.     5 Categorieën van personen In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Heusden. 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging 1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1. 2. Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen. 7 Verwijdering van opgenomen gegevens Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:
  • op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;
  • Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie .
    •      3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS 8 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie 1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben: a. de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de teams Administraties en Vastgoed/Burgerzaken, en Frontoffice/Burgerzaken; b. de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers. 2. De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. 3. Zij moeten de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer opvolgen. 9 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3. 10 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister. 11 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken. 12 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt. 13 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden 1. Aan het basisregistratiesysteem (Gegevensmakelaar/BRS) worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverwerkingen. 2. Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit het basisregistratiesysteem worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. 14 Gegevensverstrekking aan vrije derden 1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. 2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager. 3. Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden. 15 Voorwaarden voor verstrekking 1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen: a. dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt; b. dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst; c. dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd. 2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan. 16 Terugmeldverplichting Binnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. 17 Protocollering De beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet. 4 OVERIGE BEPALINGEN 18 Beveiliging 1. De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging. 2. De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer. 19 Slotbepaling
  • Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement”overeenkomstige reglement, vastgesteld bij collegebesluit van 20 juni 2006.
  • Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis
    •  Burgemeester en wethouders van Heusden, de secretaris, de burgemeester, mr. J.T.A.J. van der Ven drs. H.P.T.M. Willems     BIJLAGE 1 Aangehaakte gegevens zijn:
  • Adreshistorie
  • Voogdijgegevens
  • Burgerlijke staat
  • PL’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)
  • Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht , geslachtsnaamwijziging , enz.)
  • Code dienstplicht
  • Aangehaakt sofinummer
  • Datum adreshuishouding aaneengesloten
    •      BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid De volgende dienstonderdelen van de gemeente Heusden. hebben toegang tot de basisadministratie: Organisatie onderdeel Wettelijk kader Gegevensset Team Administraties en Vastgoed/Burgerzaken Team Frontoffice/Burgerzaken Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Naamswijziiging, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Verordening lijkbezorgingsrechten Rampenbestrijding (CRIB) Alle gegevens op PL en verwijsgegevens Team Bedrijfseconomische control Team Administraties en Vastgoed/Belaastingen Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. Team Administraties en Vastgoed/Belaastingen Afvalstoffenheffing Gemeentelijke WOZ verordening Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens inschrijving, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens Team Administraties en Vastgoed/Burgerzaken Grafrechten Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens inschrijving, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens Team Administraties en Vastgoed/Burgerzaken Spontane gegevensverstrekking Persoonsgegevens ,Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens,verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens TeamFrontoffice/Burgerzaken Gevonden voorwerpen Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. Team Frontoffice/WMO Gehandicaptenparkeerkaart Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens inschrijving, verblijfplaatsgegevens Team Handhaving Team Kwaliteitscontrol Team Ondersteuning Leefomgeving (OLOG) Team Onderzoek Ontwikkeling enProjecten (OOP) Team OOR Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet en het BW Uitvoering tasken opsporingsambtenaar Wet Algemene Bepaling Omgevingsrecht Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens. Team OOP Winkelsluitingswet Drank- en horecawet Wet op de kansspelen Uitvoering APV Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens,inschrijving, verblijfplaatsgegevens Team Administraties en Vastgoed/Vastgoed Huisvestingswet Peroonsgegevens,oudergegevens,natio-naliteit,huwelijksgegevens,overlijdensge-gevens,inschrijving,verblijfplaatsge-gevens,kindgegevens,verblijfstitel en gezag Team Organisatie Ondersteuning (ORGO) Toekennen van onderscheidngen en huwelijksjubilarissen. Wet 29091815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw Wet 29/9/1815 Instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw. Persoonsgegevens,verblijfplaatsge-gevens en verwijsgegevens Team Ondersteuning Welzijn (OWZ) Team Frontoffice/WMO Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995. Regeling vroegtijdige schoolverlaters WWB, Art 2 Wet voorzieningen gehandicapten en Verordening voorziening gehandicapten gemeente Heusden. Wet Maatschappelijke Onderssteuning Adres, naamsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, naamsgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens, persoonsgegevens, gerelateerden, nationaliteit,huwelijk, overlijden, inschrijving verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel, gezag Team ORGO Bijzondere Opneming Psychiatrische Ziekenhuizen Persoonsgegevens ,huwelijksgegevens, inschrijving, verblijfplaatsgegevens Perzoneeel en Organisatie Pensioenen gemeentepersoneel Wachtgelden gemeentepersoneel Persoonsgegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens, inschrijving ,verblijfplaatsgegevens , kind gegevens Personeeel en Organisatie Wachtgelden gemeentepersoneel Persoonsgegevens , oudergegevens, Huwelijksgegevens,overlijdensgegevens,inschrijving, verblijfplaatsgegevens , kind gegevens Team OWZ Bestijding infectieziekten Peroonsgegevens, inschrijving verblijfplaatsgegevens Team Informatievoorziening (IV) Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens. Team Informatievoorziening (DIV) Uitvoering dispensatie niet-openbare stukken Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens Gehele Organisatie Uitvoering van overige taken Naam, adres, woonplaats gegevens
    De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.     BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan systematisch gegevens worden verstrekt uit de GBA Wie Waarvoor Gegevensset Team OWZ Uitvoering Leerplichtwet. Mutatiegegevens : vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Team Administraties en Vastgoed Begraafplaatsen Administratie Mutatiegegevens : vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Team Administraties en Vastgoed Uitvoering belastingwetgeving. Mutatiegegevens : vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Team Administraties en Vastgoed Vastgoedadministratie (BAG/Kadaster) Mutatiegegevens: vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden Team Bedrijfs Economisch Control Innen van gelden Mutatiegegevens : vestigingen, binnenverhuizingen, vertrekken, emigraties en overlijden. Gehele Organisatie Gebruik BRS/Gegevensmakelaar Alle mutatie gegevens vanuit de GBA
    BIJLAGE 4 VERSTREKKINGENTABEL GBA (is als aparte bijlage toegevoegd) Bijlage 5 Vrije Derden Als vrije derden zijn aangewezen:
  • Bureaus Burgerlijke Stand,Bevolkingsregister en Verkiezingen van de Nederlandse Antillen;
  • Stichting Woonveste (gevestigd te Drunen);
  • Gemeentelijke Gezondheidsdienst;
  • Buitenlandse EU-overheden;
  • Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau met betrekking tot persoonsgegevens);
  • Buitenlandse vertegenwoordiging hier te lande;
  • Bureau voor Rechtshulp;
  • Niet-gemeentelijke crematoria, begraafplaatsen;
  • Pensioenfondsen;
  • Ziekenhuizen;
  • Novadic/verslavingszorg.
    •