Regeling budgethouderschap gemeente Stadskanaal

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Stadskanaal
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Regeling budgethouderschap gemeente Stadskanaal
Citeertitel	Regeling Budgethouderschap gemeente Stadskanaal
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, art. 160

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
30-01-2001		02-12-2003	nieuwe regeling	30-01-2001 Geen	BW, 30-01-2001, 5

Tekst van de regeling

Intitulé

Regeling budgethouderschap gemeente Stadskanaal

Burgemeester en wethouders van de gemeente Stadskanaal;

besluiten:

vast te stellen het volgende:

Regeling budgethouderschap gemeente Stadskanaal

HOOFDSTUK I. Begripsbepalingen.

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

statuut:
het Fïnancieel statuut van de gemeentelijke organIsatie;
budgethouder:
de algemeen directeur en de dienstmanager;
deelbudgethouder:
de door de budgethouder op grond van artikel 6 van deze regeling aangewezen functionaris;
kredietbeheerder:
de door de budgethouder op grond van artikel 7 van deze regeling aangewezen functionaris;
budget:
een taakstelling tot uitdrukking komend in baten respectievelijk lasten verbonden aan een of meer producten en/of kostenplaatsen in de begroting. Toewijzing van budgetten vindt zo veel mogelijk plaats op basis van outputgegevens (te leveren prestaties, te verwachten resultaten).
krediet:
de beschikbaar gestelde middelen voor eenmalige investeringen;
directeur:
de algemeen directeur/secretaris;
budgetregistrerende afdeling:
de afdeling Advies en Administratie binnen het gemeentebedrijf

HOOFDSTUK ll. Taken van de budgethouder.

Artikel 2

1.
De budgethouder wordt aangewezen door burgemeester en wethouders.
2.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Stadskanaal binnen de budgetten en/of kredieten waartoe de budgethouder gemachtigd is. De budgethouder is tevens gemachtigd vacatures te vervullen op basis van het door burgemeester en wethouders vastgestelde formatieplan.
3.
De budgethouder dient zorg te dragen voor een zodanige organisatie van de aan het toevertrouwde budget of krediet verbonden werkzaamheden (efficiency van de uitvoering), dat wordt voldaan aan de eisen van doelmatigheid en doeltreffend beheer van het budget.
4.
De budgethouder mag geen contractuele verplichtingen aangaan voor langere duur dan het begrotingsjaar, tenzij het werken en/of leveranties betreft, waarvan de tijdsduur van uitvoering of levering langer is dan dat begrotingsjaar en de uitvoerings- of leveringsduur nadrukkelijk is overeengekomen.
5.
De onder 2 bedoelde machtiging omvat niet het (tijdelijk) vervangen van personeel wegens ziekte. Voor het vervangen van personeel wegens ziekte heeft de budgethouder toestemming van de algemeen directeur nodig.
6.
De aanwijzing van budgethouders wordt geregeld in het "Besluit aanwijzing budgethouders", dat onderdeel uitmaakt van deze regeling.

Artikel 3

1.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat voldoende budget beschikbaar is. Indien geen toereikend budget aanwezig is, wordt bij burgemeester en wethouders aanvullende budgetruimte gevraagd. Zonder deze aanvullende ruimte mag de verplichting niet worden aangegaan.
2.
In zeer dringende gevallen is de budgethouder gemachtigd, na overleg met de algemeen directeur en de portefeuillehouder fInanciën, verplichtingen aan te zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget of krediet aanwezIg is.
3.
Als van de bepaling onder lid 2 van dit artikel gebruik wordt gemaakt, doet de budgethouder een voorstel aan burgemeester en wethouders, waarin in elk geval wordt vermeld: de reden van het gebruik maken van deze bepaling, het budget of krediet dat nodig is, en de wijze van dekking van de lasten.

Artikel 4

1.
Alle opdrachten voor het verstrekken van opdrachten tot levering van goederen en diensten en alle gunningen geschieden schriftelijk, waarbij gebruik wordt gemaakt van bestelbonnen.
2.
De budgethouder draagt er zorg voor, dat afschriften van bestelbonnen tijdig bij de budgetregistrerende afdeling worden aangeleverd en houdt hier zelf een kopie van.
3.
Burgemeester en wethouders kunnen voorschriften geven inzake de wijze waarop de budgethouder zijn verplichtingen dient vast te leggen.
4.
Burgemeester en wethouders kunnen aangeven dat verplichtingen boven een vast te stellen bedrag eerst worden aangegaan nadat toestemming is verkregen van de algemeen directeur dan wel het college van burgemeester en wethouders.
5.
Burgemeester en wethouders kunnen bepalen dat bestellingen boven een vast te stellen bedrag eerst worden geplaatst nadat minimaal het daarvoor gestelde aantal offertes bij verschillende leveranciers is gevraagd.
6.
De budgethouder legt vast bij welke leveranciers offertes zijn gevraagd. De ontvangen offertes worden door de budgethouder systematisch gearchiveerd en de motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt door de budgethouder aangetekend.
7.
De budgethouder beoordeelt één maal per jaar de leveranciers waarmee zaken zijn gedaan en stuurt deze beoordeling naar de algemeen directeur.
8.
De budgethouder is verplicht zich te houden aan door de centrale inkoper afgesloten raamcontracten en de inkoopregeling/aanbestedingsprocedure. Verder is de budgethouder verplicht zich te houden aan de "Procedure Inkoop".

HOOFDSTUK ll. Verantwoording.

Artikel 5

1.
De budgethouder rapporteert periodiek (via managementrapportages) aan de algemeen directeur omtrent gesignaleerde c.q. verwachte noemenswaardige afwijkende ontwikkelingen (inclusief de niet-beïnvloedbare kosten). Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget of het krediet opgenomen uitgaven en/of inkomsten, als ook van afwijkingen in outputgegevens.
2.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het - volgens een door burgemeester en wethouders te bepalen frequentie - opstellen van een overzicht ten behoeve van het college van de werkelijke uitkomsten van het budget en de outputgegevens en voorziet een en ander van analyses en toelichtingen.
3.
De budgetregistrerende afdeling stelt met de in het vorige lid bepaalde frequentie ten behoeve van burgemeester en wethouders een totaaloverzicht samen van de werkelijke uitkomsten de totale budgetten, de daaraan verbonden outputgegevens en voorziet een en ander van analyses en toelichtingen. De budgethouder geeft een schriftelijke toelichting bij .dit overzicht, waarin wordt aangegeven in hoeverre akkoord wordt gegaan met dit overzIcht.
4.
Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels vaststellen met betrekking tot het inbrengen van positieve en negatieve prikkels.
5.
Burgemeester en wethouder kunnen aan de hand van een aantal criteria bepalen welke kosten wel en welke kosten niet beïnvloedbaar zijn.

HOOFDSTUK IV. Overige bepalingen.

Artikel 6

1.
De budgethouder is bevoegd de in deze regeling verleende machtiging over te dragen aan een deelbudgethouder.
2.
Het bepaalde in deze regeling is ook van toepassingen op de deelbudgethouders.
3.
De budgethouder kan nadere voorwaarden verbinden aan de overdracht van machtiging aan een deelbudgethouder.
4.
De budgethouder verstrekt aan de algemeen directeur een overzicht van de overdrachten van machtigingen op grond van het bepaalde onder 1.

Artikel 7

1.
De budgethouder is bevoegd het invullen van inkoopbonnen, het paraferen van inkoopfacturen en het beoordelen of voor het aangaan van een verplichting de benodigde budgetruimte aanwezig is over te dragen aan een kredietbeheerder. De budgethouder blijft verantwoordelijk.
2.
De budgethouder is om praktische redenen tevens bevoegd aan de kredietbeheerder de bevoegdheid te geven om tot een bepaald bedrag verplichtingen aan te gaan.
3.
De budgethouder kan nadere voorwaarden verbinden aan de overdracht van bevoegdheden als bedoeld onder lid 1en lid 2 van dit artikel.
4.
De budgethouder verstrekt aan de algemeen directeur een overzicht van de overdrachten van bevoegdheden op grond van het bepaalde onder lid 1 en lid 2 van dit artikel.

Artikel 8

De budgethouder is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Bij het nalaten van hetgeen naar redelijkheid tot de functie mag worden gerekend, kan de budgethouder zich niet beroepen op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift.

Artikel 9

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslissen burgemeester en wethouders.

Artikel 10

1.
Deze regeling treedt in werking op de datum van haar vaststelling.
2.
Met de vaststelling van deze regeling zijn alle voorgaande regelingen betreffende het budgethouderschap vervallen.
3.
De regeling kan worden aangehaald als "Regeling Budgethouderschap gemeente Stadskanaal " .

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Stadskanaal in de vergadering van 30 januari 2001.

De secretaris, De burgemeester,