| Organisatie | Geertruidenberg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Evenementennota 2012-2016 |
| Citeertitel | Evenementennota 2012-2016 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Tevens vastgesteld door het college en de burgemeester op 10 juli 2012, ieder voor wat betreft de eigen bevoegdheden.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-09-2012 | Nieuwe regeling. | 26-01-2012 De Langstraat, 2 augustus 2012 | 26 januari 2012, nr. 8 | ||
| 30-07-2005 | 01-09-2012 | Nieuwe regeling. | 30-06-2005 Gemeentekrant, 29-07-2005, nr. 15 | 2005-06-30, nr.09 |
De raad van de gemeente Geertruidenberg;
gelezen het voorstel van het college van 15 november 2011;
1. De Evenementennota 2012-2016 Onderdeel A: Kaderstellend document vast te stellen.
2. Kennis te nemen van collegebesluit en het besluit van de burgemeester van 15 november 2011 betrekking hebbend op de concept-Evenementennota 2012-2016 Onderdeel B: Beheersdocument en hierop uw zienswijze te geven.
Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 26 januari 2012,
De raad van Geertruidenberg,
de griffier, de voorzitter,
drs. K.M.C. Millenaar-Rammelaere, M.J.A. Meijer
Zoals vastgesteld bij besluit van:
de raad van de gemeente Geertruidenberg
3. Functies van evenementen.. 2
4. Evenementen met (boven)regionale betekenis. 3
5. Succesfactoren voor (boven)regionale evenementen.. 3
De actualisatie van het toenmalige evenementenbeleid is in 2005 op een intensieve interactieve wijze uitgevoerd en heeft uiteindelijke geleid tot de Evenementennota 2006-2010. De raad van de gemeente Geertruidenberg heeft destijds het kaderstellende deel van die Evenementennota vastgesteld. De burgemeester en het college het beheersdocument.
Tussentijdse aanpassingen van deze nota zouden worden doorgevoerd, als de ontwikkelingen of de praktijk daartoe aanleiding gaven. Dit bleek niet het geval, derhalve was het verstrijken van de termijn de aanleiding tot evaluatie / actualisatie van de Evenementennota 2006-2010.
Om de ervaringen van de betrokkenen in beeld te krijgen en na te gaan tegen welke praktische problemen zij eventueel zijn aangelopen in de afgelopen periode is een bijeenkomst georganiseerd. Hierbij zijn onder andere organisatoren van grotere evenementen, politie, horeca, marktadviescommissie en het Gehandicapten Platform uitgenodigd. De organisatoren van de kleinere evenementen zijn verzocht schriftelijk hun commentaar te leveren.
Bij de evaluatie / actualisatie van de nota is dus rekening gehouden met de ervaringen en aanbevelingen van de mensen ‘uit het veld’. Vanwege de gekozen aanpak van het geactualiseerde evenementenbeleid geniet deze nota, Evenementennota 2012-2016, een breed draagvlak.
In onderdeel A heeft de raad de kaders aangegeven voor het evenementenbeleid. In onderdeel B heeft het college deze kaders uitgewerkt in een beheersdocument. Deze delen vormen samen de evenementennota, waarin de kaders en het beheer (beleid) van de evenementen voor de komende jaren is vastgelegd. Tussentijdse aanpassingen worden doorgevoerd, als de ontwikkelingen of de praktijk daartoe aanleiding geven.
ONDERDEEL A: KADERSTELLEND DOCUMENT
Evenementen zijn van betekenis voor een buurt, een kern of de gehele gemeente. Niet alleen vanuit toeristisch/recreatief, sociaal-cultureel of economisch oogpunt, maar ook in promotioneel opzicht. De bekendheid van een evenement draagt bij aan de bekendheid van de locatie; de waardering voor het evenement is mede bepalend voor het imago van de buurt, de kern of de gemeente.
Evenementen ontstaan in het algemeen vanuit particulier initiatief en worden veelal met veel vrijwillige inzet georganiseerd. De gemeente speelt daarbij meestal een rol op het gebied van vergunningen en het treffen van materiële voorzieningen. Op financieel gebied wordt soms ondersteuning van de gemeente gevraagd.
Aan het verschijnsel evenementen kleven vele facetten voor gemeente en organisatoren. Aan sommige zaken wordt niet gedacht of krijgen onvoldoende aandacht. Hoewel er diverse – geschreven en ongeschreven – regels bestaan, treden toch nog knelpunten op bij het organiseren van evenementen. Daarbij moet gedacht worden aan o.m.:
Onzekerheid over de vergunningverlening zelf met inspraak van de bevolking, het benodigde aantal vergunningen, de advisering/medewerking van verschillende gemeentelijke diensten, periode van behandeling.
Onduidelijkheid over de wijze waarop en de mate waarin de gemeente hand- en spandiensten kan verlenen (bijvoorbeeld schoonmaken, beschikbaar stellen van machines en ruimten, dranghekken, enz. )
Het betreft hier het geheel of gedeeltelijk verschuldigd zijn van leges en precario, de eventuele doorberekening van hand- en spandiensten, verhuur van gemeentegrond, subsidiëring en dergelijke zaken.
De aard van een evenement heeft ook invloed op de mate van milieubelasting ervan: locatie, soort bezoekers, tijdstip en tijdsduur, afval, verkeer en vervoer, energie, geluid en water.
Bij de keuze van een terrein waarop het evenement gehouden wordt, is een aantal factoren van belang: aard van evenement (groot- of kleinschalig, soort muziek, frequentie festiviteiten), voorzieningen (stroom, water, riolering), inrichting (opstellen van podia en tenten), bereikbaarheid (openbaar vervoer, bewegwijzering, parkeren), ondergrond en omgeving (woongebied, geluidsbeperking).
Een aantal evenementen heeft zich een vaste plaats verworven en kan zeker zijn van een redelijke continuïteit. Voor nieuwe initiatieven is het vinden van een locatie op openbaar terrein moeilijker, dat voldoet aan eisen van bereikbaarheid en geluidsnormen, ervan uitgaande dat bestaande locaties niet verder worden belast met milieugevoelige evenementen ten aanzien van o.a. lawaai en geluidhinder. Wellicht bieden particuliere terreinen hiervoor uitkomst.
In hoeverre bestaande evenementen zich kunnen handhaven en nieuwe initiatieven zich kunnen ontplooien, heeft mede te maken met zaken als:
- concurrentie van evenementen in de omgeving;
- toenemend aantal evenementen in de eigen gemeente;
- stabilisatie of terugval van bezoekersaantallen;
- onvoldoende inkomsten, w.o. handhaven gratis entree.
In de Algemene Plaatselijke Verordening Geertruidenberg wordt een evenement omschreven als "elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak, ...".
Deze omschrijving is een bestuurlijk-juridische werkdefinitie die gekoppeld is aan een stelsel van vergunningverlening en een toezichtregime. Zij omvat dan ook alle evenementen van groot tot klein en van meer of minder belang.
Hoewel in deze omschrijving een aantal kenmerken ontbreken (het tijdelijke karakter en het feit dat het een georganiseerde gebeurtenis is) is dit een hanteerbare definitie voor het brede veld van evenementen in algemene zin. Het begrip vermaak dient dan wel te worden opgevat in de zin van ontspanning.
2.2 Onderscheid in soorten evenementen
Wanneer we kijken naar het soort evenement, komen we tot de volgende onderverdeling:
1. Evenementen met (boven)regionale betekenis.
Kenmerken: gericht op bezoekers uit eigen gemeente en uit de regio, met een (boven)regionale uitstraling, uniek in opzet, sfeer en organisatie.
2. Evenementen van overwegend lokaal belang.
Kenmerken: gericht op bezoekers uit eigen gemeente of één der kernen, met een lokale uitstraling door doelstelling, sfeer en opzet.
3. Kleine evenementen op wijk/buurtniveau.
Kenmerken: bestemd voor en georganiseerd door klein deel van de gemeente: straat, buurt of wijk; gericht op saamhorigheid, leefbaarheid, ontspanning en vermaak op microniveau
Er bestaat een duidelijk verschil tussen een feest op het niveau van een wijk en een evenement met (boven)regionale betekenis, zowel wat inspanning en publiek betreft als betekenis. Met het onderscheid kan de mate van betrokkenheid van de gemeente bepaald worden, hoewel elk evenement van belang kan zijn voor de saamhorigheid van de buurt en de leefbaarheid van de omgeving.
Een evenement in algemene zin heeft voor een gemeente een aantal functies. De meest belangrijke worden hierna behandeld.
Evenementen bieden het publiek de mogelijkheid om de vrije tijd aangenaam door te brengen. Het biedt de mogelijkheid om veelal op informele wijze anderen te ontmoeten en gezamenlijk te genieten van georganiseerde gebeurtenissen met amusementswaarde. Die recreatieve functie heeft het evenement voor alle bezoekers, zowel voor de inwoners van de gemeente Geertruidenberg als voor mensen van buiten. In het verlengde van het laatste ligt de toeristische functie: het vermogen om bezoekers van buiten aan te trekken.
3.2 De sociaal-culturele functie
Voor de bewoners van een gemeente kan een evenement de leefbaarheid van een gemeenschap onderstrepen. De ontmoetingsmogelijkheid en de gezamenlijke ervaring dragen bij aan het gemeenschapsgevoel van het individu en aan zijn betrokkenheid bij de gemeente. Ook het gezamenlijk beleven van een evenement uit culturele traditie behoort hiertoe.
De economische betekenis van een evenement wordt bepaald door de bestedingseffecten die het oproept, zowel door de organisatie zelf (deelnemers, sponsors, exposanten e.d.) als door de bezoekers (entree, horeca, middenstand).
Evenementen kunnen van betekenis zijn voor de promotie van een gemeente, afhankelijk van het soort evenement. Het evenement kan publiciteit voortbrengen in de media, hetgeen positief kan werken op de naamsbekendheid van de gemeente. Aandacht van de pers voor festiviteiten, levert een bijdrage aan het imago, de uitstraling van de gemeente bij brede publieksgroepen.
Anderzijds zullen bezoekers door hun directe ervaringen tijdens het evenement zich ook een beeld vormen van de gemeente en wat de gemeente te bieden heeft.
4. Evenementen met (boven)regionale betekenis
Indien men in het algemeen spreekt over evenementen, dan heeft men daarbij een bepaalde groep voor ogen: evenementen met (boven)regionale betekenis. Die zijn vanuit promotioneel oogpunt voor de gemeente interessant. Deze evenementen zijn in organisatie, opzet of uitstraling uniek voor de gemeente en worden door het publiek vrijwel altijd geassocieerd met de gemeente Geertruidenberg of ten minste met één van de drie kernen. Zij leveren dus een bijdrage aan het beeld over (een deel van ) de gemeente. Kenmerkend voor deze evenementen zijn bovendien:
- aantrekkingskracht op diverse doelgroepen
- uniek in aanpak, sfeer of organisatie
Vanuit promotioneel oogpunt is het gewenst dat de gemeente, binnen haar mogelijkheden, met de organisatoren van deze evenementen meedenkt om de continuïteit te waarborgen of om nieuwe, duidelijk onderscheidende evenementen aan te trekken. Promotie van de gemeente vraagt een positief evenementenbeleid, vooral om draagvlak en enthousiasme te bewerkstelligen.
Om te zien op welke wijze de gemeente kan bijdragen aan de continuïteit van evenementen met (boven)regionale betekenis, volgt in het volgende hoofdstuk een overzicht van de succesfactoren voor dergelijke evenementen.
5. Succesfactoren voor (boven)regionale evenementen
Bij een evenement komen verschillende belangengroepen samen: de deelnemers, het publiek, de sponsors. Een evenement kan geslaagd genoemd worden, indien de drie groepen het idee hebben dat ze waar voor hun geld of inspanning hebben gekregen.
De deelnemers willen de kans krijgen een zo goed mogelijke prestatie te leveren en als zodanig gewaardeerd worden.
Het publiek wil een zo aantrekkelijk mogelijke prestatie meemaken in een geriefelijke omgeving tegen een aanvaardbare contraprestatie (entreegeld).
De sponsors willen een prestatie op niveau die aanslaat bij hun publiek en mogelijkheden biedt uit het oogpunt van naamsbekendheid of reputatiebehartiging.
5.1 Professionaliteit in het bestuur
De organisatie van een evenement heeft dus de zorg om deze drie doelgroepen zo goed mogelijk te bedienen. Daarbij moet de organisatie tevens rekening houden met de belangen van bijvoorbeeld bewoners.
Een goede bestuurlijke en technische organisatie van het evenement en een dito financieel beheer zijn een eerste vereiste. Daarmee zal men in staat zijn tot een efficiënte taakverdeling, een gedegen voorbereiding en een soepele coördinatie van activiteiten.
Met een bijna professioneel geleide organisatie zal men kunnen komen tot een aantrekkelijk programma van deelnemers, een duidelijke formulering van sponsormogelijkheden en gerichte publiciteitsacties om publiek te trekken.
5.2 Bewaken van het unieke karakter
Naast een goed geleide organisatie is een belangrijk punt voor succes het reeds eerder genoemde unieke karakter. Het evenement moet zich onderscheiden van vergelijkbare evenementen: hetzij door het programma, hetzij door de kwaliteit van het gebodene.
Voor publiek en voor sponsors ligt de aantrekkelijkheid in het onderscheidende vermogen van het evenement.
5.3 Uitbesteden en vrijwillige inzet
Bij evenementen in deze gemeente wordt vrijwel altijd met vrijwilligers gewerkt, die nodig zijn tijdens de voorbereiding, uitvoering en het opruimen. Ze bestaan vaak alleen bij de gratie van mensen die in hun vrije tijd de organisatie op zich hebben genomen. Het grote voordeel van vrijwilligers is dat ze niet betaald hoeven te worden voor hun inzet, hooguit een onkosten- of vrijwilligersvergoeding, en dat ze vaak erg gemotiveerd zijn.
Een sterk punt van de evenementen in onze gemeente is het particuliere initiatief en de vrijwillige inzet van velen. De kosten kunnen daardoor beperkt blijven.
Uitbesteden van de organisatie van een evenement aan een professioneel organisatiebureau is in onze gemeente nog niet aan de orde. Bij zo’n bureau is de winst uit het evenement belangrijker dan de doelstelling van het evenement, terwijl dit vanuit gemeentelijk oogpunt andersom is. Dat trekt een wissel op de betrokkenheid van de gemeente bij het evenement.
Het budget van sponsors is gelimiteerd en ook de tijdsbesteding van het publiek kent zijn beperkingen. Hoe meer evenementen erbij komen, hoe moeilijker het wordt voor de bestaande evenementen om zich staande te houden. Als organisatoren steeds een beroep doen op dezelfde (plaatselijke) sponsor, brengt dit zeker de financiële situatie van de bestaande evenementen in gevaar.
In het belang van de bestaande evenementen vindt de gemeente Geertruidenberg het zinvol om zeer terughoudend te zijn met betrekking tot de ontwikkeling van evenementen die bestaande evenementen met (boven)regionale betekenis zouden beconcurreren.
Nieuwe, duidelijk onderscheidende evenementen worden positief benaderd door de gemeente.
5.5 Meeliften met bestaand evenement
Aanhaken op bestaande evenementen kan voor andere organisatoren aantrekkelijk zijn omdat zij daarmee verzekerd zijn van de aandacht van het publiek, vanwege de aantrekkingskracht van het bestaande (boven) regionale evenement. Ter bescherming van het (boven)regionale bestaande evenement is het ongewenst andere evenementen of (snuffel)markten en dergelijke te laten organiseren die qua ligging en tijd (nagenoeg) direct aansluiten op het bestaande (boven)regionale evenement. Bezoeker kunnen het als één evenement ervaren, terwijl het meeliftende evenement buiten de invloedsfeer ligt van de organisator van het (boven)regionale evenement. Negatieve gebeurtenissen of uitstraling kunnen dan ook van invloed zijn op de beleving die bezoekers hebben van het (boven)regionale evenement. Indien de organisator van het kleinere evenement dat een ondergeschikte betekenis heeft ten opzichte van het bovenregionale evenement in samenspraak met die organisator wordt georganiseerd, bestaat hiertegen geen beletsel.
Bij de evenementen zijn diverse partijen betrokken: organisatoren, sponsors, gemeente en andere belanghebbenden.
De gemeente heeft daarbij een dubbele rol: enerzijds moet zij als overheid toezien op de handhaving van de openbare orde en veiligheid; anderzijds heeft ze er als gemeente belang bij om evenementen toe te laten die ten goede komen aan de (belangen van de) bevolking in het kader van een leefbare en plezierige woonomgeving, de ontwikkeling van toerisme en recreatie en het bevorderen van het imago van de gemeente.
Vanuit de overheidstaak heeft de gemeente dus een vergunningenstelsel opgezet en ziet zij toe op de naleving van de gestelde eisen.
Aan de andere kant bevindt zich de faciliterende taak. Dat wil zeggen dat de gemeente diverse materialen ter beschikking stelt.
De gemeente rekent het tot haar taak om mee te denken over de continuïteit en verdere ontwikkeling van vooral evenementen met (boven)regionale betekenis. Dan moet ze oog hebben voor de bevordering van de succesfactoren die gelden voor deze evenementen.
Samen met andere partijen moet een duidelijk evenementenbeleid gevoerd worden, waarbij aandacht wordt gegeven aan:
De gemeente treedt met uitzondering van de kermissen niet op als (mede)organisator van evenementen, die door het particuliere initiatief georganiseerd worden.
6.2 Beperking nadelige effecten
Behalve vermaak en ontspanning, brengen evenementen ook overlast mee voor de burgers. Bij evenementen in een overwegende woonomgeving worden nog al eens klachten en kritische geluiden gehoord, vooral wat geluidsoverlast en parkeerhinder betreft. Vanwege de belangen van omwonenden houdt de gemeente rekening met het aantal en de aard van evenementen dat op een bepaalde locatie wordt gehouden.
Voor de gemeente is het niet altijd mogelijk alles op elkaar af te stemmen en het alle betrokkenen naar de zin te maken. In de vergunning kunnen de nodige voorschriften en beperkingen opgenomen worden om de nadelige effecten te voorkomen of tot een aanvaardbaar niveau te verminderen.
6.3 Duidelijkheid over vergunningen
Het moet voor een organisator duidelijk zijn voor welke activiteiten, werkzaamheden of handelingen een vergunning/ontheffing/toestemming nodig is en waarmee hij rekening moet houden. Hiervoor is een ambtelijk aanspreekpunt beschikbaar. Bovendien wordt gezorgd dat de benodigde informatie beschikbaar is via de gemeentelijke website.
Zoals vastgesteld bij besluit van:
het college van de gemeente Geertruidenberg, d.d. 10 juli juli 2012
de burgemeester van de gemeente Geertruidenberg, d.d. 10 juli 2012
Onderdeel B: BEHEERSDOCUMENT.. 1
Sub-onderdeel 1: Beschrijving van regels en procedures. 1
3. Plaatsen van voorwerpen op of aan de weg.. 5
5. Verkooppunten tijdens evenementen.. 7
8. Evenementen op marktplein tijdens warenmarkt. 8
9. Geluid en muziek in de openlucht. 9
10. Verstrekken van alcoholhoudende dranken op of aan de weg.. 10
13. Klein evenement (buurt/straatfeest/buurtbarbecue). 12
15. Reclamevoering/promotie.. 13
19. Openbare manifestaties. 15
20. Schoonmaak evenemententerrein.. 15
21. Gebruik gemeentelijke materialen.. 16
22. Terreinen en -accommodaties. 17
23. Leges en precariorechten.. 19
Onderdeel B: BEHEERSDOCUMENT.. 21
Sub-onderdeel 2: Veiligheidszorg, controle / toezicht en handhaving.. 21
De actualisatie van het toenmalige evenementenbeleid is in 2005 op een intensieve interactieve wijze uitgevoerd en heeft uiteindelijke geleid tot de Evenementennota 2006-2010. De raad van de gemeente Geertruidenberg heeft destijds het kaderstellende document van die Evenementennota vastgesteld, de burgemeester en het college het beheersdocument.
Tussentijdse aanpassingen van deze nota zouden worden doorgevoerd, als de ontwikkelingen of de praktijk daartoe aanleiding gaven. Dit bleek niet het geval, derhalve was het verstrijken van de termijn de aanleiding tot evaluatie / actualisatie van de Evenementennota 2006-2010.
Om de ervaringen van de betrokkenen in beeld te krijgen en na te gaan tegen welke praktische problemen zij eventueel zijn aangelopen in de afgelopen periode is een bijeenkomst georganiseerd. Hierbij zijn onder andere organisatoren van grotere evenementen, politie, horeca, marktadviescommissie en het Gehandicapten Platform uitgenodigd. De organisatoren van de kleinere evenementen zijn verzocht schriftelijk hun commentaar te leveren.
Bij de evaluatie / actualisatie van de nota is dus rekening gehouden met de ervaringen en aanbevelingen van de mensen ‘uit het veld’. Vanwege de gekozen aanpak van het geactualiseerde evenementenbeleid geniet deze nota, Evenementennota 2012-2016, een breed draagvlak.
In onderdeel A heeft de raad de kaders aangegeven voor het evenementenbeleid. In onderdeel B heeft het college deze kaders uitgewerkt in dit beheersdocument.
Deze nota geeft het beheer (beleid) van de evenementen voor de komende jaren aan. Tussentijdse aanpassingen worden doorgevoerd, als de ontwikkelingen of de praktijk daartoe aanleiding geven.
Sub-onderdeel 1: Beschrijving van regels en procedures
Organisatoren van evenementen hebben bij de organisatie van festiviteiten te maken met een veelheid aan regelgeving. Het is niet altijd duidelijk wat wel en wat niet is toegestaan.
Algemene regels zijn niet altijd op een specifieke situatie toepasbaar. Door eigen uitleg kunnen interpretatieverschillen ontstaan en voelen burgers zich soms ongelijk behandeld. Eenzelfde uitleg schept voor alle partijen duidelijkheid.
De burgemeester en het college van burgemeester en wethouders (nader genoemd als college) voeren een voorwaardenscheppend beleid en zijn terughoudend met het opleggen van dwingende regelingen. Voorwaarden scheppen en de initiatieven van organisatoren in goede banen leiden, daarvoor is een evenementenbeleid nodig. De belangen van alle partijen dienen afgewogen te worden om te komen tot een gezond evenementenklimaat.
Elk initiatief van welke grootte ook, moet bekeken worden binnen de uitgangspunten van deze nota. Eén van die punten is het gegeven, dat van gemeentelijk belang nadrukkelijk sprake moet zijn. Zolang de belangen van derden niet daadwerkelijk en overmatig geschaad worden, worden evenementen toegelaten, eventueel onder het stellen van voorschriften en beperkingen om hinder en overlast te voorkomen dan wel te verminderen tot aanvaardbare proporties.
De burgemeester en het college benaderen de evenementen voor wat betreft vergunningverlening uit het gezichtsveld van bescherming van openbare orde, veiligheid, milieu, volksgezondheid en voorkoming van overlast/overmatige hinder voor derden. Tevens benadrukken de burgemeester en het college de vrijheid van de organisatoren over de inhoud van evenementen.
Voor het aanvragen van een vergunning voor een evenement en bijbehorende vergunningen of ontheffingen (bijvoorbeeld standplaatsvergunning) hebben de burgemeester en het college een formulier vastgesteld (zie bijlage 1: Aanvraagformulier evenementenvergunning) dat de aanvrager moet gebruiken. Een aanvraag waarbij geen gebruik is gemaakt van dit formulier wordt buiten behandeling gelaten.
De organisator moet voor zijn evenementenaanvraag gebruik maken van het vastgestelde aanvraagformulier |
Informatie over vergunningen alsook informatie over nieuwe boven(regionale) evenementen en grote lokale evenementen kan verkregen worden bij het cluster Vergunningverlening en Toezicht. Hiervoor is een ambtelijk aanspreekpunt beschikbaar.
Informatieverstrekking over vergunningen vindt plaats door het cluster Vergunningverlening en Toezicht. |
Om verantwoord te kunnen adviseren en alle partijen (denk bijvoorbeeld aan regionale brandweer, GHOR en politie) voldoende gelegenheid hiertoe te geven, moet de organisator zijn aanvraag tijdig vóór aanvang van zijn evenement indienen.
Afhankelijk van het soort evenement gelden de volgende aanvraagtermijnen:
De organisatoren van (boven)regionale evenementen moeten tenminste zesentwintig weken vóór hun evenement plaatsvindt alle voor de aanvraag van het evenement van belang zijnde gegevens hebben ingediend bij de burgemeester.
De organisatoren van overwegend lokale evenementen moeten tenminste twaalf weken vóór hun evenement plaatsvindt alle voor de aanvraag van het evenement van belang zijnde gegevens hebben ingediend bij de burgemeester.
De organisatoren van kleine evenementen (op wijk- en buurtniveau) moeten tenminste acht weken vóór hun evenement plaatsvindt alle voor de aanvraag van het evenement van belang zijnde gegevens hebben gemeld bij de burgemeester. Daar waar verkeersbesluiten nodig zijn, geldt een periode van twaalf weken.
Bij onvoorziene positieve evenementen van nationale betekenis kan de burgemeester uit opportuniteitsoverwegingen afwijken van bovenstaande termijnen
De termijn waarop een organisator van een evenement zijn aanvraag maximaal kan indienen bedraagt in de regel 1 jaar.
Om betrokkenen een inzicht te geven welke evenementen waar en wanneer plaatsvinden, maakt het college gebruik van een activiteitenkalender. De activiteitenkalender is te raadplegen via de gemeentelijke website. Aan de hand van de proceduretermijnen en het up-to-date houden van de activiteitenkalender weten alle betrokkenen tijdig waar en wanneer de evenementen plaatsvinden.
Om betrokkenen een inzicht te geven in welke evenementen waar en wanneer plaatsvinden, maakt het college gebruik van een activiteitenkalender. |
In welke mate burgers of groeperingen van inwoners hun zienswijze over het evenement kenbaar maken, hangt mede af van hun bereidheid om te reageren op gemeentelijke publicaties.
Aanvragen van bestaande evenementen worden niet elk jaar afzonderlijk vanuit de gemeente gepubliceerd, omdat belanghebbenden met dit evenement en de periode waarin het wordt gehouden bekend zijn. Deze evenementen worden wel op de activiteitenkalender vermeld. De aanvraag van nieuwe evenementen worden daarentegen wel afzonderlijk gepubliceerd via de gebruikelijke wijze van de gemeente. Op deze wijze kunnen belanghebbenden hun zienswijzen hiertegen indienen. Hun zienswijzen maken deel uit van de overwegingen voor de beslissing op de aanvraag voor het evenement.
Belanghebbenden krijgen gelegenheid hun zienswijzen in te dienen. De zienswijzen worden betrokken bij de beslissing op de aanvraag voor het evenement |
Als de vergunning in behandeling is genomen zijn de gemeente, brandweer, politie, GHOR (geneeskundige hulp bij ongevallen en rampen) en eventueel andere instanties in de gelegenheid om de verstrekte gegevens te beoordelen. In het geval van onduidelijkheid/onvolledigheid wordt de organisator aangeven welke gegevens ontbreken of nadere toelichting behoeven. Elke organisator moet rekening houden met de vergunningverlening. Als er nog geen duidelijkheid is over de vergunningverlening of de daarin te stellen voorschriften en beperkingen of er een bezwaarschrift tegen de vergunning is ingediend, dan moet de organisator terughoudend zijn bij het maken van kosten of het zich vastleggen in contracten. Die risico’s blijven voor rekening van de organisator. De kosten kunnen aanzienlijk zijn als de evenementenvergunning geweigerd wordt.
Alle vergunde evenementen worden altijd via de gebruikelijke wijze van de gemeente bekend gemaakt.
Een vergunning kan, zoals opgenomen in de APV geweigerd worden in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu. Ook het (stelselmatig) niet naleven van de vergunningsvoorwaarden kan bij een volgende aanvraag grond tot weigering zijn.
Naast de reguliere weigeringsgronden uit de APV kan het niet naleven van de vergunningsvoorschriften ook een weigeringsgrond vormen
De (boven)regionale evenementen worden na afloop steeds geëvalueerd door de gemeente en de organisator.
3. Plaatsen van voorwerpen op of aan de weg
Vaak worden ten behoeve van een evenement tal van voorwerpen op of aan de weg geplaatst in de vorm van tenten, kiosken, podia, tafels, stoelen, spelattributen, auto's, barbecues, kermisattracties, feestverlichting enz. De APV schrijft voor dat een verbod op plaatsen van voorwerpen op of aan de weg niet geldt voor evenementen. Het plaatsen van voorwerpen op of aan de weg maakt onderdeel uit van de evenementenvergunning.
Voor het plaatsen van sommige voorwerpen gelden specifieke regels: tapinstallaties en kermisattracties. Verderop staat op welke plaatsen en tijden en onder welke voorwaarden organisatoren de genoemde voorwerpen mogen plaatsen.
Bij het plaatsen van voorwerpen moet er voldoende vrije doorgangsruimte overblijven voor hulpverleningsinstanties. De bereikbaarheid van woningen en bedrijven moet zoveel mogelijk gewaarborgd zijn. In ieder geval moet overlegd worden als er hierover problemen ontstaan. Daarnaast moet het openbaar vervoer niet of nauwelijks gehinderd worden.
Bij evenementen kan het noodzakelijk of gewenst zijn de openbare weg af te zetten of tijdelijk voor het verkeer te sluiten. Hiervoor is altijd op zijn minst toestemming nodig van de wegbeheerder, in dit geval meestal het college. De organisator van een evenement moet voorafgaand aan, tijdens en bij afbouw van het evenement zelf zorgen voor afzetting conform de door de wegbeheerder gegeven instructie.
Voor het afsluiten van wegen voor het verkeer en het al dan niet nemen van een verkeersbesluit wordt door het bevoegd gezag (meestal college) gehandeld conform de bepalingen uit het Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW). Een verkeersbesluit wordt voor zever mogelijk geïntegreerd in de evenementenvergunning. Daar waar verkeersbesluiten nodig zijn, geldt een aanvraagtermijn van twaalf weken.
In de vergunning kunnen voorschriften en beperkingen opgenomen worden, waaraan een organisator gebonden is. Niet alle soorten afzettingsmaterialen zijn geschikt om wegen te blokkeren. Bovendien moeten afzettingen 's avonds verlicht zijn of voorzien van klasse II reflectie, ter beoordeling van de gemeente. De wegbeheerder blijft te allen tijde aansprakelijk voor de aard en de wijze van de wegafzettingen. In hoofdstuk 21 wordt nader ingegaan op het gebruik van gemeentelijke materiaal.
De organisator behoort bij de aanvraag te bedenken welke wegen afgesloten moeten worden. Gaat het om een doorgaande weg of een weg in de route van het openbaar vervoer? In het laatste geval moet de organisator afspraken met de openbaar vervoermaatschappij maken over omleidingen en tijdelijke halteplaatsen.
Bij afzettingen van wegen moet de organisator afspraken maken over omleidingen en openbaar-vervoerroutes |
Het vrijhouden van de straat waar het evenement gehouden wordt en het aanschrijven tot het vrijmaken van de openbare weg van bijvoorbeeld geparkeerde auto's, hoort de organisator van het evenement zelf te regelen. Dat kan door een brief aan de omwonenden met het verzoek hun voertuigen elders te parkeren, door een oproep in de krant en/of door bezoek aan de omwonenden.
Hoewel binnen de gemeente de wegsleepregeling geldt, is het de bedoeling hiervan enkel gebruik te maken indien de omstandigheden dit rechtvaardigen, dit is niet enkel het geval bij gevaarssituaties. Dit houdt in dat van geval tot geval wordt beoordeeld of het nodig is of het voertuig weggesleept moet worden. De bevoegdheid hiertoe ligt in handen van de politie en daartoe aangewezen gemeenteambtenaar of BOA.
Het college heeft in 2004 besloten de Markt in Geertruidenberg vrij te houden voor wat betreft de doorrijroute Vismarktstraat, Elfhuizen en Brandestraat. Dit houdt in dat organisatoren van evenementen er rekening mee moeten houden dat zij niet de gehele Markt meer kunnen gebruiken voor evenementen. Het hekwerk op de Markt vormt de fysieke afscheiding van het evenemententerrein en de doorrijroute. Voor de Taptoe, Jubileumtaptoe elke vijf jaar en kermis, heeft het college een uitzondering gemaakt. Op de Markt wordt bij deze evenementen namelijk niet de hierboven genoemde afzetting gehanteerd. In plaats daarvan wordt voor de bereikbaarheid van hulpverleningsvoertuigen en de kerk een strook van ten minste vier meter vrijgehouden bij de bomenrij aan de Elfhuizen.
Op werkzaamheden van verkeersregelaars is de Regeling verkeersregelaars 2009 van toepassing. Voor wat betreft de verkeersregelaars geldt dat personen die eenvoudige verkeersregelende taken verrichten (stop- en oprijteken) tenminste een opleiding / instructie van de politie gevolgd moeten hebben, waarna de burgemeester ze per evenement kan aanwijzen. De politie is in overleg met de gemeente in 2003 gestart met het instrueren van evenementenverkeersregelaars. De organisator is verantwoordelijk voor het afsluiten van een verzekering voor deze verkeersregelaars.
5. Verkooppunten tijdens evenementen
Veelal worden tijdens evenementen standplaatsen in gebruik genomen voor de verkoop van kleine drink- en etenswaren of voor de verkoop van goederen en materialen die een sterke relatie hebben met het evenement, zoals petten, shawls e.d. In de APV staat dat onder een standplaats niet wordt verstaan een vaste plaats op een evenement. Het innemen van de standplaatsen op de plaats waar het evenement plaatsvindt maakt derhalve onderdeel uit van de evenementenvergunning en er wordt dus geen aparte standplaatsvergunning verleend.
Het college verstrekt aan derden buiten de organisator om geen vergunning voor het innemen van een standplaats tijdens het evenement op de plaats waar het evenement plaatsvindt.
Voor het innemen van een standplaats op de plaats waar het evenement plaatsvindt is geen aparte standplaatsvergunning nodig |
De Wet veiligheidsregio’s regelt de instelling van 25 veiligheidsregio’s en heeft als doel een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige organisatie van de brandweerzorg, de geneeskundige hulpverlening en de rampenbestrijding en crisisbeheersing onder één regionale bestuurlijke regie te realiseren. De Brandweerwet 1985 is onder meer in de Wet veiligheidsregio geïntegreerd.
Vanwege de brandveiligheid worden na overleg met de regionale brandweer (preventieve / repressieve) brandveiligheidseisen in de vergunning opgenomen voor bijvoorbeeld het plaatsen van tenten en voor braden en bakken tijdens een evenement.
De voorschriften houden in, waar objecten geplaatst kunnen worden, welke brandblusmaterialen aanwezig dienen te zijn, hoe de bereikbaarheid van het evenemententerrein door voertuigen van de hulpverleningsdiensten gewaarborgd is. Ook brandpreventieve maatregelen als nooduitgangen, noodverlichting e.d. kunnen zo nodig opgelegd worden. Veelal zijn de standaardvoorschriften voldoende, maar elke situatie vraagt van de brandweer om te onderzoeken of specifieke dan wel aanvullende eisen gesteld moeten worden.
Brandveiligheidsvoorschriften zijn afhankelijk van de activiteiten en worden in de vergunningsvoorschriften opgenomen |
Het kan noodzakelijk zijn, dat brandweerbewaking tijdens een evenement aanwezig moet zijn. Dit voorschrift wordt dan in de vergunning opgenomen. De regionale brandweer kan voor brandweerbewaking zorgen, echter wel op kosten van de organisator. De organisator kan ook rijksgediplomeerde brandwachten inhuren via een beveiligingsbedrijf. De controle op het juiste personeel is in handen van de regionale brandweer.
De Wet veiligheidsregio’s regelt de instelling van 25 veiligheidsregio’s en heeft als doel een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige organisatie van de brandweerzorg, de geneeskundige hulpverlening en de rampenbestrijding en crisisbeheersing onder één regionale bestuurlijke regie te realiseren. De Wet geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen is onder meer in de Wet veiligheidsregio geïntegreerd.
Gezondheidszorg is een belangrijk onderdeel bij de voorbereiding van evenementen. De organisator moet (preventieve) maatregelen nemen om risico’s voor de volksgezondheid te verkleinen dan wel weg te nemen. De risico’s zijn afhankelijk van de aard van het evenement, het aantal bezoekers/deelnemers, de locatie van het evenemententerrein en de bereikbaarheid daarvan.
Door het opnemen van standaardvoorschriften en beperkingen in de evenementenvergunning wijst de burgemeester de organisator erop, welke (preventieve) gezondheidsmaatregelen deze in acht moet nemen. Daarnaast kan de burgemeester aanvullende maatregelen opleggen als de standaardvoorschriften en beperkingen onvoldoende toegesneden zijn op een evenement (hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld het dragen van polsbandjes in verband met het vestrekken van alcoholische dranken bij een evenement gericht op jongeren). Het GHOR-bureau (Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen) adviseert desgevraagd over de maatregelen, die leiden tot het voorkomen of beperken van de gezondheidsrisico’s.
Voor het opleggen van voorschriften op het gebied van de gezondheid wordt gebruik gemaakt van de standaardvoorschriften van het GHOR-bureau of hun specifiek voor dat evenement uitgebracht advies |
8. Evenementen op marktplein tijdens warenmarkt
De marktverordening van de gemeente Geertruidenberg geeft duidelijkheid ten aanzien van evenementen op een marktplein tijdens de warenmarkt en is in beginsel leidend.
Dit houdt onder andere in dat op dinsdagen (een deel van) het Heereplein te Raamsdonksveer, op vrijdagen (een deel van) de Markt in Geertruidenberg tussen 13.00 en 18.00 uur en op vrijdagen een deel van de Oude Melkhaven tussen 9.00 en 12.00 uur in principe niet beschikbaar is voor het houden van evenementen of het treffen van voorbereidingen daarvan, omdat de weekmarkt gehouden wordt.
Voorwerpen die in verband met een evenement op het Heereplein of de Markt staan, moeten op de marktdag vóór 07.00 uur van de marktplaatsen verwijderd zijn en kunnen teruggeplaatst worden als de marktmeester deze plaatsen vrijgegeven heeft. In overleg met de marktmeester kunnen voorwerpen blijven staan, mits dat geen ingrijpende invloed heeft op de marktopstelling.
Uitzondering op deze regeling wordt toegestaan voor de kermissen, op het Heereplein, de Markt en de Stationstraat/Oude Melkhaven. In goed onderling overleg en instemming tussen betrokken partijen kunnen uitzonderingen eventueel verder worden opgerekt.
In principe geen (voorbereidende) werkzaamheden / evenementen op Heereplein en Markt tijdens marktdag |
9. Geluid en muziek in de openlucht
De burgemeester kan voor het beperken van geluidsoverlast voorschriften en beperkingen opnemen in de evenementenvergunning.
De mate van geluidsoverlast is voor elk evenement verschillend. Bij een binnenevenement zonder geluidsversterking hebben omwonenden weinig last van het geluid. Een muziekfestival of popconcert, waar ook nog eens grote aantallen bezoekers komen, zorgt daarentegen voor meer geluidsoverlast.
Om geluidsoverlast te voorkomen dan wel te verminderen, zijn maatregelen nodig. Eén daarvan is het instellen van een begin- en eindtijd van het evenement. De geluidsproductie mag niet vóór 10 uur ’s morgens beginnen en moet uiterlijk 24.00 uur eindigen. Dit voorschrift wordt in de vergunningen opgenomen.
Indien een evenement plaatsvindt op een afgelegen locatie buiten de bebouwde kom) kan van de hierboven genoemde eindtijd afgeweken worden met een maximum van een uur.
Voor het begin van activiteiten als de aubade op Koninginnedag en het traditionele Dauwtrappen in de gemeente gelden afwijkende tijden.
De plaatsing van de geluidsboxen heeft een grote invloed op de mate van overlast. De richting is hierbij natuurlijk van belang. Aan de organisatoren wordt opgelegd om podia en tenten met de rug naar de woonwijk te plaatsen en de geluidsboxen niet te richten op de bebouwing, tenzij dit vanwege de aard van de bebouwing niet mogelijk is (bv op een ingebouwd plein). Aggregaten en andere geluidsbronnen moeten zo ver als mogelijk van woningen opgesteld worden, dan wel worden geïsoleerd.
Een derde maatregel om het geluidsniveau van de muziek te verminderen is het plaatsen van meerdere boxen over het terrein (delayers). Hiertoe worden diverse boxen met een klein vermogen tussen het publiek geplaatst in plaats van een paar boxen met een groot vermogen op het podium. Door meerdere boxen op verschillende plaatsen te gebruiken is er minder vermogen nodig en kan het geluidsniveau drastisch lager worden. Deze methode wordt nog niet voorgeschreven in deze gemeente, maar wel nadrukkelijk geadviseerd richting organisatoren.
In de vierde plaats beschikt de installateur/bediener van de muziekinstallatie meestal over geluidsmeters. Die kan regelmatig de geluidsdruk meten op 2 meter afstand van de dichtstbijgelegen gevels en voor zichzelf bepalen of de voorafgesproken maximale geluidsproductie overschreden wordt.
De verdere uitwerking van deze geluidsparagraaf is als bijlage 2 bijgevoegd. Hierin is een categorie-indeling gemaakt. Aan de hand hiervan is tevens gekeken hoeveel evenementen van een bepaalde categorie op een bepaalde locatie mogen plaatsvinden.
Ter voorkoming of beperking van geluidsoverlast worden voorschriften en beperkingen aan de vergunning verbonden |
Het voorgaande is niet van toepassing op het voortbrengen van geluid of het ten gehore brengen van muziek bij optochten en openbare manifestaties. Daarvoor gelden specifieke regels, genoemd in de hoofdstukken 18 en 19.
De organisatoren van evenementen in de openlucht moeten rekening houden met de sluitingstijd voor het ten gehore brengen van muziek. Drankverstrekking, waarvoor de burgemeester een ontheffing heeft verleend, is toegestaan tot uiterlijk een half uur na de sluitingstijd voor muziek, echter niet later dan 24.00 uur (01.00 uur indien wordt afgeweken van gewijzigde eindtijd op afgelegen locatie).
Drankverstrekking met ontheffing van de burgemeester tijdens evenementen is toegestaan tot een half uur na sluitingstijd van de muziek |
10. Verstrekken van alcoholhoudende dranken op of aan de weg
Het beleid van de burgemeester is erop gericht het verstrekken van alcohol tijdens evenementen zoveel mogelijk binnen de horecabedrijven te laten plaatsvinden. Aanvullend kan hierin worden voorzien door een mobiele tapinstallatie op het evenemententerrein (in de feesttent) te plaatsen. Om te voorkomen, dat evenemententerreinen op de openbare wegen gaan lijken op "bierstraten" en rekening houdend met het landelijke alcoholmatigingsbeleid, staat de burgemeester tapinstallaties op straat slechts zeer incidenteel en beperkt toe.
De Drank- en Horecawet geeft aan in welke gevallen de burgemeester een ontheffing ex artikel 35 kan verlenen voor het verstrekken van alcoholhoudende dranken buiten een horecabedrijf. Het moet gaan om een bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard. De ontheffing kan alleen verleend worden aan een persoon die aan bepaalde vereisten voldoet en in het bezit is van de verklaring sociale hygiëne. De ontheffing geldt alleen voor het verstrekken van zwak-alcoholische dranken.
Het is aan de burgemeester om te beoordelen of het om een bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard gaat. Bij de beoordeling hanteert hij de volgende criteria:
bijzondere plaatselijke omstandigheden mogen zich niet verzetten tegen het verstrekken van alcoholhoudende dranken. Als er voldoende tappunten in nabije omgeving zijn, is het overbodig een extra tapinstallatie te plaatsen in de openlucht. Indien het evenement grotendeels wordt gehouden in een tent of een ander tijdelijk bouwwerk, is een ontheffing in beginsel mogelijk.
Verstrekken van zwakalcoholische dranken buiten een horecabedrijf vindt alleen plaats in bijzondere gevallen van zeer tijdelijke aard met ontheffing van de burgemeester |
Afschriften van de artikel-35-ontheffing worden gestuurd naar (toezichthoudende) instanties zoals de Belastingdienst.
De burgemeester kan bij een evenement op verzoek van de organisator, toestaan dat tijdelijke terrassen worden geplaatst. De burgemeester wijst de exacte locatie aan. Hij houdt hierbij rekening met:
In principe worden tijdelijke terrassen alleen geplaatst vóór bestaande horeca-inrichtingen en niet voor winkelpanden, kantoren of particuliere woningen.
Indien, na instemming met de evenementorganisator, zwak alcoholhoudende drank wordt verstrekt op dat terras moet de betreffende horecaondernemer een ex. artikel 35 ontheffing aanvragen.
De horecaondernemer die tijdens een evenement zijn terras wenst te exploiteren dat onderdeel uit maakt van zijn exploitatievergunning / drank- en horecavergunning en gelegen is binnen het evenementengebied, dan wel direct grenst aan het evenementengebied en daarop zwak alcoholhoudende drank verstrekt (eventueel met mobiele tapinstallatie) heeft hiervoor geen ex. artikel 35 ontheffing nodig.
Tijdens evenementen geldt dat het verstrekken van drank op terrassen (gelegen binnen, dan wel direct grenzend aan het evenementengebied) in ‘normaal’ glas en / of blik niet is toegestaan. Verstrekking van drank moet plaatsvinden in bijvoorbeeld plastic bekers, veiligheidsglas of iets dergelijks. Per evenement wordt bepaald of en op welk tijdstip van de dag het verbod zal ingaan en eindigt.
Tijdens evenementen geen verstrekking van drank in glas en / of blik op terrassen
Na beëindiging van een evenement spant de horecaondernemer welke een terras exploiteert gelegen binnen, dan wel direct grenzend aan het evenementengebied zich in om afbouw van het evenement zo optimaal mogelijk te kunnen laten verlopen. Dit houdt in dat de terrasomvang zo spoedig mogelijk wordt teruggebracht tot regulier gebruik en kan in sommige gevallen bijvoorbeeld ook inhouden dat exploitatie van het betreffende terras tijdelijk wordt onderbroken.
Een horecaondernemer welke een terras exploiteert spant zich in om de afbouw van een evenement zo optimaal mogelijk te laten verlopen.
Buiten de kermissen in Geertruidenberg, Raamsdonksveer en Raamsdonk om wordt geen vergunning verleend voor het houden van op (mini)kermis gelijkende festiviteiten.
Steeds vaker schakelen organisatoren allerlei attracties in om evenementen te verlevendigen. We noemen draaimolens, springkussens, ponyrijden, kop van jut, mechanische stier, botsauto’s, maar ook poffertjeskraam, oliebollenkraam, snoepkraam en suikerspin. Hoewel het beeld in de loop der jaren veranderd is, behoren diverse attracties tot de traditionele kermissen, zoals die in de gemeente gehouden worden. Loterijzaken, gok- en schietsalons zijn beeldbepalend voor de gemeentelijke kermissen, evenals groot-vermaakzaken als lunapark, botswagens, polyp en dergelijke attracties.
Er kunnen (mini)kermissen ontstaan, wat uit oogpunt van de bescherming van het unieke karakter van de bestaande kermissen een ongewenste ontwikkeling is. Om deze ontwikkeling te beheersen heeft het college maxima gesteld aan het aantal kermisattracties bij evenementen.
Enkele kermisattracties tijdens een evenement kunnen het vermaak- en ontspanningsgehalte verhogen. Deze attracties geven het evenement ondersteuning. Daarvan is sprake zolang aan die attracties geen zelfstandige betekenis toegekend kan worden. Alleen ondersteunende kermisattracties zijn met vergunning toegestaan tot een bepaald maximum.
Geen vergunning wordt verstrekt voor het houden van een (mini)kermis, een braderie, jaarmarkt of een dergelijk evenement, wanneer aan kermisattracties een zelfstandige betekenis toegekend kan worden, behalve voor het houden van kermissen in de drie kernen op de vastgestelde kermisdagen.
Voor het plaatsen van kermisattracties wordt geen onderscheid gemaakt tussen particuliere grond of openbaar terrein. De organisator moet bij het aanvragen van de evenementenvergunning rekening houden met de stelregel, dat op het evenemententerrein enkele kramen voor eet- en drinkwaren geplaatst mogen worden en maximaal twee kermisattracties, waaronder ten minste 1 kinderattractie, niet zijnde loterijzaken, gok- of schietsalons en groot-vermaakzaken als lunapark, botswagens, polyp en dergelijke attracties.
13. Klein evenement (buurt/straatfeest/buurtbarbecue)
In de APV is opgenomen dat een klein evenement mede onder de definitie van een evenement valt. Een klein evenement is een straatfeest of buurtbarbecue op één dag.
Geen vergunning is vereist voor een klein evenement indien:
Voor kleine evenementen gelden in principe alle wettelijke regelingen en beleidsregels, zoals die voor evenementen in het algemeen gelden. Wij verwijzen hiervoor naar de hoofdstukken over schoonmaak, wegafzettingen, geluid, brandveiligheid, kermisattracties, Zondagswet, e.d.
In het Vuurwerkbesluit staan onder meer regels over het afsteken van vuurwerk. Dat besluit bepaalt voor het gehele land, dat particulieren alleen vanaf 31 december vanaf 10.00 's morgens tot 1 januari 02.00 uur vuurwerk mogen afsteken.
Afsteken consumentenvuurwerk alleen met Oud en Nieuw tussen 31 december om 10.00 's morgens en 1 januari tot 02.00 uur |
Buiten deze tijden mogen particulieren geen consumentenvuurwerk afsteken, met uitzondering van fop- en schertsvuurwerk. Groot of andersoortig vuurwerk mag uitsluitend afgestoken worden door een gespecialiseerd bedrijf dat beschikt over de vereiste vergunningen of melding. Gedeputeerde Staten verlenen vergunning nadat de burgemeester een verklaring van geen bezwaar heeft afgegeven voor het afsteken van het vuurwerk. Uiteraard is ook toestemming van de grondeigenaar vereist.
Afsteken van vuurwerk buiten Oud en Nieuw alleen door gespecialiseerd bedrijf met vergunning van Gedeputeerde Staten, nadat de burgemeester een verklaring van geen bezwaar heeft afgegeven |
De organisatoren hadden en hebben in onze gemeente diverse mogelijkheden om reclame te maken voor evenementen en de activiteiten te promoten. Zo kennen we de onderstaande mogelijkheden;
De ervaring leert dat er binnen de gemeente Geertruidenberg behoefte is aan een meer samenhangend reclame / promotiebeleid waarin niet alleen de (on)mogelijkheden van evenementen worden beschreven, maar bijvoorbeeld ook spelregels voor campagnevoering gedurende de verkiezingsperiode en (on)mogelijken voor promotie van ideële / commerciële doelen en het aanwijzen van plakplaatsen tot uiting komen. Het college zal hiertoe een beleidsnota opstellen. Tot vaststelling van deze beleidsnota gelden de huidige mogelijkheden met betrekking reclamevoering en promotie. Na vaststelling geldt nieuw beleid.
Volgens artikel 10 Wegenverkeerswet 1994 is het verboden een wielerwedstrijd te houden of daar aan deel te nemen. Het college kan van dit verbod ontheffing verlenen voor wegen die alle binnen de gemeente liggen en niet onder beheer van andere overheidsinstanties zijn. Het college kan zo'n ontheffing weigeren in het belang van de verkeersveiligheid en -vrijheid.
De verkeersvrijheid kan in het geding komen, als door afzetting van bepaalde wegen bedrijven of delen van een kern onbereikbaar worden of als de doorgang van het openbaar vervoer op onaanvaardbare wijze wordt belemmerd.
Aan een ontheffing kunnen voorschriften en beperkingen worden verbonden.
De ontheffing wordt gewoonlijk geïntegreerd in de evenementenvergunning. Naast de genoemde voorschriften en beperkingen worden daarbij voorschriften opgenomen ten aanzien van bij de wielerwedstrijd behorende activiteiten en vermakelijkheden.
Volgens artikel 3 van de Zondagswet is het verboden om op zondag zonder strikte noodzaak gerucht te verwekken, dat op meer dan 200 meter van het punt van verwekking hoorbaar is. Onder zondag wordt ook verstaan: Hemelvaartsdag en Eerste Kerstdag, indien deze niet op een zondag valt.
De burgemeester kan voor de tijden na 13.00 uur van dit verbod ontheffing verlenen en ter zake regels stellen.
Het verbod is niet van toepassing op tradities als bijvoorbeeld Sint Nicolaasintochten, carnavalsoptochten en Dauwtrappen met begeleiding van muziek.
Artikel 4 van de Zondagswet verbiedt het houden van openbare vermakelijkheden vóór 13.00 uur.
Bij de aanvraag om vergunning voor het evenement wordt beoordeeld of de Zondagswet van toepassing is en of ontheffing kan worden verleend.
In deze gemeente treden voornamelijk optochten ter gelegenheid van carnaval en Sinterklaas, lampionnenoptochten en Avondvierdaagse naar voren. Voor het houden van een optocht is op grond van de APV een evenementenvergunning nodig van de burgemeester. Aan een vergunning voor een optocht worden standaardvoorschriften verbonden. In bijzondere gevallen kunnen nadere voorschriften en beperkingen opgelegd worden. Als straten tijdelijk worden afgesloten, dan staat dat in de vergunning. Tevens dient de bevolking in kennis te worden gesteld van de tijdelijke afzettingen door de organisatie.
Een optocht wordt gewoonlijk begeleid door muziekkorpsen. De deelnemers zelf zullen in het algemeen ook geluid voortbrengen. Volgens de APV is het verboden buiten een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer of het Besluit toestellen of geluidsapparaten in werking te hebben of handelingen te verrichten op een zodanige wijze dat voor een omwonende of voor de omgeving geluidhinder wordt veroorzaakt. Het college kan van dit verbod ontheffing verlenen. Als vergunning wordt verleend voor het houden van een optocht, dan wordt die ontheffing tegelijkertijd verleend onder de volgende voorschriften:
Voor betogingen op de openbare weg kunnen dezelfde standaardvoorwaarden en ontheffing voor het maken van muziek en geluid gehanteerd worden. Ook hier zijn de in de APV genoemde weigeringsgronden van toepassing.
Betogingen worden meestal spontaan georganiseerd, zonder een uitvoerige planning van route en samenstelling van de groep. Daarom is een verkorte aanvraagprocedure voor de vergunning in de APV opgenomen. De betoging dient namelijk volgens de APV ten minste 72 uur van tevoren schriftelijk bij de burgemeester gemeld te worden. Deze heeft dan namelijk nog de tijd om bepaalde gegevens te verlangen over organisatie, doel van de betoging, tijdsduur van de betoging, route en eindpunt van de betoging.
In bijzondere gevallen kan de burgemeester deze termijn van 72 uur bekorten.
20. Schoonmaak evenemententerrein
Aan vergunningen voor het houden van een evenement wordt altijd het voorschrift verbonden, dat het (openbare of particuliere) evenemententerrein schoongemaakt achtergelaten dient te worden. Herstel van schade aan gemeente-eigendommen geschiedt door of op kosten van de organisatie.
De organisator is verantwoordelijk voor het schoonmaken van het evenemententerrein en voor herstel van schade aan gemeente-eigendommen |
Voor een particulier terrein gelden geen directe gemeentelijke sancties, als niet aan de voorwaarde voldaan is. De nalatigheid kan een punt van afweging zijn bij een toekomstige aanvraag voor een terugkerend evenement.
Mochten organisaties, na een waarschuwing, nalatig blijven tot schoonmaak, dan zal dit door of namens de gemeente moeten gebeuren. De kosten van schoonmaak zijn voor rekening van de organisator.
21. Gebruik gemeentelijke materialen
De gemeente beschikt vanuit haar reguliere taken over materiaal dat ingezet kan worden bij evenementen. Onder gemeentelijke materialen wordt hier verstaan: straatbezems, minicontainers, vlaggen, vlaggenmasten, verkeersborden, wegafzettingsmateriaal en dranghekken. De gemeente geeft deze materialen in bruikleen aan de organisatoren van evenementen. De materialen zijn aan een maximum gebonden, waardoor de gemeente niet kan garanderen dat er altijd voldoende materialen beschikbaar zijn. Evenementenorganisatoren kunnen op het aanvraagformulier aangeven van welke materialen zij gebruik wensen te maken.
Gemeente geeft – voor zover beschikbaar - gemeentelijke materialen in bruikleen aan evenementenorganisatoren |
De organisator kan de gemeentelijke materialen zelf ophalen of ervoor kiezen de materialen tegen een gereduceerd uurtarief (wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld) te laten brengen en ophalen door gemeentepersoneel. Organisatoren die niet commercieel (commercieel: organisator heeft doel geld te verdienen aan het evenement of het oogmerk een zo hoog mogelijk rendement te behalen) zijn of in het geheel geen inkomsten genereren kunnen hiervan uitgezonderd worden.
Het gereduceerd uurtarief geldt niet voor puur commerciële evenementen en of de organisator die het enige oogmerk met het evenement heeft het behalen van een zo hoog mogelijk rendement. Hier wordt het regulier uurtarief in rekening gebracht.
De organisator draagt zelf zorg voor plaatsing van de materialen (eventueel na instructie door buitendienst).
Wegafzettingsmateriaal met eventuele verkeersborden en verlichting worden door de gemeente gebracht naar vooraf afgesproken locatie(s) en na afloop van het evenement opgehaald op die locatie(s). De organisatie zorgt dat de materialen gegroepeerd klaar staat.
Als het evenement stroom nodig heeft moet de organisator gebruik maken van de stroomvoorzieningen die de gemeente heeft aangebracht. De locaties waar stroomkasten zijn geplaatst zijn: Heereplein/Haven en parkeerterrein Wilhelminalaan/Kloosterweg te Raamsdonksveer, Havenplein te Raamsdonk en Markt te Geertruidenberg.
De kosten van aansluiting en stroomlevering zijn voor rekening van de organisator
Het betrekken van water is alleen mogelijk via de waterleidingmaatschappij. Voor parkeerterrein Wilhelminalaan/Kloosterweg, Heereplein en Markt Geertruidenberg heeft de gemeente watertappunten beschikbaar. Bij gebruik hiervan worden de kosten doorberekend aan de organisator.
Levering van water via openbaar net uitsluitend door waterleidingmaatschappij tenzij gebruik wordt gemaakt van de watertappunten van de gemeente |
Voor het gebruik van de kiosk op het Heereplein / Haven te Raamsdonksveer voor evenementen zijn met stichting Veers Erfgoed afspraken gemaakt.
22. Terreinen en -accommodaties
Plaatsen die (voor iedereen) goed bereikbaar zijn, groot genoeg zijn voor het soort evenement en beheersbaar voor de organisatie, zijn geschikt om evenementen op te houden. In de meeste gevallen worden er op zo’n terrein vaker activiteiten gehouden. Afgelopen jaren zijn derhalve op enkele evenementenplaatsen in onze gemeente vaste voorzieningen getroffen zoals stroomkasten (met voldoende vermogen), watertappunten en riolering/afvoer. De bereikbaarheid van een terrein vormt een belangrijk aandachtspunt evenals de parkeergelegenheid om verkeersoverlast te voorkomen.
De grootte van een terrein, de mogelijkheden om dit in te richten en de ondergrond, zijn facetten die het tot een geschikt terrein voor het houden van een evenement kunnen bestempelen.
Uit bijeenkomsten met organisatoren is gebleken dat de bestaande evenementen veelal locatiegebonden zijn. Het ontwikkelen van een evenemententerrein voorziet alleen in de behoefte van een enkel bestaand evenement in onze gemeente. Het college heeft dan ook besloten geen specifiek evenemententerrein te ontwikkelen.
De ligging van een terrein heeft grote invloed om de omgeving. In een bebouwde omgeving komen eerder klachten voor over hinder en overlast van geluid, afval, schade, vandalisme, baldadigheid en verkeer, dan in een landelijke omgeving.
De inrichting van het terrein en de wil van de organisatie om mee te werken aan het terugdringen van nadelige invloeden op het woon- en leefmilieu in en om het terrein, zijn van groot belang. Niet alleen objectieve elementen bepalen of een terrein gebruikt kan worden voor evenementen. Het gaat vooral om de bereidheid van de organisatie om mee te werken aan maatregelen en handelingen teneinde overlast te beperken dan wel te voorkomen.
Het aantal en de omvang van (muziek)evenementen bepalen mede de tolerantiegrens van de omwonenden. Van evenementen die al jaar en dag in het centrum van elke kern gehouden worden, hebben omwonenden weliswaar hinder, maar daarover komen nauwelijks klachten binnen. Zulke evenementen als kermis en carnaval zijn aanvaard als volksfeesten, die in een centrum thuishoren.
In de loop der jaren is het aantal feestelijkheden gegroeid. Tegen de ingeburgerde evenementen bestaan dan ook geen overwegende bezwaren, maar uitbreiding van met name “lawaai”evenementen kan niet rekenen op de sympathie van omwonenden.
Een locatie kan niet onbeperkt belast worden met evenementen. Rekening houdend met de belangen voor omwonenden hebben de burgemeester en het college ervoor gekozen een maximaal aantal jaarlijks terugkerende evenementen van een bepaalde categorie op een bepaalde locatie toe te staan (zie bijlage 2). Bij het bepalen van het maximum aantal is bij elke locatie rekening gehouden met een geringe uitbreidingsmogelijkheid. Hierdoor is het mogelijk op die locatie enkele nieuwe jaarlijks terugkerende evenementen te organiseren. Daarnaast geldt dat er plaats is om per locatie incidenteel bijzondere eenmalige evenementen van tijdelijke aard te organiseren. Hierbij houden de burgemeester en het college rekening met de aantallen en de aard van de evenementen die er reeds plaatsvinden, de inrichting van de locatie en de overlast (bijvoorbeeld geluid, bezoekersaantallen, parkeerdruk) die het evenement veroorzaakt voor de woonomgeving.
Zowel voor het aantal en soort evenementen op een bepaalde locatie als de maximale geluidsproductie zijn grenzen vastgesteld (zie bijlage 2). |
Afgelopen jaren zijn enkele aanvragen voor evenementen in weilanden / polders gedaan door organisatoren. Uitgangspunt is dat evenementen plaatsvinden op de locaties zoals genoemd in en passend binnen bijlage 2. Soms zijn evenementen echter zo specifiek van aard, omvang, bereikbaarheid of beheersbaarheid dat hiervan met een bestemmingsplanmatige ontheffingsprocedure afgeweken kan worden. Met dit soort afwijkingen wordt zeer terughoudend omgegaan.
Ten aanzien van vergunningverlening voor evenementen in polders en weilanden wordt zeer terughoudend (via een bestemmingsplanmatige ontheffingsprocedure) omgegaan
Door (her)inrichting van delen van de gemeente beschikt Geertruidenberg momenteel niet meer over een geschikte locatie / terrein alwaar een circus (een speeltent met zitplaatsen waarin voorstellingen worden gegeven, evenals de bijbehorende woon-, stal- en fouragewagens) georganiseerd kan worden. Zolang geen geschikte ruimte aanwezig is binnen de gemeentegrenzen wordt geen vergunning afgegeven voor een circus.
College staat in beginsel positief tegenover een experiment op de locatie Landonk als proeflocatie voor een circus bij een eerstvolgende aanvraag. Het experiment wordt geëvalueerd, zodat conclusies kunnen worden getrokken, alsook aanbevelingen kunnen worden gedaan.
Geertruidenberg beschikt momenteel niet meer over een geschikte locatie / terrein alwaar een circus georganiseerd kan worden. Zolang geen geschikte ruimte aanwezig is binnen de gemeentegrenzen wordt geen vergunning afgegeven voor een circus
Vanwege het toenmalige gebrek aan ruimte voor binnenevenementen heeft het college in 2005 besloten evenementen toe te staan in de twee sporthallen (Parkzicht te Raamsdonksveer en De Veste te Geertruidenberg) die eerder een verzoek voor het organiseren van evenementen hadden aangevraagd. Direct aangrenzend aan deze sporthallen ligt een parkeerplaats waar een deel van de bezoekers hun voertuigen kan stallen. Die parkeergelegenheid kan de extra parkeerdruk c.q. verkeersdruk gedeeltelijk opvangen. In deze sporthallen mochten maximaal zes maal per kalenderjaar evenementen georganiseerd worden. De evenementen mochten niet binnen één maand van elkaar worden georganiseerd. Sportevenementen werden hierbij niet meegerekend.
Inmiddels heeft de gemeente Geertruidenberg binnen haar gemeentegrenzen een accommodatie die voorziet in ruimte voor binnenevenementen (Koloszaal te Raamsdonksveer). Daarom wordt vanaf 2012 een afbouwregeling van de destijds ingevoerde afwijking voor Parkzicht en De Veste ingevoerd. De afbouwregeling houdt in; maximaal 3 evenementen per sporthal in 2012, maximaal 2 in 2013, maximaal 1 in 2014 en vanaf 2015 geen evenementen meer in de sporthallen.
Voor de evenementen die georganiseerd worden in de sporthallen gelden geluidnormen. De ondernemer kan gebruik maken bij een evenement waar wordt verwacht dat deze norm overschreden wordt van de zogenaamde 12-dagenregeling uit de APV.
Uitsluiting tijdens collectieve dagen
Tijdens de volgens de APV aangewezen collectieve dagen (dagen waarop meer geluid gemaakt mag worden zoals tijdens kermis en carnaval) mogen er in de sporthallen geen evenementen (uitgezonderd sportevenementen in de sporthallen) georganiseerd worden. Hiermee wordt voorkomen dat activiteiten in de vorm van evenementen worden georganiseerd die een negatieve invloed kunnen hebben op activiteiten of evenementen waarbij de reguliere horeca een rol speelt, denk hierbij bijvoorbeeld aan carnaval en kermis.
Voor de invulling van het kader ‘niet meer van hetzelfde’ (zie kaderdocument van de gemeenteraad) houden de burgemeester en het college ook voor binnenevenementen hiermee nadrukkelijk rekening.
Het is verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Naast de evenementenvergunning kunnen ook andere vergunningen nodig zijn. Op grond van de Legesverordening wordt per vergunning een bedrag aan leges geheven, tenzij het evenement in aanmerking komt voor de vrijstellingsbepaling. Zo is omschreven, dat voor het in behandeling nemen van aanvragen en afgeven van vergunningen in het kader van de Avondvierdaagse, intocht van St. Nicolaas en acties door verenigingen en instellingen op niet-commerciële basis geen leges geheven worden. Vanwege het vervallen van het (semi) commerciële karakter van een evenement, is ook toetsing op deze basis voor het al dan niet in rekening brengen van leges aan verandering onderhevig. Op welke wijze hiermee wordt omgegaan, wordt nog nader bekeken.