| Organisatie | Katwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
--
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2011 | Onbekend | 16-12-2010 Katwijksche Post en Rijnsburger 23 december 2010 | 2010-020415 |
Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand
De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of door een ambtenaar gegeven, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Indien het verzoek om bijstand aan de raad aangeboden stukken betreft, wordt de informatie, voor zover de informatie schriftelijk beschikbaar is, aan de gehele raad aangeboden.
De advisering, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Advies ten behoeve van initiatiefvoorstellen, niet zijnde een voorstel voor een verordening, wordt slechts verleend indien een derde van het aantal leden van de raad het verzoek om advisering ondersteunt. Indien de gevraagde advisering niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die het gevraagde advies zo spoedig mogelijk verstrekken.
Indien het verzoek om advisering door een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Katwijk
in zijn openbare vergadering van 16 december 2010.
Toelichting op de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
De griffier is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een belangrijke rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester, namelijk voorzitter van de raad en voorzitter van het college, maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt.
In het eerste lid wordt het algemene begrip ambtelijke bijstand nader onderscheiden in twee vormen van ondersteuning. Leden 2 en 3 betreffen deze twee vormen. Leden 4 en 5 en de artikelen 2 tot en met 5 gaan nader in op het verzoek om advies. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. De informatie zal in de regel openbaar zijn. Artikel 169 lid 3 en artikel 180 lid 3 Gemeentewet geven aan dat het college en de burgemeester een raadslid de gevraagde inlichtingen dienen te geven, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. Informatie kan dus ook onder geheimhouding, dus niet-openbaar, aan leden van de raad worden verstrekt, zolang dit niet in strijd is met het openbaar belang.
Als de griffie of een ambtenaar mondeling informatie verschaft over stukken die aan de raad zijn aangeboden en deze informatie is ook schriftelijk beschikbaar, dient deze informatie bij de gehele raad bekend te zijn, opdat het debat in de raad zoveel mogelijk op basis van gelijke kennis kan worden gevoerd.
Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent, moeten aanwijzen.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
In het vijfde lid is geregeld hoe verzoeken om advisering conform lid 4 worden afgedaan. Op de regel dat elk lid recht heeft op bijstand, is één uitzondering gemaakt. De uitzondering is gelegen in het vierde lid van artikel 38 van het reglement van orde van de raad, over initiatiefvoorstellen: “De raad kan voorwaarden stellen aan de indiening en behandeling van een voorstel, niet zijnde een voorstel voor een verordening.” In dit geval is het gewenst, om nodeloze inzet van de griffie en de reguliere ambtelijke organisatie te voorkomen, dat een verzoek om advisering eerst wordt overgenomen door een derde van het aantal leden van de raad. Gezien het grote belang van het recht op advies is de voorwaarde van de gebruikelijke drempel van ondersteuning door een meerderheid van de raad in dit geval onwenselijk. De griffier controleert bij verzoeken om advisering of de drempel van een derde van toepassing is en of de drempel is gehaald. De eerste ondertekenaar van een verzoek wordt beschouwd als de indiener van het verzoek om advisering, in de zin van artikelen 3, 4 en 5.
Het eerste lid van artikel 2 regelt de wijze van ontvangst van een verzoek om advies door de gemeentesecretaris. De griffier en het betrokken raadslid kunnen zo inschatten of de gewenste advisering op de juiste wijze verleend zal worden. In een vroeg stadium kunnen hierdoor, in overleg met de gemeentesecretaris, bijstellingen in het verzoek of in de te verlenen advisering volgen, of kan het raadslid een beroep op artikel 4 doen. Deze artikelen regelen verder de procedure rondom weigering door de gemeentesecretaris om advies te verstrekken. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van advisering is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om advisering gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Indien een raadslid om ambtelijke advisering verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. Het opdrachtgeverschap ten aanzien van de inhoud van de advisering ligt in deze bij het raadslid.
De ambtenaar die het advies verstrekt blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. De advisering hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in facilitaire en geringe personele ondersteuning.
Indien – naar de mening van een fractie – op onvoldoende wijze aan haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.