Organisatie | Drechterland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling gebruik dienstauto gemeente Drechterland |
Citeertitel | Regeling gebruik dienstauto gemeente Drechterland |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
personeel en organisatie
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-01-2011 | 01-12-2010 | nieuwe regeling | 14-12-2010 de Middenstander, 05-01-2011 | 2010-480/1.4 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drechterland,
Overwegende dat het wenselijk is een regeling vast te stellen over het gebruik van dienstauto’s in de gemeente Drechterland;
Gelet op de Gemeentewet, de Ambtenarenwet en de CAR/UWO van de gemeente Drechterland;
Gelet op de instemming van de Ondernemingsraad van 1 december 2010;
vast te stellen de navolgende "Regeling gebruik dienstauto gemeente Drechterland”
Hoofdstuk 1 Definities, reikwijdte en doeleinden
In deze regeling wordt verstaan onder:
verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
De regeling is van toepassing op het gebruik van gemeentelijke dienstauto’s tijdens werktijd en op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van een black box. Deze regeling geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met privé en zakelijk gebruik van gemeentelijke dienstauto’s en de elektronische rittenregistratie. De regeling omvat regels over het verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle plaats vindt.
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden en beheer
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
De beheerders dienen zich te houden aan de beheersinstructie. Deze beheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van persoonsgegevens en al het andere hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt en behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Hoofdstuk 3 Controle, bewaring en verwijdering van persoonsgegevens
Controle op het gebruik van de rittenregistratie vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden:
a. controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de dienstauto, wordt zoveel mogelijk beperkt tot de gegevens uit de kilometeradministratie;
b. controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik van de dienstauto, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.
c. Controle ten behoeve van de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen en de inzet van gemeentelijke vervoersmiddelen vindt alleen op voertuigniveau plaats.
d. Controle ten behoeve van het onderhoud van het gemeentelijk wagenpark vindt plaats door de geanonimiseerde gegevens uit de rittenadministratie te koppelen aan een onderhoudsplanning.
Indien geconstateerd wordt dat een gebruiker deze regeling overtreedt, dan wordt de betrokken gebruiker zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door zijn leidinggevende. Overtreding van deze regeling kan leiden tot het opleggen van disciplinaire maatregelen in de zin van artikel 11 van deze regeling.
Artikel 6 Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, betreffende de rittenregistratie die worden gebruikt voor de vaststelling van de loonheffing, worden conform de richtlijnen van de Belastingdienst voor zeven jaar bewaard. Gegevens die ouder zijn dan in deze richtlijnen is aangegeven worden automatisch verwijderd. Als er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de dienstauto, worden de gegevens langer bewaard.
Hoofdstuk 4 Gebruik van dienstauto's, verzekering en schade
Artikel 7 Gebruik van dienstauto's
Gebruikers gebruiken de dienstauto voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken of werkgerelateerde werkzaamheden binnen de regio West-Friesland. Privégebruik van een dienstauto is niet toegestaan. Gebruik van de dienstauto buiten de regio West-Friesland is alleen toegestaan met schriftelijke toestemming vooraf van de beheerder.
Schade aan de dienstauto dient door de gebruiker zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen 24 uur gemeld te worden aan de beheerder van de gemeente middels een ingevuld schadeformulier. Reparaties worden alleen uitgevoerd in opdracht van de beheerder. Bij niet tijdig inleveren van het schadeformulier zijn de financiële gevolgen voor rekening van de gebruiker.
Hoofdstuk 5 Rechten van gebruiker: verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen persoonsgegevens.
Artikel 10 Rechten van de gebruiker
De gebruiker kan de beheerder verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
De beheerder bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met reden omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht.
Hoofdstuk 6 Boete, disciplinaire maatregelen, openbaarmaking, onvoorziene gevallen, Wbp, evaluatie en inwerkingtreding
Wanneer de gebruiker in strijd handelt met het bepaalde in artikel 7, eerste lid van de Regeling, kan het college de gebruiker een boete opleggen van:
Ingaande de datum van de geconstateerde overtreding wordt de waarde van het privégebruik (22% van de waarde van de bestelauto) van de bestelauto tijdsevenredig tot het loon van de werknemer gerekend, voor de tijdvakken van het kalenderjaar waarvoor de aangiftetermijn is verstreken dienen correctieberichten op de loonaangifte te worden opgemaakt, tenzij de werknemer aan de werkgever alsnog overtuigend kan bewijzen dat de ter beschikking gestelde bestelauto in het kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt.
Alle verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet alsmede de boete en de heffingsrente die voortvloeien uit de overtreding van het verbod op privégebruik verhaalt de werkgever op de werknemer. De werkgever kan ervoor kiezen om (geheel of gedeeltelijk) van verhaal af te zien voor zover hij niet heeft voldaan aan de in artikel 3 neergelegde verplichting tot het houden van voldoende toezicht.
Artikel 13 Onvoorziene gevallen
Het college beslist in gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet.
Artikel 14 Wet bescherming persoonsgegevens
Onverminderd het bepaalde in deze regeling, is de op 1 september 2001 in werking getreden Wbp op het verwerken van persoonsgegevens van toepassing.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Drechterland op 14 december 2010
de secretaris, de burgemeester,
E.L.C.M. Mol R.J.H. van der Riet.
Binnen de gemeente Drechterland bestaat de wens om tot een regeling te komen voor het gebruik van dienstauto’s en voor de wijze waarop met persoonsgegevens afkomstig uit de elektronische rittenregistratie wordt omgegaan. In de regeling moet worden vastgelegd of en onder welke omstandigheden en gebruik van dienstauto’s is toegestaan en op welke wijze dit gecontroleerd en beoordeeld wordt. Een deugdelijke rittenregistratie is hierbij een belangrijk instrument.
Binnen de gemeente Drechterland is gekozen voor een elektronische rittenadministratie, de zogenaamde black box, om tot een sluitende rittenadministratie te komen.
Bij het gebruik van de dienstauto’s moeten gebruikers de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen. De dienstauto’s mogen alleen zakelijk worden gebruikt. Privégebruik is niet toegestaan.
Het gebruik van de black box biedt bovendien mogelijkheden om de effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen, in het bijzonder de inzet van de gemeentelijke vervoersmiddelen, te onderzoeken en zo nodig bij te sturen. De logistieke planning van werkzaamheden kan bijvoorbeeld met de beschikbare gegevens verbeterd worden. Ook bieden de gegevens de mogelijkheid het beheer van het gemeentelijk wagenpark te verbeteren. De gegevens hebben voor deze doeleinden een ondersteunende functie.
Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om de gegevens te gebruiken om het individueel functioneren van medewerkers te beoordelen, tenzij sprake is van een vermoeden van onrechtmatig gebruik of misbruik van de dienstauto.
De begrippen zoals die in deze regeling voorkomen worden hier gedefinieerd. Voor de omschrijving van begrippen is waar mogelijk aangesloten bij de bewoording die wordt gebruikt in de Wbp en het Privacyprotocol Elektronische Communicatiemiddelen.
Onder werktijd wordt ook verstaan de gemaakte uren ’s avonds en in de weekenden voor uitvoering van de taken of werkgerelateerde werkzaamheden. Bij werkgerelateerde taken kun je denken aan opleidingen of congressen.
Artikel 2 ReikwijdteDe regeling is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van gemeentelijke dienstauto’s. Deze regeling geldt voor collegeleden en de medewerkers van de gemeente Drechterland. Leden van het college kunnen alleen gebruik maken van deze regeling voor dienstreizen buiten de gemeentegrens in verband met de bestaande vergoedingsregelingen. De regeling is van toepassing, ongeacht de locatie waar de werkzaamheden worden verricht.
In dit artikel zijn de vier doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens opgenomen zoals die binnen de gemeentelijke organisatie gelden. De controle op misbruik en onrechtmatig gebruik is overigens geen doel op zich. De gegevens kunnen hier echter wel voor gebruikt worden. Zoals al eerder is aangegeven is het nadrukkelijk niet de bedoeling om de verwerking van de persoonsgegevens te richten op het individueel functioneren van medewerkers. In het geval van het vermoeden van onrechtmatig gebruik of misbruik ligt dit uiteraard anders. Er is sprake van onrechtmatig gebruik bij overtreding van de regels in deze regeling c.q. afspraken die daaruit voortvloeien. Het gaat dan bijvoorbeeld om ongeoorloofd gebruik. De met behulp van de elektronische rittenregistratie verzamelde gegevens kunnen in dergelijke gevallen aanvullende informatie geven.
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
Het college moet ervoor zorgen dat de persoonsgegevens juist en nauwkeurig zijn. Dit betekent niet dat een garantie voor de juistheid van gegevens kan worden gevergd. Alle maatregelen moeten worden getroffen die in redelijkheid kunnen worden gevergd. De redelijkheid stelt daarbij, afhankelijk van bijvoorbeeld de soort gegevens die onderwerp van verwerking zijn, de stand van de techniek en de kosten die met de maatregelen gepaard gaan, grenzen aan de te nemen maatregelen.
Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
Binnen de gemeentelijke organisatie zijn beheerders aangewezen die zorgdragen voor de elektronische informatiesystemen en de gemeentelijke gegevensinfrastructuur. Omdat een beheerder uit hoofde van zijn functie toegang heeft tot allerlei gegevens, dient deze functie met de nodige waarborgen te worden omgeven. Als beheerders treden op de medewerkers van de Servicedesk die de gegevens afkomstig uit de black box uitlezen en aan de hand hiervan de in artikel 3 genoemde controles uitvoeren.
In dit artikel is vastgelegd hoe de controle op het gebruik van dienstauto’s plaatsvindt. De controlemaatregelen moeten in een redelijke verhouding tot het doel van de controle staan (proportionaliteit). Bovendien geldt dat de gebruikte controlemiddelen niet meer inbreuk mogen maken op de belangen van de medewerker dan strikt noodzakelijk is (subsidiariteit).
Basis voor een goede en verantwoorde controle is de elektronische rittenregistratie. Het is van belang om bijvoorbeeld discussies omtrent onrechtmatig gebruik van de dienstauto te voorkomen.
De controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de dienstauto wordt beperkt tot de gegevens die belastingdienst noodzakelijk acht voor een sluitende rittenadministratie. Met de black box of de handmatige rittenregistratie worden de volgende gegevens vastgelegd:
- Het merk type en kenteken van de auto, de periode waarin de auto ter beschikking stond. Voor elke rit worden de volgende gegevens vastgelegd: de datum, begin en eindstand van de kilometerteller, het adres van vertrek en het aankomstadres (postcodes), de gereden route als niet de meest gebruikelijke route is gereden en ten slotte of het een privé of een zakelijke rit is.
De vaste gebruiker van een dienstauto heeft een persoonsgebonden pas. De verplichting om een pasje in te voeren, wordt in het systeem ingesteld.
Het gebruik van de gegevens voor doeleinden gericht op bedrijfsprocessen, inzet gemeentelijke vervoermiddelen en beheer wagenpark vindt plaats op voertuigniveau.
Als het overzicht aanleiding geeft tot een nader onderzoek, bijvoorbeeld omdat sprake is van een vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan is toestemming nodig van de directie.
Artikel 6 Bewaring en verwijdering
In dit artikel is de bewaartermijn van de persoonsgegevens vastgelegd. In het Vrijstellingsbesluit is een standaardtermijn van zes maanden neergelegd. Omdat de belastingdienst vereist dat gegevens in de loonadministratie en de onderliggende administraties zeven jaar worden bewaard, is de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de controle op het gebruik van dienstauto’s aangemeld bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP).
Bij een vermoeden van onrechtmatig gebruik of misbruik van de dienstauto worden de gegevens uit die periode bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een medewerker noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een medewerker worden de gegevens verwijderd.
Artikel 7 Gebruik van dienstauto’s
Gebruikers mogen de dienstauto alleen gebruiken voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken of werkgerelateerde werkzaamheden binnen de regio West-Friesland. Gebruik van de dienstauto buiten de regio West-Friesland is alleen toegestaan met schriftelijke toestemming vooraf van de beheerder.
Artikel 10 Rechten van de gebruiker
In artikel 10 worden de rechten van de gebruikers bij het verwerken van persoonsgegevens behandeld. Transparantie is een belangrijk beginsel voor privacybescherming.
Artikel 11 en 12 Boete en disciplinaire maatregelen
In deze artikelen zijn de boetes en de disciplinaire maatregelen neergelegd die worden opgelegd bij niet naleving van deze regeling. Bij strafbare feiten wordt aangifte gedaan.
Artikel 15 Wet bescherming persoonsgegevens
De controle van het gebruik van de dienstauto raakt het terrein van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de medewerker. Op het controleren van het gebruik van de dienstauto is dan ook de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing.