Artikel I Algemene bepalingen
In te stellen een commissie van overleg.
Artikel II Samenstelling
1. De commissie bestaat uit alle fracties van de gemeenteraad.
2. De voorzitter, alsmede de plaatsvervangend voorzitter, worden door de gemeenteraad uit zijn midden benoemd.
Artikel III Zittingsduur
De zittingsduur van de commissie is gelijk aan de zittingsduur van de gemeenteraad.
Artikel IV Doel en taak van de commissie
- 1.
Doel van de commissie is:
- a.
voorbereiding van besluitvorming van de raad en het voeren van overleg met het college van burgemeester en wethouders en/of de burgemeester;
- b.
het desgevraagd kenbaar maken van zijn opinie met betrekking tot door op verzoek van het college van burgemeester en wethouders geagendeerde onderwerpen;
- c.
het college van burgemeester en wethouders en/of de burgemeester de gelegenheid te bieden om te voldoen aan de actieve informatieplicht als voorgeschreven in de artikelen 169 en 180 van de Gemeentewet.
- 2.
De agenda van de commissie wordt vastgesteld in het reguliere agendaoverleg door het presidium van de commissie.
- 3.
Het presidium van de commissie bestaat uit de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter van de commissie en de griffier.
Artikel V Secretaris
- 1.
Secretaris van de commissie is de griffier. Deze heeft het recht zich te laten vervangen door de plaatsvervangend griffier.
- 2.
Alle van de commissie uitgaande stukken worden door de voorzitter en de griffier ondertekend namens de commissie.
Artikel VI Vergaderfrequentie
- 1.
De commissie vergadert in de regel één keer per maand en verder zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden dit schriftelijk, met opgaaf van redenen, verzoeken.
- 2.
De laatstbedoelde vergadering wordt gehouden binnen veertien dagen na daartoe gedaan verzoek.
- 3.
Burgemeester en wethouders kunnen de voorzitter van de commissie verzoeken een vergadering bijeen te roepen met vermelding daarbij van het onderwerp, dat aan de orde dient te worden gesteld.
- 4.
De voorzitter draagt zorg dat de leden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste tweemaal vierentwintig uur voor het houden van de vergadering schriftelijk worden opgeroepen.
- 5.
De commissie vergadert in het openbaar, tenzij naar haar oordeel gewichtige redenen zich daartegen verzetten.
Artikel VII Agendering
- 1.
Vergaderd zal worden aan de hand van een agenda, waarop staat vermeld welke onderwerpen aan de orde zullen komen en met welk doel.
- 2.
De oproeping tot een vergadering geschiedt door of namens de voorzitter met opgave van de te behandelen onderwerpen, onder toezending van de terzake relevante stukken en – tenzij in spoedeisende gevallen – ten minste tien dagen van tevoren.
- 3.
De griffier draagt zorg voor de openbare kennisgeving van de agenda.
De agenda en de bijbehorende stukken, die als openbaar zijn aangemerkt, liggen voor eenieder ter inzage.
- 4.
De agenda en uitnodiging, vergezeld van bijbehorende stukken, worden met inachtneming van dezelfde termijn eveneens gezonden naar de collegeleden.
- 5.
Met uitzondering van spoedeisende zaken en zaken van eenvoudige aard, worden in de vergadering geen zaken behandeld, waarvan de leden niet bij uitnodiging kennis hebben kunnen nemen.
Artikel VIII Besluitvorming
Indien besluitvorming in de commissie noodzakelijk is, wordt voor wat betreft de procedure verwezen naar de van toepassing zijnde artikelen in het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Stadskanaal.
Artikel IX Geheimhouding
- 1.
De voorzitter of de commissie kan aan degenen die uitgenodigd worden de vergadering bij te wonen, geheimhouding opleggen ten aanzien van de aan hen voorgelegde stukken.
- 2.
Een lid van het college van burgemeester en wethouders kan om geheimhouding verzoeken. Dit lid dient daartoe een verzoek in bij de griffier.
De voorzitter bepaalt vervolgens, na overleg met de commissie, of geheimhouding wordt opgelegd.
- 3.
Omtrent hetgeen is besproken in een besloten vergadering van de commissie, bewaren degenen die de besloten vergadering hebben bijgewoond de geheimhouding, totdat deze wordt opgeheven door de commissie.
Artikel X Aanwezigheid collegeleden
- 1.
De leden van het college van burgemeester en wethouders hebben het recht de vergadering van de commissie bij te wonen, voorzover het een onderwerp betreft dat ter overleg met het college van burgemeester en wethouders is geagendeerd.
Zij zijn in dat geval bevoegd aan de beraadslagingen deel te nemen.
- 2.
Indien een onderwerp ter opinievorming is geagendeerd, kunnen één of meer wethouders door het presidium worden uitgenodigd om in de vergadering aan de beraadslagingen deel te nemen.
Voor de hiertoe te volgen procedure, wordt verwezen naar artikel 10 van het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Stadskanaal.
- 3.
De commissie is bevoegd ook andere personen of groepen van personen, dan in het eerste lid van dit artikel genoemd, te raadplegen en tot het bijwonen van een vergadering uit te nodigen.
Artikel XI Spreekrecht toehoorders
- 1.
Toehoorders, die daartoe minimaal een dag voor de aanvang van de vergadering een verzoek indienen, worden door de voorzitter, onmiddellijk voorafgaand aan de behandeling van dat onderwerp in de vergadering, in de gelegenheid gesteld in één termijn, terzake van het betreffende onderwerp, opmerkingen te maken en vragen te stellen.
- 2.
De voorzitter bepaalt, in overleg met de commissie, de totale voor toehoorders beschikbare tijd, de aan iedere spreker maximaal toegestane spreektijd en de volgorde van de sprekers.
Artikel XII Niet-voorziene situaties
Voorzover deze verordening daarin niet voorziet, wordt ten aanzien van de werkwijze van de commissie en de orde van de vergaderingen gehandeld naar de regels voor overeenkomstige gevallen, gegeven in de Gemeentewet en in het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad.
Artikel XIII
Deze verordening treedt in werking per 25 maart 2002 en kan worden aangehaald als "Verordening commissie van overleg".