Organisatie | Grave |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Nota Inkoop- en aanbestedingenbeleid gemeente Grave 2006 |
Citeertitel | Nota Inkoop- en aanbestedingenbeleid gemeente Grave 2006 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De exacte publicatiedatum van deze regeling is niet meer te achterhalen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-11-2005 | Nieuwe regeling | 01-11-2005 Onbekend | Geen. |
NOTA INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID 2006INHOUDSOPGAVE1. INLEIDING 32. INKOOPPROCES 42.1 Fasen in het inkoopproces 42.2 Onderscheid tussen inkoop en aanbesteding 42.3 De inkoopfunctie 52.4 Inkooporganisatie 52.5 Selectie-criteria 63. INKOOP- EN AANBESTEDINGENBELEID GEMEENTE GRAVE 73.1 Doelstelling inkoop 73.2 Uitgangspunten voor de organisatie van de inkoop 73.3 Europese en Nationale Regels 73.4 Inkoopvoorwaarden 83.5 Interne richtlijnen in de gemeente Grave 83.6 Toetsing 94. “REGELING INKOOP- EN AANBESTEDINGENBELEID GEMEENTE GRAVE 2006” 10Artikel 1 Doel 10Artikel 2 Inkoop en aanbesteding 10Artikel 3 Verantwoordelijkheid inkoopfunctie 10Artikel 4 Taken inkoopfunctie 10Artikel 6 Offertes inkoop goederen en diensten 11Artikel 7 Afwijkingen op offerte-aanvraag 11Artikel 8 Aanbesteding 12Artikel 9 Leveranciersbeoordeling 12Artikel 10 Inkoopdossier 12Artikel 11 Inkoopnota's 13Artikel 12 Toetsing 13Artikel 13 Nadere uitwerking 13Artikel 14 Inwerkingtreding 13Artikel 15 Overige bepalingen 13ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE GRAVE 15
Waarom een nota inkoop- en aanbestedingenbeleid? In de afgelopen jaren is er veel mis gegaan op het gebied van integriteit van bestuurders en ook zijn er grote fraudes aan het voetlicht gekomen. De grote bouwfraude is hier een goed voorbeeld van. Dit heeft allemaal kunnen gebeuren, omdat er onvoldoende regels op dit gebied waren. De nota inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Grave is bedoeld om dit soort excessen te voorkomen. Vooral het college van B en W heeft aangedrongen op een goede regeling met betrekking tot de inkopen.Bovendien gaat er bij het inkopen heel veel geld in rond. Gemiddeld omvat de inkoop 60% van de beïnvloedbare uitgaven van een gemeente (de overige bestaan voornamelijk uit salarissen). Extern onderzoek heeft uitgewezen, dat een gemeente per inwoner gemiddeld voor € 1.500 inkoopt. Voor de gemeente Grave betekent dit ongeveer € 19.000.000 (dit bedrag is afhankelijk van het niveau van de investeringen en de mate dat taken zijn uitbesteed). Het belang is dus groot. Bij een goed inkoop- en aanbestedingenbeleid valt veel geld te verdienen.De gemeente Grave heeft op dit moment een zeer beperkt inkoop- en aanbestedingenbeleid. Bij het samenstellen van de budgethoudersregeling 2004 werd door de projectgroep Bedrijfsmatig en Productgericht Werken (BPW) geconstateerd dat er binnen de gemeente Grave nauwelijks inkoopprocedures aanwezig zijn. Wel is er in het verleden een notitie opgesteld door de heer J. Roelofs -toen nog van de afdeling Welzijns- en Bestuurszaken- waarin wordt ingegaan hoe er met offertes moet worden omgegaan. Deze notitie heeft de naam “Notitie offertebehandeling / (aanbestedingen)". In 1997 is door het college van Burgemeester en Wethouders beslist volgens deze notitie te werken. In deze notitie wordt ingegaan op de werkwijze voor de aanschaf van artikelen, materialen en materieel. Elk soort inkoop wordt hierin apart genoemd. Per soort artikel is de huidige werkwijze beschreven en zijn de criteria voor de selectie besproken. De naam aanbestedingen staat tussen haakjes, omdat er hierover slechts enkele algemene opmerkingen staan. Deze notitie is nu echter gedateerd. In 2000 is wel het aanbestedingsbeleid van de gemeente Grave beschreven in een korte notitie. In de praktijk van vandaag wordt hier mee gewerkt. Dit is echter niet meer dan een informatiestuk aan de raad geweest. Een probleem is echter dat beide notities niet algemeen bekend zijn en worden niet over de gehele organisatie gebruikt. Wel zijn beide notities een goed uitgangspunt voor het formuleren van een nieuw inkoopen aanbestedingenbeleid.Hoe is de situatie nu? Budgethouders maken in het algemeen zelf de afweging op welke manier er wordt ingekocht. Wel heeft het college besloten, dat voor grotere aankopen drie offertes aangevraagd moeten worden. Verdere uitdieping is er niet. Hierdoor is er niet één inkoopprocedure maar zijn er vele inkoopprocedures, waardoor de gemeente Grave op inkoopgebied niet één gezicht heeft. Het ontbreken van een inkoop- en aanbestedingenbeleid en inkoopprocedures zorgt ervoor dat het inkoopproces binnen de gemeente Grave niet transparant is. Dit is niet wenselijk, gezien de groeiende aandacht voor bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Het is van groot belang dat overheidsinkopen zoveel mogelijk openbaar te controleren zijn.Het ontbreken van een inkoop- en aanbestedingenbeleid en inkoopprocedures zorgt er ook voor dat budgethouders ieder voor zich inkopen, waardoor mogelijke financiële voordelen niet gerealiseerd worden. Diverse overheden hebben in de laatste jaren grote besparingen gerealiseerd door een heroriëntatie op de inkoop. Daarbij moet gedacht worden aan Europees aanbesteden en samenwerkingsverbanden. Niet alleen de financiële voordelen zijn aantrekkelijk, van belang is ook de uitstraling die een professionele organisatie van de inkoop heeft naar inwoners en bedrijven. Overheden, en in het bijzonder gemeenten, worden immers door hun inwoners en het bedrijfsleven beoordeeld op de manier waarop gemeenschapsgeldwordt besteed.De gemeente Grave stelt bij inkoop het economisch handelen voorop. Hierbij wordt gekeken naar zaken als meer value for public money, beste prijs/kwaliteit verhouding en het realiseren van besparingen. Hiermee wordt bedoeld het behalen van een zo hoog mogelijk rendement uit publieke gelden.Het doel van deze nota inkoop- en aanbestedingenbeleid is een algemeen kader te scheppen voor de inkopen in het algemeen. Er wordt dus niet specifiek op soorten inkoop ingegaan. Hoofdstuk 2 gaat in op de inkooptheorie in het algemeen. In hoofdstuk 3 wordt deze vertaald naar de situatie van de gemeente Grave. In hoofdstuk 4 staat de "Regeling Inkoop- en aanbestedingenbeleid Gemeente Grave 2006". Ten slotte worden in hoofdstuk 5 de algemene voorwaarden genoemd.
Artikel 2.1 Fasen in het inkoopproces
De wijze waarop een inkoop wordt uitgevoerd loopt conform het inkoopproces. Het inkoopproces bestaat uit een zestal fasen. De eerste drie fasen behoren tot de tactische inkoop. De fasen vier tot en met zes behoren tot de operationele inkoop. De tactische inkoop houdt zich bezig met alle activiteiten tot en met de totstandkoming van een contract of overeenkomst. De operationele inkoop gaat uit van een bestaand contract of overeenkomst. In de onderstaande tabel staan de fasen uit het inkoopproces weergegeven. Bij elke fase horen een aantal activiteiten. Deze kunnen als volgt worden aangegeven:
Artikel 2.2 Onderscheid tussen inkoop en aanbesteding
Wat is nu het onderscheid tussen inkoop en een aanbesteding. Inkoop is te definiëren als:“Alle handelingen, waar een externe factuur tegenover staat.”Inkoop heeft dus betrekking op het inschakelen van derden. Het kan gaan om de levering van goederen (koop, huur, lease etc.), het verrichten van diensten of het uitvoeren van (grote) werken.Aanbesteden is een onderdeel van de inkoop. Maar aanbesteden heeft specifiekere kenmerken. Aanbesteden wordt in het algemeen omschreven als "een uitnodiging aan drie of meer aannemers om deel te nemen aan een procedure met als doel het doen van een aanbod voor de uitvoering van een opdracht”. In de gemeente Grave gaat het specifiek om werken in de bouw, civiel- en cultuurtechniek.Het gaat bij aanbesteding dus voornamelijk om de wijze waarop de inkoper de externe markt benadert. De volgende elementen zijn heel specifiek voor de aanbesteding. Op basis van interne besluitvorming vindt een selectie plaats vanuit de externe markt, waarbij specifieke wet- en regelgeving van toepassing is, bedoeld om een open en eerlijke marktwerking te bewerkstelligen. Hierbij gaat het om grote sommen geld. Ook het afbreukrisico is hierbij groot.Bij een aanbesteding gaat het voornamelijk om de eerste drie fasen van het inkoopproces, het specificeren, selecteren en contracteren van een leverancier. Deze is voornamelijk inhoudelijk / procedureel gericht. Aanbesteden maakt dus deel uit van het inkoopproces. Dit betekent dat het inkoopbeleid steeds de algemene uitgangspunten en de randvoorwaarden voor een aanbesteding bepaalt. Daar waar het aanbestedingsbeleid uit haar aard specifieke aanpassingen noodzakelijk maakt, gaat zij als bijzondere regelgeving boven het meer algemene inkoopbeleid.
De inkoopfunctie bestaat uit meer dan alleen het inkoopproces. Het inkoopproces is wel het hart van de inkoopfunctie. Het doel van de inkoopfunctie is het effectief en efficiënt beheren en beheersen van inkoopstromen en het inkoopproces zodat bestedingen op een verantwoorde wijze worden uitgevoerd. De beleidsmatige keuzes die vastgelegd zijn in het inkoop- en aanbestedingenbeleid zijn bepalend voor het functioneren van de inkoopfunctie en de verschillende elementen daarin.De inkoopfunctie ligt primair bij de budgethouder. De taken zijn:
De kaders en uitgangspunten voor het inkoop- en aanbestedingenbeleid worden vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders. De controle op de naleving van de in de nota inkoop- en aanbestedingenbeleid vastgestelde procedures en processen wordt uitgevoerd door de controller.
De inkoopfunctie kan op verschillende manieren worden georganiseerd. In de praktijk kunnen drie organisatievormen worden onderscheiden.In de centrale inkooporganisatie is er sprake van één inkoopafdeling die voor de totale organisatie de inkoopfunctie verzorgt. In de decentrale inkooporganisatie is de inkoopfunctie over de verschillende afdelingen verdeeld. Elke afdeling koopt datgene in wat nodig is, veelal zonder dat er afstemming met andere afdelingen heeft plaatsgevonden. In de gecoördineerde inkooporganisatie wordt, afhankelijk van het in te kopen product, een team samengesteld. De regie over het inkoopproces wordt centraal gevoerd. De voor- en nadelen zijn als volgt weer te geven:
Gezien de grootte van de gemeente Grave hebben wij een decentrale inkooporganisatie. De budgethouder heeft de mogelijkheid zelfstandig inkopen te doen voor wat binnen zijn budget ligt. Hij wordt hierin begrensd door wettelijke en interne regelingen. Hierbij is te denken aan de budgethoudersregeling, de mandaatregeling en deze nota inkoop- en aanbestedingenbeleid gemeente Grave 2006. Op een paar gebieden is er wel een centrale inkoop. Het gaat hier om de centrale inkoop van kantoorartikelen en energie. Door regionale samenwerkingen kunnen deze uitgebreid worden. Momenteel vindt er tevens een samenwerking plaats tussen vele gemeenten in Midden en Oost-Brabant en de provincie Noord-Brabant om te komen tot samenwerking op het gebied van de inkoop. Een convenant is ondertekend. Doel is om gezamenlijk in te kopen om kosten te besparen. Ook in het Land van Cuijk zijn samenwerkingen gestart op het gebied van inkopen.Samenwerkingen op het gebied van inkoop worden door de gemeente Grave gestimuleerd. Zij gaan boven de decentrale inkoopfunctie door budgethouders. In de regeling is hiermee rekening gehouden in artikel 3.
Bij de selectie van een product/dienst kunnen diverse criteria gehanteerd worden. De belangrijkste zijn:
Samen met de prijs is kwaliteit het belangrijkste criterium. Kort gezegd moet de prijs-kwaliteitverhouding goedzijn.Naast deze twee hoofdcriteria kunnen er andere criteria zijn die mogelijk nog belangrijker kunnen zijn. Veelal fungeren zij als randvoorwaarde. Normaliter dienen deze wel in samenhang met de prijs-kwaliteitverhouding bezien te worden. Aanvullende criteria kunnen zijn:
In de nota is geen rekening gehouden met lokale werkgelegenheidsaspecten. De reden is, dat deze moeilijk kwantificeerbaar zijn. Het belang van lokale ondernemers wordt echter wel onderkend. In artikel 6 van de regeling is hiermee rekening gehouden.
Hoofdstuk 3 INKOOP- EN AANBESTEDINGENBELEID GEMEENTE GRAVE
Artikel 3.1 Doelstelling inkoop
De doelstelling van inkoop is de optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet bij de uitvoering van gemeentelijke taken en het gemeentelijk beleid. Het gaat hierbij om een doelmatige besteding van publieke gelden. Ook kan op deze wijze gestreefd worden naar kostenbeheersing. Optimaal houdt in dat de prijs en de kwaliteit van het product in de juiste verhouding tot elkaar staan.
Artikel 3.2 Uitgangspunten voor de organisatie van de inkoop
Voor de inkoop van de gemeente Grave gelden de volgende uitgangspunten c.q. randvoorwaarden:
De leidraad “Integer handelen van medewerkers in de gemeente Grave” is hier onverkort van toepassing. Omdat het bij INKOOP altijd gaat om externe relaties is het erg belangrijk dat de medewerker van de gemeente Grave zich integer opstelt. Deze leidraad geeft duidelijke richtlijnen hoe hierin gehandeld moet worden.
Er is binnen de gemeente Grave geen sprake van een voorkeursbeleid ten aanzien van lokale ondernemingen. Dit is strijdig met het doel van het "Inkoop- en aanbestedingenbeleid Gemeente Grave 2006", namelijk de optimale aanwending van de (financiële) middelen die worden ingezet bij de uitvoering van gemeentelijke taken en het gemeentelijke beleid. Omdat de gemeente Grave wel een groot belang hecht aan de lokale werkgelegenheid krijgen de lokale ondernemingen de kans om mee te dingen naar opdrachten. In de richtlijn is hier rekening mee gehouden.
Artikel 3.3 Europese en Nationale Regels
De volgende reglementen en wetten worden genoemd.
De Europese Unie publiceert regelmatig richtlijnen die betrekking hebben op overheidsopdrachten voor het verlenen van diensten, de levering van producten en voor de uitvoering van werken. Het doel van deze richtlijnen is het openstellen van overheidsopdrachten voor bedrijven gevestigd in de Europese Unie (EU), ongeacht nationaliteit. Een nationale overheid mag dus geen opdrachten voorbehouden aan ondernemingen in het eigen land. Een ander doel van de Europese Richtlijnen is het gelijkschakelen van de wetgeving van de afzonderlijke lidstaten van EU. De Richtlijnen zijn bindend en de nationale wetgeving dient er op aangepast te zijn. De lidstaten van Europese Unie zijn zelf verantwoordelijk voor een goede implementatie van deze richtlijnen in hun eigen wetten. Voor Nederland zijn deze vastgelegd in de Uniforme Aanbestedingsreglementen en het besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten.Het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001) gaat in op aanbestedingen. De Europese richtlijnen zijn hierin verwerkt.De UAR 2001 omschrijft de eisen waaraan een aanbestedingsprocedure moet voldoen. Die eisen hebben onder andere betrekking op:
De UAR 2001 wordt gekenmerkt door openheid en doorzichtigheid, objectivering van de selectie, het stellen van kwaliteitseisen en mogelijkheid van arbitrale toetsing.Vanaf 2004 is de UAR 2001 vervangen door het Aanbestedingsreglement Werken 2004 (ARW 2004). Ook zijn hierin de regels van het Uniform Aanbestedingsreglement-EG 1991 (UAR-EG 91) geïntegreerd. De ARW 2004 is verplicht voor de vier bouwministeries (VROM, Verkeer en Waterstaat, Defensie en LNV), echter niet voor gemeentes. De VNG heeft de gemeenten geadviseerd om deze niet van toepassing te verklaren. De belangrijkste redenen zijn:
Op 6 september 2005 is het Besluit aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (Bao) in het staatsblad gepubliceerd. Hierin zijn weer diverse Europese Aanbestedingsregels verwerkt. Uit de Bao zal de ARW 2005 volgen. Deze zullen per 1 januari 2006 ingaan. In hoeverre wij deze gaan toepassen is nog afhankelijk van de beoordeling door de VNG. Het lijkt echter niet waarschijnlijk dat wij deze van toepassing gaan verklaren op de Graafse situatie gezien het standpunt van de VNG zoals hierboven aangegeven. Tot die tijd gaan wij nog uit van de UAR 2001.De wet BIBOB is ingegaan op 1 juni 2003. Zij is toepasbaar op vergunningen, subsidies en aanbestedingen. In het kader van deze nota zijn de aanbestedingen van belang. Binnen de aanbestedingen gaat het specifiek over aanbestedingen op het gebied van bouw, milieu en ICT. Het doel van de wet BIBOB is het voorkomen dat door de aanbesteding van overheidsopdrachten de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde "criminele" activiteiten zou faciliteren. Het heeft betrekking op de betrouwbaarheid van de leverancier. Voor aanbestedingen biedt de Wet BIBOB géén weigeringsgrond. Wel kan Bureau BIBOB onderzoek doen of er sprake is van de uitsluitingsgronden uit de Europese Richtlijnen Leveringen, Werken en Diensten. In de praktijk blijkt weinig gebruik te worden gemaakt van de diensten van bureau BIBOB.
De algemene inkoopvoorwaarden gelden voor het sluiten van iedere overeenkomst. Het is van belang deze algemene voorwaarden uitdrukkelijk in de beginfase aan de leverancier bekend te maken en als uitgangspunt van de gemeente te hanteren. Afwijkingen op de algemene voorwaarden van de gemeente Grave zijn alleen geldig voorzover zij uitdrukkelijk door de gemeente Grave zijn aanvaard en gelden slechts voor de opdracht waarop de overeenkomst betrekking heeft.De inkoopvoorwaarden dienen gedeponeerd te worden bij de arrondissementsrechtbank van Den Bosch.
Artikel 3.5 Interne richtlijnen in de gemeente Grave
Er zijn twee nota’s in de gemeente Grave die richting geven aan het te voeren inkoop- en aanbestedingenbeleid binnen de gemeente Grave. De eerste is het bedrijfsvoeringsconcept. Onder het bedrijfsvoeringsconcept verstaan we de visie op het wenselijk functioneren, de aansturing en beheersing van activiteiten van de organisatie. Hiermee wordt beoogd voor alle betrokkenen binnen de gemeente Grave helder te maken vanuit welke uitgangspunten en in welke richting de organisatie wil functioneren.Het gehele bedrijfsvoeringsconcept dient als richtlijn voor de nota inkoop- en aanbestedingenbeleid 2006. In het bijzonder geldt dit voor de organisatorische voorwaarde integraal management. De uitgangspositie dat elke afdeling zijn eigen verantwoordelijkheid heeft komt voort uit het integraal management.Een andere belangrijke nota is de budgethoudersregeling. Hierin staan diverse bepalingen die raakvlakken hebben met het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Onder andere wordt ingegaan op de bestedingsbevoegdheden per budgethouder en zijn of haar verantwoording hierover. In de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt aansluiting gezocht met de budgethoudersregeling.
Behalve het toepassen van de opgestelde regels is het zeer belangrijk, dat de regels in het kader van de rechtmatigheid ook getoetst worden. Een grote rol hierin heeft de controller. Deze houdt in het jaarlijks op te stellen meerjarenplan en het daaruit afgeleide jaarplan rekening met de toetsing van de regeling “Inkoop- en aanbestedingenbeleid gemeente Grave 2006”. In de regeling is hiermee rekening gehouden in artikel 12.
Hoofdstuk 4 “REGELING INKOOP- EN AANBESTEDINGENBELEID GEMEENTE GRAVE 2006”
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente,gelet op artikel 15 van de "Organisatieverordening 2001",gelet op artikel 24 van de "Financiële verordening gemeente Grave 2006"b e s l u i tvast te stellen de volgende:"Regeling Inkoop- en aanbestedingenbeleid Gemeente Grave 2006"
Artikel 2 Inkoop en aanbesteding
Inkoop wordt gedefinieerd als "alle aankopen waar een factuur tegenover staat".Een aanbesteding is een specifieke vorm van inkoop en wordt gedefinieerd als "een uitnodiging aan drie of meer aannemers om deel te nemen aan een procedure met als doel het doen van een aanbod voor de uitvoering van werken in de bouw, civiel- en/of cultuurtechniek”. Het college van Burgemeester en Wethouders kan inkopen, die niet onder aanbesteding vallen, aanwijzen als zijnde een aanbesteding.
Artikel 3 Verantwoordelijkheid inkoopfunctie
De gemeente Grave hanteert een decentrale inkoopfunctie. De verantwoordelijkheid voor de inkoop ligt primair bij de budgethouder. Het college van Burgemeester en Wethouders zorgt voor de kaders van de inkoopfunctie door het vaststellen van regels en procedures.Voor bepaalde goederen en diensten is de inkoopfunctie gecentraliseerd. Het college van Burgemeester en Wethouders is bevoegd voor met name genoemde goederen en diensten een gecentraliseerde inkoopfunctie aan te wijzen. De gecentraliseerde inkoopfunctie gaat altijd boven de gedecentraliseerde inkoopfunctie.
Artikel 6 Offertes inkoop goederen en diensten
Artikel 7 Afwijkingen op offerte-aanvraag
In de volgende gevallen hoeft geen offerte aangevraagd te worden:
Ter nadere uitwerking van deze regeling kan het college van burgemeester en wethouders een uitvoeringsinstructie vaststellen.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Grave, d.d. 1 november 2005De secretaris, De burgemeester,
Toelichting 1 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE GRAVE
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten met betrekking tot de levering van goederen en/of diensten aan de gemeente Grave (hierna te noemen gemeente) door de leverancier (hierna te noemen wederpartij). Onder diensten is in deze algemene voorwaarden de aanneming van werk begrepen.
Op deze algemene voorwaarden, alsmede op alle aanbiedingen en overeenkomsten waarop deze geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing met uitsluiting van internationale regelingen inzake koop van roerende zaken waarvan de werking door partijen kan worden uitgesloten.
Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden of de overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden van kracht blijven. De gemeente en de leverancier zullen in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen overeen te komen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht worden genomen.
2. Geldigheid aanbod en totstandkoming overeenkomst
Een aanbod van een wederpartij is onherroepelijk gedurende een termijn van dertig dagen nadat het de gemeente heeft bereikt, tenzij de uitnodiging van de gemeente tot het doen van het aanbod een afwijkende termijn inhoudt. Ingeval van een inschrijving vangt de termijn aan op de dag waarop de inschrijving sluit.
Indien partijen overeenkomen dat de wederpartij ten behoeve van de opdracht gemaakte kosten in rekening kan brengen, komen de volgende kosten in aanmerking voor geheel of gedeeltelijke vergoeding:* de reiskosten;* de kosten van het vermenigvuldigen van overeenkomsten, bestekken, tekeningen,* berekeningen, rapporten e.d.;* de kosten van porti, telecommunicatie, registratie en andere verschotten.
De kosten van aflevering zijn voor rekening en risico van de wederpartij. Bij levering van producten levert de wederpartij de producten DDP (Delivered Duty Paid), conform de “Incoterms”, laatste versie, uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs, tenzij anders is overeengekomen.
Levering geschiedt op de overeengekomen plaats van levering, op het overeengekomen tijdstip en binnen de overeengekomen termijn.Indien de gemeente, voordat de levering heeft plaatsgevonden, verlangt dat producten en/-of diensten op een andere dan in de opdracht vermelde plaats worden geleverd, is de wederpartij verplicht hieraan te voldoen.
Indien niet binnen de overeengekomen, dan wel verlengde, termijn de volledige verrichting van de prestaties is geaccepteerd die aan de overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere prestatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, is de wederpartij aan de gemeente na verloop van een daartoe gestelde termijn, zonder rechterlijke tussenkomst, een boete verschuldigd van 0,1 % van de totale dan wel maximale prijs die met de overeenkomst is gemoeid, vermeerderd met de BTW, voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10 % daarvan. Indien nakoming, anders dan door overmacht, blijvend onmogelijk is geworden, is de boete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd. De boete komt de gemeente toe, onverminderd haar andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen:a) het recht nakoming te vorderen;b) het recht op schadevergoeding.De boete wordt verrekend met de door de gemeente verschuldigde betalingen.
Indien een wijziging naar het oordeel van de wederpartij gevolgen heeft voor de overeengekomen vaste prijs en/of het tijdstip van de levering, is hij verplicht alvorens aan de wijziging gevolg te geven, de gemeente hieromtrent zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen 8 dagen na kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk te informeren. Indien deze gevolgen voor de prijs en/of levertijd naar het oordeel van de gemeente onredelijk zijn, zullen partijen hierover in overleg treden. Indien dit overleg niet tot overeenstemming leidt kan de wederpartij daaraan geen rechten ontlenen en neemt de gemeente daardoor geen plichten op zich anders dan die welke voorvloeien uit de bestaande overeenkomst.
Indien de wederpartij van mening is dat er meer uren en/of kosten moeten worden gemaakt dan is overeengekomen, is deze gehouden dit de gemeente zo spoedig mogelijk schriftelijk te melden. Pas na schriftelijke accordering daarvan door de gemeente is er sprake van meerwerk dat voor betaling in aanmerking komt. Tot meerwerk worden niet gerekend aanvullende werkzaamheden en/of gewijzigde inzichten die de wederpartij bij het sluiten van de overeenkomst had behoren te voorzien.
Indien door gewijzigde inzichten van de gemeente of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties relevante wettelijke voorschriften, de prestaties die de wederpartij op grond van de overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verlicht dan wel verminderd, is er sprake van minderwerk dat voor verrekening in aanmerking komt. Indien een partij meent dat van minderwerk sprake is, doet zij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan de andere partij. Indien een vaste prijs is overeengekomen, wordt deze prijs naar evenredigheid van de door de wederpartij behaalde of te behalen kostenbesparing verminderd.
Producten moeten behoorlijk verpakt zijn (tenzij de aard van de producten zich daartegen verzet) en op zodanige wijze beveiligd worden dat zij bij normaal vervoerde plaats van bestemming in goede staat bereiken. De wederpartij zal zich ten genoegen van de gemeente voldoende verzekeren tegen redelijkerwijze aanwezig te achten risico's gedurende het transport.
De wederpartij garandeert dat het geleverde beantwoordt aan de overeenkomst en dat de goederen en/of diensten beschikken over de eigenschappen en specificaties die zijn overeengekomen, vrij zijn van gebreken, geschikt zijn voor het aan de wederpartij kenbaar gemaakte doel en voldoen aan de wettelijke eisen en overige overheidsvoorschriften evenals aan de eisen van de binnen de branche gehanteerde veiligheids- en kwaliteitsnormen, alle zoals deze gelden op het moment van levering.
De wederpartij verbindt zich alle gebreken die zich aan de geleverde goederen en/of diensten voordoen na de aflevering of voltooiing en gedurende een in de opdracht dan wel overeenkomst bepaalde periode vanaf de ingebruikstelling van het object waaraan of waarvoor de levering verricht is voor haar rekening binnen door de gemeente bij aanzegging gestelde redelijke termijn weg te nemen door herstel, vervanging of aanvulling, tenzij blijkt dat deze gebreken het gevolg zijn van een normale slijtage of onoordeelkundig gebruik.
Bij gehele of gedeeltelijke vervanging van de geleverde goederen of diensten, begint voor het vervangen deel de hiervoor vermelde periode opnieuw te lopen. Gehele of gedeeltelijke vervanging leidt in geen enkel geval tot het verlies voor de gemeente van rechten en aanspraken die zij met betrekking tot de (gedeeltelijk) vervangen goederen en/of diensten had.
Producten dienen vervaardigd te worden in een productieproces dat wordt beheerst met behulp van een gecertificeerd milieuzorgsysteem. De wederpartij verstrekt op verzoek alle beschikbare milieu relevante informatie over de samenstelling en opbouw van de producten (gebruikte materialen, samenstellende stoffen).
Indien de gemeente de goederen echter afkeurt, bij controle niet akkoord bevindt of op goede gronden en binnen redelijke termijn na levering het recht op ontbinden van de overeenkomst of op vervanging van de goederen inroept, zijn zij van aanvang af voor rekening en risico van de wederpartij gebleven.
De wederpartij is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente niet gerechtigd de personen die zijn belast met de uitvoering van de diensten, tijdelijk of definitief te vervangen, tenzij anders is overeengekomen in de overeenkomst. De gemeente weigert haar toestemming niet op onredelijke gronden en is gerechtigd aan deze toestemming voorwaarden te verbinden. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven worden bij vervanging niet verhoogd.
Tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen zal betaling plaatsvinden binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur, mits de geleverde prestaties zijn goedgekeurd en alle bijbehorende bescheiden door de gemeente zijn ontvangen. De gemeente is gerechtigd betaling uit te stellen totdat de wederpartij aan al zijn openstaande verplichtingen heeft voldaan.
De wederpartij is verplicht op de factuur en begeleidende bescheiden het opdrachtnummer en de betalingskenmerk(en) van de gemeente, alsmede de factuurdatum, factuuradres en indien van toepassing) het artikelnummer gespecificeerd naar aantal aan te geven. Bij niet-vermelding van één of meerdere, ofandere relevante, gegevens wordt de betalingsverplichting opgeschort totdat de bedoelde gegevens zijn vermeld. Van het ontbreken van deze gegevens wordt dewederpartij zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.
Door de gemeente ter beschikking gestelde dan wel voor rekening van de gemeente door de wederpartij aangeschafte of vervaardigde materialen, tekeningen, modellen, instructies, specificaties en overige hulpmiddelen blijven eigendom van de gemeente c.q. worden eigendom van de gemeente op het moment van aanschaf of vervaardiging.
De wederpartij is in verband met de door haar geleverde goederen aansprakelijk voor alle (verdere) schade, gevolgschade daaronder begrepen, en gehouden totvergoeding van bedrijfsschade, winstderving, alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten, schade voortvloeiende uit aanspraken van derden jegens de gemeente of welke andere schade dan ook. Deze aansprakelijkheid strekt zich mede uit jegens natuurlijke en/of rechtspersonen werkzaam voor of bij de gemeente alsmede derden waarmee de gemeente verplichtingen is aangegaan.
De wederpartij cedeert bij voorbaat alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen voor zover betrekking hebbende op schade waarvoor de wederpartij op grond van deze overeenkomst jegens de gemeente aansprakelijk is. Verzekeringspenningen die door verzekeringsmaatschappijen rechtstreeks aan de gemeente worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door de wederpartij voor het verzekerde voorval aan de gemeente te betalen schadevergoeding
14. GeheimhoudingPartijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van alle informatie die hen omtrent de andere partij ter kennis komt en waarvan zij het vertrouwelijke karakter dienen te begrijpen.15. Intellectuele eigendom
Ten aanzien van de door de gemeente verstrekte tekeningen, ramingen, schema’s, ontwerpen en dergelijke behoudt de gemeente zich naast het eigendomsrecht ook het auteursrecht voor. Deze mogen zonder de uitdrukkelijke toestemming van de gemeente noch geheel noch gedeeltelijk worden gekopieerd en of aan derden worden getoond of ter hand gesteld of door de wederpartij worden gebruikt ter vervaardiging van goederen of uitvoering van werken waarop deze betrekking hebben.
Indien de geleverde prestatie bestaat uit het verlenen van diensten, draagt de wederpartij eventueel aan de prestatie verbonden intellectuele eigendomsrechten uitdrukkelijk over aan de gemeente en verricht daartoe, voor zover noodzakelijk, op eerste verzoek van de gemeente al die (rechts)handelingen die daarvoor nodig zijn. De wederpartij doet tevens afstand jegens de gemeente van alle eventueel aan hem toekomende persoonlijkheidsrechten inzake de aan de gemeente geleverde prestaties, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.
De wederpartij draagt er zorg voor dat de rechten van de gemeente ten aanzien van het verlenen van vervolgopdrachten op generlei wijze worden beperkt door de toepasselijkheid van rechten van de opdrachtnemer of derden, bijvoorbeeld - niet zijnde limitatief bedoeld - octrooirecht, intellectuele eigendomsrechten en verplichte protocollen, anders dan voor aanvang van de overeenkomst door de wederpartij aan de gemeente kenbaar is gemaakt.
16. Overdracht en Uitbesteding
De wederpartij heeft de voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente nodig voor uitbesteding aan derden. De wederpartij blijft volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor door derden in verband met de opdracht te verrichten werkzaam heden en zal de gemeente vrijwaren voor elke aansprakelijkheid inzake de Wet Ketenaansprakelijkheid en/of andere wetten en regelingen.
Onverminderd alle andere rechten of vorderingen is de gemeente bevoegd de overeenkomst door een schriftelijke verklaring zonder ingebrekestelling, geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder rechterlijke tussenkomst en/of betalingsverplichtingen op te schorten en/of uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk voor rekening van de wederpartij aan derden op te dragen zonder dat de gemeente tot enige schadevergoeding gehouden is indien:· de wederpartij in staat van faillissement wordt verklaard of aan hem, al dan niet voorlopig, surséance van betaling wordt verleend;· de wederpartij besluit tot ontbinding van zijn onderneming;· er beslag gelegd wordt op registergoederen of essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering van de wederpartij en dat beslag een belemmering kan vormen voor de uitvoering en nakoming van de overeenkomst;· door of vanwege de wederpartij enig voordeel is aangeboden of verschaft aan personeel, medewerkers of vertegenwoordigers van de gemeente.
Gedeponeerd op 31 december 2005 bij dearrondissementsrechtbank te 'sHertogenboschAkteregistratienummer 2005/100Depotnummer 2005/100