Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Schagen

Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Schagen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer
Citeertitel	Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling is alleen van kracht voor het grondgebied van de voormalige gemeente Schagen. De regeling is vastgesteld door de gemeenteraad van de voormalige gemeente Schagen, welke is opgeheven met ingang van 1 januari 2013. Op grond van artikel 28 van de Wet algemene regels gemeentelijke indeling behoudt deze regeling haar rechtskracht voor het grondgebied waarvoor ze is vastgesteld gedurende twee jaar, tenzij de regeling eerder wordt ingetrokken.

Ook vastgesteld door de burgemeester, het college en de heffing- en invorderingsambtenaar.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Algemene wet bestuursrecht, afd. 2.3

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
02-12-2010		31-01-2013	Nieuwe regeling	28-09-2010 Schager Weekblad, 01-12-2010	Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer

De raad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de heffing- en invorderingsambtenaar van Schagen, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft

gelet op het bepaalde in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht

gezien het advies van de commissie Algemene Zaken en Middelen van 7 september 2010

overwegende dat:

-
de gemeente Schagen het berichtenverkeer langs elektronische weg wil open stellen;
-
de Algemene wet bestuursrecht regels bevat voor het verkeer langs elektronische weg;
-
deze regels van toepassing zijn op het verkeer langs elektronische weg als de betreffende bestuursorganen kenbaar hebben gemaakt dat deze weg is geopend;
-
de betreffende bestuursorganen nadere eisen kunnen stellen aan het gebruik van deze elektronische weg

Besluiten:

I.
het berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en de gemeente Schagen open te stellen, voor zover dit betreft e-mailberichten aan de gemeente Schagen of berichten die zijn verzonden via een webformulier op de gemeentelijke website
II.
de navolgende nadere eisen vast te stellen voor het gebruik van de elektronische weg ten behoeve van berichtenverkeer naar de gemeente Schagen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

a.
elektronische berichten: informatie die in de vorm van e-mailberichten of door middel van berichten via een webformulier op de gemeentelijke website is verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS-berichten en fax, zijn uitgesloten.
b.
bestuurlijke berichten: elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen die worden ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan.
c.
niet-bestuurlijke berichten: alle elektronische berichten die geen bestuurlijke berichten zijn.
d.
gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Schagen, www.schagen.nl.
e.
algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente Schagen, postbus8@schagen.nl.
f.
webformulier: het formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg.
g.
digiD: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan.

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

1.
Elektronische berichten kunnen naar de gemeente Schagen worden verzonden.
2.
Bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier.
3.
Niet-bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website of wanneer deze verzonden zijn naar de algemene postbus. De algemene postbus kan uitsluitend worden gebruikt voor vragen van algemene aard.

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren

1.
Als de wet van de burger een handtekening eist, moeten de webformulieren met gebruikmaking van een elektronische handtekening als bedoeld in artikel 2:16 Algemene wet bestuursrecht worden verzonden.
2.
Voor het ondertekenen als bedoeld in het eerste lid moet gebruik worden gemaakt van DigiD.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

1.
Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die de maximale e-mail grootte overschrijden of een virus bevatten worden geweigerd en niet in behandeling genomen.
2.
Het college bepaalt de voorwaarden die vanuit de techniek worden gesteld aan het verzenden van elektronische berichten. Deze voorwaarden staan op de gemeentelijke website.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie

1.
Aanvullende informatie en bijlagen kunnen zowel digitaal worden ingevoegd bij het te gebruiken webformulier als apart per post worden verzonden.
2.
Bij het versturen van aanvullende informatie en bijlagen per post moet worden verwezen naar het bijbehorende webformulier, indien mogelijk met een kenmerk.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging

1.
Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website of via postbus8@schagen.nl wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen.
2.
Bij gebruik van de elektronische snelweg ligt het risico van het niet of te laat bereiken van het bestuursorgaan, totdat de ontvangstbevestiging is ontvangen, bij de verzender. Na de ontvangst van de technische ontvangstbevestiging ligt de verantwoordelijkheid bij het bestuursorgaan.

Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

Artikel 9 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als “Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer”.

Aldus besloten in de vergadering van 28 september 2010,

De raad van de gemeente Schagen,

griffier voorzitter

N.S. Voogd G. Westerink

Aldus besloten in de vergadering van 13 juli 2010,

Burgemeester en wethouders van Schagen,

interim secretaris, burgemeester,

A.M.J.P. Leemans G. Westerink

De burgemeester van Schagen,

G.Westerink

Aldus besloten op 13 juli 2010,

De heffing- en invorderingsambtenaar van Schagen,

A.H.M. Lokkerbol

Algemene en artikelsgewijze toelichting op het Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv is geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in afdeling 2.3 in de Algemene wet bestuursrecht op te nemen. Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter, dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. De gemeente Schagen wil de ‘elektronische deur’ nu formeel open zetten. Dat gebeurt door middel van het onderhavige besluit. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan het bestuursorgaan nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Dit besluit bevat deze nadere eisen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Onder elektronische berichten verstaan we berichten via e-mail en berichten die worden ingediend via een webformulier op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer, zoals SMS-berichten en faxberichten, zijn uitgesloten. Ook faxverkeer valt niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax echter al aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail. Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag, bezwaarschrift, klacht, zienswijze, een brief met een verzoek om informatie etc.

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

Het eerste lid van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Awb. De bestuursorganen van de gemeente Schagen geven hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld.

In het tweede lid wordt gesteld dat bestuurlijke berichten (aanvragen voor bijvoorbeeld vergunningen, ontheffingen, subsidies, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen in behandeling worden genomen wanneer er gebruik is gemaakt van een daarvoor bestemd formulier op de gemeentelijke website. Dit in verband met de vereiste ondertekening. Voordeel van gestructureerde invoer is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.

Voor overige elektronische berichten is in het derde lid als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus (postbus8@schagen.nl) of via een webformulier op de gemeentelijke website. Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Schagen.

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren

Een eis die het besluit stelt aan het elektronisch afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening die voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan het verzenden van elektronische berichten. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Schagen, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. De te stellen voorwaarden aan het verzenden van elektronische berichten maakt het college kenbaar op de website.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie